物業公司檔案管理標準作業規程（五）

　　1.0目的

　　規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業管理公司各類檔案的管理。

　　3.0職責

　　3.1總經理審批檔案的借閱申請及銷毀清單。

　　3.2人事行政部經理監督檔案管理的實施工作。

　　3.3檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　4.0程序要點

　　4.1檔案的編碼。

　　4.1.1公司、人事行政部編碼：

　?。?）物業管理有限公司編碼為：CD（公司名稱拼音縮寫）；

　　（2）人事行政部編碼為：RZ（人事行政部名稱拼音縮寫）。

　　4.1.2部門編碼：

　?。?）人事行政部名稱編碼為：R·Z

　?。?）財務部編碼為：C·W；

　?。?）客戶服務中心編碼為：K·H；

　　（4）環境景觀部編碼為：J·J；

　　（5）工程部編碼為：G·C；

　　（6）秩序維護部編碼為:Z·H；

　?。?）品質拓展部編碼為:P·Z；

　?。?）經營部編碼為:J·Y；

　　4.2檔案的分類

　　4.2.1檔案的分類，按服務性質和查閱方便的角度可分為以下四類：

　?。?）業主檔案，包括：

　　a、經業主簽署后的《業主公約》、《前期物業管理服務合同》；

　　b、經業主簽署后的《消防安全責任書》；

　　c、《業主家庭情況登記表》；

　　d、《業主物品領用登記表》；

　　e、《業主入住驗房表》；

　　f、《裝修申請審批表》、《裝修安全責任書》、裝修設計圖紙、原始結構平面圖及裝修施工隊資料；

　　g、《違章處理通知單》及處理結果資料；

　　h、業主的有關證件復印件；

　　i、業主產權確認登記（產權證書）；

　　j、其他應保存的業主資料。

　?。?）工程技術檔案，包括：

　　a、物業產權資料（項目開發批準報告、規劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設工程開工許可證、用地紅線圖等）；

　　b、綜合竣工驗收資料（竣工圖：包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結構、水、暖、電、氣、設備、附屬工程各專業竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖；建設工程竣工驗收證書；建設消防驗收合格證；公共配套設施綜合驗收合格證書；供水合同；供電協議書、許可證；供氣協議書、許可證；有線電視合格證；通信設施合格證；電梯準用證等）；

　　c、施工設計資料（地質報告書、全套設計圖紙、圖紙會審記錄、設計變更通知單、工程預決算報告書、重要的施工會議紀要、隱蔽工程驗收記錄、沉降觀測記錄、其他可能會影響將來管理的原始記錄等）。

　　d、設備出廠合格證；

　　e、設備使用說明書（要求中文）；

　　f、設備安裝、調試報告；

　　g、保修卡、保修協議；

　　h、物業接管記錄。

　　i、其他應保存的工程資料。

　　（3）服務檔案，包括：

　　a、設備臺賬；

　　b、設備運行記錄；

　　c、設備維修、保養記錄；

　　d、設備更新改造記錄；

　　e、對外經營記錄；

　　f、各部門運作相關記錄，業主違章、投訴、報修處理記錄，回訪記錄，有償服務記錄，社區文化活動記錄，達標創優記錄，其他相關運作記錄。

　　（4）行政檔案，包括：

　　a、行政文件：公司日常運行資料（辦公用品資料、物資管理文件）、合同文件（采購合同、多種經營合同、物業接管類各種合同、保險類合同等）、來往文書文件（政府下發文件、公司下發文件、各部門平等文件等）、員工人事檔案（員工入職、在職、離職期間與其個人相關的各類記錄）。

　　b、管理指導文件：質量體系文件。

　　c、財務文

件：固定資產類資料，會計報表及賬冊，審計報表及賬冊等記錄。

　　4.2.2檔案資料的分類原則：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排他性和伸縮性。

　　4.3立卷與編制目錄。

　　4.3.1立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒（或文件夾）將檔案分別立卷。

　?。?）根據檔案（或文件夾）的規格準備相應的檔案標貼紙。

　　（2）在檔案標貼紙上打印出標準黑1號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：

　　物業管理有限公司員工人事檔案：※※※—R·Z—員工檔案；

　　物業管理有限公司財務部報表：※※※—C·W—報表；

　　物業管理人事行政部客戶服務中心檔案：※※※—K·H—運作檔案。

　?。?）將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3厘米位置處，并排列在檔案柜中。

　?。?）將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾）內。

　　4.3.2制目錄：

　?。?）檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；

　　（2）每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱。

　　4.4檔案的保管期限。

　　4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

　　4.4.2各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關規程，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

　　4.5檔案的保管。

　　4.5.1檔案保管的工作任務是：

　?。?）便于查閱；

　　（2）保證檔案的安全；

　?。?）防止檔案的損壞；

　　（4）采取修復技術，延長檔案壽命。

　　4.5.2檔案保管的責任部門：

　?。?）財務部保管財務檔案；

　?。?）人事行政部保管公司管理運作檔案、設備檔案、工程檔案、往來文書檔案（公司部分）、合同檔案、員工人事檔案；

　?。?）品質拓展部保管ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案；

　?。?）人事行政部行政內勤保管人事行政部往來文書檔案；

　?。?）項目部保管本項目工程技術、業主、服務、行政檔案；

　　4.5.3檔案的保管程序：

　　（1）各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員；

　?。?）檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；

　?。?）檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

　　（4）檔案原則上保管原件。

　　4.6檔案的密級

　　4.6.1檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通。

　?。?）絕密檔案包括：合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案。

　?。?）機密檔案包括：員工人事檔案、ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄（紀要）、物業管理運作檔案和其他屬機密的檔案。

　?。?）普通檔案包括：設備檔案，如運行維修記錄；工程檔案，如工程圖紙；計劃總結、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機密的檔案。

　　4.7檔案的查閱權限

　　4.7.1總經理可查閱公司所有檔案。

　　4.7.2副總經理（總經理助理）可查閱分管工作的檔案。

　　4.7.3部門負責人可查閱該部門所有檔案。

　　4.7.4其他人員根據審批查閱有關檔案。

　　4.8檔案的查閱/借閱/復制。

　　4.8.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　4.8.2檔案管理員審核其查（借）閱資格。

　?。?）權限內經授權(審批)的按正常手續辦理。

　?。?）權限外的機密（含）級以上檔案，由檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；屬人事行政部的檔案，由人事行政部經理審批；屬公司的檔案，由總經理審批；財務類的檔案也應由總經理審批。

　　4.9在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

　　4.10須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由分管該項工作的副總經理審批；普通檔案由部門負責人審批。

　　4.11檔案的銷毀。

　　4.11.1超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限（詳見各部門規程）每年編制銷毀計劃及清單，報人事行政部、公司經理審核。

　　4.11.2人事行政部/公司部門經理審核無誤后報總經理審批。

　　4.11.3總經理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監銷人員（檔案管理員、公司文員、人事行政部文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

　　4.11.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。

　　5.0相關記錄表格

　　5.1《文件借閱/復制登記表》文件編碼：

　　5.3《文件銷毀申請單》文件編碼：

　　5.4《外來文件臺賬》文件編碼：

　　5.5《合同臺賬》文件編碼：

　　6.0相關支持性文件

篇2：業主檔案管理工作規程

　　一、目的

　　規范業主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業業主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責

　　1、事務部主管負責業主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點

　　1、業主檔案內容

　　(1)經業主簽署后的《業主公約》。

　　(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。

　　(3)《業主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領用登記表》。

　　(5)《業主證領用登記表》。

　　(6)《業主入住驗房表》。

　　(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。

　　(9)業主的有關證件復印件。

　　(10)其他應保存的資料。

　　2、將業主的有關資料放在相應的文件袋內。

　　3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。

　　4、業主檔案的跟蹤

　　(1)當發生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中：

　?、偻ㄓ嶋娫捖摻j方式發生變化時;

　?、跇I主發生更替時。

　　(2)業主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。

　　6、業主檔案應永久保存。

　　7、將各業主資料輸入電腦進行管理。

篇3：物業服務中心檔案管理規程

　　物業服務中心檔案管理規程

　　1目的

　　對重要資料文件等進行有效保管，以便查閱。

　　2范圍

　　適用于EE物業服務中心檔案管理工作。

　　3標準作業要求

　　3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件：

　　a)管理文件：各部門在經營活動中產生的質量記錄文件。

　　b)證照文件：經營活動中產生的各類證、照等。

　　c)合同文件：經營活動中產生的各類合同等。

　　d)員工人事檔案：包括勞動合同、身份證復印件、應聘信息登記表、廉政承諾書(后勤員工)、照片、學歷證書復印件、體檢報告、職稱/技能證書、原單位勞動合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評資料以及違紀行為過失的處罰等;特殊崗位、職務人員檔案還應包括家訪記錄表、政審表、保密協議、競業限制協議等。

　　3.2檔案的收集整理

　　3.2.1質量記錄文件

　　3.2.1.1質量記錄表單按照規定時限，每月5號前由各部門負責人整理歸檔，行政人事專員每月檢查;

　　3.2.1.2質量管理文件由行政人事專員歸檔保存;

　　3.2.1.3與物業管理相關的外來文件由行政人事專員收集整理，并保存。

　　3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時整理歸檔。

　　3.3檔案保存

　　3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無缺;一旦出現險情，須立即向部門經理或公司領導報告。

　　3.3.2嚴禁無關人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

　　3.3.3檔案發生損毀、丟失時，根據損失程度追究有關人員責任。

　　3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1外部門人員借閱或借出檔案原件(包括復印件)，須經物業服務中心經理同意后辦理登記手續;使用完畢須及時、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔相應責任。

　　3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制;不準在檔案上作記號、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復制，須經借出部門的負責人同意方可。

　　3.4.3借閱檔案者須嚴守公司機密，絕不可外泄檔案內容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關責任。

　　3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過7天，長期使用檔案借閱期不得超過15天，如確需延期須提前辦理續借手續。

　　3.5檔案移交

　　3.5.1如檔案需向其他部門移交，須經物業服務中心經理批準，并建立《檔案移交簽收表》，由經辦人簽字，以明確責任。

　　3.5.2員工進行公司間調動后，由調入公司人力資源部在員工辦理調動手續后一周內向調出公司人力資源部取回調動人員的人事檔案，調出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經辦人當場簽字，以便查詢。

　　3.6檔案檢查

　　3.6.1檢查內容：檔案是否齊全，檔案有無存放錯誤。

　　3.6.2檢查時間：每月自行檢查一次。

　　3.7檔案銷毀

　　檔案銷毀需經物業服務中心經理批準。

　　4質量要求

　　4.1行政人事專員管理檔案需進行編號排序，方便能夠快捷地查閱文件。

　　5記錄表單

　　5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

　　5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14