物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1目的

　　規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。

　　2適用范圍

　　適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。

　　3職責(zé)

　　3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。

　　3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。

　　3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。

　　4程序要點(diǎn)

　　4.1檔案的編號(hào)

　　4.1.1公司、管理處編號(hào):

　　a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫(xiě));

　　b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫(xiě))。

　　4.1.2部門(mén)編號(hào):

　　a)綜合部編號(hào)為: Z·H;

　　b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: C·W;

　　c)管理部編號(hào)為: G·W

　　d)項(xiàng)目部編號(hào)為: *·M

　　e)工程部編號(hào)為: G·C;

　　4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-20**、20**、20**......。

　　4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。

　　4.1.5檔案編號(hào)舉例:

　　a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　檔案序號(hào)

　　類(lèi)別編號(hào)

　　部門(mén)編號(hào)

　　物業(yè)管理公司編號(hào)

　　b)管理處編號(hào):

　　※※※一※※※一※※一※※※一※※※

　　檔案序號(hào)

　　類(lèi)別編號(hào)

　　部門(mén)編號(hào)

　　管理處編號(hào)

　　物業(yè)管理有限公司編號(hào)

　　4.2檔案的分類(lèi)

　　4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):

　　a)行政、人事類(lèi);

　　b)財(cái)務(wù)類(lèi);

　　c)物業(yè)管理類(lèi);

　　d)保潔類(lèi);

　　e)工程維修類(lèi);

　　f)保安類(lèi)

　　4.2.2全宗檔案的分類(lèi):要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類(lèi)法,如:

　　收文類(lèi)

　　發(fā)文類(lèi)

　　合同類(lèi)

　　a) 綜合部 員工人事檔案

　　圖紙類(lèi)

　　后勤類(lèi)

　　收文類(lèi)

　　報(bào)表類(lèi)

　　b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類(lèi)

　　憑證類(lèi)

　　合同類(lèi)

　　工程圖紙類(lèi)

　　合同類(lèi)

　　收文類(lèi)

　　發(fā)文類(lèi)

　　業(yè)主檔案類(lèi)

　　c)管理部 員工檔案類(lèi)

　　維修類(lèi)

　　投訴類(lèi)

　　回訪(fǎng)類(lèi)

　　有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)

　　計(jì)劃總結(jié)類(lèi)

　　......

　　4.3立卷與編制目錄

　　4.3.1立卷:就是

　　按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:

　　a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;

　　b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:

　　--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-*·Z-收文;

　　--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-C·W-報(bào)表;

　　--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-G·W--業(yè)主檔案。

　　c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3CM位置處,并排列在檔案柜中;

　　d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。

　　4.3.2編制目錄:

　　a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;

　　b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。

　　4.4檔案的保管期限

　　4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

　　4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。

　　4.5檔案的保管

　　4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:

　　a)便于查閱;

　　b)保證檔案的安全;

　　c)防止檔案的損壞;

　　d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。

　　4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):

　　a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;

　　b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;

　　c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:

　　d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪(fǎng)記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;

　　e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。

　　4.5.3檔案的保管程序:

　　a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;

　　b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);

　　c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢(xún);

　　d)檔案原則上保管原件。

　　4.6檔案的密級(jí)

　　4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:

　　a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;

　　b)機(jī)密檔案包括:ISO9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪(fǎng)記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;

　　e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.7檔案的查閱權(quán)限

　　4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。

　　4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。

　　4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。

　　4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。

　　4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制

　　4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。

　　4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:

　　a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;

　　b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):

　　屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。

　　4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

　　4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。

　　4.11檔案的銷(xiāo)毀

　　4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。

　　4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。

　　4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。

　　4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。

　　序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文

　　單位發(fā)文

　　日期接收

　　日期歸檔編號(hào)備注

　　檔案目錄

　　文件查閱/借閱/復(fù)制登記表

　　序

　　號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注

　　檔案查閱/借閱審批表

　　部門(mén)姓名職務(wù)

　　借檔文件名

　　借檔理由

　　是否復(fù)制□是 □否

　　借還時(shí)間年 月 日至 年 月 日審批人簽名

　　檔案銷(xiāo)毀清單

　　序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)

　　數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷(xiāo)毀

　　日期備注

　　審批人： 審

　　批人： 制表： 監(jiān)銷(xiāo)人：

篇2：業(yè)主檔案管理工作規(guī)程

　　一、目的

　　規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤

　　三、職責(zé)

　　1、事務(wù)部主管負(fù)責(zé)業(yè)主檔案與跟蹤工作。

　　2、管理員負(fù)責(zé)依照本程序具體實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。

　　四、程序要點(diǎn)

　　1、業(yè)主檔案內(nèi)容

　　(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。

　　(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》。

　　(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。

　　(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。

　　(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。

　　(6)《業(yè)主入住驗(yàn)房表》。

　　(7)《裝修施工申請(qǐng)表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。

　　(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。

　　(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。

　　(10)其他應(yīng)保存的資料。

　　2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。

　　3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。

　　4、業(yè)主檔案的跟蹤

　　(1)當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí)，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：

　　①通訊電話(huà)聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);

　?、跇I(yè)主發(fā)生更替時(shí)。

　　(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查，對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電綱和其他服務(wù)費(fèi)一個(gè)月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。

　　5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報(bào)管理處主任批準(zhǔn)，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。

　　6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。

　　7、將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。

篇3：物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程

　　物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程

　　1目的

　　對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管，以便查閱。

　　2范圍

　　適用于EE物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。

　　3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求

　　3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件：

　　a)管理文件：各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。

　　b)證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)證、照等。

　　c)合同文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)合同等。

　　d)員工人事檔案：包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(shū)(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱(chēng)/技能證書(shū)、原單位勞動(dòng)合同解除證明，包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過(guò)失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪(fǎng)記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。

　　3.2檔案的收集整理

　　3.2.1質(zhì)量記錄文件

　　3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限，每月5號(hào)前由各部門(mén)負(fù)責(zé)人整理歸檔，行政人事專(zhuān)員每月檢查;

　　3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專(zhuān)員歸檔保存;

　　3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來(lái)文件由行政人事專(zhuān)員收集整理，并保存。

　　3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。

　　3.3檔案保存

　　3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保證檔案完好無(wú)缺;一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情，須立即向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

　　3.3.2嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員參閱檔案，非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。

　　3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí)，根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。

　　3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上，關(guān)鍵崗位保存3年以上，并建立《離職員工檔案登記表》，以便查詢(xún)。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1外部門(mén)人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案，不得私自留存;使用過(guò)程中注意不遺漏、不丟失原件，否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

　　3.4.2任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制，須經(jīng)借出部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意方可。

　　3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的，公司將追究其有關(guān)責(zé)任。

　　3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過(guò)7天，長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過(guò)15天，如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.5檔案移交

　　3.5.1如檔案需向其他部門(mén)移交，須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)，并建立《檔案移交簽收表》，由經(jīng)辦人簽字，以明確責(zé)任。

　　3.5.2員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后，由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案，調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》，由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字，以便查詢(xún)。

　　3.6檔案檢查

　　3.6.1檢查內(nèi)容：檔案是否齊全，檔案有無(wú)存放錯(cuò)誤。

　　3.6.2檢查時(shí)間：每月自行檢查一次。

　　3.7檔案銷(xiāo)毀

　　檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4質(zhì)量要求

　　4.1行政人事專(zhuān)員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序，方便能夠快捷地查閱文件。

　　5記錄表單

　　5.1《檔案借閱登記表》AW-QR-OM-13

　　5.2《檔案移交簽收單》AW-QR-OM-14