如何做好物業(yè)檔案管理工作
作為迄今為止最大的中美合資企業(yè)，成立于1997年6月12日的上海通用汽車有限公司憑借著其高水平的信息化建設(shè)，已躋身"中國信息化500強(qiáng)"。可以說信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在20**年，上海通用在進(jìn)行多輪競投標(biāo)之后，與北京量子偉業(yè)軟件時(shí)代信息技術(shù)有限公司簽訂了檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目合作項(xiàng)目。這一項(xiàng)目的開展，推動(dòng)了我國合資企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的發(fā)展。
相對(duì)來說，物業(yè)管理從事的是服務(wù)性的工作，服務(wù)質(zhì)量是核心競爭力，在如何提高服務(wù)質(zhì)量的比拼中，物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。可以說，物業(yè)檔案管理狀況基本可以反映物業(yè)管理服務(wù)水平，評(píng)價(jià)物業(yè)管理質(zhì)量并綜合反映物業(yè)管理基本狀況。
物業(yè)檔案的分類
在對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類時(shí)，往往存在一個(gè)誤區(qū)，將物業(yè)服務(wù)企業(yè)的所有檔案都包括在物業(yè)檔案中，這其實(shí)是因?yàn)闆]有弄清物業(yè)檔案外延造成的。物業(yè)檔案主要是指物業(yè)管理過程中的業(yè)務(wù)檔案，其中會(huì)包括部分物業(yè)管理企業(yè)的文件，比如物業(yè)管理企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如物業(yè)管理企業(yè)關(guān)于管理費(fèi)定價(jià)的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在物業(yè)管理企業(yè)本身的檔案里，但不能說物業(yè)管理企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。
《大連市物業(yè)檔案管理辦法(暫行)》規(guī)定：物業(yè)檔案由物業(yè)管理檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會(huì)及其委員會(huì)在行使權(quán)力、義務(wù)等自我管理活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類的，包括物業(yè)管理企業(yè)所有和業(yè)主委員會(huì)所有的檔案。《北京市居住小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)基本要求》規(guī)定：物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進(jìn)行分類的。
物業(yè)檔案管理原則
1.安全至上原則。物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業(yè)檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實(shí)體安全和信息安全。
2.集中分散原則。目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)管理項(xiàng)目眾多，下屬機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司(集團(tuán)公司)層面，應(yīng)設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項(xiàng)目部門具體負(fù)責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。
3.業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則。如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。
4.規(guī)范管理原則。物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自搞一套。
5.評(píng)價(jià)指標(biāo)原則。物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為物業(yè)管理考評(píng)的重要指標(biāo)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標(biāo)考核內(nèi)容，完善管理制度和評(píng)價(jià)制度，切實(shí)有效推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標(biāo)，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)場后，對(duì)其進(jìn)行的年度考評(píng)中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標(biāo)，嚴(yán)肅對(duì)待。
物業(yè)檔案管理發(fā)展思考
國內(nèi)知名企業(yè)大唐國際現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)了集中分級(jí)管理，構(gòu)建起了立體式企業(yè)數(shù)字檔案館。據(jù)了解，其支持集中式存儲(chǔ)、分布式共享的集團(tuán)型檔案管理模式，采用集團(tuán)總部集中建設(shè)模式，集團(tuán)總部配務(wù)高容量的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)所有數(shù)據(jù)實(shí)行定期備份，保證數(shù)據(jù)的長期安全。同時(shí)，集團(tuán)總部檔案部門可以根據(jù)授權(quán)通過系統(tǒng)中的“轉(zhuǎn)向”功能，進(jìn)入各下屬檔案部門的系統(tǒng)，查看相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息、工作進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、集團(tuán)總部與各下屬分支機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團(tuán)總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。
對(duì)物業(yè)管理來講，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這樣的層面和水準(zhǔn)。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來說，首要的是通過制定相關(guān)的物業(yè)管理規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。如根據(jù)《重慶市物業(yè)管理?xiàng)l例》第四十四條的規(guī)定，前期物業(yè)服務(wù)合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處(鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府)移交物業(yè)檔案，并提供物業(yè)管理用房。物業(yè)檔案包括下列資料：(一)竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料;(二)設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料;(三)物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件;(四)物業(yè)管理所必需的其他資料。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)，將物業(yè)服務(wù)用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會(huì)。
但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實(shí)問題。檔案本身具有法律憑證效力，被認(rèn)定為真實(shí)有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當(dāng)事方的訴求合法有效。但在現(xiàn)實(shí)生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當(dāng)事雙方發(fā)生法律糾紛時(shí)，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢(shì)，處于強(qiáng)勢(shì)地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)處于弱勢(shì)地位。對(duì)有利于物業(yè)管理方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對(duì)方有機(jī)會(huì)篡改為由不予采信，對(duì)有利于業(yè)主方的證據(jù)，物業(yè)管理方不愿意主動(dòng)提供甚至銷毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機(jī)。
解決該問題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機(jī)制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價(jià)值的檔案，如物業(yè)費(fèi)明細(xì)、水電費(fèi)繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時(shí)備份到第三方機(jī)構(gòu)(檔案館、建設(shè)局等單位)，在發(fā)生糾紛時(shí)，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性，化解矛盾，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)行業(yè)科學(xué)健康發(fā)展。
當(dāng)然，物業(yè)檔案的管理始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高物業(yè)管理水平，這樣才更具有現(xiàn)實(shí)意義。
篇2：物業(yè)檔案管理工作概述
物業(yè)檔案管理工作概述
一、物業(yè)檔案的概念
(一)檔案的前身
檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來的。
“文件”廣義指組織或個(gè)人為處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。一份文件產(chǎn)生后有一段時(shí)間的現(xiàn)行效用，這時(shí)被稱為“現(xiàn)行文件”。這一段時(shí)間過后，其現(xiàn)行效用消失，但仍有查考價(jià)值，便稱為“歷史文件”，經(jīng)過系統(tǒng)化、有序化的整理，組成案卷繼續(xù)保存。在很多場合，“歷史文件”被認(rèn)為是“檔案”的同義詞。
在國外檔案學(xué)界，多用“......的文件”或“......的文獻(xiàn)”等以“文件”為上位概念的提法來定義檔案。國際檔案理事會(huì)主持編纂的《檔案術(shù)語辭典》(1984)將檔案描述為“由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因?yàn)樗麄兊臋n案價(jià)值，經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的、由某個(gè)適當(dāng)?shù)臋n案館永久保存的非現(xiàn)行文件”。而對(duì)“文件”則解釋為“由一個(gè)團(tuán)體、機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人在履行其法律義務(wù)時(shí)或在各種具體事務(wù)活動(dòng)中形成或收到和保管的記錄信息，不管其形式和載體如何。”
在我國檔案界，以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的《檔案管理與整理》(1937)是我國檔案學(xué)形成時(shí)間內(nèi)容比較系統(tǒng)的一本書，其中指出：“文件未必一一歸檔保存，唯須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中包括機(jī)關(guān)內(nèi)所收入及發(fā)出之公布的意思表示之文件及附件。”
(二)檔案的定義
“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊(cè)時(shí)，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何?’大學(xué)士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時(shí)部議不準(zhǔn)。’”
我國對(duì)檔案學(xué)的研究從本世紀(jì)二三十年代開始。至今，全國檔案界對(duì)檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書。”1960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機(jī)關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價(jià)值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實(shí)的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料(包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等)。”1985年國家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布的《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》中檔案定義為“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄(《中華人民共和國檔案法》第二條)。
(三)物業(yè)文件與物業(yè)檔案
物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實(shí)際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過渡為物業(yè)檔案。
物業(yè)管理公司日常運(yùn)作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財(cái)務(wù)管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗(yàn)收時(shí)接收房屋的建筑工程資料、設(shè)備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主(住用人)資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文件、物業(yè)租賃文件和管理服務(wù)文件；物業(yè)管理公司開辦多種經(jīng)營活動(dòng)形成的經(jīng)營管理文件等。
但是，物業(yè)管理工作中可能出現(xiàn)的文件并不都是物業(yè)檔案，對(duì)照檔案法對(duì)檔案的規(guī)定，物業(yè)檔案可以定義為：國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
(四)物業(yè)檔案概念的構(gòu)成要素
與廣義的檔案一樣，物業(yè)檔案的定義也有四個(gè)構(gòu)成要素：
1.檔案的形成者
即國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人。對(duì)于物業(yè)檔案來說，其形成者主要是指物業(yè)管理公司、物業(yè)管理人員及物業(yè)的使用者。此外，物業(yè)檔案中也有部分文件的形成者是物業(yè)的開發(fā)商(項(xiàng)目的報(bào)批文件)、設(shè)計(jì)者(工程設(shè)計(jì)圖紙)、承建商(物業(yè)的建筑文件)以及政府有關(guān)部門如計(jì)委(資金來源文件)、國土局和房管局(房產(chǎn)證明文件)、城市規(guī)劃局(報(bào)建文件)等。
2.檔案的內(nèi)容
即檔案所記載的知識(shí)信息，就是人們?cè)趶氖抡巍④娛隆⒔?jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中獲得的信息。對(duì)于物業(yè)檔案來說，就是指物業(yè)管理各項(xiàng)工作中的知識(shí)信息，如物業(yè)租賃、小區(qū)規(guī)劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經(jīng)營服務(wù)等信息。
3.檔案的形式
指文種形式、載體形式、信息記錄和表達(dá)形式。無論哪類檔案，其文種形式都可以是公文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄形式可以是手寫、印刷、攝影、錄音等；其信息表達(dá)形式可以是文字、圖形、聲像等。例如物業(yè)公司的人事檔案以公文為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以文字為主要信息表達(dá)形式；物業(yè)的建筑工程檔案以圖紙為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以圖形為主要信息表達(dá)形式；安全監(jiān)控檔案則以磁帶為主要載體形式、以聲音及圖像為主要信息表達(dá)形式。
4.檔案的本質(zhì)
即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物，--如文件、圖書、情報(bào)資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件，因?yàn)槲募乾F(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實(shí)效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報(bào)資料，因?yàn)闄n案是第一手的原稿，而圖書、情報(bào)資料則可以一版再版。以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費(fèi)用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實(shí)際工作時(shí)填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動(dòng)的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進(jìn)行時(shí)，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗(yàn)收、費(fèi)用核算清楚后，它便成了對(duì)歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，體現(xiàn)出檔案的歷史性。而且這一原始文件只有在工作進(jìn)程中才能形成，如果當(dāng)時(shí)沒有形成或形成后沒有注意保存，事后就很難補(bǔ)救了。
二、物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的地位
作為一項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)，物業(yè)管理的主要對(duì)象就是物業(yè)及其使用者，如果對(duì)此二者沒有充分的認(rèn)識(shí)和了解，管理活動(dòng)就無法進(jìn)行。由于物業(yè)管理機(jī)構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者，在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系，所以要認(rèn)識(shí)和了解他們，就只有通過積累在接觸中產(chǎn)生的各種經(jīng)驗(yàn)，以此作為判斷和管理的依據(jù)，物業(yè)檔案就是對(duì)這些經(jīng)驗(yàn)最忠實(shí)的記錄。
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。
例如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動(dòng)原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好，甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。
再比如，一個(gè)小區(qū)建成入住后，有住戶發(fā)現(xiàn)防盜門的對(duì)講機(jī)有故障，由物業(yè)管理公司維修后恢復(fù)正常。如果有檔案記載這種帶對(duì)講機(jī)的防盜門的生產(chǎn)廠家和施工安裝部門，就很容易找到責(zé)任者，并且可以分析原因，對(duì)可能有同樣故障的其他防盜門進(jìn)行檢查，防患于未然；如果物業(yè)檔案中沒有相關(guān)記載，就只能壞一個(gè)修一個(gè)，可能導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)。
物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案更是進(jìn)行物業(yè)管理不可稍離的參考和依據(jù)。從安全保障的角度來講，物業(yè)管理人員必須知道每幢房屋的業(yè)主和住戶的基本資料，以便在有意外情況時(shí)可以聯(lián)絡(luò)；從經(jīng)營服務(wù)的角度來講，住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習(xí)慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營服務(wù)方向和策略的基本依據(jù)。
物業(yè)管理行為自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進(jìn)這一模式僅僅十幾年，在這樣短的時(shí)間里，物業(yè)管理人員已經(jīng)意識(shí)到物業(yè)檔案的管理有規(guī)范化的必要，這就充分說明了檔案在物業(yè)管理工作中的重要性。正是由于充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，人們才日益重視物業(yè)檔案的科學(xué)管理。
三、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
(一)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容
管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。
檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和方法的應(yīng)用；二是要達(dá)到優(yōu)化、取得最佳效益。對(duì)物業(yè)檔案管理來說也是如此。
當(dāng)前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容如中國檔案學(xué)會(huì)1990年10月召開的《中國檔案管理現(xiàn)代化學(xué)術(shù)討論會(huì)》所概括的：“一是在檔案管理中使用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，二是運(yùn)用科學(xué)方法對(duì)檔案實(shí)施規(guī)范化、制度化、程序化的管理。”這一概括并不專指某些門類檔案，無論具體到哪個(gè)行業(yè)--包括物業(yè)管理行業(yè)，檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容都可以理解為現(xiàn)代化技術(shù)手段和現(xiàn)代管理科學(xué)方法的結(jié)合。現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用包括：檔案信息處理現(xiàn)代化--以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)；新型載體檔案的管理；檔案保護(hù)設(shè)施、技術(shù)現(xiàn)代化。現(xiàn)代管理科學(xué)方法的運(yùn)用就是推行標(biāo)準(zhǔn)化，運(yùn)用目標(biāo)管理、全面質(zhì)量管理、系統(tǒng)工程、定量化管理等先進(jìn)方法，配合現(xiàn)代技術(shù)手段，有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量，取得優(yōu)化效益。
檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)質(zhì)就是檔案管理技術(shù)的變革。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，每個(gè)時(shí)代都有各自的現(xiàn)代化內(nèi)容，現(xiàn)代化是永無止境的發(fā)展過程和趨勢(shì)，是相對(duì)于各個(gè)時(shí)代的動(dòng)態(tài)概念。因此，只有時(shí)刻關(guān)注先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不斷學(xué)習(xí)，調(diào)整管理現(xiàn)代化的對(duì)策，檔案管理工作才能緊跟時(shí)代。
(二)物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
標(biāo)準(zhǔn)是“衡量事物的準(zhǔn)則”(《辭海》)，是“對(duì)重復(fù)性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學(xué)、技術(shù)和成熟的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準(zhǔn)則和依據(jù)。”(《標(biāo)準(zhǔn)化基本術(shù)語》)
《中華人民共和國標(biāo)準(zhǔn)化法》規(guī)定，標(biāo)準(zhǔn)化工作的任務(wù)是“制訂標(biāo)準(zhǔn)、組織實(shí)施和對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督”。
標(biāo)準(zhǔn)化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要技術(shù)基礎(chǔ)，是科學(xué)管理的重要組成部分。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案管理、檔案科學(xué)技術(shù)研究等工作領(lǐng)域中重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象，制訂、修訂各類別、各層次的標(biāo)準(zhǔn)，并將其付諸實(shí)施的過程和結(jié)果。在對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)上，部分觀點(diǎn)將推行標(biāo)準(zhǔn)化作為檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容之一。
我國現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，國家檔案局編制的《檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標(biāo)準(zhǔn)。由于物業(yè)管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題，所以國內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在具體工作中，應(yīng)盡量參照各相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號(hào)編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語》等作為工作指導(dǎo)。對(duì)一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。
(三)現(xiàn)代化對(duì)物業(yè)檔案工作人員的要求
檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識(shí)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和操作技能等。
樹立科技進(jìn)步和科學(xué)管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識(shí)的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個(gè)永無止境的進(jìn)程，人員也就必須習(xí)慣于不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、著手當(dāng)前的同時(shí)放眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個(gè)新課題，就意味著可挖掘的巨大潛力和許多有待完善的地方，只有具備了思想意識(shí)基礎(chǔ)，才可能適應(yīng)未來的發(fā)展。
實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員具有較高的知識(shí)化和專業(yè)化水平。調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)一靠對(duì)已從業(yè)的人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，二靠補(bǔ)充高素質(zhì)的人員。但是，即使是暫時(shí)屬于高素質(zhì)的人員，如果停止進(jìn)修，也會(huì)很快因知識(shí)老化而被淘汰。
現(xiàn)代化技術(shù)和手段的采用，給物業(yè)檔案工作者提供了先進(jìn)的工作手段，這就要求各崗位的工作人員都要對(duì)所使用的先進(jìn)設(shè)備有所了解，不僅能夠操作使用，還要學(xué)會(huì)維修，甚至改進(jìn)。
四、物業(yè)檔案的分類
(一)檔案的分類
檔案的分類即檔案種類的劃分，也就是根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案的異同點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行分門別類。檔案的分類可因時(shí)期、場合、對(duì)象、范圍的不同而不同，但綜合多年來我國檔案界出現(xiàn)過的諸多檔案分類，我們將檔案的分類概括為兩種類型：一是檔案實(shí)體分類；二是檔案信息(內(nèi)容)分類。
1.檔案實(shí)體分類
檔案實(shí)體分類，就是以檔案實(shí)體即檔案原件為分類對(duì)象，按照檔案的形成特點(diǎn)和歷史聯(lián)系，把檔案逐級(jí)分為多種類別。檔案實(shí)體分類包括三個(gè)層次：
(1)國家檔案整體的分類
這是對(duì)國家全部檔案進(jìn)行的最高層次的分類，是按照檔案的若干重要屬性(歷史時(shí)期屬性、形成機(jī)關(guān)的級(jí)別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性、檔案制成材料屬性等)，從幾個(gè)主要方面將國家檔案總的分成若干基本的部類。這種分類是全國各級(jí)各類檔案館的設(shè)置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。例如，我國按照檔案的歷史時(shí)期屬性建立有中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中央檔案館；按照檔案形成機(jī)關(guān)的級(jí)別屬性建立有中央級(jí)和地方級(jí)的檔案館；按照檔案的專業(yè)部門屬性建立有專業(yè)部門檔案館；按照檔案制成材料的特殊性質(zhì)建立有照片檔案館、電影資料館等。
(2)檔案館館藏檔案的分類
這是對(duì)一個(gè)檔案館全部檔案的分類，一般以全宗作為分類的基本單位。根據(jù)每個(gè)檔案館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時(shí)期、部門系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進(jìn)行分類。這種分類對(duì)檔案館檔案的分庫管理和檔案排架的合理化起指導(dǎo)和組織作用。例如，我國各地方綜合性檔案館，首先按歷史時(shí)期劃分為中華人民共和國建國前檔案和建國后檔案；建國后檔案又按部門系統(tǒng)劃分為工交系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水利系統(tǒng)全宗群、財(cái)貿(mào)系統(tǒng)全宗群等。
(3)全宗內(nèi)檔案的分類
這是對(duì)一個(gè)全宗的全部文件的分類，一般是按組織機(jī)構(gòu)、年代、職能、專題、文件名稱、作者、地區(qū)等特征進(jìn)行分類。例如，一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案可以按組織機(jī)構(gòu)分為辦公室、組織部、宣傳部、財(cái)務(wù)等若干類；一個(gè)企業(yè)的全部檔案可以按照職能分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類等。
我們通常所說的檔案分類，主要是指檔案實(shí)體的分類。
2.檔案信息(內(nèi)容)分類
檔案信息(內(nèi)容)分類，也稱為檔案檢索分類，就是以檔案所記述的內(nèi)容為對(duì)象，依據(jù)內(nèi)容所反映的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的性質(zhì)，按照邏輯方法進(jìn)行統(tǒng)一分類。這種分類不受檔案所屬全宗的限制，主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機(jī)械化和自動(dòng)化檢索，一般不適用于檔案實(shí)體的分類。為了建立統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng)，我國于1987年出版了《中國檔案分類法》，并附有《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》、《〈中國檔案分類法〉類目細(xì)分規(guī)則》，作為全國通用的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)。
檔案實(shí)體分類和檔案信息(內(nèi)容)分類，是功能和體系不同的兩種分類法。在具體運(yùn)用這兩種不同分類法時(shí)，一方面必須明確不同的分類對(duì)象，一方面要使這兩種分類相互配合，以使檔案的日常管理和檔案信息資源的開發(fā)途徑，能更加多樣、科學(xué)、方便。
在檔案管理實(shí)踐中，出于方便實(shí)際管理工作的需要，可以將一個(gè)全宗的檔案按內(nèi)容性質(zhì)分為普通檔案和專門檔案兩大類，并把普通檔案分為文書檔案、科技檔案和聲像檔案三個(gè)小類。文書檔案是指該單位在制定或執(zhí)行方針、政策、法規(guī)、計(jì)劃、指導(dǎo)或匯報(bào)工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、進(jìn)行交往等社會(huì)管理活動(dòng)中形成的，主要以文字為記錄形式的檔案，包括日常管理工作檔案、黨群工作檔案、已故人員檔案、榮譽(yù)檔案等；科技檔案是指記述基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學(xué)研究等活動(dòng)的檔案，包括設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等；聲像檔案是指以化學(xué)合成材料--膠片、磁帶等為載體，以聲音和影像為記錄方式的檔案。而專門檔案則是專指本單位相對(duì)說來較具專門性的業(yè)務(wù)工作活動(dòng)形成的，別的單位沒有的檔案，如物業(yè)管理公司的物業(yè)管理專門檔案。由于這種劃分方法具有一定的合理性和適用性，因此一直被廣泛采用。
(二)物業(yè)檔案的分類
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運(yùn)作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽(yù)檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運(yùn)作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)清冊(cè)、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務(wù)檔案等。
1.黨群工作檔案。是物業(yè)管理公司開展黨委、工會(huì)、團(tuán)委工作時(shí)形成的各類文件材料。
2.行政管理和經(jīng)營管理檔案。這是物業(yè)管理公司在日常公務(wù)活動(dòng)、內(nèi)部管理工作及開展經(jīng)營活動(dòng)中形成的檔案。
3.基建檔案。是指在各種建筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用維修活動(dòng)中形成的科技檔案。對(duì)物業(yè)管理公司來說，主要是指在接管驗(yàn)收開發(fā)建設(shè)單位移交的新建物業(yè)或接管驗(yàn)收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時(shí)所收到的文件、圖紙材料，以及在以后的物業(yè)管理活動(dòng)中對(duì)物業(yè)進(jìn)行較大規(guī)模的改建、擴(kuò)建、維修、養(yǎng)護(hù)時(shí)所形成的文件、圖紙材料。
4.設(shè)備檔案。是指作為物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)的機(jī)器設(shè)備、儀器儀表等的檔案。包括有關(guān)車輛、通信設(shè)備、復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等的說明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。
5.會(huì)計(jì)檔案。是指物業(yè)管理公司在經(jīng)濟(jì)管理和各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中直接形成的作為歷史記錄保存起來的文件材料。包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等。
6.人員檔案。是指物業(yè)管理公司在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映本公司員工各方面情況的檔案。
7.科教檔案。主要是指物業(yè)管理公司對(duì)員工進(jìn)行崗位培訓(xùn)等繼續(xù)教育所形成的檔案。
8.物業(yè)管理專門檔案。是指在開展具體的物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務(wù)、經(jīng)營活動(dòng)情況，具有查考利用價(jià)值的各種形式的文件材料。
(1)物業(yè)清冊(cè)：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文件材料。
(2)物業(yè)維修檔案：物業(yè)中各單元在進(jìn)行維修時(shí)所產(chǎn)生的一系列文件材料。對(duì)于整棟大樓或公共設(shè)施的維修養(yǎng)護(hù)所形成的文件材料屬于基建檔案。
(3)物業(yè)租賃檔案：物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務(wù)時(shí)所形成的原始的文件材料。
(4)業(yè)主及住戶檔案：反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文件材料。
(5)物業(yè)管理服務(wù)檔案：物業(yè)管理部門在開展綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理等管理工作及為住戶提供委托服務(wù)、開展經(jīng)營活動(dòng)時(shí)所產(chǎn)生的文件材料。
五、物業(yè)檔案的特點(diǎn)和作用
(一)物業(yè)檔案的特點(diǎn)
物業(yè)檔案與其他類型檔案相區(qū)別的主要部分就是物業(yè)管理專門檔案，因此，物業(yè)檔案的特點(diǎn)主要也就是物業(yè)管理專門檔案的特點(diǎn)。
物業(yè)管理專門檔案和其他檔案相比較，有一些突出的特點(diǎn)。比如，檔案的形成領(lǐng)域較為局限、組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定及檔案的動(dòng)態(tài)性、完整性等。認(rèn)識(shí)和研究這些特點(diǎn)，對(duì)掌握物業(yè)管理專門檔案的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，開展物業(yè)檔案工作，實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理和開發(fā)物業(yè)檔案信息，具有重要的指導(dǎo)意義。
1.形成領(lǐng)域較為局限。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對(duì)象是物業(yè)，服務(wù)的對(duì)象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。因此，在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的物業(yè)管理專門檔案的文件材料，也必定只能形成于與物業(yè)有著密切聯(lián)系的領(lǐng)域。
2.檔案的動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。有關(guān)物業(yè)的情況通常不會(huì)是一成不變的。物業(yè)可能需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)，因此，相對(duì)應(yīng)的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業(yè)管理專門檔案的一個(gè)顯著特點(diǎn)--動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)。
3.組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定。物業(yè)管理工作雖然繁瑣但并不復(fù)雜，每一項(xiàng)物業(yè)管理活動(dòng)在走上正軌后就按照一定的程序重復(fù)進(jìn)行，因此所形成的檔案的文件材料也比較穩(wěn)定，且常常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。物業(yè)管理專門檔案文件材料的穩(wěn)定性使得物業(yè)檔案開展標(biāo)準(zhǔn)化管理和計(jì)算機(jī)管理具備了最基本的條件。
4.檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進(jìn)去，因此，每一份檔案案卷都是一個(gè)有機(jī)的整體，全面反映了一個(gè)物業(yè)單位的變遷過程，體現(xiàn)出一種完整性。
5.和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動(dòng)是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會(huì)像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機(jī)關(guān)文書檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因?yàn)槿藗兊娜粘Ｉ詈苌贂?huì)涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會(huì)隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動(dòng)的需要而不斷地被調(diào)閱。
6.公開性和隱密性并存。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比，具有一定的公開性，因?yàn)槲飿I(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對(duì)物業(yè)進(jìn)行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對(duì)與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因?yàn)樗舶罅康碾[私內(nèi)容和一定的公司機(jī)密，這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個(gè)人資料、物業(yè)中各個(gè)單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。
(二)物業(yè)檔案的屬性和價(jià)值
通常所說的檔案價(jià)值是指檔案的利用價(jià)值，即檔案對(duì)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的作用。構(gòu)成價(jià)值的客觀基礎(chǔ)是客體的屬性，所謂檔案的價(jià)值也就是檔案的屬性與人們的社會(huì)需要的統(tǒng)一。
與廣義的檔案一樣，物業(yè)檔案的屬性包括本質(zhì)屬性和一般屬性。
檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，是構(gòu)成檔案特殊價(jià)值--憑證價(jià)值的基礎(chǔ)。從檔案的形成來看，它是在一項(xiàng)工作的進(jìn)行過程中即時(shí)形成或從當(dāng)時(shí)使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，不是事后另行編制的，因此它客觀地記錄了事物發(fā)生發(fā)展的歷史，是有說服力的歷史證據(jù)。例如大廈的安全監(jiān)控錄像，在有必要查證出入情況時(shí)，它是最能令人信服的證據(jù)。這是因?yàn)樗涗浀氖钱?dāng)時(shí)的出入人物，而非其他時(shí)候人為組織拍攝的錄像片。另一方面，在檔案本身的物體形態(tài)上保留著真切的歷史標(biāo)記，例如監(jiān)控錄像上有某人進(jìn)出大廈的影像，這是既不能篡改又不能抹殺的，具有法律效力。所以說原始記錄性決定了檔案的憑證價(jià)值。
檔案的一般屬性是指文化屬性、知識(shí)屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構(gòu)成其一般價(jià)值--參考價(jià)值的基礎(chǔ)，而人們獲取這些知識(shí)、情報(bào)的需求使檔案的參考價(jià)值得以體現(xiàn)。在物業(yè)檔案中，住戶檔案包含了各家庭的人口結(jié)構(gòu)、出入規(guī)律、愛好習(xí)慣、生活需求等信息，在需要決定物業(yè)管理的經(jīng)營服務(wù)方向時(shí)，這些信息就是可靠的參考基礎(chǔ)。當(dāng)然，發(fā)揮物業(yè)檔案參考價(jià)值的前提是檔案必須真實(shí)可靠，這一點(diǎn)就取決于日常的收集積累是否認(rèn)真了。
(三)物業(yè)檔案的作用
正確評(píng)價(jià)物業(yè)檔案的作用，可以深化人們對(duì)它的認(rèn)識(shí)，有利于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。
物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個(gè)部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對(duì)物業(yè)進(jìn)行維修養(yǎng)護(hù)和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費(fèi)繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。
1.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造所必不可少的重要依據(jù)。日新月異的科學(xué)技術(shù)發(fā)展和人們對(duì)居住需求的不斷提高，使現(xiàn)代建筑工程進(jìn)入地下和埋入建筑體內(nèi)部的管線、設(shè)施越來越多，越來越復(fù)雜。這些工程一旦發(fā)生故障，物業(yè)本身的檔案就是寶貴的財(cái)富。它可以使物業(yè)的維修、養(yǎng)護(hù)工作事半功倍，省時(shí)省力并減少對(duì)住戶的影響。因此，開發(fā)建設(shè)單位應(yīng)該將開發(fā)建設(shè)的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時(shí)同時(shí)移交給物業(yè)管理單位；更換物業(yè)管理單位時(shí)，原物業(yè)管理單位也應(yīng)該將物業(yè)開發(fā)建設(shè)的檔案材料和在物業(yè)管理中維修養(yǎng)護(hù)、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。
2.物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理服務(wù)的前提和基礎(chǔ)。通過這部分檔案，物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求，從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對(duì)性的服務(wù)和開展適當(dāng)?shù)慕?jīng)營活動(dòng)。例如，當(dāng)從檔案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時(shí)，可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養(yǎng)護(hù)等服務(wù)；若住用人主要是普通工薪階層時(shí)，可考慮提供電器維修服務(wù)，適當(dāng)興建幾個(gè)自行車保管站等；而如果住用人中老人較多，則可開設(shè)“老人活動(dòng)室”等場所。這樣，可以減少服務(wù)的盲目性，提高管理工作的效率，增加經(jīng)營活動(dòng)的收入。因此，物業(yè)公司在業(yè)主購房時(shí)或住用人租房時(shí)就應(yīng)該掌握物業(yè)業(yè)主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應(yīng)迅速將物業(yè)使用人的檔案材料補(bǔ)充完善，并且在物業(yè)管理工作過程中不斷進(jìn)行積累。當(dāng)更換物業(yè)管理公司時(shí)，原物業(yè)管理公司應(yīng)該將物業(yè)業(yè)主和住用人的資料完整地向新的物業(yè)管理公司提供。
3.物業(yè)檔案具有一定的憑證作用。物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動(dòng)中形成的真實(shí)原始記錄，因此它和其他檔案一樣，也具有憑證作用。比如安全監(jiān)控錄像檔案，它真實(shí)地記錄著某時(shí)某刻有何人進(jìn)出過某幢大樓，當(dāng)有必要查詢當(dāng)時(shí)該幢大樓的出入情況時(shí)，安全監(jiān)控錄像檔案就是最有力的憑證。
4.物業(yè)檔案是開展物業(yè)管理研究的基本統(tǒng)計(jì)素材。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，對(duì)物業(yè)管理的研究工作也正在逐步開展。由于物業(yè)檔案系統(tǒng)而翔實(shí)地記錄著物業(yè)管理活動(dòng)近年來方方面面的情況和數(shù)據(jù)，其準(zhǔn)確性和真實(shí)性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過通過社會(huì)問卷調(diào)查得來的結(jié)果，因此，物業(yè)檔案就成為物業(yè)管理研究素材的基本來源。例如，通過全面查閱分析某一住宅小區(qū)的租賃檔案，可以了解該小區(qū)近年來的租賃情況，包括租金走勢(shì)、價(jià)位、租賃人群的特征及對(duì)租賃房屋朝向、樓層、面積大小的喜好等，從而總結(jié)出進(jìn)一步拓展該小區(qū)租賃市場的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)策。
當(dāng)然，物業(yè)檔案中普通檔案的作用也是不可低估的，它是物業(yè)管理公司日常工作開展的忠實(shí)記錄，其憑證和查考作用是公司正常運(yùn)作的基本保證。
篇3：對(duì)物業(yè)檔案管理工作的思考
對(duì)物業(yè)檔案管理工作的思考
作為迄今為止最大的中美合資企業(yè)，成立于1997年6月12日的上海通用汽車有限公司憑借著其高水平的信息化建設(shè)，已躋身"中國信息化500強(qiáng)"。可以說信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在20**年，上海通用在進(jìn)行多輪競投標(biāo)之后，與北京量子偉業(yè)軟件時(shí)代信息技術(shù)有限公司簽訂了檔案管理系統(tǒng)項(xiàng)目合作項(xiàng)目。這一項(xiàng)目的開展，推動(dòng)了我國合資企業(yè)檔案信息化實(shí)踐的發(fā)展。
相對(duì)來說，物業(yè)管理從事的是服務(wù)性的工作，服務(wù)質(zhì)量是核心競爭力，在如何提高服務(wù)質(zhì)量的比拼中，物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。可以說，物業(yè)檔案管理狀況基本可以反映物業(yè)管理服務(wù)水平，評(píng)價(jià)物業(yè)管理質(zhì)量并綜合反映物業(yè)管理基本狀況。
物業(yè)檔案的分類
在對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類時(shí)，往往存在一個(gè)誤區(qū)，將物業(yè)服務(wù)企業(yè)的所有檔案都包括在物業(yè)檔案中，這其實(shí)是因?yàn)闆]有弄清物業(yè)檔案外延造成的。物業(yè)檔案主要是指物業(yè)管理過程中的業(yè)務(wù)檔案，其中會(huì)包括部分物業(yè)管理企業(yè)的文件，比如物業(yè)管理企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如物業(yè)管理企業(yè)關(guān)于管理費(fèi)定價(jià)的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在物業(yè)管理企業(yè)本身的檔案里，但不能說物業(yè)管理企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。
《大連市物業(yè)檔案管理辦法（暫行）》規(guī)定：物業(yè)檔案由物業(yè)管理檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會(huì)檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會(huì)及其委員會(huì)在行使權(quán)力、義務(wù)等自我管理活動(dòng)中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行分類的，包括物業(yè)管理企業(yè)所有和業(yè)主委員會(huì)所有的檔案。《北京市居住小區(qū)物業(yè)管理服務(wù)基本要求》規(guī)定：物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進(jìn)行分類的。
物業(yè)檔案管理原則
1）安全至上原則。
物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業(yè)檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負(fù)責(zé)，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應(yīng)急預(yù)案，確保物業(yè)檔案的實(shí)體安全和信息安全。
2）集中分散原則。
目前有很多大型物業(yè)服務(wù)企業(yè)，物業(yè)管理項(xiàng)目眾多，下屬機(jī)構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務(wù)千差萬別，在這種情況下，應(yīng)做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司（集團(tuán)公司）層面，應(yīng)設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)管理和指導(dǎo)物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，集中負(fù)責(zé)物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項(xiàng)目部門具體負(fù)責(zé)本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導(dǎo)。
3）業(yè)務(wù)對(duì)應(yīng)原則。
如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護(hù)以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應(yīng)該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當(dāng)調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價(jià)值的文件資料，都應(yīng)歸檔保存。根據(jù)業(yè)務(wù)門類的不同，適當(dāng)調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的科學(xué)管理。
4）規(guī)范管理原則。
物業(yè)檔案應(yīng)該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學(xué)的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應(yīng)有的效用，避免特立獨(dú)行、標(biāo)新立異、自搞一套。
5）評(píng)價(jià)指標(biāo)原則。
物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應(yīng)該成為物業(yè)管理考評(píng)的重要指標(biāo)。物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標(biāo)考核內(nèi)容，完善管理制度和評(píng)價(jià)制度，切實(shí)有效推進(jìn)物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)在選擇物業(yè)服務(wù)企業(yè)時(shí)，應(yīng)將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標(biāo)，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務(wù)企業(yè)進(jìn)場后，對(duì)其進(jìn)行的年度考評(píng)中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標(biāo)，嚴(yán)肅對(duì)待。
物業(yè)檔案管理發(fā)展思考
國內(nèi)知名企業(yè)大唐國際現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)了集中分級(jí)管理，構(gòu)建起了立體式企業(yè)數(shù)字檔案館。據(jù)了解，其支持集中式存儲(chǔ)、分布式共享的集團(tuán)型檔案管理模式，采用集團(tuán)總部集中建設(shè)模式，集團(tuán)總部配務(wù)高容量的存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)所有數(shù)據(jù)實(shí)行定期備份，保證數(shù)據(jù)的長期安全。同時(shí)，集團(tuán)總部檔案部門可以根據(jù)授權(quán)通過系統(tǒng)中的“轉(zhuǎn)向”功能，進(jìn)入各下屬檔案部門的系統(tǒng)，查看相關(guān)的統(tǒng)計(jì)信息、工作進(jìn)展情況，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)下屬分支機(jī)構(gòu)之間、集團(tuán)總部與各下屬分支機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺(tái)和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機(jī)構(gòu)都可以進(jìn)行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團(tuán)總部和下屬分支機(jī)構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。
對(duì)物業(yè)管理來講，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到這樣的層面和水準(zhǔn)。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來說，首要的是通過制定相關(guān)的物業(yè)管理規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。如根據(jù)《重慶市物業(yè)管理?xiàng)l例》第四十四條的規(guī)定，前期物業(yè)服務(wù)合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)向物業(yè)服務(wù)企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）移交物業(yè)檔案，并提供物業(yè)管理用房。物業(yè)檔案包括下列資料：
（一）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗(yàn)收資料；
（二）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護(hù)保養(yǎng)等技術(shù)資料；
（三）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；
（四）物業(yè)管理所必需的其他資料。
物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)在前期物業(yè)服務(wù)合同終止時(shí)，將物業(yè)服務(wù)用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會(huì)。
但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實(shí)問題。檔案本身具有法律憑證效力，被認(rèn)定為真實(shí)有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當(dāng)事方的訴求合法有效。
但在現(xiàn)實(shí)生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當(dāng)事雙方發(fā)生法律糾紛時(shí)，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務(wù)企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢(shì)，處于強(qiáng)勢(shì)地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會(huì)處于弱勢(shì)地位。對(duì)有利于物業(yè)管理方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對(duì)方有機(jī)會(huì)篡改為由不予采信，對(duì)有利于業(yè)主方的證據(jù)，物業(yè)管理方不愿意主動(dòng)提供甚至銷毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機(jī)。
解決該問題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機(jī)制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價(jià)值的檔案，如物業(yè)費(fèi)明細(xì)、水電費(fèi)繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時(shí)備份到第三方機(jī)構(gòu)（檔案館、建設(shè)局等單位），在發(fā)生糾紛時(shí)，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實(shí)性和有效性，化解矛盾，促進(jìn)物業(yè)服務(wù)行業(yè)科學(xué)健康發(fā)展。
當(dāng)然，物業(yè)檔案的管理始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高物業(yè)管理水平，這樣才更具有現(xiàn)實(shí)意義。