物業(yè)公司檔案管理制度范例三

　　1 檔案立卷歸檔制度

　　1.1立卷歸檔范圍及整理方法

　　1.1.1文件(包括印刷品和音像制品等)歸檔范圍

　　1.1.1.1凡是反映公司活動和基本歷史面貌,具有查考利用價值的文件材料均應(yīng)歸檔。

　　1.1.1.2不宜由各部門保管,應(yīng)直接交存檔案室的文件材料。

　　1.1.1.3公司項目發(fā)展、建設(shè)、經(jīng)營業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的法律和政策文件,包括章程、合同、證書、執(zhí)照、政府批文、規(guī)章、制度、法律案件處理文件、會議紀(jì)要等。

　　1.1.1.4公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃等有重要意義的文件。

　　1.1.1.5本公司的科學(xué)技術(shù)專業(yè)文件。

　　1.1.1.6工程建設(shè)設(shè)計、施工、竣工等過程中形成的文件和圖紙。

　　1.1.1.7各類財務(wù)資料由財務(wù)部門負(fù)責(zé)歸檔保管。

　　1.1.2檔案整理方法

　　1.1.2.1各項業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍,指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理和移交, 在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　1.1.2.2各職能部門應(yīng)將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標(biāo)準(zhǔn),列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍,并作為考核的依據(jù)。

　　1.2檔案立卷歸檔流程

　　1.3檔案分類與歸檔范圍

　　1.3.1分類說明

　　凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復(fù)、有關(guān)證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎(chǔ)資料檔案,但有關(guān)公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。

　　1.3.2文書檔案的編號標(biāo)準(zhǔn)

　　1.3.3聲像檔案的編號標(biāo)準(zhǔn)

　　1.3.4檔案密級分類

　　1.3.4.1密級檔案

　　是指依照法定程序確定的,在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的檔案。

　　1.3.4.2非密級檔案

　　是指不宜在社會上公開只限于公司內(nèi)部員工查看的檔案。

　　1.3.4.3檔案的密級分為四級

　　絕密級、機密級、秘密級、和非密級檔案

　　1.4歸檔要求

　　1.4.1歸檔文件材料的質(zhì)量要求

　　1.4.1.1必須是原件、正本,符合文件格式

　　1.4.1.2必須簽字、審批手續(xù)完備,字跡清楚,圖面整潔

　　1.4.1.3必須齊全完整、裝訂整齊、并經(jīng)適當(dāng)?shù)恼?/p>

　　1.4.1.4是傳真件的應(yīng)復(fù)印后以復(fù)印件歸檔

　　1.4.1.5要用耐久的字跡材料書寫,如碳素墨水、藍黑墨水,禁止采用 圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙等易退色的字跡材料。

　　2 檔案整理及維護制度

　　2.1檔案整理工作原則及內(nèi)容

　　2.1.1檔案整理工作的原則

　　2.1.1.1檔案的整理應(yīng)該充分利用原有資料作為整理的基礎(chǔ)。

　　2.1.1.2檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系

　　2.1.1.3檔案的整理必須便于保管和利用

　　2.1.2檔案整理工作的內(nèi)容

　　2.1.2.1系統(tǒng)排列和編目

　　2.1.2.2局部整理

　　2.1.2.3全過程整理

　　2.2檔案維護的要求

　　2.2.1維護檔案的完整性(質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整)

　　2.2.2維護檔案的安全性(物質(zhì)的安全和法律的安全)

　　3 檔案借閱和復(fù)制管理制度

　　3.1檔案借閱審批權(quán)限和借閱范圍

　　3.1.1絕密級檔案除公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外一般不能查閱。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),借閱人可按批準(zhǔn)內(nèi)容分別進行查閱、摘抄、復(fù)制或借用。

　　3.1.2機密級檔案須總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準(zhǔn)方可借閱或復(fù)制。

　　3.1.3秘密級檔案和非密級檔案由一級部門主管批準(zhǔn)方可借閱或復(fù)制。

　　3.1.4所有合同檔案的借閱或復(fù)制除一級部門主管簽字外還須總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準(zhǔn)。

　　3.2檔案借閱與歸還程序

　　3.2.1借閱人員填寫《檔案借閱登記表》。

　　3.2.2按審批權(quán)限報領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　3.2.3借閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱申請表》到檔案室或本部門檔案員 處借閱,并在《檔案資料借閱登記表》登記、簽字。檔案管理員同時將借閱情況輸入電腦中,并將《檔案借閱申請表》存入檔案所在的卷盒中。

　　3.2.4借閱人員歸還所借檔案時,檔案員應(yīng)進行清查, 確認(rèn)無誤后在《檔案資料借閱登記表》和電腦中注銷,同時將《檔案借閱申請表》從卷盒中抽出。《檔案借閱申請表》要按月裝訂,保存一年后銷毀。

　　3.3檔案復(fù)制管理

　　3.3.1借閱人員需復(fù)制檔案應(yīng)事先在《檔案借閱登記表》上注明,并呈領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　3.3.2檔案復(fù)制由借閱人員持經(jīng)批準(zhǔn)的《檔案借閱登記表》到有關(guān)復(fù)印員處復(fù)印。

　　3.3.3密級檔案未經(jīng)相應(yīng)審批人員批準(zhǔn),復(fù)印員一律不得進行復(fù)印。

　　3.4人員的要求

　　3.4.1嚴(yán)格遵守公司保密制度有關(guān)規(guī)定,保守公司檔案秘密。

　　3.4.2對所借的檔案要精心保管,不得丟失,不得在檔案上亂畫、拆散、抽出、修改、折疊、拍照或轉(zhuǎn)借他人。

　　3.4.3檔案借閱時間不得超過10天。確因工作需要不能按時歸還者,應(yīng)辦理延期手續(xù)。

　　3.4.4出差、請長假(半月以上)或辭職者應(yīng)把所借檔案及時歸還,每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室 。

　　3.4.5因工作需要(如檔案更改、報廢)檔案員通知歸還檔案時,應(yīng)在24小時內(nèi)歸還,如不及時歸還,所造成的后果由借閱人員負(fù)責(zé)。

　　4 聲像檔案的存檔要求及保管制度

　　4.1對于聲像檔案的存檔要求

　　4.1.1歸檔的聲像材料必須是原件、原版,各部門或個人不得私留聲像檔案。

　　4.1.2歸檔聲像材料必須聲像清晰、完整、準(zhǔn)確。

　　4.1.3歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌等有害物。

　　4.1.4歸檔的照片底片,必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、事件內(nèi)容。

　　4.1.5歸檔的照片入庫后,照相費用方可報銷。

　　4.1.6歸檔的錄音帶,錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容。

　　4.1.7歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標(biāo)明軟件名稱、開發(fā)時間、版本、或標(biāo)明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。

　　4.2聲像檔案的保管制度

　　4.2.1按不同類別和載體使用不同的裝具,分別排列保存。

　　4.2.2照片檔案一般放在相冊中,錄音帶、錄像帶、磁盤宜放愛專用聲像檔案柜或密封盒中,豎放遠離磁場。

　　5 檔案網(wǎng)絡(luò)管理制度

　　5.1各單位主管部門,要建立自身的網(wǎng)絡(luò)制度,負(fù)責(zé)對其所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督、指導(dǎo),實行分級管理。

　　5.2各單位應(yīng)努力做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化,利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。

　　6 檔案移交制度

　　6.1檔案管理人員工作變動時,要辦理檔案移交手續(xù)。

　　6.2移交時,由原檔案管理人員編制檔案移交清冊,列明檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

　　6.3交接雙方就移交清冊所列內(nèi)容逐項清查無誤后版納里交接,并有中心分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)交。

　　6.4交接完畢,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在檔案移交清冊上簽名或蓋章。

　　6.5檔案管理人工作調(diào)動時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。

　　7 檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定

　　7.1檔案鑒定時間

　　7.1.1歸檔鑒定

　　根據(jù)檔案歸檔范圍、歸檔要求、保管期限的規(guī)定決定該份檔案是否需要存檔。

　　7.1.2定期鑒定

　　每年10月對已保存了一段時間的檔案進行鑒定,內(nèi)容包括密級的調(diào)整、保管期限的調(diào)整,檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),有無保存價值等。

　　7.2鑒定方法

　　7.2.1直接鑒定法

　　就是鑒定人員直接地、具體地審查檔案, 不能只看案卷題名而不考慮卷內(nèi)文件材料情況,應(yīng)逐卷、逐份審查文件材料,根據(jù)檔案的價值確定或調(diào)整保管期限和密級,確定是否進行銷毀。

　　7.2.2分析檔案價值法

　　就是鑒定人員以反映公司主要職能活動面貌為出發(fā)點,以分析檔案內(nèi)容為中心,結(jié)合公司工作性質(zhì)、社會地位、活動范圍以及檔案產(chǎn)生的時間、完整程度、可靠性、有效性進行分析、鑒定。

　　7.3檔案的銷毀管理制度

　　7.3.1經(jīng)鑒定應(yīng)予銷毀的檔案,由檔案管理員填寫《檔案資料銷毀清單》,報總經(jīng)理或部門主管審批。

　　7.3.2《檔案資料銷毀清單》經(jīng)批準(zhǔn)后, 檔案管理員應(yīng)立即將批準(zhǔn)銷毀的檔案予以銷毀。銷毀檔案時,要指定兩人以上監(jiān)銷,并在《檔案資料銷毀清單》上簽字。《檔案資料銷毀清單》應(yīng)長期保存?zhèn)洳椤?/p>

　　7.3.3檔案被銷毀后,檔案管理員在分類帳上注明“已銷毀”, 并標(biāo)明《檔案資料銷毀清單》編號和銷毀時間,并同時在計算機數(shù)據(jù)庫中對這部分文件進行刪除。

　　8 檔案管理人員的崗位責(zé)任制

　　8.1檔案管理人員工作守則

　　8.1.1熱愛本職工作,忠于職守,嚴(yán)守紀(jì)律,保守黨和國家的機密,依法治檔。

　　8.1.2堅持黨的組織原則,識大體,顧全局,兢兢業(yè)業(yè)作奉獻。

　　8.1.3要有耐心熱情的態(tài)度,文明禮貌的作風(fēng),全心全意的服務(wù)精神

　　8.1.4要努力學(xué)習(xí),鉆研業(yè)務(wù),勤奮工作,善于思索,勇于開拓,不斷開創(chuàng)檔案工作新領(lǐng)域。

　　8.1.5要有民主、團結(jié)、互助、友愛、勤政、廉潔、高效的精神風(fēng)范和工作作風(fēng)。

　　8.1.6工作嚴(yán)謹(jǐn)精細、實事求是,堅持真理,忠于歷史,維護檔案的完整和安全。

　　8.2檔案管理人員工作要求

　　8.2.1資料歸存、借閱、復(fù)印、保密的規(guī)范完善。

　　8.2.2貫徹檔案立卷制度(文件資料的收集管理,歸檔范圍,平時歸卷、立卷)。

　　8.2.3應(yīng)積極配合各部門工作的正常開展,保證每一卷宗都有卷內(nèi)目錄。

　　8.2.4對于公司檔案所有內(nèi)容均必須同時備份存檔。

　　8.2.5檔案管理人員和設(shè)計企業(yè)機密以上資料的人員,均應(yīng)與企業(yè)簽訂保密協(xié)議。

　　9 保密守則

　　9.1不該說的機密,絕對不說;

　　9.2不該問的機密,絕對不問;

　　9.3不該看的機密,絕對不看;

　　9.4不該記錄的機密,絕對不記錄;

　　9.5不在非保密本上記錄機密資料;

　　9.6不在私人通信中涉及機密;

　　9.7不在公共場所和家屬子女、親友面前談?wù)摍C密;

　　9.8不在不利于保密的地方存放機密文件、資料;

　　9.9不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。