業(yè)主檔案資料管理制度

　　一.目的

　　根據(jù)業(yè)主檔案資料的重要性及保密性，為便于系統(tǒng)化管理，現(xiàn)制定如下管理制度。

　　二.適用范圍

　　適用于公司各物業(yè)項目部對業(yè)主檔案資料的管理。

　　三.內(nèi)容

　　1.業(yè)主基本資料情況

　　(1)入住通知書

　　(2)業(yè)主住戶登記表

　　(3)《臨時管理規(guī)約》原件

　　(4)前期物業(yè)管理協(xié)議

　　(5)收樓物品移交清單

　　(6)業(yè)主身份證復印件

　　(7)業(yè)主房款契稅發(fā)票復印件

　　(8)《確認單》原件

　　(9)《室內(nèi)驗收記錄表》原件

　　(10)《入住手續(xù)會簽單》原件

　　2.業(yè)主入住后對房屋使用過程中所發(fā)生的所有資料。

　　三.職責

　　1.檔案室由物業(yè)部負責管理，小區(qū)行政文員負責保管檔案室及檔案柜的一套鑰匙;

　　2.區(qū)域貼心管家負責保管一把各自區(qū)域內(nèi)檔案柜的鑰匙，以便業(yè)主檔案資料歸檔及時、規(guī)范管理;

　　3.負責辦理簽約入住人員應對業(yè)主檔案基本資料的完整性、完好性負責;歸檔的文

　　件資料書寫時必須用耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆;

　　4.業(yè)主檔案資料在業(yè)主辦理完各項手續(xù)后即行歸檔，24小時之內(nèi)必須錄入電腦;

　　5.貼心管家負責各自區(qū)域內(nèi)業(yè)主的檔案資料的接收、整理、編號、裝訂、存放及檔案的借閱、登記、統(tǒng)計等工作，將業(yè)主資料輸入電腦中的《業(yè)主住戶登記表》上;

　　6.如本區(qū)域貼心管家休息或不在，物業(yè)主任負責業(yè)主檔案資料的存放工作，并即時與貼心管家做好交接手續(xù)工作，填寫《代存放檔案登記表》。

　　四.管理要求

　　1. 貼心管家應對業(yè)主檔案基本資料的完整、完好和保密負責;

　　2.業(yè)主檔案資料保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作;

　　3.為保證檔案資料存儲的完整、安全，電子版資料必須每月更新、備份一次，交物業(yè)主任保管。

　　五.檔案借閱

　　1.業(yè)主檔案資料只限于公司員工及總公司需要查閱的人員在檔案室查閱，須經(jīng)物業(yè)主任批準，同時填寫《文件、檔案借閱登記表》;

　　2.外單位及個人因工作需要查閱檔案時，必須經(jīng)物業(yè)項目部經(jīng)理批準，同時填寫《文件、檔案借閱登記表》;

　　3.查閱檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等;

　　4.檔案借還情況須在登記本上登記。

　　六.相關(guān)記錄和表格

　　1.《業(yè)主住戶登記表》

　　2.《代存放檔案登記表》

　　3.《文件、檔案借閱登記表》

篇2：業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。

　　第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。

　　第三條 常務秘書負責接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業(yè)主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因為資料保管人個體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的，業(yè)委會必須追究其承擔相應責任；責任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責任人是秘書的立刻將其開除，扣發(fā)當月薪水。

篇3：金融中心(大廈)業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

　　金融中心（大廈）業(yè)主檔案資料管理規(guī)定

　　1.目的：

　　規(guī)范業(yè)主檔安資料的管理。

　　2.職責范圍

　　2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

　　3.管理規(guī)定

　　3.1檔案的文件材料，必須字跡清楚、真實、齊全。

　　3.2業(yè)主資料要及時歸檔，歸檔時要注意整齊，層次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得隨意丟失。

　　3.3業(yè)主檔案的內(nèi)容包括：業(yè)主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業(yè)管理公約。

　　3.4檔案資料屬于保密文件，應妥善保管，不準散播其內(nèi)容，不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱，不準復印。

　　3.5未經(jīng)領導同意不得擅自將業(yè)主檔案調(diào)出，如遇特殊情況調(diào)出，須填寫《文件借閱、復制記錄表》，并督促借調(diào)人及時歸還。

　　3.6檔案的管理環(huán)境必須做到"三防"即：防火、防潮、防變質(zhì)。

　　3.7日常檔案資料檢查中發(fā)現(xiàn)破損現(xiàn)象應立即進行修復處理。

　　質(zhì)量記錄：

　　1．《文件借閱、復制記錄表》ZC-05/B05