業主檔案資料管理制度

　　一.目的

　　根據業主檔案資料的重要性及保密性，為便于系統化管理，現制定如下管理制度。

　　二.適用范圍

　　適用于公司各物業項目部對業主檔案資料的管理。

　　三.內容

　　1.業主基本資料情況

　　(1)入住通知書

　　(2)業主住戶登記表

　　(3)《臨時管理規約》原件

　　(4)前期物業管理協議

　　(5)收樓物品移交清單

　　(6)業主身份證復印件

　　(7)業主房款契稅發票復印件

　　(8)《確認單》原件

　　(9)《室內驗收記錄表》原件

　　(10)《入住手續會簽單》原件

　　2.業主入住后對房屋使用過程中所發生的所有資料。

　　三.職責

　　1.檔案室由物業部負責管理，小區行政文員負責保管檔案室及檔案柜的一套鑰匙;

　　2.區域貼心管家負責保管一把各自區域內檔案柜的鑰匙，以便業主檔案資料歸檔及時、規范管理;

　　3.負責辦理簽約入住人員應對業主檔案基本資料的完整性、完好性負責;歸檔的文

　　件資料書寫時必須用耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆;

　　4.業主檔案資料在業主辦理完各項手續后即行歸檔，24小時之內必須錄入電腦;

　　5.貼心管家負責各自區域內業主的檔案資料的接收、整理、編號、裝訂、存放及檔案的借閱、登記、統計等工作，將業主資料輸入電腦中的《業主住戶登記表》上;

　　6.如本區域貼心管家休息或不在，物業主任負責業主檔案資料的存放工作，并即時與貼心管家做好交接手續工作，填寫《代存放檔案登記表》。

　　四.管理要求

　　1. 貼心管家應對業主檔案基本資料的完整、完好和保密負責;

　　2.業主檔案資料保管必須做好防塵、防火、防潮、防霉、防鼠、防盜等工作;

　　3.為保證檔案資料存儲的完整、安全，電子版資料必須每月更新、備份一次，交物業主任保管。

　　五.檔案借閱

　　1.業主檔案資料只限于公司員工及總公司需要查閱的人員在檔案室查閱，須經物業主任批準，同時填寫《文件、檔案借閱登記表》;

　　2.外單位及個人因工作需要查閱檔案時，必須經物業項目部經理批準，同時填寫《文件、檔案借閱登記表》;

　　3.查閱檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點等;

　　4.檔案借還情況須在登記本上登記。

　　六.相關記錄和表格

　　1.《業主住戶登記表》

　　2.《代存放檔案登記表》

　　3.《文件、檔案借閱登記表》

篇2：業主委員會檔案資料管理辦法

　　業主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區物業管理中的資料、檔案，根據相關法規，制定本管理辦法。

　　第一條 業主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區物業規章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關部門下發的文件”“業主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業主委員會接訪登記表”和其他業主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。

　　第三條 常務秘書負責接收、催要經辦人所持的資料，并進行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因為資料保管人個體原因造成業主資料出現丟失、外泄事件的，業委會必須追究其承擔相應責任；責任人是業委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責任人是秘書的立刻將其開除，扣發當月薪水。

篇3：金融中心(大廈)業主檔案資料管理規定

　　金融中心（大廈）業主檔案資料管理規定

　　1.目的：

　　規范業主檔安資料的管理。

　　2.職責范圍

　　2.1文員負責檔案資料的收集、整理、歸檔和保管。

　　3.管理規定

　　3.1檔案的文件材料，必須字跡清楚、真實、齊全。

　　3.2業主資料要及時歸檔，歸檔時要注意整齊，層次分明，便于快速查找，不得零散堆放，也不得隨意丟失。

　　3.3業主檔案的內容包括：業主入住登記表、住宅裝飾、裝修委托申請表、房屋、設備裝修申報表、裝飾、裝修責任書、住戶裝潢竣工驗收表、物業管理公約。

　　3.4檔案資料屬于保密文件，應妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印。

　　3.5未經領導同意不得擅自將業主檔案調出，如遇特殊情況調出，須填寫《文件借閱、復制記錄表》，并督促借調人及時歸還。

　　3.6檔案的管理環境必須做到"三防"即：防火、防潮、防變質。

　　3.7日常檔案資料檢查中發現破損現象應立即進行修復處理。

　　質量記錄：

　　1．《文件借閱、復制記錄表》ZC-05/B05