1、目的

　　為了將企業人事檔案管理工作制度化，規范化，維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞便于相關人事檔案材料的借閱和使用。

　　2、適用范圍

　　適合公司全體員工

　　3、人事檔案分類

　　員工人事檔案分為以下八大類：

　　3.1 入職檔案

　　3.2 個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復印件等個人入職基本信息。

　　3.3 員工更改姓名、民族、年齡、工作時間等過程中形成的個人申請表，上級領導批復以及所依據的證明材料。

　　3.4 勞動合同、保密合同、補充協議、應屆畢業生協議、實習協議等。

　　3.5 培訓檔案

　　3.5.1 新員工入職培訓試卷、培訓心得。

　　3.5.2 參加培訓登記表、外派培訓總結表、培訓申請表、培訓效果評估表。

　　3.6 職位檔案

　　3.6.1 職位說明書、職務說明書、職務任命書。

　　3.6.2 職務變動申請、職位、職務變更記錄。

　　3.7 薪酬考核檔案

　　3.7.1 試用期考核表、員工試用期總結表。

　　3.7.2 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。

　　3.7.3 工作記錄、調薪申請單、調薪/降薪記錄。

　　3.8 其他檔案

　　3.8.1 各類獎勵、處罰記錄。

　　3.8.2 離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根其他補充協議。

　　4、人事檔案的歸檔

　　4.1 首先對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

　　4.2 按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。

　　4.3 在目錄上補登材料名稱及有關內容。

　　4.4 將新材料放入檔案。

　　5、人事檔案的核查核對

　　5.1檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看檔案室環境是否良好，有無其他存放錯誤等。

　　5.2檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　5.2.1突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后。

　　5.2.2對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　5.2.3發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　6、人事檔案的轉遞

　　6.1 檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞程序如下：

　　6.1.1 取出應轉走的檔案。

　　6.1.2 在檔案底賬上注銷。

　　6.1.3 填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》。

　　6.1.4 按發文要求包裝、密封。

　　6.1.5 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過內部人員轉遞，不能交本人自帶。

　　6.1.6 收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　7、人事檔案利用的方式

　　7.1 查閱

　　設立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關權限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。

　　7.2 借出使用

　　相關人員為完成某項工作任務，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續，基礎時間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進行登記，逾期未歸還者，續辦延長借閱手續，并到期歸還。

　　7.3 出具證明材料

　　一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經認真校對、審查，經主管部門審批，加蓋公章后方能生效。

　　8、人事檔案利用的手續

　　8.1 查閱手續

　　查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱部門負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

　　8.2 外借手續

　　首先，借檔人員寫出借檔申請，內容與查檔報告相似;其次，借檔人員(部門)蓋章，負責人簽字;再次，人事檔案部門對其進行審核、批準，然后進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后，歸還時及時在外借登記上注銷。

　　8.3 出具證明材料的手續：

　　單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：首先，由有關人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由;其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。

　　9、人事檔案保密規定及保存期限

　　9.1 公司由人力資源部門負責管理人事檔案的工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。

　　9.2 公司的內部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。

　　10、附則

　　10.1此制度解釋權歸人力資源部。

　　10.2本制度自發文之日起開始執行。

　　附表：

　　《人事檔案借閱登記表》

　　《人事檔案借檔申請表》

　　人事檔案借/查閱登記表

　　部門查閱人

　　姓名崗位查閱對象目的材料名稱理由份數原/復印件借閱時間歸還時間

　　人事檔案借/查檔申請表

　　查/借檔人部門查/借檔人姓名查/借檔人崗位

　　查/借檔對象查/借檔時間預計歸還時間

　　借/查檔理由：

　　部門負責人審核：人力資源部審核：總經理審批：

篇2：學院干部人事檔案室管理制度

　　學院干部人事檔案室管理制度

　　一、嚴格遵守國家關于干部人事檔案安全、保密的有關規定，做好檔案室管理工作。

　　二、認真做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染等“八防”工作，確保檔案材料安全。

　　三、干部人事檔案室為機要重地，非工作人員不得入內。

　　四、保持檔案室清潔衛生，通風良好，預防灰塵、蛀蟲對檔案材料的損害。

　　五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥善保管，未經領導同意不得交與他人代管。

　　六、經常檢查柜內檔案，發現異常及時做好補救工作。

　　七、定期進行安全檢查，杜絕檔案材料丟失、損壞和其他意外事故發生。

　　八、嚴禁在檔案室存放易燃及化學物品。

　　九、離開檔案室，必須切斷電源、關好門窗，嚴防安全事故發生。

篇3：C房產人事檔案管理制度

　　人事檔案管理制度

　　一、人事檔案保管制度

　　□ 目 的

　　第一，保守檔案機密?，F代企業競爭中，情報戰是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。

　　第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。

　　第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。

　　□ 人事檔案保管制度的基本內容

　　建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

　　(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。

　　(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。

　　檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

　　--突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

　　--對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

　　--發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

　　(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：

　　①取出應轉走的檔案;

　　②在檔案底賬上注銷;

　?、厶顚憽掇D遞人事檔案材料的通知單》;

　　④按發文要求包裝、密封。

　　在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執上簽字蓋章，及時退回。

　　(4)保衛保密制度。具體要求如下：

　?、賹τ谳^大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。

　?、趲旆總溆斜匾姆阑稹⒎莱逼鞑摹?/p>

　?、蹘旆?、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。

　?、苋魏稳瞬坏蒙米詫⑷耸聶n案材料帶到公共場合。

　?、轃o關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。

　?、揠x開時關燈關窗，鎖門。

　　(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：

　?、偃耸聶n案的數量。

　?、谌耸聶n案材料收集補充情況。

　?、蹤n案整理情況。

　?、軝n案保管情況。

　　⑤利用情況。

　?、迬旆吭O備情況。

　?、呷耸聶n案工作人員情況。

　　二、人事檔案利用制度

　　□ 目 的

　　第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中,應遵循一定的程度和手續，這是保證檔案管理秩序的重要手段。

　　第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。

　　□ 人事檔案利用的方式

　　人事檔案的利用有多種方式：

　　(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，以便調卷和管理。這種方式具有許多優點，如便于查閱指導，便于監督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。

　　(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。

　　(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。

　　3.人事檔案利用的手續

　　在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。

　　(1)查閱手續。正規的查閱手續包括以下內容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續齊全，則給予批準。

　　(2)外借手續。

　　首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。

　　其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。

　　再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。

　　然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。

　　最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。

　　(3)出具證明材料的手續：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

　　，需履行以下手續：

　　首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章 ;

　　其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料;

　　最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公章，然后登記、發出。