管理處文檔管理工作內容

　　文書檔案(簡稱"文檔")作為物業管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實性、來源廣泛性、內容豐富性等特點，形式包括工作記錄、文書、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎和重要對象。

　　在計算機技術廣泛應用于信息管理前，傳統意義上的信息管理工作主要內容還是企業對在各項活動中形成的全部文檔進行的手工搜集、保存、檢索和開發利用，此信息管理方式對于物業管理企業仍是進行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內容主要包括如下：

　　1、制定和完善管理處文檔工作規范和標準;

　　2、制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時間和保存期限;

　　3、收集、整理、保管、統計管理處文檔，鑒定和銷毀已過期的文檔;

　　4、組織進行管理處檔案的開發和利用;

　　5、制定管理處各類文檔的保密級、保密期限及安全保護措施;

　　6、指導、檢查及監督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補充。協調和支持各部門文檔管理工作。

篇2：公司文檔資料管理規定

　　公司文檔資料的管理規定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。

篇3：X公司文檔資料統一管理制度

　　某公司文檔資料統一管理的制度

　　一、檔案資料的管理規定

　　1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4.所有業務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業務部、財務部存檔，各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5.圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料；

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀要；

　　4、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節輕重予以處罰。