機關(guān)管理印、函、證件、文檔管理制度
(1)機關(guān)各類印章和雙聯(lián)函由政秘科副科長負(fù)責(zé)保管，按規(guī)定程序使用，嚴(yán)禁私自攜帶，嚴(yán)禁隨意轉(zhuǎn)交他人，嚴(yán)禁擅自使用，造成后果責(zé)任由簽發(fā)人、管理人和使用人承擔(dān)。
(2)印、函使用實行簽發(fā)制。對外聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)工作或其他事項需持信函的，由主任簽字后方可蓋章。如遇主任出差或不在單位，根據(jù)所辦事項的緩急重要程度由主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽字，或電話請示主任同意、由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可蓋章。
(3)政秘科副科長請假、出差或外出學(xué)習(xí)，印、函由主任指定專人負(fù)責(zé)保管。
(4)證件(編制本、代碼證、土地證、產(chǎn)籍證、營業(yè)證、照、收費證、各類合同、協(xié)議等)由文秘人員保管，并負(fù)責(zé)年檢、年審和換證工作。業(yè)務(wù)科室因工作需要時，由經(jīng)辦人員打借條，主任批示后方可借給，辦理完業(yè)務(wù)工作后要及時歸還。發(fā)生證件管理使用不當(dāng)或因工作需要借出丟失的，要及時糾正或補辦，給單位造成損失或嚴(yán)重后果的，要追究相關(guān)責(zé)任人的黨紀(jì)、政紀(jì)責(zé)任。
(5)嚴(yán)格執(zhí)行文件收、發(fā)、督辦、登記管理制度。對各類涉密文件和廢棄涉密文件要分類造冊登記，文件收發(fā)、督辦和歸檔記載規(guī)范，做到有據(jù)可查。因工作失誤造成文件丟失或泄密的，根據(jù)情節(jié)給予當(dāng)事人相應(yīng)的責(zé)任追究。
(6)文秘人員要堅守工作崗位，不得隨意離崗、串崗，外出時要請示科長，安排專人堅守崗位，做好電話、電傳的登記、傳達(dá)和督辦工作。
(7)行政檔案、人事檔案由文秘人員統(tǒng)一編號，建檔管理，做到規(guī)范、整潔、防火、防潮、防蛀。嚴(yán)禁個人私自查閱、攜帶檔案，因工作需要查閱的，須請示主任同意后方可查閱，查閱不得離開檔案室，不得攜帶鋼筆、毛筆等不易擦痕跡類筆(可帶鉛筆);需帶出復(fù)印的，由文書和當(dāng)事人共同辦理;需帶去相關(guān)部門辦理公務(wù)的，須核實檔案內(nèi)容，密封蓋章后由專人負(fù)責(zé)辦理，辦結(jié)后隨時歸還。發(fā)生涂改、丟失或增加，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)黨紀(jì)、政紀(jì)處分。
篇2：盟物業(yè)管理顧問工程建議函(精要)
盟東城物業(yè)管理顧問工程建議函(精要)
編號：z局物業(yè)字GW--ZJ--HC--(20**)--004號
致：z實業(yè)發(fā)展有限公司z先生
抄：z物業(yè)服務(wù)有限公司z先生
由：z局物業(yè)管理有限公司z城項目顧問咨詢組
時間：二〇一三年十二月五日
主題：《關(guān)于z城工程的建議函》
主題（盟東城物業(yè)管理顧問工程建議函）
z實業(yè)發(fā)展有限公司：
為使產(chǎn)品日臻完善，我們從物業(yè)人與使用人的角度，針對z城工程方面提出如下建議，供貴司產(chǎn)品、服務(wù)在不同形態(tài)時參考使用。
詳細(xì)內(nèi)容見正文：《關(guān)于z城工程的建議函》。
z局物業(yè)管理有限公司
z城項目顧問咨詢組
二〇一三年十二月五日
乙方簽發(fā)甲方簽收
時間時間
附件：關(guān)于z城工程的建議函
由：z局物業(yè)管理有限公司z城項目顧問咨詢組
致：z實業(yè)發(fā)展有限公司z先生
抄：z物業(yè)服務(wù)有限公司z先生
事宜：z城工程建議函
《關(guān)于z城工程的建議函》
一、綠化景觀
1、會所旁回填土層較淺，不宜栽種高大喬木；
2、關(guān)注高端社區(qū)的生態(tài)文明、人與自然的和諧共生：1）可在產(chǎn)品的不同階段（如銷售投入期、正常居住期）考慮設(shè)計耐腐蝕、耐風(fēng)化的景觀鳥籠，為近六萬平方米的景觀綠化區(qū)增添盎然生機。2）建議在小區(qū)景觀隱蔽處設(shè)寵物廁所，并安放小沙鏟、塑料袋掛件或裝置，并考慮設(shè)置洗手取水點。3）z氣候濕熱，小區(qū)綠化面積大，容易滋生蚊蟲，建議設(shè)計安裝若干滅蚊設(shè)施；
3、建議把水體景觀燈、小品燈、地埋燈、照樹燈、草地?zé)舻确致吩O(shè)置開關(guān)，以方便在不同的時間段控制各回路照明，達(dá)到節(jié)能目的；
4、設(shè)計階段，園區(qū)景觀應(yīng)盡量避免有棱角的構(gòu)筑物或做圓弧處理；
5、踏步道路石材之間的空隙對老年人、穿高跟鞋的女士造成不便，踏步石之間的綠化難以養(yǎng)護(hù)，建議做硬化處理；
6、下圖中左邊的園區(qū)水景周圍應(yīng)采取右邊水景的處理方式，避免道路污水流入水景，造成污染；
7、園林道路應(yīng)設(shè)置路肩，避免泥沙隨雨水污染路面和避免行人踐踏綠化；
8、園區(qū)道路未設(shè)置殘疾人通道設(shè)置不夠人性化；
9、園區(qū)內(nèi)管道閥門固定螺栓未使用不銹鋼螺栓，對以后的檢修造成不便；
10、樓頂?shù)木坝^燈安裝位置不利于檢修，且在大風(fēng)的季節(jié)可能會有燈罩被吹落，造成安全隱患；
11、水景或泳池旁不宜栽種小葉類植物；
12、腳手架不宜直接放置在石材地面，會造成石材有銹跡，影響景觀品質(zhì)；
13、會所游泳池的消毒池周圍沒有安裝圍欄；
14、消毒池深度達(dá)到40公分，造成客人進(jìn)出消毒池不便，建議將深度改到20公分；
15、園區(qū)草坪燈地腳螺絲被回填土掩蓋，不便檢修，建議將燈的基礎(chǔ)高出回填土；
二、電梯系統(tǒng)
1、電梯轎廂地面與電梯廳地面設(shè)10°左右反坡，防止溢水進(jìn)入電梯井道，其他未裝修的電梯廳應(yīng)考慮此建議；
2、電梯廳及電梯轎廂內(nèi)應(yīng)設(shè)置到站提醒；以便提醒等候的客戶；
3、電梯轎頂上電子板應(yīng)有防水浸保護(hù)措施，防止電子板浸水損壞；
4、因本項目樓層較高建議設(shè)電梯樓層防搗亂功能，如有小孩頑皮，亂按電梯樓層按鈕，此功能可取消亂按樓層；
5、監(jiān)控中心應(yīng)安裝有電梯監(jiān)控屏，上有電梯的運行及樓層指示，并能鎖定電梯，并能將其降至于一層；
6、設(shè)電梯視頻樓層顯示裝置：可在電梯監(jiān)控圖像中迭加電梯運動方向的箭頭指示、樓層層數(shù)數(shù)字顯示，還可顯示物業(yè)管理信息，并配編輯功能，方便現(xiàn)場監(jiān)控以及日后有需要調(diào)取錄像時能很方便查看電梯運行方向、樓層，方便產(chǎn)品后期的管理與使用；
7、z地區(qū)多雨多臺風(fēng)，電梯機房的應(yīng)具有防水和散熱功能，建議做雙層，內(nèi)層是玻璃推拉窗，外層是百葉窗；
三、供配電系統(tǒng)
1、配電房內(nèi)只安裝了一個小型軸流風(fēng)機，不能滿足夏季高溫時期設(shè)備房的散熱效果，影響設(shè)備運行安全，建議增加強制排風(fēng)設(shè)備；
2、發(fā)電機房內(nèi)沒有設(shè)置強制送、排風(fēng)，只有自然進(jìn)風(fēng)，建議增加強制送、排風(fēng)設(shè)備；
3、發(fā)電機房內(nèi)墻上未安裝接地母排，不符合相關(guān)規(guī)范，需增加；并把發(fā)電機基座、燃油箱、油管、門等設(shè)備與接地母排連接；
4、發(fā)電機儲油室內(nèi)照明燈具不是防爆燈具，需更換；
5、建議強、弱電井內(nèi)設(shè)置工作插座和工作開關(guān)，以方便設(shè)備檢修及滿足臨時用電需求；
6、地下停車場與庭院燈建議分路間隔控制，以方便在不同的時間段控制各回路照明；
7、設(shè)備房門安裝防鼠板，電纜進(jìn)線口加防火泥等材料密封，防鼠進(jìn)入設(shè)備房咬斷線路；
8、電纜線槽在連接處應(yīng)做等電位連接，以策安全；
9、建議在非機動車庫內(nèi)增加充電插座并計量電表；
10、電源線路應(yīng)穿線管，不應(yīng)該使用黃臘管，這樣不利于線路的散熱和線路的維護(hù)；
11、按照國家規(guī)范每個接線點不應(yīng)超過2組線，存在安全隱患和以后的維護(hù)保養(yǎng)；
12、按照國家施工規(guī)范，開關(guān)的進(jìn)線端和出線端應(yīng)做好線路的來自某個開關(guān)箱和到某個配電線路；
13、電源線路在拐角處未做有效的絕緣防護(hù)，存在安全隱患；
14、避雷帶連接點應(yīng)做防銹處理；
15、樓頂風(fēng)機底座未做接地處理，電源線路在露天部位使用線槽，在下雨的天氣，雨水會進(jìn)入線槽，存在安全隱患；
16、樓頂?shù)姆汗鉄綦娫淳€路應(yīng)使用三芯電纜，并做好接地處理，保障安全；
17、天面的通道門未做接地，在存在雷擊的隱患；
18、所有的設(shè)備房門扇均未做接地處理，存在安全隱患；
19、發(fā)電機房消煙處理水泵上部裝置水龍頭，存在安全隱患；
20、發(fā)電機油箱未做沙池，存在消防隱患；
四、給排水
1、水泵房地面應(yīng)鋪設(shè)瓷磚；
2、水泵房控制柜與水泵隔離，建議水泵房控制柜在水泵房內(nèi)設(shè)有單獨的房間；
3、消防水池水箱設(shè)透明水位標(biāo)識，設(shè)檢修爬梯，同時需設(shè)計護(hù)攔，最好為不銹鋼材料制作；排水管徑大于80mm，水池底做坡面，水泵房最低處做60公分直徑、深50公分的集水坑；
4、建議在水泵房內(nèi)設(shè)置跑水聲光報警設(shè)備，報警信號連接至監(jiān)控中心；
5、消防泵風(fēng)葉防護(hù)罩凹陷，對消防泵的運作存在安全隱患；
6、消防泵房內(nèi)的消防管道壓力表裝置的未做過高，不利于觀察壓力指數(shù)；
7、消防管道和生活用水管道未做防銹處理；
8、消防管道支架未做減震處理；
9、生活水泵房控制柜上部未做窗扇，在下雨時雨水會飄到控制柜，存在安全隱患；
10、生活水泵房的供水管道支架未做減震處理；
11、生活水泵房電源箱上部的排水管道管頭未做封閉處理；
五、其它
1、消防箱報警線路應(yīng)做暗埋或穿硬質(zhì)線管，不應(yīng)該明裝使用軟管；
2、非機動車庫下地下室通道樓梯應(yīng)做護(hù)欄；
3、大堂天花裝修未預(yù)留檢修通道口；
4、一樓和地下室電梯廳墻面裝飾板太薄，只有5毫米，強度不夠，容易破損；
5、地下室消防箱未做防撞處理，應(yīng)做防撞護(hù)欄；
z城項目顧問咨詢組
顧問項目經(jīng)理（簽署）：
二〇一三年十二月五日
篇3：公司行政管理制度:證明函管理制度
公司行政管理制度：證明函管理制度
一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。
二、公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。
三、使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。
四、法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。
五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。
六、嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。
七、證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。
八、總經(jīng)辦應(yīng)妥善保管證明函存根。