物業(yè)質(zhì)量記錄及文檔管理程序

　　1.目的

　　為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門。

　　3.職責(zé)

　　部門/崗位工作職責(zé)

　　辦公室負(fù)責(zé)收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。

　　監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理

　　品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。

　　收集質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)，對其有效性負(fù)責(zé)。

　　保存最新有效的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)。

　　相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評估新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務(wù)或管理工作的影響，根據(jù)需要修改或出臺相關(guān)文件。

　　管理處、部門負(fù)責(zé)人具體指導(dǎo)本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料

　　4.定義

　　質(zhì)量記錄：體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含：書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。

　　5.方法和過程控制

　　5.1現(xiàn)場質(zhì)量記錄的管理

　　5.1.1做好清晰的標(biāo)識，確保現(xiàn)場質(zhì)量記錄無污損或破損等。

　　5.1.2班長以上管理人員應(yīng)檢查現(xiàn)場質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性，防止過期表格的誤用，對已失效的表格即時進(jìn)行作廢處理，并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。

　　5.1.3每次體系文件全面修改后，品質(zhì)管理部對各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進(jìn)行全面檢查。局部更改時，可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時進(jìn)行。

　　5.2 文件資料歸檔及管理要求

　　5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔，并須于首日開始進(jìn)行，最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。

　　5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務(wù)類別、表格類別(名稱)對已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進(jìn)行排序、編目，在文件盒(袋)的封面標(biāo)識文檔編號、文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表)，卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄，并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱，管理處/部門可根據(jù)實際情況增加附表。

　　文檔編號文檔名稱產(chǎn)生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期

　　5.2.3如資料是傳真件應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。

　　5.2.4歸檔資料應(yīng)盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄，除通用的培訓(xùn)(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室，其他記錄可長期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況，制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格，一份交管理處留存。

　　5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案，在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔，存放于管理處資料室。

　　5.2.6歸檔資料應(yīng)注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)、收回。體系文件不得隔夜外借。

　　5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)。

　　5.2.8《體系文件下發(fā)明細(xì)》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫，《標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫，經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后公布。

　　5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質(zhì)量記錄進(jìn)行報廢處理，報廢前應(yīng)填寫《質(zhì)量記錄報廢申請單》并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報廢處理。如超過保存期限，但有保存價值后期需備查記錄，可加蓋"作廢保留"章繼續(xù)保留。

　　5.3 文檔資料編碼規(guī)則

　　5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行，一般以一、二級目錄為文檔標(biāo)題。

　　5.3.2日常管理文檔編號方法為："部門漢語拼音簡稱+**"，如：城市花園為"CH01、CH02······"。

　　5.4重要資料管理

　　5.4.1工程資料

　　5.4.1.1工程檔案包括：

　　A.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工

　　E.其它必要資料

　　5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料，各管理處應(yīng)指定專業(yè)技術(shù)人員核對、接收，并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。

　　5.4.1.3如資料不全，應(yīng)及時向發(fā)展商索取，確保各類資料齊全。

　　5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應(yīng)商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表，以方便維修保養(yǎng)時查閱。

　　5.4.2顧客資料

　　5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。

　　5.4.2.2管理處控制中心應(yīng)有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查，清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況，并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。

　　5.4.2.3顧客檔案為機密資料，所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負(fù)有保密責(zé)任，未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負(fù)責(zé)人外，其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記，并經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。作廢顧客資料應(yīng)仔細(xì)粉碎或銷毀。

　　5.4.2.4如政府部門、司法機關(guān)因公需查詢，在對方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對無誤后方可提供其查詢，并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容，與被查資料一并保存。

　　5.4.3物業(yè)資料

　　5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。

　　5.4.3.2各管理處負(fù)責(zé)在房屋交付后三個月內(nèi)收集整理物業(yè)資料，并培訓(xùn)到相關(guān)人員。

　　5.4.4標(biāo)準(zhǔn)政策法規(guī)管理

　　辦公室各職能部門各使用部門

　　5.5電子文檔管理

　　5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件，存檔時郵件封面可不打印，但須保存郵件封面的電子文檔。

　　5.5.2管理處電子文檔應(yīng)統(tǒng)一管理，按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符，三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。　　5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作，管理軟件內(nèi)容須每月備份，每年初須對上年度重要電子文檔以光盤保存，并在《文件資料存儲清單》上登記。

　　5.5.4重要、機密的電子文檔須設(shè)置密碼后報管理處/部門經(jīng)理備案。當(dāng)事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。

　　6.支持性文件

　　TJzzWY6.3-Z01-02 《電腦及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理規(guī)定》

　　7.質(zhì)量記錄表格

　　TJzzWY 4.2.3-Z02-F1 《文件資料存儲清單》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F1 《標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)一覽表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F3《質(zhì)量記錄報廢申請表》

　　TJzzWY 4.2.4-Z01-F4 《工程圖紙清單》

篇2：公司文檔資料管理規(guī)定

　　公司文檔資料的管理規(guī)定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產(chǎn)，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規(guī)范，確保安全;

　　2、公司各部門負(fù)責(zé)管理與該部門有關(guān)的文件，如：銷售部門負(fù)責(zé)營銷檔案、客房往來資料、設(shè)計師、裝飾公司檔案(含協(xié)議)、市場訊息檔案等;財務(wù)部負(fù)責(zé)各類財務(wù)單據(jù)、銷售合同及其他檔案(如執(zhí)行價格、發(fā)放薪資依據(jù)文件);渠道部負(fù)責(zé)分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負(fù)責(zé)行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發(fā)文程序為：擬稿、自審、報經(jīng)理或副總經(jīng)理審核簽發(fā)、打印、發(fā)文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內(nèi)發(fā)文應(yīng)有統(tǒng)一的結(jié)構(gòu)與編號，要求文字精準(zhǔn)、條理清晰、層次分明、結(jié)構(gòu)緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發(fā))、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負(fù)責(zé)，依據(jù)事件大小、緊急程序進(jìn)行歸類，報送經(jīng)理閱示或發(fā)放各部門處理，重要文件轉(zhuǎn)辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應(yīng)依據(jù)機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發(fā))送由專人進(jìn)行，確保發(fā)送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應(yīng)確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負(fù)有保密的義務(wù)，造成資料外泄的，公司將依據(jù)事件影響追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權(quán)益無關(guān)的文檔，特殊情況經(jīng)公司經(jīng)理、副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應(yīng)將文檔分類立卷歸宗，方便調(diào)閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經(jīng)理、經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀;

　　12、移交檔案應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，確保檔案資料的完整。

篇3：X公司文檔資料統(tǒng)一管理制度

　　某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度

　　一、檔案資料的管理規(guī)定

　　1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。

　　2.由運營中心負(fù)責(zé)公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3.各部門例會和重要會議均要有會議紀(jì)要并提交運營中心。

　　4.所有業(yè)務(wù)合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業(yè)務(wù)部、財務(wù)部存檔，各業(yè)務(wù)部每月整理匯總合同清單。

　　5.圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、公司信函、會議紀(jì)要、公告等；

　　2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料；

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀(jì)要；

　　4、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件及其它相關(guān)重要證件的復(fù)印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設(shè)備記錄、績效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定

　　1、調(diào)用文檔要嚴(yán)格按照分級調(diào)用相關(guān)文檔的原則。

　　2、調(diào)用本部門文檔，須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。

　　3、調(diào)用外部門文檔，經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關(guān)調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。

　　4、未經(jīng)批準(zhǔn)任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔，違者按情節(jié)輕重予以處罰。