公寓項目營銷部辦公室文檔處理程序

　　營銷部基本上是群體性的工作，而辦公室整體運作檔案和系統、文書處理等則由營銷部秘書負責統籌和管理。

　　1、文件處理

　　營銷部文件處理可分為以下三點：

　　（1）營銷書信往來

　　處理所有有關客戶營銷的信件，來源大約分為：

　　①書信往來；

　　②電報、電訊；

　　③圖文傳真、電子郵件。

　　（２）營銷書信回復及處理

　　基本上所有客戶合同可分為兩大類：商務客戶協議書及旅行社合同。所有客戶合同均為公司之商業機密，必須由秘書或其指定之文職人員負責統籌編印及存檔之工作，任何人員未經許可不得攜離公司。所有經客戶及公司雙方簽署生效之合同書，其正本應有一獨立之檔案保存，而抄送一影印本于專門存放該客戶之有資料檔案內，以防遺失及備查。

　　２、檔案資料處理

　　基于營銷部與外界來往之文件比較多，所以檔案資料的處理必須系統化。

　　（１）營銷書信檔案的處理

　　營銷書信檔案基本上以書信、電報、電傳及圖文傳真等為主，處理方式如下：

　　①以上所有文件均要分門別類獨立處理，所有外來之信件按照其類別存放于有關之檔案內；

　　②所有營銷部發出之信件應有一影印本存放于獨立之主檔案內；此外，亦須影印一份存放于有關該事項或該公司資料的檔案內。

　　（２）團隊確認記錄檔案處理

　　所有團隊記錄檔案的處理包括內部及外部使用的處理如下：

　　①以每年、每月及每日為分隔；

　　②所有有關該團隊的文件，除了分派給有關部門外，還要影印一副本并連同該檔案一同存放。

　　（３）營銷報告檔案處理；

　　營銷報告檔案可分為預算報告、營銷探訪及旅行社產量貢獻報告，處理如下：

　　①每份報告要有獨立的檔案處理；

　　②營銷探訪報告須再以其公司之英語字母順序再行排列存檔；

　　簽署人：　zz物業管理有限公司

篇2：公司文檔資料管理規定

　　公司文檔資料的管理規定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。

篇3：學校后勤公司辦公室文檔員崗位工作職責

　　學校后勤公司辦公室文檔員崗位職責

　　（1）樹立全心全意為學校、公司和各部門服務的思想，接受任務態度積極、認真，熱愛本職工作。做到不遲到、不早退，有事向領導請假。

　　（2）按時保質保量地完成領導和各部門的文件、材料的打印、復印工作。及時將上級下發的文件送交于領導傳閱。

　　（3）增強工作責任心，提高工作效率，保證打印質量。節約紙張及其它文印用品，愛護、保養打印設備。

　　（4）嚴格執行保密制度，遵守保密紀律，凡尚未公布的事項概不外傳，所有打印文稿和接收文件均須建檔，并妥善保管，不許無關人員翻閱、接觸。

　　（5）嚴格檔案管理，認真整理、裝訂，歸類放置、妥善保管。

　　（6）認真做好公司報刊的訂閱、收取和發放工作。

　　（8）積極完成領導交辦的其它任務。