項(xiàng)目管理處資料室管理規(guī)定
一、目的
妥善保管管理處所有資料，以確保相關(guān)資料、質(zhì)量記錄保管的完整、有效，便于查找和借閱。
二、適用范圍
適用于**物業(yè)管理處。
三、職責(zé)
3.1部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督資料的保管工作。
3.2資料管理員負(fù)責(zé)管理處所有資料的存放及分類歸檔工作。
3.3各主管/主辦負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)各類質(zhì)量記錄表格的完整與收集工作。
四、方法與過(guò)程控制
4.1管理處收發(fā)文件和資料實(shí)行各辦公現(xiàn)場(chǎng)集中收集、資料管理員統(tǒng)一管理的原則。
4.2資料保管須根據(jù)公司的《質(zhì)量記錄及文檔管理程序》、《迎檢目錄》和體系文件要求進(jìn)行資料的分類歸檔和整理。
4.3資料柜須標(biāo)識(shí)清晰、明顯，以便于查找，并確保文件、資料、檔案的完整和安全。
4.4資料柜鑰匙由資料管理員和控制中心各持一套，其他人員不得持有資料柜鑰匙。
4.5資料管理員下班后要將所有資料柜上鎖，避免文件、資料及物品遺失。
4.6任何人員借閱文件，須由資料管理員負(fù)責(zé)查找和提供，其他人員不得自行取閱，文件資料須經(jīng)部門經(jīng)理或部門經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可借閱。
4.7借閱者須在及時(shí)歸還所借資料,資料員負(fù)責(zé)督促借閱人歸還文件或資料，檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符，并登記歸還人及歸還時(shí)間等，歸還的文件、資料要及時(shí)歸檔。
4.8屬公司和管理處保密級(jí)文件須妥善保管，不得放于桌面或抽屜內(nèi)，不得散播其內(nèi)容，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人員不得翻看、借閱，不得復(fù)印和帶離資料室。
4.9文件、資料須根據(jù)體系文件定期歸檔，對(duì)過(guò)期文件和資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，按填寫(xiě)《質(zhì)量記錄存儲(chǔ)清單》相應(yīng)欄目進(jìn)行報(bào)廢和銷毀處理。
4.10資料管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理，保持環(huán)境干凈、整潔；對(duì)破損、裝訂不牢固的文件、資料，須及時(shí)修補(bǔ)，并做防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等措施，以防檔案損壞，確保檔案的完整。
5.質(zhì)量記錄表格
《借閱登記表》
《文件資料存儲(chǔ)清單》
篇2：小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
小區(qū)物業(yè)管理處資料室管理規(guī)定
管理處收發(fā)文件、資料實(shí)行集中收集、統(tǒng)一管理，由資料室進(jìn)行科學(xué)的分類整理，確保文件、資料、檔案的完整、安全，便于查找、借閱，特制定以下規(guī)定：
1、資料室除資料管理員以外，其他人士未經(jīng)允許不得入內(nèi)；
2、資料室鑰匙由資料管理員、控制中心各持一套，行政后勤主辦持資料室門鑰匙一把，其他人員不得持有資料室鑰匙；
3、資料室內(nèi)存放的物品須放置在合理的位置，資料室管理員須定期對(duì)文件、資料、物品進(jìn)行整理，保持室內(nèi)環(huán)境干凈、整潔；
4、任何人不得在室內(nèi)吸煙、亂丟紙屑，吃東西等；
5、資料管理員下班后要將所有文件柜及資料室門上鎖，避免文件、資料及物品遺失；
6、文件、資料本著便于查找、借閱的原則，分類擺放，標(biāo)識(shí)清晰、明顯；
7、任何人員到資料室借閱文件，須由資料室管理員負(fù)責(zé)查找提供，其他人員不得自行取閱，文件資料須經(jīng)經(jīng)理或經(jīng)理授權(quán)人批準(zhǔn)后，方可借閱。
8、資料員負(fù)責(zé)催促借閱人及時(shí)歸還文件或資料，檢查歸還文件、資料是否與借出文件內(nèi)容相符，并登記歸還人及歸還時(shí)間等，歸還的文件、資料要及時(shí)歸檔；
9、屬保密級(jí)文件要妥善保管，不得放于桌面或抽屜內(nèi)，不得散播其內(nèi)容，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人員不得翻看、借閱，不得復(fù)印和帶離資料室。
10、文件、資料要定期歸檔，對(duì)過(guò)期文件、資料經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，按批準(zhǔn)意見(jiàn)進(jìn)行報(bào)廢、銷毀等處理；
11、對(duì)破損、裝訂不牢固的文件、資料要及時(shí)修補(bǔ)，并做防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵等措施，以防檔案損壞，確保檔案的完整；
12、使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí)，注意節(jié)約成本，杜絕浪費(fèi)行為，并自覺(jué)做好登記。