物業(yè)公司檔案管理規(guī)定（十二）
（一）總則
公司實行“統(tǒng)一領(lǐng)導，各負其責。分級歸檔，集中管理”的原則。
公司的檔案是公司全體員工在日常工作中直接形成，能反映公司日常活動，業(yè)務往來，重要事項、歷史沿革、人員變化等重要的各種資料。其特點是有重要保存價值。包括計算機文字、書面文稿、圖紙、圖表、照片、聲像等資料。
在工作中形成的具有保存、查考價值的各種信息載體的項目資料均要立卷、歸檔。
公司的所有工作人員應嚴格按照規(guī)定，定期向本部門移交，在一個工作周期內(nèi)自己經(jīng)手的各種檔案資料。任何人不得據(jù)為己有。
（二）管理機構(gòu)和崗位職責
公司的檔案管理工作為總經(jīng)理負責制。公司設(shè)立檔案室，行政人事部門負責公司檔案的集中管理工作。辦公室定期到各部門，復制各部門計算機內(nèi)所形成的文字資料和圖片資料。每個年度的一月份，到各部門指導督促催辦檔案的立卷歸檔和上繳保管工作。各部門的經(jīng)理為本部門檔案管理的負責人，各部門指定一名工作人員為兼職檔案員，經(jīng)辦本部門檔案的管理工作。
行政人事的檔案管理職責是，掌握國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策的動態(tài)，做好信息的傳達工作，根據(jù)國家有關(guān)的檔案法規(guī)、規(guī)定、政策變化和公司領(lǐng)導的指示及時調(diào)整公司的管理制度；檢查、指導和督促各部門的檔案工作，組織對有關(guān)人員的培訓。檔案的編目工作均由辦公室按照檔案編目要求統(tǒng)一進行。保證檔案的齊全完整，并使每個部門的檔案在公司檔案管理體系中形成一個有機的整體。
（三）歸檔范圍
1、各類請示，報告，會議紀要。
2、意向書、協(xié)議書、項目申請書，
3、重要的治談和會議記錄、備忘錄，
4、開發(fā)項目機會性分析可行性研究報告
5、公司資信變動情況，
6、外出考察、調(diào)查培訓等活動中形成及收集的材料(包影像資料)，
7、企業(yè)負責人，名單，及人選情況，
8、合同、章程，
9、向上級單位上報的報告書及批復，
10、有關(guān)部門出具的證明制將：
11、營業(yè)合法證件(包括企業(yè)負責人證件)，
12、營業(yè)執(zhí)照和營業(yè)證書內(nèi)容文稿，
13、企業(yè)代碼證書等。
14、與重要的客戶來往的信件、函電，
15、歷年工作總結(jié)，
16、年度預算報告；
（四）立卷程序
根據(jù)“誰辦誰立卷”的原則，項目協(xié)議、合同簽訂或重要的文檔資料形成后，經(jīng)辦人要建立檔案材料收集袋，隨時積累材料。
對每年年度內(nèi)各部門形成的文件材料立卷、歸檔，上交辦公室后，辦公室按照文件的重要程度應劃分永久、長期、短期保管期限。
（五）管理與利用
1、公司辦公室應建立檔案的統(tǒng)計登記表，完善借閱制度。對檔案的收進、移出、保管、利用等隋況進行精確的統(tǒng)計并注意收集檔案的利用效果。
2、檔案存放案卷的箱柜必須堅固，并有防盜、防潮防高溫、防蟲鼠、防潮、肺塵等設(shè)施。定期檢查檔案曲保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案應及時修補和復制。
3、檔案管理人員調(diào)動工作時，應在離職前辦理交接手續(xù)
4、辦公室根據(jù)工作需要，編日常管理與查詢系統(tǒng)，編制各種必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，力求查找方便，調(diào)卷迅速準確，積極為一線部門提供服務。
5、檔案的移交、鑒定與銷毀
各部門凡以公司名義行文所形成的檔案應在第二年的上半年向公司檔案室移交，交接取方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字蓋章手續(xù)。移交目錄一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。
各部門在人員發(fā)生變化時，應及時辦理檔案移交手續(xù)。按照工作移交的有關(guān)規(guī)定，列出清單，部門經(jīng)理作為監(jiān)交人，負責清點核對檔案的移交工作。
辦公室應根據(jù)保管期限的規(guī)定，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。鑒定檔案應在本單位主管領(lǐng)導主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務部門組成的鑒定小組共同進行。鑒定結(jié)束后應自本單位領(lǐng)導提出鑒定報告。
經(jīng)過鑒定失去保存價值的檔案，要登記造冊，經(jīng)本單位領(lǐng)導審批后方可銷毀。銷毀檔案應指定兩人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊簽字。
（六）考核與獎懲
對于將材料散存在個人手中，歸為已有，不按要求立卷、歸檔、上交者，辦公室應寫出書面報告，上報公司領(lǐng)導做出處理意見。
對于丟失、銷毀、出賣、私自攜帶出公司者，將視情節(jié)輕重，給子處理，問題嚴重的，按照《中華人民共和國檔案法”》有關(guān)
規(guī)定處理。對于完成好的部門和個人，公司將予以表彰和獎勵。
（七）其它
其它檔案，參照國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
篇2：物業(yè)檔案管理工作概述
物業(yè)檔案管理工作概述
一、物業(yè)檔案的概念
(一)檔案的前身
檔案來源于文件，文件是檔案的前身。一切檔案都是在文件使用完畢或辦理完畢后轉(zhuǎn)化而來的。
“文件”廣義指組織或個人為處理事務而制作的記錄有信息的一切材料，是人類記錄、傳遞和貯存信息的一種工具。一份文件產(chǎn)生后有一段時間的現(xiàn)行效用，這時被稱為“現(xiàn)行文件”。這一段時間過后，其現(xiàn)行效用消失，但仍有查考價值，便稱為“歷史文件”，經(jīng)過系統(tǒng)化、有序化的整理，組成案卷繼續(xù)保存。在很多場合，“歷史文件”被認為是“檔案”的同義詞。
在國外檔案學界，多用“......的文件”或“......的文獻”等以“文件”為上位概念的提法來定義檔案。國際檔案理事會主持編纂的《檔案術(shù)語辭典》(1984)將檔案描述為“由那些形成他們的人或由他們的職能繼任者為了自己利用的目的或因為他們的檔案價值，經(jīng)過挑選或未經(jīng)挑選的、由某個適當?shù)臋n案館永久保存的非現(xiàn)行文件”。而對“文件”則解釋為“由一個團體、機構(gòu)、組織或個人在履行其法律義務時或在各種具體事務活動中形成或收到和保管的記錄信息，不管其形式和載體如何。”
在我國檔案界，以“文件”為屬概念也是檔案定義的一種主要模式。何魯成所著的《檔案管理與整理》(1937)是我國檔案學形成時間內(nèi)容比較系統(tǒng)的一本書，其中指出：“文件未必一一歸檔保存，唯須長期保存而留待參考者方可作為檔案，其中包括機關(guān)內(nèi)所收入及發(fā)出之公布的意思表示之文件及附件。”
(二)檔案的定義
“檔案”一詞在我國始見于明代，但最經(jīng)常被引用的出處是清康熙十九年(1680年)的《起居注》。該年十月，在批閱秋審眾犯冊時，“上問：‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何?’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。’”
我國對檔案學的研究從本世紀二三十年代開始。至今，全國檔案界對檔案一詞的定義多有論及，提法各異。何魯成在《檔案管理與整理》中寫道：“檔案者乃已辦理完畢歸檔后匯集編制留待參考之文書。”1960年第一期《檔案工作》雜志社論中寫道：“檔案是本機關(guān)在工作和生產(chǎn)中形成的，具有一定保存價值的，并且經(jīng)過立卷歸檔，作為真實的歷史記錄集中保管起來的各種文書材料(包括技術(shù)、影片、照片、錄音帶等等)。”1985年國家標準局發(fā)布的《情報與文獻工作詞匯基本術(shù)語》和《檔案著錄規(guī)則》中檔案定義為“國家機構(gòu)、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。”1996年7月5日修正公布的《中華人民共和國檔案法》從法的角度規(guī)定了檔案的范圍：
檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄(《中華人民共和國檔案法》第二條)。
(三)物業(yè)文件與物業(yè)檔案
物業(yè)管理工作形成的文件主要有兩大部分，即物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件和物業(yè)管理實際操作接收和形成的多種專業(yè)性文件。這些文件完成了現(xiàn)行功能之后，就過渡為物業(yè)檔案。
物業(yè)管理公司日常運作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、財務管理文件等。物業(yè)管理處接收的專業(yè)性文件包括接管驗收時接收房屋的建筑工程資料、設(shè)備和產(chǎn)權(quán)資料；形成的專業(yè)性文件包括住戶入住后不斷形成并補充的業(yè)主(住用人)資料；常規(guī)物業(yè)管理過程中形成的物業(yè)維修文件、物業(yè)租賃文件和管理服務文件；物業(yè)管理公司開辦多種經(jīng)營活動形成的經(jīng)營管理文件等。
但是，物業(yè)管理工作中可能出現(xiàn)的文件并不都是物業(yè)檔案，對照檔案法對檔案的規(guī)定，物業(yè)檔案可以定義為：國家機構(gòu)、社會組織和個人從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
(四)物業(yè)檔案概念的構(gòu)成要素
與廣義的檔案一樣，物業(yè)檔案的定義也有四個構(gòu)成要素：
1.檔案的形成者
即國家機構(gòu)、社會組織以及個人。對于物業(yè)檔案來說，其形成者主要是指物業(yè)管理公司、物業(yè)管理人員及物業(yè)的使用者。此外，物業(yè)檔案中也有部分文件的形成者是物業(yè)的開發(fā)商(項目的報批文件)、設(shè)計者(工程設(shè)計圖紙)、承建商(物業(yè)的建筑文件)以及政府有關(guān)部門如計委(資金來源文件)、國土局和房管局(房產(chǎn)證明文件)、城市規(guī)劃局(報建文件)等。
2.檔案的內(nèi)容
即檔案所記載的知識信息，就是人們在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動中獲得的信息。對于物業(yè)檔案來說，就是指物業(yè)管理各項工作中的知識信息，如物業(yè)租賃、小區(qū)規(guī)劃、園林綠化、房屋維修、住戶情況、資金使用、經(jīng)營服務等信息。
3.檔案的形式
指文種形式、載體形式、信息記錄和表達形式。無論哪類檔案，其文種形式都可以是公文、合同、證書、書稿等；其載體形式可以是紙張、磁帶、膠片等；其信息記錄形式可以是手寫、印刷、攝影、錄音等；其信息表達形式可以是文字、圖形、聲像等。例如物業(yè)公司的人事檔案以公文為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以文字為主要信息表達形式；物業(yè)的建筑工程檔案以圖紙為主要文種形式、以紙張為主要載體形式、以圖形為主要信息表達形式；安全監(jiān)控檔案則以磁帶為主要載體形式、以聲音及圖像為主要信息表達形式。
4.檔案的本質(zhì)
即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物，--如文件、圖書、情報資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件，因為文件是現(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報資料，因為檔案是第一手的原稿，而圖書、情報資料則可以一版再版。以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實際工作時填寫、審批人員核準，是未經(jīng)任何加工、改動的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進行時，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗收、費用核算清楚后，它便成了對歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，體現(xiàn)出檔案的歷史性。而且這一原始文件只有在工作進程中才能形成，如果當時沒有形成或形成后沒有注意保存，事后就很難補救了。
二、物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動中的地位
作為一項經(jīng)營管理活動，物業(yè)管理的主要對象就是物業(yè)及其使用者，如果對此二者沒有充分的認識和了解，管理活動就無法進行。由于物業(yè)管理機構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者，在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系，所以要認識和了解他們，就只有通過積累在接觸中產(chǎn)生的各種經(jīng)驗，以此作為判斷和管理的依據(jù)，物業(yè)檔案就是對這些經(jīng)驗最忠實的記錄。
物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費用、開發(fā)經(jīng)營活動等，都要用到物業(yè)檔案。
例如，某住戶在收樓后準備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好，甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至會需要重新測量，這就造成了不必要的浪費。
再比如，一個小區(qū)建成入住后，有住戶發(fā)現(xiàn)防盜門的對講機有故障，由物業(yè)管理公司維修后恢復正常。如果有檔案記載這種帶對講機的防盜門的生產(chǎn)廠家和施工安裝部門，就很容易找到責任者，并且可以分析原因，對可能有同樣故障的其他防盜門進行檢查，防患于未然；如果物業(yè)檔案中沒有相關(guān)記載，就只能壞一個修一個，可能導致重復勞動。
物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案更是進行物業(yè)管理不可稍離的參考和依據(jù)。從安全保障的角度來講，物業(yè)管理人員必須知道每幢房屋的業(yè)主和住戶的基本資料，以便在有意外情況時可以聯(lián)絡(luò)；從經(jīng)營服務的角度來講，住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營服務方向和策略的基本依據(jù)。
物業(yè)管理行為自產(chǎn)生至今只有百余年，我國引進這一模式僅僅十幾年，在這樣短的時間里，物業(yè)管理人員已經(jīng)意識到物業(yè)檔案的管理有規(guī)范化的必要，這就充分說明了檔案在物業(yè)管理工作中的重要性。正是由于充分認識到這一點，人們才日益重視物業(yè)檔案的科學管理。
三、物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化
(一)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的含義和內(nèi)容
管理現(xiàn)代化就是把管理工作信息化和最優(yōu)化。隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標邁進，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢。
檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵包括兩方面：一是指現(xiàn)代科學技術(shù)和方法的應用；二是要達到優(yōu)化、取得最佳效益。對物業(yè)檔案管理來說也是如此。
當前，檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容如中國檔案學會1990年10月召開的《中國檔案管理現(xiàn)代化學術(shù)討論會》所概括的：“一是在檔案管理中使用現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備，二是運用科學方法對檔案實施規(guī)范化、制度化、程序化的管理。”這一概括并不專指某些門類檔案，無論具體到哪個行業(yè)--包括物業(yè)管理行業(yè)，檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容都可以理解為現(xiàn)代化技術(shù)手段和現(xiàn)代管理科學方法的結(jié)合。現(xiàn)代化技術(shù)手段的運用包括：檔案信息處理現(xiàn)代化--以計算機技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)；新型載體檔案的管理；檔案保護設(shè)施、技術(shù)現(xiàn)代化。現(xiàn)代管理科學方法的運用就是推行標準化，運用目標管理、全面質(zhì)量管理、系統(tǒng)工程、定量化管理等先進方法，配合現(xiàn)代技術(shù)手段，有效地提高檔案管理效率和質(zhì)量，取得優(yōu)化效益。
檔案管理現(xiàn)代化的實質(zhì)就是檔案管理技術(shù)的變革。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，每個時代都有各自的現(xiàn)代化內(nèi)容，現(xiàn)代化是永無止境的發(fā)展過程和趨勢，是相對于各個時代的動態(tài)概念。因此，只有時刻關(guān)注先進技術(shù)的應用，不斷學習，調(diào)整管理現(xiàn)代化的對策，檔案管理工作才能緊跟時代。
(二)物業(yè)檔案管理標準化
標準是“衡量事物的準則”(《辭海》)，是“對重復性事物和概念所做的統(tǒng)一規(guī)定。它以科學、技術(shù)和成熟的綜合成果為基礎(chǔ)，經(jīng)有關(guān)方面協(xié)商一致，由主管機關(guān)批準，以特定形式發(fā)布，作為共同遵守的準則和依據(jù)。”(《標準化基本術(shù)語》)
《中華人民共和國標準化法》規(guī)定，標準化工作的任務是“制訂標準、組織實施和對標準的實施進行監(jiān)督”。
標準化是組織現(xiàn)代化生產(chǎn)的重要技術(shù)基礎(chǔ)，是科學管理的重要組成部分。檔案管理標準化是以檔案管理、檔案科學技術(shù)研究等工作領(lǐng)域中重復性的事物和概念為對象，制訂、修訂各類別、各層次的標準，并將其付諸實施的過程和結(jié)果。在對檔案管理現(xiàn)代化的認識上，部分觀點將推行標準化作為檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容之一。
我國現(xiàn)行的檔案管理標準包括基礎(chǔ)標準、業(yè)務技術(shù)標準和相關(guān)標準，國家檔案局編制的《檔案工作標準體系表》大致涵蓋了檔案管理工作領(lǐng)域內(nèi)所有的標準。由于物業(yè)管理工作在我國僅有十幾年歷史，物業(yè)檔案管理更是檔案行業(yè)和物業(yè)管理行業(yè)中雙重的新課題，所以國內(nèi)尚未制訂出關(guān)于物業(yè)檔案管理的標準。在具體工作中，應盡量參照各相關(guān)標準，如《檔案著錄規(guī)則》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《檔案號編制規(guī)則》、《檔案工作基本術(shù)語》等作為工作指導。對一些較為成熟的物業(yè)管理公司來講，如果條件具備，完全可以自行制訂本公司的物業(yè)檔案管理標準。
(三)現(xiàn)代化對物業(yè)檔案工作人員的要求
檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善深化的過程，這一過程也要求檔案人員不斷提高自身的素質(zhì)，包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等。
樹立科技進步和科學管理的觀念是提高人員現(xiàn)代化意識的基礎(chǔ)。既然現(xiàn)代化是一個永無止境的進程，人員也就必須習慣于不斷反省、不斷思變，在總結(jié)經(jīng)驗、著手當前的同時放眼未來。既然物業(yè)檔案管理是一個新課題，就意味著可挖掘的巨大潛力和許多有待完善的地方，只有具備了思想意識基礎(chǔ)，才可能適應未來的發(fā)展。
實現(xiàn)物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化，要求工作人員具有較高的知識化和專業(yè)化水平。調(diào)整知識結(jié)構(gòu)一靠對已從業(yè)的人員進行培訓教育，二靠補充高素質(zhì)的人員。但是，即使是暫時屬于高素質(zhì)的人員，如果停止進修，也會很快因知識老化而被淘汰。
現(xiàn)代化技術(shù)和手段的采用，給物業(yè)檔案工作者提供了先進的工作手段，這就要求各崗位的工作人員都要對所使用的先進設(shè)備有所了解，不僅能夠操作使用，還要學會維修，甚至改進。
四、物業(yè)檔案的分類
(一)檔案的分類
檔案的分類即檔案種類的劃分，也就是根據(jù)一定的標準，按照檔案的異同點對檔案進行分門別類。檔案的分類可因時期、場合、對象、范圍的不同而不同，但綜合多年來我國檔案界出現(xiàn)過的諸多檔案分類，我們將檔案的分類概括為兩種類型：一是檔案實體分類；二是檔案信息(內(nèi)容)分類。
1.檔案實體分類
檔案實體分類，就是以檔案實體即檔案原件為分類對象，按照檔案的形成特點和歷史聯(lián)系，把檔案逐級分為多種類別。檔案實體分類包括三個層次：
(1)國家檔案整體的分類
這是對國家全部檔案進行的最高層次的分類，是按照檔案的若干重要屬性(歷史時期屬性、形成機關(guān)的級別屬性、地區(qū)屬性、專業(yè)部門屬性、檔案制成材料屬性等)，從幾個主要方面將國家檔案總的分成若干基本的部類。這種分類是全國各級各類檔案館的設(shè)置以及國家檔案在檔案館中合理分布的依據(jù)。例如，我國按照檔案的歷史時期屬性建立有中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中央檔案館；按照檔案形成機關(guān)的級別屬性建立有中央級和地方級的檔案館；按照檔案的專業(yè)部門屬性建立有專業(yè)部門檔案館；按照檔案制成材料的特殊性質(zhì)建立有照片檔案館、電影資料館等。
(2)檔案館館藏檔案的分類
這是對一個檔案館全部檔案的分類，一般以全宗作為分類的基本單位。根據(jù)每個檔案館館藏全宗情況不同，可按全宗所屬的歷史時期、部門系統(tǒng)或其他系統(tǒng)進行分類。這種分類對檔案館檔案的分庫管理和檔案排架的合理化起指導和組織作用。例如，我國各地方綜合性檔案館，首先按歷史時期劃分為中華人民共和國建國前檔案和建國后檔案；建國后檔案又按部門系統(tǒng)劃分為工交系統(tǒng)全宗群、農(nóng)林水利系統(tǒng)全宗群、財貿(mào)系統(tǒng)全宗群等。
(3)全宗內(nèi)檔案的分類
這是對一個全宗的全部文件的分類，一般是按組織機構(gòu)、年代、職能、專題、文件名稱、作者、地區(qū)等特征進行分類。例如，一個機關(guān)的全部檔案可以按組織機構(gòu)分為辦公室、組織部、宣傳部、財務等若干類；一個企業(yè)的全部檔案可以按照職能分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、財務會計類等。
我們通常所說的檔案分類，主要是指檔案實體的分類。
2.檔案信息(內(nèi)容)分類
檔案信息(內(nèi)容)分類，也稱為檔案檢索分類，就是以檔案所記述的內(nèi)容為對象，依據(jù)內(nèi)容所反映的社會實踐活動的性質(zhì)，按照邏輯方法進行統(tǒng)一分類。這種分類不受檔案所屬全宗的限制，主要用于編制分類目錄、開展檔案信息的機械化和自動化檢索，一般不適用于檔案實體的分類。為了建立統(tǒng)一的檔案檢索系統(tǒng)，我國于1987年出版了《中國檔案分類法》，并附有《檔案分類標引規(guī)則》、《〈中國檔案分類法〉類目細分規(guī)則》，作為全國通用的檔案分類標準。
檔案實體分類和檔案信息(內(nèi)容)分類，是功能和體系不同的兩種分類法。在具體運用這兩種不同分類法時，一方面必須明確不同的分類對象，一方面要使這兩種分類相互配合，以使檔案的日常管理和檔案信息資源的開發(fā)途徑，能更加多樣、科學、方便。
在檔案管理實踐中，出于方便實際管理工作的需要，可以將一個全宗的檔案按內(nèi)容性質(zhì)分為普通檔案和專門檔案兩大類，并把普通檔案分為文書檔案、科技檔案和聲像檔案三個小類。文書檔案是指該單位在制定或執(zhí)行方針、政策、法規(guī)、計劃、指導或匯報工作、總結(jié)經(jīng)驗、進行交往等社會管理活動中形成的，主要以文字為記錄形式的檔案，包括日常管理工作檔案、黨群工作檔案、已故人員檔案、榮譽檔案等；科技檔案是指記述基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)和自然科學研究等活動的檔案，包括設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等；聲像檔案是指以化學合成材料--膠片、磁帶等為載體，以聲音和影像為記錄方式的檔案。而專門檔案則是專指本單位相對說來較具專門性的業(yè)務工作活動形成的，別的單位沒有的檔案，如物業(yè)管理公司的物業(yè)管理專門檔案。由于這種劃分方法具有一定的合理性和適用性，因此一直被廣泛采用。
(二)物業(yè)檔案的分類
物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也不斷增加，但總的來看，物業(yè)檔案基本上可分為兩大部分：一部分是物業(yè)公司日常運作形成的普通檔案，包括黨群工作檔案、行政管理和經(jīng)營管理檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會計檔案、人員檔案、科研檔案、聲像檔案、榮譽檔案等；另一部分是基層物業(yè)管理處日常運作形成的物業(yè)管理專門檔案，包括物業(yè)清冊、物業(yè)維修檔案、物業(yè)租賃檔案、業(yè)主及住戶檔案、物業(yè)管理服務檔案等。
1.黨群工作檔案。是物業(yè)管理公司開展黨委、工會、團委工作時形成的各類文件材料。
2.行政管理和經(jīng)營管理檔案。這是物業(yè)管理公司在日常公務活動、內(nèi)部管理工作及開展經(jīng)營活動中形成的檔案。
3.基建檔案。是指在各種建筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用維修活動中形成的科技檔案。對物業(yè)管理公司來說，主要是指在接管驗收開發(fā)建設(shè)單位移交的新建物業(yè)或接管驗收已經(jīng)投入使用的原有物業(yè)時所收到的文件、圖紙材料，以及在以后的物業(yè)管理活動中對物業(yè)進行較大規(guī)模的改建、擴建、維修、養(yǎng)護時所形成的文件、圖紙材料。
4.設(shè)備檔案。是指作為物業(yè)管理公司固定資產(chǎn)的機器設(shè)備、儀器儀表等的檔案。包括有關(guān)車輛、通信設(shè)備、復印機、計算機等的說明書、安裝維修記錄等的文件、圖紙材料。
5.會計檔案。是指物業(yè)管理公司在經(jīng)濟管理和各項會計核算活動中直接形成的作為歷史記錄保存起來的文件材料。包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等。
6.人員檔案。是指物業(yè)管理公司在人事管理活動中形成的，記述和反映本公司員工各方面情況的檔案。
7.科教檔案。主要是指物業(yè)管理公司對員工進行崗位培訓等繼續(xù)教育所形成的檔案。
8.物業(yè)管理專門檔案。是指在開展具體的物業(yè)管理活動中形成的，反映物業(yè)狀況、業(yè)主和住戶變遷以及物業(yè)管理部門的管理、服務、經(jīng)營活動情況，具有查考利用價值的各種形式的文件材料。
(1)物業(yè)清冊：全面反映所有物業(yè)單元的自然狀況及權(quán)屬狀況的文件材料。
(2)物業(yè)維修檔案：物業(yè)中各單元在進行維修時所產(chǎn)生的一系列文件材料。對于整棟大樓或公共設(shè)施的維修養(yǎng)護所形成的文件材料屬于基建檔案。
(3)物業(yè)租賃檔案：物業(yè)管理部門在開展租賃業(yè)務時所形成的原始的文件材料。
(4)業(yè)主及住戶檔案：反映物業(yè)中各單元的業(yè)主及住戶的具體情況的文件材料。
(5)物業(yè)管理服務檔案：物業(yè)管理部門在開展綠化、環(huán)衛(wèi)、保安、車輛管理等管理工作及為住戶提供委托服務、開展經(jīng)營活動時所產(chǎn)生的文件材料。
五、物業(yè)檔案的特點和作用
(一)物業(yè)檔案的特點
物業(yè)檔案與其他類型檔案相區(qū)別的主要部分就是物業(yè)管理專門檔案，因此，物業(yè)檔案的特點主要也就是物業(yè)管理專門檔案的特點。
物業(yè)管理專門檔案和其他檔案相比較，有一些突出的特點。比如，檔案的形成領(lǐng)域較為局限、組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定及檔案的動態(tài)性、完整性等。認識和研究這些特點，對掌握物業(yè)管理專門檔案的運動規(guī)律，開展物業(yè)檔案工作，實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學管理和開發(fā)物業(yè)檔案信息，具有重要的指導意義。
1.形成領(lǐng)域較為局限。物業(yè)管理工作，它涉及的方面很具體：管理的對象是物業(yè)，服務的對象是物業(yè)的業(yè)主或住用人。因此，在物業(yè)管理活動中形成的物業(yè)管理專門檔案的文件材料，也必定只能形成于與物業(yè)有著密切聯(lián)系的領(lǐng)域。
2.檔案的動態(tài)性較強。有關(guān)物業(yè)的情況通常不會是一成不變的。物業(yè)可能需要進行維修、養(yǎng)護，業(yè)主可能因物業(yè)的買賣、交換、繼承等權(quán)屬變更而變更，住用人更有可能因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動，因此，相對應的物業(yè)及人的文件材料也要不斷地添加到檔案中去，從而形成物業(yè)管理專門檔案的一個顯著特點--動態(tài)性較強。
3.組成檔案的文件材料較為穩(wěn)定。物業(yè)管理工作雖然繁瑣但并不復雜，每一項物業(yè)管理活動在走上正軌后就按照一定的程序重復進行，因此所形成的檔案的文件材料也比較穩(wěn)定，且常常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。物業(yè)管理專門檔案文件材料的穩(wěn)定性使得物業(yè)檔案開展標準化管理和計算機管理具備了最基本的條件。
4.檔案的完整性。物業(yè)管理專門檔案是以一個物業(yè)單位為對象組織案卷的，該物業(yè)不管發(fā)生何種變化，所產(chǎn)生的文件材料都須添加進去，因此，每一份檔案案卷都是一個有機的整體，全面反映了一個物業(yè)單位的變遷過程，體現(xiàn)出一種完整性。
5.和人們的日常生活息息相關(guān)。物業(yè)管理活動是圍繞人們的日常生活而開展的，沒有哪一種檔案會像物業(yè)檔案這樣與人們的日常生活有著如此密切的聯(lián)系。許多檔案如機關(guān)文書檔案、審計檔案、訴訟檔案等在歸檔以后通常就較少被利用，因為人們的日常生活很少會涉及到這些檔案，而物業(yè)檔案則會隨著物業(yè)的裝修、租賃、再裝修、再租賃等活動的需要而不斷地被調(diào)閱。
6.公開性和隱密性并存。物業(yè)檔案和某些檔案如產(chǎn)權(quán)檔案、人事檔案相比，具有一定的公開性，因為物業(yè)檔案記錄著有關(guān)物業(yè)及對物業(yè)進行管理的情況，這部分檔案內(nèi)容對與本物業(yè)有關(guān)的所有人員來說都是公開的，像物業(yè)的維修檔案，有關(guān)綠化、環(huán)衛(wèi)、保安的檔案等。但物業(yè)檔案又具有一定的隱密性，因為它也包含著大量的隱私內(nèi)容和一定的公司機密，這部分檔案內(nèi)容是不便于公開的，如住戶的個人資料、物業(yè)中各個單元的產(chǎn)權(quán)資料、公司的重大決策等。
(二)物業(yè)檔案的屬性和價值
通常所說的檔案價值是指檔案的利用價值，即檔案對社會實踐活動的作用。構(gòu)成價值的客觀基礎(chǔ)是客體的屬性，所謂檔案的價值也就是檔案的屬性與人們的社會需要的統(tǒng)一。
與廣義的檔案一樣，物業(yè)檔案的屬性包括本質(zhì)屬性和一般屬性。
檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，是構(gòu)成檔案特殊價值--憑證價值的基礎(chǔ)。從檔案的形成來看，它是在一項工作的進行過程中即時形成或從當時使用的文件轉(zhuǎn)化而來的，不是事后另行編制的，因此它客觀地記錄了事物發(fā)生發(fā)展的歷史，是有說服力的歷史證據(jù)。例如大廈的安全監(jiān)控錄像，在有必要查證出入情況時，它是最能令人信服的證據(jù)。這是因為它記錄的是當時的出入人物，而非其他時候人為組織拍攝的錄像片。另一方面，在檔案本身的物體形態(tài)上保留著真切的歷史標記，例如監(jiān)控錄像上有某人進出大廈的影像，這是既不能篡改又不能抹殺的，具有法律效力。所以說原始記錄性決定了檔案的憑證價值。
檔案的一般屬性是指文化屬性、知識屬性和信息屬性。檔案的這些屬性是構(gòu)成其一般價值--參考價值的基礎(chǔ)，而人們獲取這些知識、情報的需求使檔案的參考價值得以體現(xiàn)。在物業(yè)檔案中，住戶檔案包含了各家庭的人口結(jié)構(gòu)、出入規(guī)律、愛好習慣、生活需求等信息，在需要決定物業(yè)管理的經(jīng)營服務方向時，這些信息就是可靠的參考基礎(chǔ)。當然，發(fā)揮物業(yè)檔案參考價值的前提是檔案必須真實可靠，這一點就取決于日常的收集積累是否認真了。
(三)物業(yè)檔案的作用
正確評價物業(yè)檔案的作用，可以深化人們對它的認識，有利于物業(yè)檔案工作的發(fā)展。
物業(yè)檔案最重要的內(nèi)容是物業(yè)管理專門檔案，它包括兩個部分：一部分是物業(yè)本身的檔案，包括開發(fā)建設(shè)成果的記錄和物業(yè)公司接管后對物業(yè)進行維修養(yǎng)護和更新改造情況記錄；另一部分是物業(yè)業(yè)主和住用人的檔案，包括業(yè)主、住戶的姓名、家庭成員情況、工作單位、聯(lián)絡(luò)電話或地址、租金、管理費繳交情況等。物業(yè)檔案的作用主要體現(xiàn)在這兩部分檔案上。
1.物業(yè)本身的檔案是物業(yè)管理中維修養(yǎng)護、更新改造所必不可少的重要依據(jù)。日新月異的科學技術(shù)發(fā)展和人們對居住需求的不斷提高，使現(xiàn)代建筑工程進入地下和埋入建筑體內(nèi)部的管線、設(shè)施越來越多，越來越復雜。這些工程一旦發(fā)生故障，物業(yè)本身的檔案就是寶貴的財富。它可以使物業(yè)的維修、養(yǎng)護工作事半功倍，省時省力并減少對住戶的影響。因此，開發(fā)建設(shè)單位應該將開發(fā)建設(shè)的物業(yè)檔案材料在移交物業(yè)管理時同時移交給物業(yè)管理單位；更換物業(yè)管理單位時，原物業(yè)管理單位也應該將物業(yè)開發(fā)建設(shè)的檔案材料和在物業(yè)管理中維修養(yǎng)護、更新改造的物業(yè)檔案材料向新的物業(yè)管理單位移交。
2.物業(yè)業(yè)主和住用人檔案是物業(yè)管理公司開展管理服務的前提和基礎(chǔ)。通過這部分檔案，物業(yè)管理公司可以全面了解物業(yè)業(yè)主和住用人的情況和需求，從而為物業(yè)業(yè)主和住用人提供各種有針對性的服務和開展適當?shù)慕?jīng)營活動。例如，當從檔案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入階層時，可以提供清潔家居、代洗衣服、汽車清洗養(yǎng)護等服務；若住用人主要是普通工薪階層時，可考慮提供電器維修服務，適當興建幾個自行車保管站等；而如果住用人中老人較多，則可開設(shè)“老人活動室”等場所。這樣，可以減少服務的盲目性，提高管理工作的效率，增加經(jīng)營活動的收入。因此，物業(yè)公司在業(yè)主購房時或住用人租房時就應該掌握物業(yè)業(yè)主和住用人的第一手資料，在住用人入住后應迅速將物業(yè)使用人的檔案材料補充完善，并且在物業(yè)管理工作過程中不斷進行積累。當更換物業(yè)管理公司時，原物業(yè)管理公司應該將物業(yè)業(yè)主和住用人的資料完整地向新的物業(yè)管理公司提供。
3.物業(yè)檔案具有一定的憑證作用。物業(yè)檔案是物業(yè)管理活動中形成的真實原始記錄，因此它和其他檔案一樣，也具有憑證作用。比如安全監(jiān)控錄像檔案，它真實地記錄著某時某刻有何人進出過某幢大樓，當有必要查詢當時該幢大樓的出入情況時，安全監(jiān)控錄像檔案就是最有力的憑證。
4.物業(yè)檔案是開展物業(yè)管理研究的基本統(tǒng)計素材。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，對物業(yè)管理的研究工作也正在逐步開展。由于物業(yè)檔案系統(tǒng)而翔實地記錄著物業(yè)管理活動近年來方方面面的情況和數(shù)據(jù)，其準確性和真實性遠遠超過通過社會問卷調(diào)查得來的結(jié)果，因此，物業(yè)檔案就成為物業(yè)管理研究素材的基本來源。例如，通過全面查閱分析某一住宅小區(qū)的租賃檔案，可以了解該小區(qū)近年來的租賃情況，包括租金走勢、價位、租賃人群的特征及對租賃房屋朝向、樓層、面積大小的喜好等，從而總結(jié)出進一步拓展該小區(qū)租賃市場的經(jīng)驗和對策。
當然，物業(yè)檔案中普通檔案的作用也是不可低估的，它是物業(yè)管理公司日常工作開展的忠實記錄，其憑證和查考作用是公司正常運作的基本保證。
篇3：對物業(yè)檔案管理工作的思考
對物業(yè)檔案管理工作的思考
作為迄今為止最大的中美合資企業(yè)，成立于1997年6月12日的上海通用汽車有限公司憑借著其高水平的信息化建設(shè)，已躋身"中國信息化500強"。可以說信息化是上海通用制勝的法寶之一，早在20**年，上海通用在進行多輪競投標之后，與北京量子偉業(yè)軟件時代信息技術(shù)有限公司簽訂了檔案管理系統(tǒng)項目合作項目。這一項目的開展，推動了我國合資企業(yè)檔案信息化實踐的發(fā)展。
相對來說，物業(yè)管理從事的是服務性的工作，服務質(zhì)量是核心競爭力，在如何提高服務質(zhì)量的比拼中，物業(yè)檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。可以說，物業(yè)檔案管理狀況基本可以反映物業(yè)管理服務水平，評價物業(yè)管理質(zhì)量并綜合反映物業(yè)管理基本狀況。
物業(yè)檔案的分類
在對物業(yè)檔案進行分類時，往往存在一個誤區(qū)，將物業(yè)服務企業(yè)的所有檔案都包括在物業(yè)檔案中，這其實是因為沒有弄清物業(yè)檔案外延造成的。物業(yè)檔案主要是指物業(yè)管理過程中的業(yè)務檔案，其中會包括部分物業(yè)管理企業(yè)的文件，比如物業(yè)管理企業(yè)致業(yè)主的公告，又比如物業(yè)管理企業(yè)關(guān)于管理費定價的相關(guān)文件等等。這部分文件既屬于物業(yè)檔案的范疇，也包括在物業(yè)管理企業(yè)本身的檔案里，但不能說物業(yè)管理企業(yè)的檔案就是物業(yè)檔案的組成部分。
《大連市物業(yè)檔案管理辦法（暫行）》規(guī)定：物業(yè)檔案由物業(yè)管理檔案、物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會檔案兩部分組成。物業(yè)產(chǎn)權(quán)人委員會檔案是物業(yè)產(chǎn)權(quán)人大會及其委員會在行使權(quán)力、義務等自我管理活動中形成的各種文字、圖表、聲像等文件材料。該辦法是按照物業(yè)檔案的所有人不同對物業(yè)檔案進行分類的，包括物業(yè)管理企業(yè)所有和業(yè)主委員會所有的檔案。《北京市居住小區(qū)物業(yè)管理服務基本要求》規(guī)定：物業(yè)檔案包括房屋及其設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)資料、房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍資料和物業(yè)經(jīng)營管理資料。該辦法是按照物業(yè)檔案的自身屬性不同進行分類的。
物業(yè)檔案管理原則
1）安全至上原則。
物業(yè)檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理一樣，注重安全問題。保存物業(yè)檔案的場所必須符合檔案管理相關(guān)要求，配備必要的防火防盜設(shè)施，溫濕度環(huán)境根據(jù)載體的不同控制在合適的范圍。物業(yè)檔案需要配備專人負責，建立必要的安全管理制度，制定緊急情況下的應急預案，確保物業(yè)檔案的實體安全和信息安全。
2）集中分散原則。
目前有很多大型物業(yè)服務企業(yè)，物業(yè)管理項目眾多，下屬機構(gòu)數(shù)量龐大，業(yè)務千差萬別，在這種情況下，應做好集中與分散兼顧。物業(yè)管理企業(yè)總公司（集團公司）層面，應設(shè)立專門的物業(yè)檔案管理機構(gòu)，負責管理和指導物業(yè)檔案管理工作。制定統(tǒng)一的物業(yè)管理規(guī)范辦法和制度，整合各部門資源，根據(jù)國家法律法規(guī)和相關(guān)標準規(guī)范，集中負責物業(yè)檔案管理的政策制定和規(guī)范管理工作。各項目部門具體負責本地物業(yè)檔案的管理工作，接受監(jiān)督指導。
3）業(yè)務對應原則。
如今的物業(yè)管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的設(shè)備維修、設(shè)施養(yǎng)護以及清潔安保等范疇，向著更新、附加值更高的方向發(fā)展。物業(yè)檔案管理工作應該根據(jù)物業(yè)管理內(nèi)容的增加，做出適當調(diào)整，完善收集歸檔范圍。凡是物業(yè)管理過程中產(chǎn)生的，具有保存價值的文件資料，都應歸檔保存。根據(jù)業(yè)務門類的不同，適當調(diào)整檔案分類方法，做到更方便、更高效的實現(xiàn)物業(yè)檔案的科學管理。
4）規(guī)范管理原則。
物業(yè)檔案應該遵循現(xiàn)有的法律法規(guī)和部門行業(yè)規(guī)章，嚴格按照相關(guān)技術(shù)標準規(guī)范進行管理。物業(yè)檔案管理要遵循檔案管理的普遍規(guī)律，采用科學的方式方法，確保檔案完整保存，發(fā)揮應有的效用，避免特立獨行、標新立異、自搞一套。
5）評價指標原則。
物業(yè)檔案管理作為物業(yè)管理工作的重要組成部分，直接影響到物業(yè)管理工作的質(zhì)量和成效，物業(yè)檔案管理應該成為物業(yè)管理考評的重要指標。物業(yè)服務企業(yè)應該將物業(yè)檔案管理工作列入部門工作目標考核內(nèi)容，完善管理制度和評價制度，切實有效推進物業(yè)檔案管理工作。業(yè)主單位或業(yè)主委員會在選擇物業(yè)服務企業(yè)時，應將物業(yè)檔案管理水平作為重要指標，擇優(yōu)選用。在物業(yè)服務企業(yè)進場后，對其進行的年度考評中，也要將物業(yè)檔案管理工作納入指標，嚴肅對待。
物業(yè)檔案管理發(fā)展思考
國內(nèi)知名企業(yè)大唐國際現(xiàn)已實現(xiàn)了集中分級管理，構(gòu)建起了立體式企業(yè)數(shù)字檔案館。據(jù)了解，其支持集中式存儲、分布式共享的集團型檔案管理模式，采用集團總部集中建設(shè)模式，集團總部配務高容量的存儲設(shè)備對所有數(shù)據(jù)實行定期備份，保證數(shù)據(jù)的長期安全。同時，集團總部檔案部門可以根據(jù)授權(quán)通過系統(tǒng)中的“轉(zhuǎn)向”功能，進入各下屬檔案部門的系統(tǒng)，查看相關(guān)的統(tǒng)計信息、工作進展情況，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上的業(yè)務指導。通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)下屬分支機構(gòu)之間、集團總部與各下屬分支機構(gòu)之間的檔案信息共享、匯總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統(tǒng)一的權(quán)限管理，在任何分支機構(gòu)都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成集團總部和下屬分支機構(gòu)之間的虛擬檔案信息中心。
對物業(yè)管理來講，還遠遠達不到這樣的層面和水準。就物業(yè)檔案管理目前的現(xiàn)狀來說，首要的是通過制定相關(guān)的物業(yè)管理規(guī)范，明確物業(yè)檔案的移交程序和范圍。如根據(jù)《重慶市物業(yè)管理條例》第四十四條的規(guī)定，前期物業(yè)服務合同簽訂后、房屋交付使用前，建設(shè)單位應當向物業(yè)服務企業(yè)及物業(yè)所在地的街道辦事處（鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府）移交物業(yè)檔案，并提供物業(yè)管理用房。物業(yè)檔案包括下列資料：
（一）竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；
（二）設(shè)施設(shè)備的安裝、使用和維護保養(yǎng)等技術(shù)資料；
（三）物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；
（四）物業(yè)管理所必需的其他資料。
物業(yè)服務企業(yè)應當在前期物業(yè)服務合同終止時，將物業(yè)服務用房、物業(yè)檔案移交給業(yè)主委員會。
但是，由于物業(yè)檔案存在多頭管理和移交不規(guī)范的情況，加之有關(guān)法律規(guī)范缺失，物業(yè)檔案管理工作存在不規(guī)范、不權(quán)威的現(xiàn)實問題。檔案本身具有法律憑證效力，被認定為真實有效的檔案可以作為有力的證據(jù)，證明當事方的訴求合法有效。
但在現(xiàn)實生活中，由于技術(shù)手段的不斷發(fā)展，也有仿冒和篡改檔案的事情發(fā)生，因此檔案作為憑證的法律效力受到了前所未有的挑戰(zhàn)。在當事雙方發(fā)生法律糾紛時，物業(yè)檔案可以作為有力證據(jù)支持某方的法律訴求，但物業(yè)服務企業(yè)作為物業(yè)檔案的保管方，在提供檔案佐證方面具有先天優(yōu)勢，處于強勢地位。業(yè)主單位或業(yè)主委員會處于弱勢地位。對有利于物業(yè)管理方的證據(jù)，業(yè)主方往往以對方有機會篡改為由不予采信，對有利于業(yè)主方的證據(jù)，物業(yè)管理方不愿意主動提供甚至銷毀篡改，造成了物業(yè)檔案憑證危機。
解決該問題的最好手段，就是引入物業(yè)檔案的登記備份機制。研究分析物業(yè)檔案的結(jié)構(gòu)形態(tài)，選擇具有憑證價值的檔案，如物業(yè)費明細、水電費繳交單、物業(yè)配套用房租賃合同等等，適時備份到第三方機構(gòu)（檔案館、建設(shè)局等單位），在發(fā)生糾紛時，調(diào)出原有備份的檔案信息，確保物業(yè)檔案的真實性和有效性，化解矛盾，促進物業(yè)服務行業(yè)科學健康發(fā)展。
當然，物業(yè)檔案的管理始終要從探索自身規(guī)律入手，著眼于提高物業(yè)管理水平，這樣才更具有現(xiàn)實意義。