物業(yè)管理公司檔案管理制度（七）

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。

　　3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。

　　二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)

　　1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén)，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé)：

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況；

　　②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流，加強(qiáng)檔案管理意識(shí)；

　　③組織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員；

　　④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用；

　　2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn)，設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理；各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員；兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)，其基本職責(zé)：

　　①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則；

　　②負(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項(xiàng)工作提供服務(wù)；

　　③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分：公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。

　　2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案，由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交；

　　3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管；

　　4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰；

　　5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件；公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入；

　　2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍穸龋?yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。

　　3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失；

　　4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記；

　　5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接；

　　6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱；

　　7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時(shí)間；

　　8、部門(mén)撤消或變動(dòng)，以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類(lèi)別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù)；

　　9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種；

　　10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。

　　五、檔案的利用

　　1、積極開(kāi)展檔案的利用，各部門(mén)因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用；

　　2、凡借閱檔案的人員，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注，必須保證檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。

　　六、檔案的銷(xiāo)毀

　　1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。

　　2、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般

內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。

　　3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，并由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。

　　七、附則

　　1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。

　　2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案；

　　3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。

　　4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。

　　八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定

　　1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙（包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙），作為公司的絕密文件，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。

　　2、工程竣工驗(yàn)收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認(rèn)。

　　3、服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。

　　九、檔案管理流程圖：

　　1、項(xiàng)目資料：

　　相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理

　　列出清單

　　部門(mén)經(jīng)理審查簽字

　　項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員

　　檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷

　　建立電子檔案

　　2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物：

　　相關(guān)部門(mén)辦理

　　證件、證書(shū)領(lǐng)取

　　及時(shí)存入公司檔案室

　　檔案管理員分類(lèi)登記

　　建立電子檔案

　　3、檔案借閱

　　填借閱申請(qǐng)單

　　總辦審批

　　登記借閱

　　按時(shí)歸檔：

篇2：客戶(hù)檔案管理制度

　　客戶(hù)檔案管理制度

　　1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；

　　3.0客戶(hù)檔案管理

　　客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶(hù)資料

　　3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶(hù)裝修工程文件

　　3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶(hù)證件資料

　　3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料

　　3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶(hù)報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。