物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。

　　物業(yè)檔案是指關(guān)于某物業(yè)所有的包括過去和現(xiàn)在的一切活動(dòng)中所形成的,具有參考價(jià)值,應(yīng)當(dāng)歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　1、物業(yè)檔案的內(nèi)容:

　　物業(yè)檔案的內(nèi)容主要由物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖、物業(yè)產(chǎn)權(quán)檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據(jù)物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊(cè)和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內(nèi)容。

　　物業(yè)設(shè)計(jì)施工圖是一種反映物業(yè)現(xiàn)狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時(shí),它們反映了物業(yè)的功能和結(jié)構(gòu)等的變化情況,m.dewk.cn使之成為與物業(yè)的現(xiàn)狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據(jù)。

　　物業(yè)管理公司可以通過圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結(jié)構(gòu)、面積、層數(shù)、建成年份以及各戶房屋與土地的權(quán)屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結(jié)構(gòu)與功能上的變化情況,為正確使用和維護(hù)物業(yè)提供了重要依據(jù)。

　　2、物業(yè)檔案的特點(diǎn):

　　專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性、真實(shí)性、價(jià)值性、法律性。

　　3、物業(yè)管理檔案的要求:

　　物業(yè)檔案管理工作是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)性較強(qiáng)的管理工作,當(dāng)物業(yè)的產(chǎn)權(quán)發(fā)生移動(dòng)或房屋現(xiàn)狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時(shí),各種物業(yè)資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行變更異動(dòng),才能保證物業(yè)資料的準(zhǔn)確、完整、真實(shí)、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學(xué)化、經(jīng)常化。具體的要求是:

　　(1)收集資料要全面;

　　(2)整理資料要規(guī)范;

　　(3)保管資料要科學(xué);

　　(4)變更資料要及時(shí);

　　(5)使用資料要得當(dāng);

　　(6)統(tǒng)計(jì)資料要準(zhǔn)確。

　　4、物業(yè)檔案的收集

　　收集的實(shí)質(zhì)就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點(diǎn),是一個(gè)重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:

　　(1)納入計(jì)劃、明確責(zé)任;

　　(2)內(nèi)容要齊全、完整、準(zhǔn)確、翔實(shí);

　　(3)形式要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;

　　(4)載體要豐富。

　　5、物業(yè)檔案的整理

　　(1)物業(yè)檔案的整理要求:

　　整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。

　　要求做到:分類科學(xué),組卷合理,排列有序,保管期限準(zhǔn)確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內(nèi)目錄和備考表(異動(dòng)記錄)填制準(zhǔn)確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質(zhì)地優(yōu)良,便于保管和利用。

　　(2)設(shè)備檔案管理

　　設(shè)備的標(biāo)識(shí)、建帳和資料的管理

　　①設(shè)備的標(biāo)識(shí):

　　所有設(shè)備實(shí)現(xiàn)單機(jī)懸掛《設(shè)備卡》,標(biāo)識(shí)該機(jī)的編號(hào)、技術(shù)資料、責(zé)任人、運(yùn)行狀況等。

　　②設(shè)備的建帳:

　　建立《機(jī)電設(shè)備臺(tái)帳》,臺(tái)帳內(nèi)容包括:設(shè)備名稱、統(tǒng)一編號(hào)、型號(hào)、生產(chǎn)廠家、技術(shù)資料、保養(yǎng)人等。

　　③設(shè)備資料的歸檔:

　　每臺(tái)設(shè)備資料依次編入:每臺(tái)設(shè)備所涉及的設(shè)備檢查保養(yǎng)計(jì)劃表、設(shè)備檢查保養(yǎng)表、機(jī)電設(shè)備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、合格證等。

篇2：酒店員工培訓(xùn)檔案管理規(guī)定

　　酒店員工培訓(xùn)檔案管理規(guī)定

　　1、總則

　　為將員工的培訓(xùn)情況及時(shí)準(zhǔn)確地記入個(gè)人培訓(xùn)檔案，以便準(zhǔn)確掌握員工培訓(xùn)情況，更好地進(jìn)行監(jiān)督和管理，特制定本規(guī)定。

　　2、適用范圍

　　地面服務(wù)部所有經(jīng)過各類培訓(xùn)的干部、員工。

　　3、職責(zé)

　　3.1 地面服務(wù)部市場(chǎng)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)員工Ⅰ級(jí)和Ⅱ極培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。

　　3.2 各單位負(fù)責(zé)本部門員工Ⅲ級(jí)培訓(xùn)檔案的統(tǒng)一管理。

　　4、培訓(xùn)檔案管理

　　培訓(xùn)檔案是證明員工接受過某種培訓(xùn)的依據(jù)。

　　4.1 檔案記錄

　　4.1.1 檔案記錄的內(nèi)容應(yīng)包括：培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、課時(shí)、考勤、考試或考核成績、證書編號(hào)及有效期、教員姓名。

　　4.1.2 檔案的記錄應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。不需要發(fā)放證書的，應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作；需要發(fā)放證書的，應(yīng)在收到證書后5日內(nèi)完成檔案的記錄工作。

　　4.1.3檔案的管理者不得隨意更改檔案中的內(nèi)容。

　　4.2檔案的維護(hù)

　　4.2.1 檔案管理者應(yīng)對(duì)保存的員工培訓(xùn)檔案做定期維護(hù)，維護(hù)內(nèi)容包括：檔案記錄項(xiàng)目、內(nèi)容、格式的變更情況及資料整理情況。

　　4.3 檔案的使用

　　4.3.1應(yīng)妥善保管檔案材料,凡需要查詢記錄情況的應(yīng)向該部門提出申請(qǐng)，得到其行政正職同意后，方可使用檔案。

　　4.3.1 檔案資料未經(jīng)管理職責(zé)部門經(jīng)理批準(zhǔn),不得帶出培訓(xùn)檔案的保存地點(diǎn)或進(jìn)行復(fù)制。

　　4.3.2 各培訓(xùn)檔案管理部門應(yīng)對(duì)員工培訓(xùn)檔案的使用情況做好記錄,并填寫《員工培訓(xùn)檔案使用記錄》。

　　4.4 檔案的保存

　　4.4.1 員工的培訓(xùn)檔案應(yīng)長期保存。

篇3：物業(yè)管理檔案管理培訓(xùn)

　　物業(yè)管理檔案的概念與分類、收集整理

　　物業(yè)管理檔案管理包括物業(yè)管理檔案的概念、分類、收集整理和保管利用等內(nèi)容。

　　一、檔案的定義

　　檔案是歷史的原始記錄。此定義包括兩層涵義：一是經(jīng)過歸檔保存的原始記錄及其載體；二是該原始記錄的信息內(nèi)容。如施工圖紙，在工程竣工驗(yàn)收之前，它是正在使用的文件，既非原始記錄，也非檔案；在工程竣工驗(yàn)收后，經(jīng)過歸檔保存后的施工圖紙，以及所記載的設(shè)計(jì)內(nèi)容就是該項(xiàng)目的歷史原始記錄，即檔案。

　　二、物業(yè)管理檔案的內(nèi)容

　　物業(yè)管理檔案的內(nèi)容包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件，業(yè)主(或物業(yè)使用人)的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。

　　三、物業(yè)管理檔案的分類方法

　　物業(yè)管理檔案是直接記載物業(yè)及物業(yè)管理各個(gè)方面的歷史記錄。物業(yè)管理常用的檔案分類方法有以下幾種。

　　(一)年度分類法

　　年度分類法：根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)檔案分成各個(gè)類別。

　　特點(diǎn)：按年度分類符合檔案按年度形成的特點(diǎn)和規(guī)律，能夠保持檔案在形成時(shí)間方面的聯(lián)系，可以反映出立檔單位每年工作的特點(diǎn)和逐年發(fā)展的變化情況，便于按年度查閱和利用檔案。

　　(二)組織機(jī)構(gòu)分類法

　　組織機(jī)構(gòu)分類法：按照立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，把全宗內(nèi)的檔案分成各個(gè)類別。

　　特點(diǎn)：能保持全宗內(nèi)文件在來源方面的聯(lián)系，客觀反映各組織機(jī)構(gòu)工作活動(dòng)的歷史面貌，便于按一定專業(yè)查閱檔案。

　　(三)事件分類法

　　事件分類法：按照全宗內(nèi)檔案反映的事件進(jìn)行分類，又稱為事由分類法或問題分類法。

　　特點(diǎn)：能較好地保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系，使內(nèi)容相同或相近的文件集中在一起，既能較突出地反映立檔單位主要工作活動(dòng)的面貌，又便于按專業(yè)系統(tǒng)全面地查閱利用檔案。

　　物業(yè)管理企業(yè)檔案的分類應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身的情況和檔案管理的要求，采用相應(yīng)的分類方法。

　　四、物業(yè)管理檔案存放

　　為了方便檢索利用，歸檔整理后的案卷需要按分類方法進(jìn)行分類存放。首先，檔案應(yīng)當(dāng)有專門的檔案室，檔案室的大小應(yīng)由未來檔案的可能數(shù)量和一定的余量來確定。其次，要選擇文件架和文件柜，物業(yè)管理公司可以根據(jù)自身需要和經(jīng)濟(jì)條件進(jìn)行選擇，一般檔案量不大的小型物業(yè)管理公司可以考慮采用小型文件架或文件柜來存放案卷，管理面積較大的物業(yè)公司應(yīng)考慮采用更大的檔案室并采用文件架存放案卷。

　　確定了案卷存放的工具和分類方法之后，就可以根據(jù)分類方法對(duì)存放工具進(jìn)行編目，即明確哪個(gè)文件架或文件柜將存放哪一類檔案并作出明顯的標(biāo)記，以便于存放和檢索取用。

　　(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長期存放。而且這類檔案隨時(shí)間推移而增減的情況不多，這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧?/p>

　　(2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長，檢索頻度較高，隨時(shí)間推移會(huì)發(fā)生有限增加，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。

　　(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜隨時(shí)間推移會(huì)不斷增加。一般存放期不長，會(huì)有相當(dāng)多的案卷因存放到期而移出或銷毀。

　　檔案案卷在進(jìn)行上架排列時(shí)，物業(yè)管理檔案一般應(yīng)按檔案案卷所反映的事件專題、重要程度和時(shí)間序列的順序進(jìn)行排列，同時(shí)要對(duì)每一案卷進(jìn)行編號(hào)以固定每一案卷的具體位置，方便今后的編目和查閱。