購物中心物業公司代購材料管理規定

　　1、目的：為了加強代購材料的采購、倉儲、領用等管理，特制定本規定。

　　2、適用范圍：適用于各中心維修材料的采購。

　　3、名詞解釋：本規定中"代購材料"是指為商場進行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業公司代為采購、倉儲、領用等，由商場審核付款、監督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業公司提供服務所使用的工具、勞保用品等。

　　4、具體要求：

　　4.1、采購管理

　　4.1.1、物業公司應會同商場對供應商進行評審，每類材料應確定2-3家合格供方，合格供方應能提供增值稅發票(如提供普通發票的價格低于增值稅發票的不含稅單價，則可考慮接受普通發票)。物業公司采購員應關注市場行情和變化，如發現更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議，經與商場共同評審合格后再進行調整。

　　4.1.2、每月22日前，物業公司根據日常維修消耗經驗用量制定下月代購材料采購計劃，報至物業公司采購員處(電子版)，計劃中應詳細注明編制依據。物業公司采購員應立即對所有合格供方進行詢價、比價，并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單(應分材料類別編制)報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后，復印一份交物業公司采購員安排采購。

　　4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購，即庫存量低于2天用量時采購補庫，最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料，可一次性按月計劃購入。對偶發性的非日常材料，商場管理處應提前兩天通知采購員安排采購。

　　4.1.4、對于超計劃或計劃外的材料，商場管理處應編報材料臨時采購審批單，經采購員詢價、比價后，報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后安排采購。對于突發緊急維修，則可根據靈活性原則，先采購維修，再補辦相關審批手續。

　　4.1.5、對于部分容易損壞，但又無法確定何時會損壞的五金等部件(如：掛鎖)，可確定最低庫存數，以滿足維修的及時性。發生領用時，商場管理處再以臨時采購審批單的形式經審批后補充最低庫存。

　　4.1.6、采購員采購時應嚴格進行比價，在同樣的質量要求下，選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協議，嚴禁不調查、不比價、盲目采購。比價時不同質量的材料無可比性。

　　4.1.7、大宗材料的采購，物業公司應組織以招標形式進行采購，同時應通知購物中心指派相關人員參與。

　　4.2、倉儲管理

　　4.2.1、入庫驗收

　　材料入庫時，由采購員和商場管理處相關主管對材料的質量進行驗收，必要時，可請工程部相關主管協同驗收;倉庫保管員對材料的數量進行驗收。驗收合格后采購員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規格型號、計量單位、數量、不含稅單價、不含稅金額等要素，入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。《入庫單》一式三聯，一聯倉庫用于記帳，一聯總務用于對帳，一聯隨發票用于付款。未經點驗的材料，倉庫管理員不得辦理入庫手續。驗收不合格的材料，采購員應立即辦理退貨或換貨。

　　4.2.2、單獨保管

　　代購材料收驗入庫后，應存放在代購材料專用貨架上，不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應與自購材料同樣嚴格，要分類存放，堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火，要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放，防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。

　　4.2.3、建卡建賬

　　代購材料應單獨建卡建帳，帳簿采用數量金額式，收發應序時登記，定期盤點。

　　4.3、領用管理

　　4.3.1、材料領用時，由領用人填寫領料單，經管理處經理審核簽字后，據以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規格型號、計量單位、請領數量等要素，領料單一式三聯，一聯倉庫用于記帳、一聯總務用于對帳、一聯管理處留存。倉庫保管員必須憑單發貨，禁止用白條領用。倉庫保管員發貨后，應在領料單上填寫實發數量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領用數量按以下原則掌握：

　　4.3.1.1、領用日常消耗性材料，可以在每天上午九點以前按當天的

　　4.3.1.2、估計用量一次性領用，周五可按三天的估計用量領用。當天未用完的材料應于第二天上午領料前辦理假退庫手續。對存放在管理處臨時倉庫的材料，管理處應按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。

　　4.3.1.3、領用偶發性的非日常材料，應隨用隨領。

　　4.3.1.4、對于節假日時急用的維修材料，按應急程序由保安主管辦理臨時發料手續。

　　4.4、財務結算

　　4.4.1、對代購材料原則上應采取按月一次性結算，結算時由采購員將發票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員，采購員再轉交供貨單位辦理清帳手續。支票交接時應辦理交接手續。

　　4.4.2、需帶款提貨的，由采購員將材料月采購計劃審批單(注明現款現貨)交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員辦理采購提貨并索取發票，貨到驗收入庫后，再將發票和入庫單

　　交商場總務部。支票和發票交接時應辦理交接手續。

　　4.4.3、當月按計劃采購的材料應當月辦理財務結算。

　　4.5、月末處理

　　4.5.1、盤點并編制收發存報表

　　每月25日，倉庫保管員應對庫存材料進行盤點，將入庫單、領料單分類整理，編制《材料收、發、存月報》一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部(附入庫單和領料單的總務記帳聯)、一份倉庫留存。《材料收、發、存月報》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、期初數量、期初金額、本期入庫數量、本期入庫金額、本期領用數量、本期領用金額、期末結存數量、期末結存金額。《材料收、發、存月報》應與材料帳核對一致，做到帳、表、物相符。

　　4.5.2、維修單匯總

　　商場管理處應將每份維修單所耗用材料的數量、單價、金額在維修單上詳細列出，并每月進行匯總，于每月26日隨《材料收、發、存月報》一起報購物中心總務部審核。

　　4.5.3、材料采購匯總分析表

　　每月25日，采購員應編制《材料采購匯總分析表》一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部，一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、計劃采購數、計劃單價、計劃金額、實際采購數、實際單價、實際金額、差異原因等，單價差異由采購員負責解析原因，數量差異由商場管理處負責解析原因。當月計劃中未采購的材料，其相關審批簽字不再具有效力，如又需購買，則應另報采購計劃辦理審批并作相關說明。

篇2：購物中心物業代購材料管理規定

　　

　　購物中心物業公司代購材料管理規定

　　1、目的：為了加強代購材料的采購、倉儲、領用等管理，特制定本規定。

　　2、適用范圍：適用于各中心維修材料的采購。

　　3、名詞解釋：本規定中"代購材料"是指為商場進行日常維修、保潔等所耗用的直接材料，該材料由物業公司代為采購、倉儲、領用等，由商場審核付款、監督使用，包括五金、電器、水暖、保潔材料等，不包括物業公司提供服務所使用的工具、勞保用品等。

　　4、具體要求：

　　4.1、采購管理

　　4.1.1、物業公司應會同商場對供應商進行評審，每類材料應確定2-3家合格供方，合格供方應能提供增值稅發票(如提供普通發票的價格低于增值稅發票的不含稅單價，則可考慮接受普通發票)。物業公司采購員應關注市場行情和變化，如發現更好的合格供方應及時提出調整合格供方建議，經與商場共同評審合格后再進行調整。

　　4.1.2、每月22日前，物業公司根據日常維修消耗經驗用量制定下月代購材料采購計劃，報至物業公司采購員處(電子版)，計劃中應詳細注明編制依據。物業公司采購員應立即對所有合格供方進行詢價、比價，并于每月26日編制完成材料月采購計劃審批單(應分材料類別編制)報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后，復印一份交物業公司采購員安排采購。

　　4.1.3、對用量較大的日常消耗性材料，原則上按2-10天用量安排采購，即庫存量低于2天用量時采購補庫，最大庫存量以10天用量為限。對用量較小的日常材料，可一次性按月計劃購入。對偶發性的非日常材料，商場管理處應提前兩天通知采購員安排采購。

　　4.1.4、對于超計劃或計劃外的材料，商場管理處應編報材料臨時采購審批單，經采購員詢價、比價后，報至商場總務部，經商場內部審批流程審批后安排采購。對于突發緊急維修，則可根據靈活性原則，先采購維修，再補辦相關審批手續。

　　4.1.5、對于部分容易損壞，但又無法確定何時會損壞的五金等部件(如：掛鎖)，可確定最低庫存數，以滿足維修的及時性。發生領用時，商場管理處再以臨時采購審批單的形式經審批后補充最低庫存。

　　4.1.6、采購員采購時應嚴格進行比價，在同樣的質量要求下，選擇性能價格比最佳的單位簽訂供貨協議，嚴禁不調查、不比價、盲目采購。比價時不同質量的材料無可比性。

　　4.1.7、大宗材料的采購，物業公司應組織以招標形式進行采購，同時應通知購物中心指派相關人員參與。

　　4.2、倉儲管理

　　4.2.1、入庫驗收

　　材料入庫時，由采購員和商場管理處相關主管對材料的質量進行驗收，必要時，可請工程部相關主管協同驗收;倉庫保管員對材料的數量進行驗收。驗收合格后采購員應填寫入庫單。入庫單上應標明供貨單位名稱、材料編號、品名、規格型號、計量單位、數量、不含稅單價、不含稅金額等要素，入庫單上必須有采購員、保管員、及驗收人簽字。《入庫單》一式三聯，一聯倉庫用于記帳，一聯總務用于對帳，一聯隨發票用于付款。未經點驗的材料，倉庫管理員不得辦理入庫手續。驗收不合格的材料，采購員應立即辦理退貨或換貨。

　　4.2.2、單獨保管

　　代購材料收驗入庫后，應存放在代購材料專用貨架上，不得與自購材料混放。代購材料在倉儲管理的要求上應與自購材料同樣嚴格，要分類存放，堆放整齊。倉庫內嚴禁煙火，要配備必要的消防器材;有特殊保管要求的材料應按要求單獨存放，防止腐爛變質。倉庫材料的安全完整由倉庫保管員實行責任管理。

　　4.2.3、建卡建賬

　　代購材料應單獨建卡建帳，帳簿采用數量金額式，收發應序時登記，定期盤點。

　　4.3、領用管理

　　4.3.1、材料領用時，由領用人填寫領料單，經管理處經理審核簽字后，據以到倉庫領料。領料單上應標明領用單位、用途、材料編號、品名、規格型號、計量單位、請領數量等要素，領料單一式三聯，一聯倉庫用于記帳、一聯總務用于對帳、一聯管理處留存。倉庫保管員必須憑單發貨，禁止用白條領用。倉庫保管員發貨后，應在領料單上填寫實發數量、不含稅單價和不含稅金額并簽名。一次領用數量按以下原則掌握：

　　4.3.1.1、領用日常消耗性材料，可以在每天上午九點以前按當天的

　　4.3.1.2、估計用量一次性領用，周五可按三天的估計用量領用。當天未用完的材料應于第二天上午領料前辦理假退庫手續。對存放在管理處臨時倉庫的材料，管理處應按照庫存材料管理的要求加強該材料的實物管理。

　　4.3.1.3、領用偶發性的非日常材料，應隨用隨領。

　　4.3.1.4、對于節假日時急用的維修材料，按應急程序由保安主管辦理臨時發料手續。

　　4.4、財務結算

　　4.4.1、對代購材料原則上應采取按月一次性結算，結算時由采購員將發票、入庫單、材料月采購計劃審批單交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員，采購員再轉交供貨單位辦理清帳手續。支票交接時應辦理交接手續。

　　4.4.2、需帶款提貨的，由采購員將材料月采購計劃審批單(注明現款現貨)交商場總務部辦理請款，商場付款審批手續完畢后，由商場總務部將支票交給物業公司采購員辦理采購提貨并索取發票，貨到驗收入庫后，再將發票和入庫單

　　交商場總務部。支票和發票交接時應辦理交接手續。

　　4.4.3、當月按計劃采購的材料應當月辦理財務結算。

　　4.5、月末處理

　　4.5.1、盤點并編制收發存報表

　　每月25日，倉庫保管員應對庫存材料進行盤點，將入庫單、領料單分類整理，編制《材料收、發、存月報》一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部(附入庫單和領料單的總務記帳聯)、一份倉庫留存。《材料收、發、存月報》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、期初數量、期初金額、本期入庫數量、本期入庫金額、本期領用數量、本期領用金額、期末結存數量、期末結存金額。《材料收、發、存月報》應與材料帳核對一致，做到帳、表、物相符。

　　4.5.2、維修單匯總

　　商場管理處應將每份維修單所耗用材料的數量、單價、金額在維修單上詳細列出，并每月進行匯總，于每月26日隨《材料收、發、存月報》一起報購物中心總務部審核。

　　4.5.3、材料采購匯總分析表

　　每月25日，采購員應編制《材料采購匯總分析表》一式兩份，一份于每月26日隨材料月采購計劃審批單一起報購物中心總務部，一份倉庫留存。《材料采購匯總分析表》應包含材料編碼、品名、規格型號、計量單位、計劃采購數、計劃單價、計劃金額、實際采購數、實際單價、實際金額、差異原因等，單價差異由采購員負責解析原因，數量差異由商場管理處負責解析原因。當月計劃中未采購的材料，其相關審批簽字不再具有效力，如又需購買，則應另報采購計劃辦理審批并作相關說明。

篇3：工程承包商代購材料說明

　　工程承包商代購材料的說明

　　1)承包商代購材料的說明

　　凡業主未進行招標采購的設備、材料，我公司將按設計要求提出采購計劃，報A包承包商及業主審查確認后簽定采購合同，并負責運輸及保管。代購設備、材料的采購，將嚴格按國家、行業等有關標準對設備及名稱、規格型號數量及外觀、零配件數量及外觀、備件數量及外觀負責核對、保護，以及隨機文件負責保管。

　　代購的材料均有質量證明書正本，并送相關檢測中心檢測（檢測費包含在工程材料費內），經業主驗證確認后才使用。如發現我公司在工程中使用未經業主驗證確認的材料時，監理工程師可以要求暫停使用，直至履行確認手續后，再恢復使用。

　　在工程施工中杜絕使用不合格的材料，若施工現場發現有不合格的材料，我公司立即進行更換，并承擔由此造成的一切損失。

　　在施工過程中，我公司嚴格履行業主代購材料、設備的質量確認手續，并配合業主隨時進行抽查或送專業檢驗部門檢驗,如發現不合格品，我公司及時更換,并負擔相關檢驗費用。

　　2)代購材料供貨商的條件

　　⑴有法人營業執照、生產許可證、銀行資信證明等能保證產品生產合法性的相關資料。

　　⑵生產能力及水平高、檢測手段齊備、技術與管理基礎扎實，已通過ISO9000質量體系認證。

　　⑶歷史業績突出。有對國家重點工程供貨業績，并獲得良好評價。

　　⑷質量及產品價格具有市場竟爭力，交貨信譽良好，售后服務體系建全。

　　3)產品的質量條件

　　⑴產品的規格、性能及技術參數均能滿足本工程質量的要求。

　　⑵產品的制作工藝精細。

　　⑶產品的質量及性能，經國家認可的監測部門的鑒定及檢測合格。

　　4)產品供貨商的確定

　　根據上述選擇條件，經過認真篩選和比較，我方擬定河北宇龍電纜橋架有限公司為C包輔助材料的供貨商。

　　5)協議書(附后)