工程維保部資料管理制度

　　工程維保部資料員《培訓記錄》《會議記錄》《物品領用登記表》資料類

　　1.工程維保部資料員每周對資料進行整理與收集、歸檔與建檔，更新數據庫、標準;

　　1.員工查閱或借閱資料時，需填寫《資料、工具借用登記表》;

　　2.部門資料嚴禁拆散、調換、遺失、污損。若有遺失或損壞，相關責任人必須在規定時間內恢復資料;

　　3.工程維保部門普通資料外借，需經工程維保部資料員及工程維保部班長同意并辦理借用手續;重要資料如工程竣工資料的外借，須經工程維保部經理審批;工程維保部資料員

　　工程維保部班長工程維保部經理《資料、工具借用登記表》公用工具類

　　1.由班長派人負責建檔，并根據數量制定相應的交接清單。

　　2.對存在的檢測儀器儀表，根據儀表的校驗周期，定期送檢，并在設備卡上作好記錄。

　　3. 公用工具由白班和夜班交接。如發現遺失，當日內上報班長追查，如無結果由當班人員負責賠償。

　　4. 公用工具擺放實行定位管理，歸還時應放在指定位置;借用和歸還，必應填寫《資料、工具借用登記表》。工程維保部班長

　　工程維保部資料員《資料、工具借用登記表》鑰匙管理

　　1.所有鑰匙由工程維保部資料員統一管理和建檔。

　　2.鑰匙的領用、借用以及歸還應填寫《鑰匙借用登記表》。

　　3.借用鑰匙必須在當日內歸還。

　　4.任何人員損壞或丟失鑰匙均應照價賠償鑰匙，并承擔連帶的物品丟失責任。

　　5.外來人員借用設備房鑰匙，必須經工程維保部班長同意。工程維保部資料員

　　工程維保部班長《鑰匙借用登記表》辦公設備類

　　1.電腦、打印機的管理，由班長與夜班人員進行交接，值班人員應負責辦公設備的正常使用和安全管理，并在《值班記錄》上做好記錄。

　　2. 未經工程維保部經理或班長同意，任何人不得修改、刪除、增加電腦里的信息資料。

　　3. 嚴禁利用公司的電話聯系私事，非本公司人員禁止使用公司電話。工程維保部班長

　　工程維保部經理《值班記錄》

篇2：工程技術資料管理規范

　　工程技術資料管理規范

　　1.0 目的

　　通過對所轄物業的工程技術資料進行規范管理,以便于相關部門查閱和使用,更好地為設備設施管理、維護服務。

　　2.0 適用范圍

　　適用于物業集團工程技術資料的管理。

　　3.0 職責

　　3.1 各物業服務公司(管理處)負責物業接管后所有工程合同、圖紙、預結算書、設備技術資料等工程技術資料的收集、整理、分類、編號、編目、歸檔。

　　3.2 各物業服務公司(管理處)明確相關部門專人負責工程技術資料的匯總登記、保管及借閱,保證資料的完好、齊全,及時更新。

　　3.3 業務總部對工程技術資料的收集、存檔等管理進行業務指導、培訓。對各單位的工程技術資料進行存檔備查。

　　3.4 全面質量管理辦公室定期對資料的管理進行檢查。

　　4.0 工作內容

　　4.1 資料接收

　　4.1.1 各物業服務公司(管理處)從開發商、分包方處等接收工程圖紙、技術資料及其目錄。

　　4.1.2 各物業服務公司(管理處)收集、整理在施工過程中形成的工程技術資料,建立相關《工程資料清單》。

　　4.1.3 物業接管驗收資料、圖紙及其目錄的移交,須經接管項目負責人簽名確認。

　　4.1.4 設備設施須填寫單機《設備卡》,匯總后建立《設備臺帳》并報業務總部備案。

　　4.1.5 設備設施添置、更新及大修后,相關檔案資料須及時更新,設備報廢后相關資料要及時封存,并報業務總部備案。

　　4.2 審查

　　各物業服務公司(管理處)對所轄工程技術資料的份數、完整性認真審查,確認無誤后整理、存檔,將相關資料一份連同《工程資料清單》提交業務總部備存并做好交接手續。

　　4.3 借用

　　4.3.1 業務總部、各物業服務公司(管理處)相關部門將工程資料匯總歸檔后,建立《資料借用登記表》,由專人負責資料的借用及歸還驗收、登記。

　　4.3.2 本部門人員借用工程資料,須做好登記。非本部門人員借閱經部門負責人同意后方可,并在做好借用和歸還登記。

　　4.3.3 外單位人員借用工程技術資料時,須提出申請經單位負責人批準后借閱,并做好借閱登記,限期歸還。

　　4.4 保管

　　4.4.1 物業集團工程技術資料、圖紙由各物業服務公司(管理處)、業務總部統一歸檔、存放、保管,確保資料完整齊全。

　　4.4.2 各物業服務公司(管理處)明確具體部門負責工程技術資料的管理。

　　4.4.3 相關部門應確保場地、辦公設施及人員的配備,做好防潮、防火、防蟲等措施,保證資料的安全、完好。

　　5.0相關文件

　　無

　　6.0記錄表格

　　6.1 《工程資料清單》(QR-4.2.3-04-01)

　　6.2 《資料借用登記表》(QR-4.2.3-04-02)

　　6.3 《設備臺帳》(QR-6.3-01-01)

　　6.4 《設備卡》(QR-6.3-01-02)

篇3：物業工程維保作業指導書

　　物業工程維保作業指導書

　　1.目的

　　為全面提升物業工程維保部門的整體管理水平，規范部門員工的日常行為準則，培養良好的職業習慣和工作作風，建立標準化、規范化的內務管理體系，從而提高部門整體工作效率和服務質量，確保各項工作有序開展，特制定本作業指導書。

　　2.適用范圍

　　本指導書適用于xxx物業管理有限公司旗下所有在管項目的工程維保部門，包括但不限于住宅小區、商業綜合體、寫字樓、產業園區等業態。各項目工程維保部門須嚴格遵照執行，并根據項目實際情況制定實施細則。

　　3.管理內容

　　3.1 內務制度

　　1.工程維保員在上班期間應對工作區域的物品、工具、文件等進行全面整理和清潔，保持工作臺面整潔、地面無雜物、設備無積塵。每日下班前需進行5S(整理、整頓、清掃、清潔、素養)檢查，確保工作環境清爽有序。個人衛生方面要求著裝規范、儀容整潔，體現專業素養。

　　2.工程維保部內務設施實行專人負責制，由指定的內務管理員每日檢查辦公設備、家具等設施的完好情況，建立設施臺賬，每月進行盤點，確保賬實相符。

　　3.部門會議管理要求會前準備議程，會中由專人記錄，會后24小時內形成會議紀要。紀要需詳細記錄事項描述、具體責任人、明確完成時限、需要配合的部門等信息，并跟進落實。

　　4.員工個人物品管理實行責任制，工具、對講機等物品須妥善保管，建立個人物品登記臺賬。遺失物品需在2小時內上報，并按原價賠償。

　　5.新員工入職時，由班長指定專人建立人事檔案，詳細登記領用物品清單。離職時需完成物品交接、文件歸檔、待辦事項移交等手續，經相關人員簽字確認后方可辦理離職。

　　6.各類物品實行標識化管理，工具、材料等按類別、使用頻率分區擺放，標識清晰，確保取用方便。

　　7.責任人員需每日檢查所管理物品的完好狀況，發現損壞需在4小時內報修或賠償，確保物品處于良好狀態。

　　3.2 資料管理

　　1.工程維保部資料員每周需對技術圖紙、設備檔案、維保記錄等資料進行系統整理，按照項目、類別、時間等要素分類歸檔，同步更新電子數據庫，確保資料完整準確。

　　2.員工查閱資料需提前預約，填寫《資料借用登記表》，注明用途和預計歸還時間。借閱期限原則上不超過3個工作日。

　　3.部門資料實行分級保護制度，嚴禁擅自拆散、調換。如發生遺失或損壞，相關責任人需在24小時內采取補救措施，無法恢復的需書面說明原因。

　　4.普通資料外借需經資料員和班長雙人審批;重要資料如竣工圖紙、設備說明書等外借，必須經部門經理審批，并留存復印件備查。

　　3.3 公用工具管理

　　1.公用工具由班長指定專人管理，建立詳細的工具臺賬，包括名稱、規格、數量、購置日期等信息。每班次交接時需對照清單清點。

　　2.檢測儀器儀表實行定期校驗制度，按照檢定周期提前1個月送檢，校驗結果及時登記在設備管理卡上，確保儀器處于有效期內。

　　3.公用工具交接時需當面清點，發現遺失應立即上報并啟動追查程序。無法查明原因的，由當班人員共同承擔賠償責任。

　　4.工具存放實行定位管理，設置專用工具墻或工具箱，標明位置編號。借用歸還均需登記，使用后需清潔保養再歸還。

　　3.4 鑰匙管理

　　1.項目所有鑰匙由資料員統一管理，建立電子鑰匙管理系統，記錄鑰匙編號、對應門鎖、保管人等詳細信息。

　　2.鑰匙借用需填寫專用登記表，注明借用事由、預計歸還時間。原則上不得轉借，當日必須歸還。

　　3.鑰匙遺失需立即上報，并在2小時內完成補配。造成損失的，需承擔相應責任。

　　4.外來人員借用設備房鑰匙，除班長審批外，還需登記有效證件復印件，必要時安排專人陪同。

　　3.5 辦公設備管理

　　1.辦公設備實行交接班制度，值班人員需檢查設備運行狀態，并在值班日志中詳細記錄異常情況。

　　2.電腦信息安全管理規定：未經審批不得擅自修改系統設置;重要數據每日備份;離職人員賬號及時注銷。

　　3.通訊設備使用規范：工作電話需簡明扼要;私人通話不得超過3分鐘;嚴禁撥打收費信息服務電話。