物業(yè)公司文件控制管理辦法

　　1、目的

　　對公司標準工作手冊相關文件進行全面控制，通過規(guī)范管理流程，確保公司各部門以及服務管理區(qū)域所使用的文件均為有效版本，為各項工作的順利開展提供準確、可靠的文件依據(jù)。

　　2、適用范圍

　　本標準適用于 2025 年 xxx 物業(yè)管理有限責任公司的標準工作手冊文件管理工作，同時適用于公司質量管理體系和環(huán)境管理體系的文件控制工作，涵蓋公司運營過程中與文件管理相關的各個環(huán)節(jié)與領域。

　　3、職責

　　1、總經理助理室負責組織工作手冊的編寫、修改、審核、發(fā)布等一系列工作，把控工作手冊整體質量與內容方向;

　　2、質量管理部負責公司所有標準工作手冊文件的收集、整理、存檔、保管、發(fā)放、回收、銷毀工作，承擔文件全生命周期管理職責;

　　3、各部門負責本部門標準規(guī)程文件的編寫、修改、匯總，確保本部門文件貼合實際工作需求 。

　　4、程序

　　4.1、文件的發(fā)放

　　1、文件分為正本、受控副本和非受控副本，其中受控副本僅限在公司內部使用，用于公司內部各項工作開展;非受控副本一般是為滿足某種特定需要，提供給客戶或公司以外的人員使用;

　　2、受控副本文件封面應加蓋紅色 “受控” 專用章，同時加蓋藍色 “分發(fā)號” 專用章，以此確保每份受控副本與 “分發(fā)號” 一一對應，便于文件追溯與管理。非受控副本文件應加藍色 “非受控” 專用章，明確文件屬性;

　　3、公司各部門文件管理員需根據(jù)實際工作需求，確定部門需使用的文件，編制本部門《文件控制清單》(見表 1)，經質量管理部經理審核，總經理助理審批后，由質量管理部負責辦理發(fā)放手續(xù)。各部門在領取文件時，需填寫《文件發(fā)放回收登記表》(見表 2)，并經領用人簽字確認;

　　4、公司內部嚴格規(guī)定，不允許使用 “非受控” 或無印章的文件，保證公司內部文件使用的規(guī)范性與有效性。

　　4.2、文件的保管

　　1、質量管理部文件管理員負責文件正本的存檔保存工作，通過定期檢查、更新等措施，確保各類文件始終保持有效版本;

　　2、質量管理部文件管理員負責保存各部門《文件控制單》正本和《文件發(fā)放回收登記表》的復印件，各部門則負責保存《文件控制單》復印件和《文件發(fā)放回收登記表》的正本，實現(xiàn)文件保管責任的明確劃分;

　　3、質量管理部和各部門文件管理員負責保管回收的受控文件。質量管理部每年 2 次對各部門的受控文件進行檢查、核對，及時對多余的受控文件予以回收，并同步更新《文件控制清單》;

　　4、當文件因破損影響正常使用時，使用部門或人員應重新辦理申領手續(xù)，同時將破損文件交回質量管理部進行妥善處理。

　　4.3、文件的更改

　　1、由文件的執(zhí)行部門或相關部門根據(jù)實際工作情況，提出文件的修改申請，并認真填寫《文件更改申請表》(見表 3)，經總經理批準后方可進入后續(xù)流程;

　　2、當公司的服務內容、方式、法律、法規(guī)發(fā)生變化，或公司內部機構及管理程序發(fā)生變化時，由總經理助理室填寫《文件更改申請表》，并組織有關部門進行研討，共同修改需更改的文件;

　　3、文件的更改申請批準后，更改的程序嚴格按《規(guī)程標準化導則》的第八章要求執(zhí)行，確保文件更改過程規(guī)范、有序 。

篇2：公司文件控制程序（十三）

　　公司文件控制程序(十三)

　　1.目的：

　　對文件進行控制，確保文件的使用場所使用有效文件，并及時從所有發(fā)放或使用場所撤回失效或作廢的文件，防止作廢文件被錯用、誤用，從而保證管理體系的有效運行。

　　2.范圍：

　　本程序適用于管理體系有效運行的所有部門或個人的所有文件和資料(包括外來文件)的控制，規(guī)定了文件的編寫、審批、發(fā)布、實施、標識、歸檔、借閱、修改、作廢、處置的方法。

　　3.職責：

　　3.1總裁負責管理文件的批準。

　　3.2管理者代表負責管理文件的審核。

　　3.3辦公室負責文件的管理和控制，包括外來文件的管理和控制。

　　3.4各部門負責本部門所有使用文件的管理和控制。

　　4.程序：

　　4.1文件的編寫、審批。

　　4.1.1公司文件根據(jù)文件的性質有相關部門起草。

　　a) 管理體系文件由總裁批準。

　　b) 行政文件由辦公室起草或委托有關部門起草，辦公室主任審核，總裁批準。

　　c) 作業(yè)性文件如產品標準圖樣、工藝、作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程、確認規(guī)定、規(guī)章制度等文件由各部門負責編制，經部門領導人審核后，由主管領導批準。

　　4.2文件的編號

　　所有文件都應有唯一的編號，以便區(qū)別、歸檔、保存。具體編號方法：

　　a)管理手冊的編號方法

　　SY MM ****

　　年代號

　　管理手冊代號(MM-Management Manual：管理手冊)

　　公司代號()

　　b)程序文件的編號方法

　　SY PF **

　　順序號

　　程序文件代號(PF-Procedure File：程序文件)

　　公司代號()

　　c)作業(yè)文件的編號方法

　　SY OF ***

　　順序號

　　作業(yè)文件代號(OF-Operantion File)

　　公司代號()

　　d)記錄文件的編號方法

　　RF ** **

　　順序號

　　程序文件順序號

　　記錄代號(RF-Record File：記錄文件)

　　e)行政文件和技術文件按公司文件方法編號。

　　4.3文件的發(fā)布

　　4.3.1文件發(fā)放前應規(guī)定文件的發(fā)放范圍，經管理者代表審批，并填寫好《文件發(fā)放范圍簽收表》(QR0501)

　　4.3.2經審批后的管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件(管理性)統(tǒng)一由辦公室發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.3.3各部門內部文件由部門負責人發(fā)放。收件人需在簽收表上簽收。

　　4.4文件的標識

　　4.4.1管理手冊、程序文件、作業(yè)性文件由辦公室需在文件的封面的中間標明受控狀態(tài)、分發(fā)號、持有者。

　　4.4.2非受控文件由辦公室在文件封面打上非受控字樣。

　　4.4.3作廢文件由辦公室在文件的封面或文件的第一頁右上角加蓋作廢章。

　　4.4.4對需要保留的作廢文件由辦公室在文件的封面或第一頁右上角加蓋的保留章。

　　4.4.5內部文件、外來文件、照片、膠底片由該文件的管理部門用標簽標識。

　　4.4.6電子媒體文件由電腦操作員在軟件或光盤的背面貼上標簽，標明編號及標識類別(受控、非受控、作廢、作廢保留)。并要進行必要的書面記錄。

　　4.5文件的使用的實施

　　4.5.1辦公室編制好公司《文件控制清單》(QR0502)控制文件使用情況。

　　4.5.2受控文件不可轉抄、外傳，管理手冊、程序文件經管理者代表審批方可復印。作業(yè)文件及外來文件由辦公室審批方可復印。

　　4.5.3工作場所如發(fā)現(xiàn)過期或作廢文件，應交辦公室處理，過期作廢文件以及作廢保留文件不得在工作場所使用。

　　4.5.4文件要完好保存，如損壞或缺頁應及時向辦公室申請更換。文件卷面要保持整潔，不可亂涂亂畫。

　　4.5.6各部門應編制本部門所使用的受控文件清單，控制本部門文件使用情況。

　　4.5.7辦公室每季度至少一次對文件進行檢查，以監(jiān)督文件的完好保存及貫徹實施，并做好《文件檢查記錄表》(QR0503)

　　4.5.8文件在使用過程中發(fā)現(xiàn)有錯誤或操作性不強，可申請更改，更改程序按本程序4.6條執(zhí)行。

　　4.5.9公司電子媒體文件電腦操作員不準擅自拷貝和外泄，并妥善保管。

　　4.6文件的更改

　　4.6.1文件更改程序

　　4.6.1.1更改申請由文件更改人填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經審批后交原發(fā)放部門執(zhí)行更改。

　　4.6.1.2更改審批由原文件的審批部門進行，若指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料(委托、授權、或其他)。

　　4.6.1.3糾正和預防措施、管理評審、內部質量審核涉及的文件更改由辦公室填寫《文件更改申請單》(QR0504)，經管理者代表審核，總裁批準后，辦公室統(tǒng)一發(fā)放。

　　4.6.2文件更改方式

　　4.6.2.1筆誤可用劃改。

　　4.6.2.2文件只改動某頁內容時，可用換頁方式。

　　4.6.2.3文件內容多處或多次改動，可用改版方式。

　　4.6.3辦公室編制好《文件修改狀態(tài)控制清單》(QR0509)并保存，以控制文件修改狀態(tài)。

　　4.6.4《文件更改申請單》(QR050

　　4)應注冊更改性質：筆誤、更改、刪除、新增。

　　4.7作廢文件處置

　　4.7.1更改后的文件發(fā)放由原發(fā)放部門按原《文件發(fā)放范圍/簽收表》范圍發(fā)放， 并從原使用場所收回失效文件。

　　4.7.2收回的作廢文件以及過期文件由辦公室填寫《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)，經管理者代表審批后銷毀。

　　4.7.3因需要保留作廢文件，由辦公室確定并填寫好《文件銷毀(保留)控制清單》(QR0505)經管理者代表審批，辦公室按4.4.4標識后方可繼續(xù)保留作廢文件。

　　4.7.4電子媒體文件作廢處置程序

　　4.7.4.1由申請人填寫《文件銷毀(保留)控制清單》。

　　4.7.4.2經管理者代表審核，總裁批準。

　　4.7.4.3由電腦操作員進行清除。

　　4.7.5其它媒體文件(例照片、底片)由該文件的管理部門填寫《文件銷毀(保留)控制清單》，經總裁批準后自行銷毀。

　　4.8文件的歸檔

　　4.8.1文件經批準發(fā)布后，經批準人簽署的原件及打印件，由辦公室歸檔并登記。

　　4.8.2外來文件由辦公室對其運用性、有效性進行檢查，再登記歸檔。需貫徹執(zhí)行的外來文件，經審批后(審批手續(xù)按4.3)將復印件轉發(fā)到相關部門貫徹執(zhí)行。

　　4.9文件和資料的借閱

　　4.9.1部門經理及以下人員借閱文件，應填寫《文件和資料借閱登記卡》(QR0507)，在公司內閱覽由管理者代表審批，借出公司外由總裁審批，并登記。

　　4.9.2副總裁以上人員可直接向資料室借閱，并作好登記。

　　4.9.3公司以外人員借閱資料由總裁審批，并作好登記。

　　4.9.4外來文件的管理控制：標準和法規(guī)、分承包方提供的圖片和資料、顧客提供的資料、技術性的外來資料分別由辦公室、營銷部、技術開發(fā)部、總裁或其委托人按本程序進行管理控制，并作好登記。

　　4.10行政文件由辦公室，管理體系文件由質管部，技術文件由技術部按本程序控制。

　　5.相關文件：

　　SYPF02 《記錄控制程序》

　　6.記錄：

　　QR0501《文件發(fā)放范圍/簽收表》

　　QR0502《文件清單》

　　QR0503《文件檢查記錄表》

　　QR0504《文件更改申請單》

　　QR0505《文件和資料銷毀(保留)控制清單》

　　QR0506《文件和資料歸檔登記卡》

　　QR0507《文件和資料借閱登記卡》

　　QR0508《文件和資料編號登記卡》

　　QR0509《文件和資料修改狀態(tài)控制清單》

篇3：X公司文件和資料控制規(guī)定

　　某公司文件和資料控制規(guī)定

　　總經理辦公室負責按《文件和資料控制程序》對公司執(zhí)行的質量文件、引用外部標準、技術文件進行總體控制，保證公司相關管理人員、操作人員執(zhí)行的質量文件、技術資料、引用外部標準均為最新版本的有效文件。

　　1.各部門執(zhí)行《文件和資料控制程序》，控制本部門使用的質量體系文件、技術資料、引用的外部標準.保證本部門使用的這些文件和資料均為有效最新版本。

　　2.公司使用的質量體系文件、技術資料、外部標準，均須得到總經理或其授權人批準后，方能生效執(zhí)行。

　　3.發(fā)至部門應根據(jù)文件內容涉及的部門、確定文件分發(fā)范圍，并做好發(fā)至記錄，必須文件更改、作廢時，能及時撤回，防止誤用失效、作廢文件。

　　4.文件的頁改必須得到控制，原則上文件和資料的頁改由原批準人進行，如果指定更改人則更改人應有原批準人所依據(jù)的背景資料。

　　5.文件和資料的作廢，須由原發(fā)放部門根據(jù)發(fā)文記錄文件和資料使用部門及時撤回防止使用作廢文件。