公司程序文件 版 號: A 修改號: 0EJ-QP 6.4

　　物業公司提供給住戶的文件管理控制程序

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　　1.目的:對提供給住戶及住戶管理機構的文件的制訂、審批、傳送、查閱實施控制。2.適用范圍:適用于公司對所管理的小區向住戶提供文件的控制。

　　3.引用文件:

　　3.1質量手冊第4.5章3.2 ISO9002標準第4.5章

　　4.職責:

　　4.1日常管理業務中需要提供給住戶的文件由各相關部門制訂。

　　4.2新的物業項目入住時的住戶公約等文件由經營管理部或由副總經理指定人員負責制訂。

　　4.3管理者副代表負責對住戶提供文件進行規范性審查。

　　4.4管理者代表負責提供給住戶的文件的審批。

　　4.5綜合辦公室負責提供給住戶的文件的發放工作。

　　5.工作程序:

　　5.1提供給住戶的文件的制訂:

　　5.1.1各相關部門在管理業務工作中需要向住戶發出文件時,主要是指維修、管理需要住戶配合時;制訂或修訂有關規章制度需要告知住戶時;需要召開產權人會議時;需向住戶發出臨時通知時,各相關部門負責文件的起草。

　　5.1.2根據物業管理方案和合同的要求,每年由經營管理部應對上年物業管理費用的收支作出總結,并制訂本年的管理工作計劃。

　　5.1.3新承接的物業項目,總經理應指定項目小組或特定人員在住戶入住前應準備住戶公約及其它管理文件。詳見EJ-QP3.2《物業的入住管理》。

　　5.2提供給住戶文件的審批和標識:

　　5.2.1各相關部門完成文件起草工作后,由管理者副代表進行審查、 批準。

　　5.2.2文件審批后由綜合辦公室進行打印、標識,并登記在《文件/資料一覽表》上。

　　5.3提供給住戶的文件的發放:

　　5.3.1文件經過審批打印后,各相關部門加蓋部門印章之后進行發放。

　　5.3.2會議通知、整改通知、收費通知等涉及到全體住戶的文件可通過信箱分發,也可通過張貼方式通知住戶。

　　5.3.3管理工作報告或費用收支情況等應提供給全體住戶及其代表機構,可在開會時在小區宣傳欄公布。

　　5.4文件更改:

　　5.4.1提供給住戶的文件發生修改時,必須經原審批人復審,發放給住戶時需要聲明舊文件作廢。

　　6.支持性文件與質量記錄:

　　6.1《文件/資料一覽表》 EJ-QR-QP6.4-01

篇2：房地產文件管理程序（十一）

　　房地產公司文件管理程序(十一)

　　1.目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準、發放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到及時準確的處理和安全有效的運轉。該程序適用于以上環節所涉及的相關部門及個人。

　　2.職責：

　　2.1總經理室負責公司文件管理的總協調及總監督，并受理各部門有關文件延誤的投訴;

　　2.2各部室資料員負責文件管理的具體工作，即收發、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

　　3.工作流程：

　　3.1文件分類：

　　3.1.1通用文件：指公司在生產經營活動中普遍使用的文件，分為內部文件、外來文件和外送文件。

　　A.內部文件：即公司制作的只在公司內部使用的文件。如請示單、報告、工作聯系函、通知、會議文件、周記、制度文件等

　　B.外來文件：即公司收到的由外單位制發的文件。如法律法規、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業單位來文等

　　C.外送文件：即公司制作的對外發出的文件。如對政府、供方、顧客、公共事業單位發出的文件等

　　3.1.2專用文件：指只在公司一定工作部門或業務范圍內使用的專門文件。

　　分為技術文件、財務文件、人事資料、合同文件和簽價單和決算資料等。

　　A.技術文件：即以圖紙為核心的工程建設專用文件。如報批文件、標準圖集、內業資料、圖紙等。

　　B.財務文件：即在公司會計工作中形成和使用的會計核算專業材料。如會計憑證、帳簿、報表及相關的財務報告等。

　　C.人事資料：即公司員工在應聘、轉正、考評等人事活動中形成的反映個人基本情況、工作表現的個人資料。

　　D.合同文件：即在公司生產經營活動中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設計合同、售樓合同等。

　　E.簽價單：即審計核算部在簽價認價時專用的文件。

　　F.決算資料：即審計核算部在辦理工程結算審核過程中產生的文件。

　　3.1.3記錄：即公司各項質量活動留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供應商名錄、培訓記錄、各類簽到表、登記表等

　　3.2總要求：

　　3.2.1文件處理必須做到及時、準確、安全。

　　3.2.2內外行文要求做到格式統一、要素完整、文號分明。對外行文采用國家公文格式，內部行文按公司慣例采用英文格式。(格式及具體規定詳見第三層次文件《融僑集團文件處理辦法》之第二章"文件格式")

　　3.2.3各部室資料員為公司文件流轉的進出口，文件不允許由擬寫人直接送領導者個人，因特殊情況必須越過傳遞的，應于事后按程序補辦登記。

　　3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據以往本部門文件的運轉情況，預計當年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。

　　3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面;隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內，并按文件收進順序填寫文件清單。

　　3.2.6文件的管理一般要經過如下幾個環節：

　　A.編制：文件由相關部門或個人擬寫，所在部室資料員進行編號登記;若以公司名義對外行文則由總經理秘書編號。

　　B.批準：文件內容和發放范圍由相應的批準人審核簽發;需要多個部門批準的，須進行會簽，簽發時須注明簽發時間;應用軟件的使用權限需報送總經理批準。

　　C.登記：收發文(除便條、介紹信、回執等)應登記在相應的收文發文登記本上或直接在文件上簽收并及時整理文件目錄。來圖加蓋受控分發號。

　　D.用印：公司印章由總經理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時，應以相關部門主管簽發的文字或經部門經理簽字的蓋章聯系單為依據。

　　E.發放：各部室資料員根據批準的發放范圍進行分發。制度文件換版時，由總經理室或相關部門根據發放清單發出新版文件。

　　F.傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼;傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。

　　G.更改：技術文件需要更改時，應由發布該文件的個人或部門提出，并填寫《文件更改申請單》，通過資料員報原審批人批準，并由原文件發

　　布部門按原發放范圍下發，同時作好登記。

　　H.版本公布：制度文件換版時，由總經理室主任編制最新版本號;總經理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規清單及制度文件版本情況并給予公布。

　　I.回收：文件持有人因離職或工作調動不再符合持有資格時，所在部門資料員負責及時收回。

　　J.歸卷：各部室資料員要做好平時歸卷和定期歸卷工作。平時歸卷即隨時將發放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內;定期歸卷即一個較長時間段后，對手頭的所有文件進行清理，對無存檔價值的文件材料可備文件夾單獨存放。聯合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復印件。涉及付款的合同和請示單原件由財務計統部保存。

　　K.借閱：文件需要借閱或復印時，借閱人應填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊情況，需經部門經理批準。

　　L.保護：文件不管處于使用或是保存狀態，都要注意保持字跡清晰、份數完整。歸卷時，復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印。

　　M.歸檔：各部室按規定的歸檔時間將整理過的有保存價值的文件向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價值的文件，經鑒別和主管部門領導確認后銷毀。

　　3.2.7在文件處理時限方面，一般文件2個工作日，加急文件1個工作日(加急文件可加蓋加急章)。若超過時限，必須先通知文件發出部門，并說明原因和預計文件處理完結時間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計核算部、財務計統部等控制性部門的處理時間可根據實際需要合理延長，但必須將延長的時限告知文件發出部門。部門之間也應加強橫向聯系，發文部門應對已明顯延誤的文件進行追蹤。

　　3.2.8在文件處理權限方面，部門經理和副經理之間因應進行合理分工。在正職經理出差或病假或因其他原因未能及時履行處理、簽發文件職責時，由副經理替代，必要時可通過電話向正職經理請示，有若干個副經理的部門應明確指定常務副經理。

　　3.2.9總經理室指定專人將正式合同與會簽的合同草案進行核定并簽認，以省略各部室二次重復會簽的環節。(具體做法參見《合同管理制度》)。

　　3.2.10總經理室負責對文件的傳遞、執行情況進行督查，受理各部室有關文件延誤的投訴，并定期向總經理匯報;

　　3.2.11各部室可根據實際需要制定各類表單，但必須根據本程序提供的相應表單樣式及要素進行調整;若需要增設程序以外的表單，在部門內部使用的需經部門經理審批同意，涉及其他部門的需經涉及部門主管同意并報總經室。

　　3.2.12電子郵件及傳真收發時應進行登記和存盤，如需要電話確認的應在備注欄做好確認記錄。

　　3.3分類管理：

　　3.3.1通用文件：

　　A.內部文件：

　　a.請示單：即各部室請求總經理指示意見或批準事項時使用的陳述性文件，以固定的表單形式出現。經辦人有時限要求的需在文中注明，各級審批人無法實現的需及時向經辦人反饋。

　　報告：即各部室向總經理匯報工作情況時使用的陳述性文件，在我司，可視為請示單的補充形式。

　　a)知曉性報告：

　　b)執行性報告：

　　通知：即總經理室或人力資源部要求全公司或相關部室了解或辦理事項時使用的文件，一般公司層面的、指示性質的通知由總經理室發出，周知性通知由人力資源部發出。

　　a)總經理室發文：

　　b)人力資源部發文：

　　d.工作聯系函：即公司部門之間進行的一般日常工作聯系時使用的告知性函件。有反饋需求的，須在文末寫明此種需求和反饋時限。如有抄送部門，對方反饋時應同時將反饋情況函告抄送部門。

　　e.會議性文件：即記載公司經理例會、專題例會、工程監理例會等會議的主要精神、主要情況及議定事項的一種文件。文件流程詳見《會議制度》。

　　f.周記：即各部室每周的工作總結及計劃、存在問題的文字記錄。

　　g.制度文件：即公司對某項工作或某一方面活動所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種規范，其編制、批準、發放、評審、更改、換版等均須嚴格受控。如質量手冊由總經理批準，管理制度和程序文件由管理者代表批準。各部門內部使用的制度文件(第三層次文件)由各部室主管批準。

　　B.外來文件：

　　a.法律法規：

　　b.外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等

　　C.外送文件：如對政府、供方、顧客等發出的文件

　　3.3.2專用文件：

　　A.技術文件：

　　a.圖紙：具體管理詳見《設計過程管理程序》

　　b.施工專用文件：具體管理詳見《施工管理程序》

　　B.財務文件：具體管理詳見《財務管理制度》

　　C.人事資料：具體管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案控制程序》

　　D.合同文件：具體管理詳見《合同管理制度》

　　E.簽價單：具體管理詳見《工程造價管理程序》

　　F.決算資料：具體管理詳見《工程造價管理程序》

　　3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴格按本程序執行，歸檔后則按《檔案管理程序》管理。

　　4.相關文件：

　　4.1《融僑集團文件處理辦法》(見第三層次文件《融僑集團檔案工作手冊》之《文件處理辦法》)

　　4.2《設計過程管理程序》

　　4.3《施工管理程序》

　　4.4《財務管理制度》

　　4.5《合同管理制度》

　　4.6《工程造價管理程序》

　　5.相關表單：

　　5.1發文登記表

　　5.2收文登記表

　　5.3文件清單/移交清單

　　5.4請示單登記表

　　5.5文件借閱登記表

　　5.6工作請示單

　　5.7工作聯系函

　　5.8工作周記

　　5.9蓋章聯系單

　　5.10圖紙收發登記表(見《設計過程管理程序》)

　　5.11圖紙作廢通知單(見《設計過程管理程序》)

　　5.12圖紙借閱登記表(見《設計過程管理程序》)

　　5.13文件更改申請表

　　編制：包秋霞

　　日期：20**.4.22審核：林立強、陳衛斌

　　日期：20**.4.28批準：林權

　　日期：20**.4.30

篇3：物業公司質量體系文件管理程序

　　物業公司質量體系文件管理程序

　　1.0目的

　　對質量管理體系文件予以控制，確保在使用時可獲得有關版本的適用體系文

　　件。

　　2.0適用范圍

　　適用于公司質量管理體系文件的控制。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責對公司質量管理體系文件的評審和批準。

　　3.2管理者代表負責對公司質量管理體系文件的總體控制。

　　3.3辦公室負責組織質量管理體系文件的建立、整理、發放、使用、保管以及更改控制。

　　3.4各部門負責管理本部門持有的質量管理體系文件，并確保體系文件的有效使用。

　　4.0 過程識別

　　5.0 行為準則

　　a)文件應清晰，便于識別，發布前得到批準；

　　b)外來文件應識別并控制其發放；

　　c)使用文件場所都應得到相關文件的有效版本；

　　d)對作廢文件做出標識或隔離，防止非預期使用；

　　e)手冊(含程序)發布或換版時應先評審、批準后發布；

　　f)文件現行及更改狀態確保可識別.

　　6.0 程序

　　6.1 文件分類

　　6.1.1 質量管理體系文件包含手冊、管理制度、技術文件、質量記錄表式等由辦公室負責組織編寫、修改和管理；

　　6.1.2 行政管理文件包括外來文件和本公司文件由辦公室報批并控制分發.

　　6.2 文件編目及標識

　　6.2.1 為確保文件的唯一性，公司做出規定:

　　a)質量手冊:鄭州-Y*-20**表示:××市××公司質量手冊20**年版.每頁A-0表示A版第0次修改.

　　b)質量記錄:JL-8.3-01表示質量手冊中第8.3不合格的控制要素中第一個記錄.

　　6.3 文件控制

　　-編制文件應收集企業背景資料并按ISO9000系列標準要求編審；

　　-所有支持體系過程的文件發布前得到批準，確保適應性；

　　-文件發放由主管部門登記編號并用分發/回收記錄控制發放；

　　-文件印制或復印應確保清晰、易于辨別，并注明其版本或修訂狀態；

　　-手冊管理執行質量手冊管理規定；

　　-主管部門擬列文件總清單，便于檢索和控制文件有效性；

　　-文件發放時在可能情況下及時收回作廢/失效文件，包括圖紙，確保使用場所持有文件的唯一性和有效性；

　　-用于參改的作廢文件或備用文件做出標識或單獨存放.

　　6.4 文件更改

　　6.4.1 質量手冊程序修改，由主管部門填寫《文件更改申請單》任管理者代表審核后報總經理批準，手冊修改量大可采取換頁、修改頁數超過三分之一應重新換版印發.換版應評審后由總經理批準.

　　6.4.2 技術文件、管理文件更改和換文由管理者代表或主管副總經理批準，如需改換文件修改部門，該部門應獲得文件編制的原背景資料.

　　6.5 文件使用與保管

　　1)文件領用時，領用人應在分發記錄上簽字；

　　2)文件分發范圍由主管領導審批；

　　3)文件使用中不得損壞、亂涂或私自修改，保證文件清晰易于識別；

　　4)妥善保管文件，放在通風、干燥、安全的地方；

　　5)文件可以是書面，如有條件也可使用電子媒體，但注意留有備份；

　　6)文件作廢銷毀應有管理者代表批準.

　　7.0 相關文件

　　7.1 記錄控制程序

　　7.2 管理策劃控制程序

　　7.3 產品實現策劃(施工組織設計)管理程序

　　8.0 記錄

　　8.1 文件發放回收記錄

　　8.2 部門要控文件清單

　　8.3 文件更修改申請單