1目的與范圍
對記錄進行有效的控制，以保證能提供產品、過程、管理體系符合要求的程度以及管理體系有效運行的客觀證據，為驗證和制定糾正、預防措施提供依據。
適用于對管理體系記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保存、借閱、檢索及超過保存期限記錄的銷毀的控制，同時適用于對來自供方有關記錄的控制和管理。
2引用文件
Q/PM0501-20**《管理手冊》
3術語和定義
本程序采用GB/T19000-2000、GB/T24001-20**、GB/T28001-20**標準的術語和定義。
4職責
4.1品質保障部負責本程序的制定、修訂及歸口管理，并對各部門/管理處/子公司記錄管理情況進行監督檢查。
4.2各部門/管理處/子公司負責本程序的具體實施。
5工作程序
5.1記錄的控制范圍與分類
5.1.1記錄的控制范圍包括：
a)管理體系文件中規定提供的記錄;
b)管理體系運行中形成的記錄;
c)來自供方的記錄。
5.1.2記錄的分類包括：
a)產品實現過程及其滿足要求的記錄;
b)產品設計和開發過程的記錄;
c)產品檢驗和試驗記錄;
d)環境管理監測與測量記錄;
e)職業健康安全績效的主動測量和被動測量記錄;
f)來自供方的與質量、環境、職業健康安全有關，以及對供方進行評價的記錄;
g)生產和服務過程的記錄;
h)內審記錄;
i)管理評審記錄;
j)預防與糾正措施記錄;
k)持續改進的記錄;
l)測量設備校準和驗證的記錄;
m)教育、培訓、技能和經驗記錄;
n)丟失、損壞或者被發現不適宜使用的顧客的財產的記錄。
5.2記錄的填寫
5.2.1按記錄設置的項目逐項填寫，不得缺項，某些項目不需要填寫時，必須用“/”明示。
5.2.2記錄填寫應及時，內容完整、記錄填寫應及時、準確、連續、整齊、字跡清晰，簽字完整，能準確識別。
5.2.3涉及到管理體系的重要記錄，一律用鋼筆或簽字筆(墨水為黑色或藍黑)，不能用鉛筆或圓珠筆填寫。
5.2.4記錄應由責任部門或責任人員填寫，并按要求履行簽字手續，簽名時必須簽全名，日期不允許留空，按照年-月-日的順序逐一填寫。
5.2.5記錄一經填寫完成，原則上不允許任何部門或個人涂改、撕(換)頁。若系筆誤或經證實原有記錄不準確，可在原始記錄上采用“單杠劃改”形式進行更改，但應保持原有記錄的可識別性，并在更改處簽上更改人的姓名和更改日期，凡涂、貼、刮方式改動的記錄一律作廢。
5.3記錄的編制、標識及檢索
5.3.1各類表格由各使用單位負責人編制審定后經品質保障審批后統一標識、編號、發放，記錄格式優先選用國家標準規范或行業主管部門推薦的形式。
5.3.2各相關單位可根據需要提出記錄格式的更改(換)建議，執行《文件控制程序》。
5.3.3記錄表格由品質保障部統一進行標識備案，標識方法見《整合型管理體系文件編碼規定》。
5.3.4品質保障部編制公司管理體系文件中規定提供的《記錄一覽表》，各部門/管理處/子公司根據本單位在管理體系運行中形成的記錄、來自供方的記錄和《記錄一覽表》，編制本單位的《記錄臺帳清單》，以便于檢索。
5.4記錄的收集、整理、歸檔、保存
5.4.1各部門/管理處/子公司負責各自主管過程記錄的收集、整理和保存。必須指定專人對記錄進行分類，依日期順序整理，裝訂成冊，登記。
5.4.2記錄的保存條件應符合要求，應具備必要的防火、防盜、防潮、防塵、通風措施，防止發生丟失、蟲蛀、霉變等現象的發生。保證記錄等檔案在保存期內不受損壞或丟失。
5.4.3品質保障部根據記錄的重要程度，確定保存期。
a)有永久保存價值的記錄應永久保存;
b)有重要保存價值的記錄應保存五年以上，
c)一般記錄應保存一年;
d)公司員工個人的教育培訓資料保存至該員工離開公司之日起十日;
e)顧客在合同中對有關記錄保存已作規定的，應按合同規定進行保存。
5.4.4各單位應不定期檢查本單位內記錄使用情況，品質保障部每季度檢查一次記錄的適用，管理情況。
5.5記錄的發放、查閱、借閱
5.5.1記錄的發放由品質保障部按《文件控制程序》中的相關規定執行。
5.5.2各單位保管的記錄應按照規定進行編號、標識、分類存放，便于檢索記錄。
5.5.3因內部工作需要借閱或復制記錄，由借閱人填寫審批單，經相關部門負責人批準后，方可借閱或復制的查閱。
5.5.4當顧客在合同中有查閱記錄要求時，可提供顧客及其代表查閱，查閱前應辦理手續，并經公司相關部門負責人批準后方可查閱，但不得復制或借離。
5.6超過保存期限記錄的處置
5.6.1各部門/管理處/子公司按《記錄一覽表》規定的保存期限保存本單位的記錄。
5.6.2超過保持期限的記錄，每年一次(12月~1月)由記錄的保管人員負責申報，并填寫《文件/資料處理申請單》經本單位負責人批準后交品質保障部審核，報管理者代表最后審核后方可在授權人監督下由專人予以銷毀，審批及銷毀記錄應予保存。
5.7品質保障部負責對各部門/管理處/子公司記錄的整理和保存情況進行檢查。
6相關文件
6.1Q/GEPM0556-20**《文件編寫規定》
6.2Q/GEPM0551-20**《體系文件編碼規定》
7記錄表格
7.1《記錄一覽表》
7.2《文件(資料)領用、借閱、復印審批單》
7.3《文件(資料)領用、借閱、復印登記單》
7.4《文件(資料)處理申請單》
篇2：職業安全健康管理體系記錄作用
職業安全健康管理體系記錄作用
記錄是為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件，它是重要的信息資料，為證實可追溯性以及采取預防措施和糾正措施提供依據。職業安全健康記錄覆蓋于體系運行過程中的各個階段，因此，記錄有如下功能：
(1)是體系文件的組成部分，是職業安全健康職能活動的反映和載體。
(2)是驗證OHSMS體系的運行結果是否達到預期目標的主要證據，是體系有效性的證明文件，具有可追溯性。
記錄可以是書面形式，也可以是其他方式，如電腦軟件儲存的資料。
(3)OHSMS記錄為采取預防和糾正措施提供了依據。
篇3：職業安全健康管理體系記錄編制內容
職業安全健康管理體系記錄編制內容
1)記錄名稱：簡短反映記錄對象;
2)記錄編碼：編碼是每種記錄的識別標記，每種記錄只有一個編碼;
3)記錄順序號：順序號是某種記錄中每張記錄的識別標記，若記錄為成冊票據，印有流水序號，可視為記錄順序號;
4)記錄內容：按記錄對象要求，確定編寫內容;
5)記錄人員：記錄填寫人、會簽人、審批人等;
6)記錄時間：按活動時間填寫，一般應寫清年、月、日;
7)記錄單位名稱;
8)保存期限和保存部門。
通常，組織需要有如下的職業安全健康記錄(示例)：
1)設計評審、鑒定和驗證記錄
2)設備工裝鑒定周期記錄
3)特殊工序人員和操作監督記錄
4)檢驗和試驗記錄(含測試報告)
5)計量器具校準記錄
6)糾正措施驗證報告
7)產品質量報告
8)用戶申訴處理記錄和情況報告
9)事故報告表
10)文件更改記錄
11)人員培訓記錄
12)人員資格認可記錄
13)體系審核記錄和審核報告
14)體系的復審記錄和復審報告
15)檢驗證書
除此之外，還應根據不同的生產安全活動，增添相應的職業安全健康記錄。