質(zhì)量手冊：采購控制程序
1目的
對服務(wù)過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。
2范圍
適用于對服務(wù)所需的原輔材料采購、承擔(dān)服務(wù)項目分包合同的服務(wù)項目供方提供服務(wù)的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價和控制。
3職責(zé)
3.1 管理部
a.負(fù)責(zé)按公司的要求組織對供應(yīng)采購物資及承擔(dān)分承包合同的供方進(jìn)行評價，編制合格從主名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評價，建立供方檔案。
b.負(fù)責(zé)制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)。
c.負(fù)責(zé)審批日常服務(wù)分承包合同。
3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.3 采購物資、接受服務(wù)的相關(guān)部門質(zhì)量檢查員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測，對供方提供的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督。
4 程序
4.1采購物資
4.1.1 采購物資分類。管理部根椐對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
a、重要物資：維修建材、五金、機電及工作服、保安器材、清潔用品等；
b、一般物資：零星采購的工具、維修與檢測設(shè)備等。
4.1.2 采購物資的申請
a、各部門根椐實際情況填寫《請購單》，金額在500元以下的報經(jīng)理審批，500元以上的由經(jīng)理確認(rèn)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
b、《請購單》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
4.1.3 采購實施
a、管理部負(fù)責(zé)實施采購。對于重要物資，應(yīng)由《合格物資供方名錄》中選擇供方。對于第一次采購的重要物資供方，應(yīng)與其簽訂《采購合同》，明確品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、驗收條件、違約責(zé)任及供貨期限等；
b、采購前采購員應(yīng)對《采購單》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。
4.1.4 采購物資的驗證
4.1.4.1 對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a．由各部門質(zhì)量檢查員進(jìn)行進(jìn)貨驗證；
b．由業(yè)主或住戶在本公司現(xiàn)場實施驗證；
c．由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；
d．由業(yè)主或住戶在供方現(xiàn)場實施驗證。
對于后兩種情況，管理部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
4.1.4.2 驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。不同的物資根椐檢驗規(guī)程規(guī)定不同的驗證方式。
4.1.4.3 業(yè)主或住戶的驗證不能免除本公司提供合格物品的責(zé)任，也不能排除其后業(yè)主或住戶拒收的可能。
4.1.5 采購信息
4.1.5.2本公司的采購文件包括：采購計劃、采購單、采購物資分類明細(xì)表、采購合同及附件等，由管理部保管。在與供方溝通前，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進(jìn)行審批。
4.2 服務(wù)項目分承包
4.2.1 公司物業(yè)管理日常服務(wù)有如下分包項目：
a．清潔、排污；
b．機電設(shè)備維修、保養(yǎng)；
c．綠化；
d．房屋本體維修、保養(yǎng)；
e．保安。
4.2.2 由公司接受服務(wù)的相關(guān)部門確定相應(yīng)分包服務(wù)方式報管理部審批，管理部代表公司與供方簽定《服務(wù)項目分包合同》，合同應(yīng)包括服務(wù)項目、完成時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)負(fù)責(zé)任等。
4.2.3 對供方服務(wù)的驗證。由管理部相關(guān)人員對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理，驗證方法可包括：
a．管理部會同接受服務(wù)部門對供方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行驗收；
b．征求業(yè)主和住戶對供方服務(wù)質(zhì)量的意見。
驗證方式應(yīng)在《服務(wù)項目分包合同》中給予明確規(guī)定。
4.2.4服務(wù)項目分承包的有關(guān)信息
a．供方法人資格證明文件；
b．服務(wù)業(yè)績證明材料；
c．相關(guān)部門提供的服務(wù)質(zhì)量報告；
d．服務(wù)項目分承包合同。
在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的服務(wù)要求是充分的。上述資料由管理部保管。
4.3 對采購物資供方的評價
4.3.1 合格供應(yīng)商的條件
a．具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b．具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；
c．具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d．價格合理
e．服務(wù)良好。
4.3.
2 管理部根椐采購物資要求和服務(wù)需要，通過對物資、服務(wù)的質(zhì)量、價格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資和服務(wù)，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以供比較。管理部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根椐供應(yīng)物資有服務(wù)的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。4.3.3 對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方和日常服務(wù)供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：
a．質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；
b．本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；
c．本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d．供方產(chǎn)品或財務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e．供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
4.3.4 對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a．新供方根椐提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b．使用部門的質(zhì)量檢查員對樣品進(jìn)行驗證，出具相應(yīng)的驗證報告，并填寫《物資供方評定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；
c．樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d．樣品驗證合格后，管理部通知供方小批量供貨，經(jīng)質(zhì)量檢查員進(jìn)貨驗證合格后，交使用部門試用，并由使用部門出具相應(yīng)試用后的驗證報告，并填寫《物資供方評定記錄表》中相應(yīng)欄目，反饋給管理部；
e．小批量進(jìn)貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；
f．零星采購物資供方，質(zhì)量檢查員對其進(jìn)貨驗證記錄即為對此供方的評價。
4.3.5 對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
4.4 服務(wù)供方的評價
4.4.1 合格服務(wù)供方應(yīng)具備的條件：
a、應(yīng)在工商部門注冊、具有法人資格；
b、有從事過類似服務(wù)項目的優(yōu)良業(yè)績；
c、良好的質(zhì)量保證能力；
d、有承擔(dān)相應(yīng)服務(wù)項目的工作條件和實力；
e、服務(wù)供方在提供服務(wù)之前，應(yīng)向相關(guān)部門提交對分承包項目的服務(wù)報告，報告內(nèi)容必須有分包責(zé)任人、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、分包服務(wù)方案、完成時間、質(zhì)量保證等。
4.4.2 對多年己承擔(dān)服務(wù)項目的供方的評價；
a、根椐4.4.1條款規(guī)定的條件，供方應(yīng)提供充分的證明材料；
b、公司接受服務(wù)的部門負(fù)責(zé)對其相應(yīng)服務(wù)項目供方進(jìn)行評價，填寫《服務(wù)供方評定記錄表》，對其服務(wù)質(zhì)量、工作能力等予以評價。
4.4.3 對第一次提供服務(wù)的供方的評價；
a、管理部根椐服務(wù)供方的營業(yè)執(zhí)照、人員素質(zhì)技能證明材料、市場調(diào)查業(yè)績及所提供服務(wù)的初次試用，進(jìn)行供方的初步選擇；
b、試用期為一個月，管理部及接受服務(wù)的部門對其服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查，管理部填寫《服務(wù)供方評定記錄表》。
4.4.4 對所有合格的服務(wù)供方應(yīng)列入《合格服務(wù)供方名錄》，報管理者代審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.5 對合格的服務(wù)供方在服務(wù)過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重不合格，管理部應(yīng)填寫《不合格服務(wù)通知單》，通知服務(wù)供方限期改正。管理部應(yīng)按要求跟蹤驗證糾正效果，如連續(xù)兩次仍不符合要求，管理部應(yīng)報公司相關(guān)部門審核，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可取消服務(wù)供方的資格。
4.5 對合格供方的定期復(fù)評
4.5.1 管理部每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗證，并執(zhí)行4.3.4條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。
4.5.2 接受供方服務(wù)的部門，每年對長期服務(wù)供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《服務(wù)供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，服務(wù)質(zhì)量評分占60%，按期完成服務(wù)評分占20%，其他（如價格、服務(wù)態(tài)度等）占20%。評定總分低于60（如質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強對其提供服務(wù)的驗證，并執(zhí)行4.4.5條款。連續(xù)第二次評分仍不及格，應(yīng)取消其供貨資格。
5 相關(guān)文件
無
6 質(zhì)量記錄
6.1 物資供方評定記錄表
6.2服務(wù)供方評定記錄表
6.3 合格物資供方名錄
6.4 合格服務(wù)供方名錄
6.5 物資供方業(yè)績評定表
6.6 服務(wù)供方業(yè)績評定表
6.7 請購單
6.8 采購/服務(wù)合同
6.9 不合格服務(wù)通知單
篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序
物業(yè)公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達(dá)到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價和控制。
3.0職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進(jìn)行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。
3.2各部門或機構(gòu)負(fù)責(zé)提供國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購物品驗收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門、機構(gòu)負(fù)責(zé)采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價。
3.3財務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.5使用物品的相關(guān)部門人員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認(rèn)，財務(wù)總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.1.2E類物品采購需專題報財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預(yù)算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務(wù)總監(jiān)、董事長批準(zhǔn)；A類物品采購參照B類程序進(jìn)行公開招標(biāo)，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負(fù)責(zé)實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)貨驗證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；
5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達(dá)擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括：
5.4.1產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求。
5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進(jìn)行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應(yīng)商的條件
a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務(wù)良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；
b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e)供方的財務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進(jìn)行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進(jìn)貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進(jìn)貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復(fù)評
行政部每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財務(wù)部傳遞，財務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實，相關(guān)部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。
周會紀(jì)要的傳遞：
每周的周會紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。