廠企采購標準業務程序

　　1.目的

　　本標準業務程序的目的是用于設立必要的定義和程序以保證采購低成本和采購標準的一致性。

　　2.定義

　　PR：PurchaseRequestForm采購申請單,公司內部使用;

　　PO：PurchaseOrderForm采購訂單，公司對外使用。

　　3.職責

　　3.1請購人

　　根據部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術要求，規格型號，填寫采購申請單并交相關人員核準;

　　接收和檢驗請購的物品和服務。

　　3.2采購人

　　根據請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務。

　　生產部采購人員負責物料及與生產制造或與開發有關的各種物資的采購，或對承包商的采購工作進行監督。

　　行政部負責公司辦公用品及后勤物資的采購。

　　各采購人員應對采購物品的價格及質量負責。ü

　　3.3物流

　　保證產品運輸的及時、優質，負責進口貨物的報關手續辦理，及時清關。

　　3.4生產部

　　生產部質量人員負責對供方(物料供應商及承包商)的質量保證能力評審標準及評審計劃的制定和質量保證能力評審。

　　3.5財務部

　　在收到所有需要的文件后進行核對，將供應商的發票與采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關單據相對照，進行數量和金額的確認。并按時向供貨商付款。

　　4.采購范圍

　　4.1產品：指公司委外加工的產品，采購后即交付給客戶。

　　4.2生產物料：指與產品生產直接相關物料，公司目前生產物料多數由產品生產承包商進行采購。

　　4.3固定資產：是指單位價值超過人民幣1000元以上，同時使用年限超過兩年以上的生產、經營設備。如機器、車輛、電子設備等。

　　4.4低值設備：是指單位價值未能達到固定資產的標準，但其使用年限超過一年的生產、經營設備。在會計處理上可不作為資本性支出而一次費用化，但對其管理應視同固定資產進行。如辦公桌椅，實驗室用工具。

　　4.5低值易耗品：是指成批采購的低價值的耗材。如實驗室用接插件等。

　　4.6長期服務的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務的客戶。如快餐，辦公文具供應商,電信服務，域名等。

　　其它非費用報銷申請范圍內的采購申請。

　　5.操作過程及操作程序詳述

　　5.1申請

　　1)請購人負責提供采購物資的技術要求，規格型號，可行或必要時，應給出推薦的供應商及價格。

　　2)請購人應填寫采購申請單，并負責交于相關人員核準。

　　5.2批準

　　5.2.1對采購申請單PR的批準

　　對所有采購申請單，必須嚴格按以下簽字授權進行核準：

　　所有采購申請單必須有公司總經理的批準及簽字;

　　所有IT設備的采購申請單必須有IT經理的核準;

　　所有采購申請單必須有財務主管的簽字，作為預算、稅務、現金流量管理的需要;

　　任何與生產有關的采購申請單必須還有銷售部負責人和營運部負責人批準和簽字。

　　簽字流程圖：

　　請購人-->請購人部門經理->采購人->采購人部門經理->總經理

　　采購人員只有在取得核準的采購申請單后，才可實施采購。

　　5.2.2對采購訂申PO或合同的申請

　　5.2.2.1采購訂單

　　如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準的采購申請單，向財務部申請打印采購訂單，并由部門經理簽字確認

　　后發給供應商。申請人還需負責采購訂單的供貨方確認，以保證該訂單的有效性。

　　產品及生產物料PO的保存者,應注意該PO為公司保密級別較高之文件,未經授權者不可查閱。

　　5.2.2.2合同

　　如果采購人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內容應經公司法律顧問核對。

　　5.3報價及磋商

　　5.3.1物品及服務采購

　　在任何可能和適用的情況下，采購員應根據下列原則就相同層次的物品或服務取得不同的報價：

　　采購金額最少報價數量

　　小于RMB5001

　　小于RMB2000,大于RMB10002

　　大于RMB20003

　　采購員在同供應商進行磋商后，應作好比較記錄，主要考慮質量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應一同參與同供應商的討論。

　　在貨物及服務質量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應商，只有在特殊情況下，如價低者品質有問題，方可選擇報價較高的供應商，但必須詳細說明原因，以便日后參考。

　　5.3.2分供方的開發及選擇(僅適用于產品及生產物料采購)

　　由生產部采購人員在實施采購前根據開發部提供的物料清單，將那些認為有能力的供應商初步確定為分供方，并經質量保證人員及開發部審核會簽后加入合格供應商名單。

　　如果是初選的供應商，只有在生產部質量人員、開發部進行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產品。

　　生產部根據分供方的物品交付、質量表現、合作態度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調查、分析、總結。

　　5.3.3第三方物流的開發及選擇

　　由負責物流的人員在保證產品運輸的及時、優質情況下，提供3家以上的貨代以競標的方式進行選擇。物流人員根據貨運代理商的交付時間、服務質量、合作態度等按季度評價貨代滿足要求的能力，并調查、分析、總結。

　　5.4訂購

　　應根據價格，質量m.dewk.cn和服務等選擇供應商。如果采購員所選擇的供應商與請購人推薦的不一致，應向請購人發出確認，若請購人仍堅持用推薦的供應商，則需由總經理批準。

　　訂購物品可能有下列兩種形式：

　　憑核準的采購申請單，從供應商處直接購買。

　　向供應商發采購訂單(如需要，可向財務部申請開具采購訂單)或合同(重要合同內容應經公司法律顧問核對)。

　　對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應商以簽定年度協議的方式根據條款內容直接訂購。

　　選擇此類供應商應以競標的方式進行(如果可能，應至少有三個競爭者)且該類協議應至少每年重審一次，既從不同供應商處獲得新的報價，并就現行的協議內容進行重新磋商。

　　5.5接受

　　訂購的非生產性物品送達后，必須驗收，且驗收人與采購人不能是同一人。驗收合格后，應在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。

　　對于生產性原輔包裝材料，應由生產部進行質量檢驗。

　　若送達的物品不合格，采購員應與供應商聯系以尋求解決方案。

　　5.6付款

　　采購人負責采購物品的付款申請，應在付出傳票后必須附上下列單據

　　發票

　　經過核準并已收貨簽收的采購申請單PR，

　　如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。

　　如是預付款，可在付清余款時附上全額發票;如有特殊情況，送貨單可以后補，如DELL設備采購的全額預付。

　　對于經常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應要求與供應商協商月結，以轉帳形式支付。

　　在可能的情況下，付款應始終要求銀行轉帳，不支付現金。

　　在可能的情況下，采購員應始終要求供應商提供增值稅發票。

　　6.記錄

　　對于各次采購，采購員應保存下列文件：

　　1)采購申請單副本

　　2)報價

　　3)比價記錄

　　4)采購訂單副本或合同

　　5)付出傳票副本

　　6)收貨單副本

　　7.附件

　　1)采購申請單及附表

　　2)采購訂單

　　8.其它規定

　　任何員工不得接受禮物，邀請和類似的好處。

　　對于任何供應商試圖以非正當方式影響采購決定的行為必須立即上報。

　　任何重慶英諾科技有限公司的員工應嚴格遵守公司頒發的上述標準操作程序。

篇2：物業公司物資采購管理程序

　　物業公司物資采購管理程序

　　1.0目的

　　對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產品符合規定要求，價格達到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。

　　3.0職責

　　3.1行政部負責物資采購（各相關部門協助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業績定期進行評價，建立供方檔案，執行采購作業。

　　3.2各部門或機構負責提供國家標準和行業標準、采購物品驗收依據、準則或標準。技術部或使用部門、機構負責采購物品的檢驗或驗證，協助核定分類物品及有關費用支出的價格。行政組織各使用部門的質量信息反饋，對分類物品供應的評價。

　　3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。

　　3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經理批準。

　　3.5使用物品的相關部門人員負責對采購物資的質量進行檢測。

　　4.0定義

　　4.1采購物資分類，根據對服務質量影響程度分為：

　　4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。

　　4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。

　　4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。

　　4.1.4D類：緊急物品采購。

　　4.1.5E類:所有經常性采購的物品。

　　4.2供方：提供產品的組織或個人。

　　示例：制造商、批發商、產品的零售商或商販、服務或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購的審批

　　5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經理確認，財務總監審核后，報總經理批準。

　　5.1.2E類物品采購需專題報財務總監、總經理批準；D類物品由行政部組織，各相關部門協助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執行；C類物品采購由需求部門根據年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監、總經理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結果報財務總監、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規格、數量、價格、申請購買時間、用途、質量要求等。

　　5.2采購實施

　　5.2.1行政部負責實施采購，各相關部門協助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規定的采購要求是充分的。

　　5.3采購物資的驗證方式

　　5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：

　　a)由行政部組織相關部門進行進貨驗證；

　　b)由本公司在供方現場實施驗證；

　　5.3.2行政部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。

　　5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。

　　5.4采購信息

　　采購信息表達擬采購的產品，適當時包括：

　　5.4.1產品采購批準的要求。

　　5.4.2對產品的驗收要求。

　　5.4.3適用的質量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價格、數量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購文件

　　文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。

　　5.6對采購物資供方的評價

　　5.6.1合格供應商的條件

　　a)有營業執照和相應的經營資格，具備持續穩定的合格產品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應物資業績；

　　c)具有質量保證能力的證明（必要時）；

　　d)價格合理；

　　e)服務良好。

　　5.6.2行政部根據采購物資要求，組織有關人員對物資的質量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質量記錄。根據供方物資的類別及其質量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對有多年業務往來的重要物資供方，應提供其質量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質量保證能力，適當時包括以下內容：

　　a)質量管理體系認證證書；

　　b)本公司對供方質量管理體系進行審核的結果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調查；

　　d)供方產品的質量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。

　　5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據提供的技術要求提供少量樣品；

　　b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；

　　d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經行政部審核，總經理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。

　　5.6.7對連續兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。

　　5.7對合格供方的定期復評

　　行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業績評定表》，評價時按百分制，質量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。

　　6.0相關文件

　　6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質量記錄

　　7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序

　　酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序

　　現各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據的傳遞效率，特規定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經理的簽字，交總經辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經辦，由總經辦遞交總經理批閱后，總經辦負責向各部門下發、專遞，如有修改，總經辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購單的傳遞：

　　各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經理審批，審批后的采購單由總經辦負責傳采購部。

　　文件的傳遞：

　　各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經理批閱，辦公室按照總經理批閱的內容進行落實，相關部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內容交辦公室，由辦公室向總經理匯報并保存。

　　周會紀要的傳遞：

　　每周的周會紀要，由總經辦整理打印后，按以下部門經理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經辦分類電話通知相關部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經辦整改結果，總經辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協助的，必須書面反饋總經辦，并且在第二天的早回上匯報和協調；

　　緊急文件和單據的傳遞：

　　當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經理，按照總經理的意見處理。

　　自行傳遞的內容：

　　各部門的單據需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。