物業(yè)質(zhì)量管理體系文件控制程序
1 目的
對與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進行控制,確保各相關(guān)場所使用文件為有效版本。
2 范圍
適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。
3職責
3.1總經(jīng)理負責批準發(fā)布質(zhì)量手冊和程序文件。
3.2副總經(jīng)理負責綜合部質(zhì)量手冊和程序文件的貫徹落實。
3.3管理者代表負責審核質(zhì)量手冊和程序文件。
3.4物業(yè)部是文件的主責部門并負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審及修改和資源提供。
3.5各部門負責相關(guān)文件的編制、使用和保管。
3.6各部門資料員負責本部門與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。
4 程序
4.1 文件分類及保管
4.1.1 質(zhì)量手冊和程序文件由綜合部備案保存。
4.1.2 第三級文件可分為兩類:
a)部門崗位職責,由各相關(guān)部門自行保存并報綜合部備案存檔;
b)其他質(zhì)量文件:可以是針對特定產(chǎn)品、項目或合同編制的質(zhì)量計劃其他標準、規(guī)范等,文件的組成應(yīng)適合于其特有的活動方式。由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門保存、使用。
4.1.3 公司級管理性文件,如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件,包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策,法規(guī)文件等及管理標準(部門管理制度等)部門質(zhì)量記錄文件等,由綜合部保存。
4.1.4 技術(shù)標準(國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗規(guī)范等),由工程科保存。
4.2 文件的編號
4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號
a)質(zhì)量手冊:
質(zhì)量手冊縮寫代號:ZLSC一版次,手冊中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:ZLSC一2001A,表示公司質(zhì)量手冊20**年第A版。
b)程序文件縮寫代號: CX一版次,程序中各章以章節(jié)號區(qū)分。
例如:CX41一2001A,表示公司第四章第一個程序文件2001年第A版。
c)質(zhì)量記錄:主要使用部門代碼一質(zhì)量手冊中的文件章節(jié)號一記錄編號
例如:BG一5.6一01,表示物業(yè)部在程序文件中第5.6章《管理評審控制程序》中的第1個質(zhì)量記錄文件。
c)各部門其他質(zhì)量文件:部門代碼-文件順序號-年號
例如:GC-05-2001,表示工程科于2001年發(fā)放的第5號文件。
4.2.2 各部門代號規(guī)定如下:
物業(yè)部:BG;工程科:GC;服務(wù)中心:FW。
4.3 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放
文件發(fā)布前應(yīng)得到批準,以確保文件是適宜的和充分的:
質(zhì)量手冊由物業(yè)部負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;
程序文件由各部門負責組織編寫,由管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準發(fā)布,由綜合部負責登記、發(fā)放;
各部門崗位質(zhì)量職責由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總,由管理者代表審核,報總經(jīng)理批準,綜合部負責登記、發(fā)放;
應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相應(yīng)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。
4.4文件的受控狀況
文件分為'受控"和"非受拄"兩大類,凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件,由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在該文件封面右上角加蓋表明其受控狀態(tài)的印章,并注明分發(fā)號。
4.5文件的更改
a)質(zhì)量手冊由物業(yè)部組織更改,填寫《文件更改申請》,經(jīng)管理者代表審核,上報總經(jīng)理批準后更改,由綜合部發(fā)放。物業(yè)部應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄;
b)其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門填寫《文件更改申請單》,經(jīng)原審批部門審批,再由各相應(yīng)部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時,該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料;
c)所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回,以確保有效文件的唯一性。
d)應(yīng)能識別所有文件的修訂狀態(tài),如采用控制清單、修訂一覽表及標識的方式等。
4.6文件的領(lǐng)用
a)文件使用者應(yīng)填寫《文件發(fā)放、回收記錄》,經(jīng)相應(yīng)主管部門負責人審批方可領(lǐng)用。
b)因破損而重新領(lǐng)用的新文件,分發(fā)號不變,并收回相應(yīng)舊文件;因丟失而補發(fā)的文件,應(yīng)給予新的分發(fā)號,并注明已丟失的文件的分發(fā)號失效;發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。
4.7文件的保存、作廢與銷毀
4.7.1 文件的保存
a)與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須易于識別、清晰可辯、分類存放在干燥通風,安全的地方;
b)各部門文件由本部門資料員保管。綜合部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。
c)對受控文件,各部門資料員應(yīng)及時填寫本部門使用文件的《部門受控文件清單》。每三個月應(yīng)將清單副本報綜合部備案,如內(nèi)容沒有變化,應(yīng)通知物業(yè)部;
d)任何人不得在受控文件上亂涂畫改,不準私自外借,確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.7.2文件的作廢與銷毀
a)所有失效或作廢文件由相關(guān)部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出,并標注"作廢"字樣,確保防止作廢文件的非預(yù)期使用;
b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件,都應(yīng)進行適當?shù)臉俗R;
c)對要銷毀的作廢文件,由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請》,經(jīng)管理者代表批準后,由物業(yè)部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。
4.7.3文件的復(fù)制
復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件,由相關(guān)部門負責人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人登記編號。
4.8 外來文件的控制
4.8.1 收到外來文件的部門,需識別其適用性,并控制分發(fā)以確保其有效。
4.8.2 工程科負責收集相關(guān)國家、行業(yè)、國際標準的最新版本,統(tǒng)一編號、加蓋受空印章,分發(fā)到相關(guān)部門使用,并把舊標準收回。
4.8.3 各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入"部門受控文件清單",并報物業(yè)部備案。
4.9 每年半年由物業(yè)部組織對現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進行定期評審,各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審,必要時予以修改,執(zhí)行4.5條款規(guī)定。
4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制,也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行。
4.11 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。
5 相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量記錄控制程序》。
6 質(zhì)量記錄
6.1《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.2《部門受控文件清單》。
6.3《文件更改申請》。
6.4《文件銷毀申請》。
篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；
b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內(nèi)的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導(dǎo)項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3文件的標識與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復(fù)制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。
c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系糾正和預(yù)防措施控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系糾正和預(yù)防措施控制程序
1.目的
通過消除不合格或潛在不合格原因，將不合格降低到最低程度，確保質(zhì)量體系的有效運行。
2.范圍
本程序適用于公司質(zhì)量體系運行過程和項目開發(fā)建設(shè)的全過程。
3．職責
3.1工程部是糾正和預(yù)防措施的主控部門，負責組織實施、驗證糾正和預(yù)防措施。
3.2各責任部門負責制定和實施糾正和預(yù)防措施。
4．控制程序
4.1糾正措施的制訂和實施
4.1.1工程部負責收集以下的有關(guān)信息，進行調(diào)查分析，確定是否采取糾正措施：
a)質(zhì)量體系內(nèi)審及第三方驗證的不符合項報告和管理評審報告以及日常體系運行監(jiān)督檢查的結(jié)果；
b)不合格品的控制情況；
c)顧客意見及處理情況；
d)實施監(jiān)督和測量中發(fā)現(xiàn)的問題；
e)各部門執(zhí)行公司經(jīng)營生產(chǎn)計劃中發(fā)現(xiàn)的問題。
4.1.2工程部根據(jù)上述信息，對存在的不合格（包括顧客的投訴和意見）進行評價，確定需要采取糾正措施的對象，填寫"糾正措施通知單"，下發(fā)責任部門。
4.1.3責任部門接到"糾正措施通知單"后，應(yīng)分析發(fā)生不合格的原因，針對性地制定糾正措施，2天內(nèi)反饋工程部，由工程部批準后進行實施，重大糾正措施由管理者代表進行審批。
4.2預(yù)防措施的制訂和實施
4.2.1工程部負責組織有關(guān)部門，對本程序4.1.1條款規(guī)定的信息進行分析，找出項目的開發(fā)建設(shè)過程中和體系運行過程中存在的潛在不合格，調(diào)查分析原因。
4.2.2根據(jù)調(diào)查分析的結(jié)果和需要進行改進的項目和目標，由工程部確定應(yīng)采取預(yù)防措施的對象，填寫"預(yù)防措施通知單"，下發(fā)責任部門。
4.2.3責任部門接到"預(yù)防措施通知單"后，應(yīng)分析潛在不合格的原因，針對性地制定預(yù)防措施，2天內(nèi)反饋工程部，由工程部批準后，組織進行預(yù)防措施的實施，重大預(yù)防措施由管理者代表進行審批。
4.3糾正和預(yù)防措施的驗證
4.3.1各部門嚴格按照制訂的糾正和預(yù)防措施進行實施，消除不合格或潛在不合格的原因。
4.3.2工程部負責監(jiān)督檢查糾正和預(yù)防措施的實施，驗證糾正措施的完成情況，并對實施糾正和預(yù)防措施的有效性進行評審，對效果不明顯或無效時，應(yīng)重新進行調(diào)查分析，采取新的糾正和預(yù)防措施。
4.3.3當因?qū)嵤┘m正預(yù)防措施需要對有關(guān)的質(zhì)量體系文件進行修改時，由工程部負責依據(jù)《文件控制程序》的規(guī)定，進行文件的修改。
4.4各部門對實施糾正和預(yù)防措施的結(jié)果，要予以記錄，執(zhí)行《記錄控制程序》。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR16-01糾正措施通知單
5.2QR16-02預(yù)防措施通知單