房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制,確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制,包括外來文件和資料。
3.職責(zé)
3.1工程部是文件控制的主管部門,主要負(fù)責(zé):
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況;
b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;
3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作;
3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍:
4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;
4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料;
4.1.3外來文件和資料,包括:法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn):
a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn);
c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。
4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別,對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件,填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時(shí),由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單",說明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí),應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng),采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對(duì)圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料,由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印,需要時(shí),應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng),批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收,并進(jìn)行記錄,對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí),應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。
4.6外來文件的控制
4.6.1對(duì)外來文件,由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。
a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施;
b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負(fù)責(zé)保存和處理,對(duì)建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項(xiàng)目部使用。
c)項(xiàng)目經(jīng)營運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負(fù)責(zé)處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍,負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等),并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進(jìn)行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信
函管理辦法》6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》
篇2:房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制,確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制,包括外來文件和資料。
3.職責(zé)
3.1工程部是文件控制的主管部門,主要負(fù)責(zé):
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況;
b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作;
3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作;
3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍:
4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件;
4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料;
4.1.3外來文件和資料,包括:法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定,由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件,并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn):
a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制,管理者代表審核,公司總經(jīng)理批準(zhǔn);
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制,部門經(jīng)理審核,管理者代表批準(zhǔn);
c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制,根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定,由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記,由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求,執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法,對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。
4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件,需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別,對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件,具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效,日常使用的法律法規(guī)等資料,不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍,由發(fā)放部門做好發(fā)放登記,填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件,可在文件的原件上加蓋發(fā)放章,登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件,填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時(shí),由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單",說明更改的理由和內(nèi)容,并由原審批人審批,當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí),應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改,在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng),采用手寫更改方式,并在更改處注明更改狀態(tài),以字母"G"加順序數(shù)字表示,如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性,可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后,應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對(duì)圖樣的修改,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理,執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料,由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管,防止污損遺失,保存期限為一般為3年,超過保存期的,由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印,需要時(shí),應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng),批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件換版后,由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收,并進(jìn)行記錄,對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí),應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。
4.6外來文件的控制
4.6.1對(duì)外來文件,由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理,納入到受控文件的管理范圍。
a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī),由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記,交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施;
b)工程施工技術(shù)類文件,由工程部負(fù)責(zé)保存和處理,對(duì)
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等,由工程部審核其是否為有效版本,并提供有效版本清單,發(fā)放項(xiàng)目部使用。
c)項(xiàng)目經(jīng)營運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等,由策劃營銷中心負(fù)責(zé)處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍,負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件(如:最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等),并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理,各部門按分工做好本部門的檔案管理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理,做好信函的收發(fā)和處理工作,執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理,執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查,并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作,進(jìn)行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》
篇3:酒店質(zhì)量文件資料和記錄控制
酒店質(zhì)量文件、資料和記錄的控制
1.目的
對(duì)質(zhì)量體系有關(guān)文件、資料和記錄進(jìn)行控制,確保各部門使用文件的有效版本,并為酒店質(zhì)量體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)。
2.適用范圍
適用于本酒店所有文件、資料(含電子媒體)和記錄的控制。
3.引用標(biāo)準(zhǔn)/文件
3.1ISO9001:20004.2.3文件控制
4.2.4記錄控制
4.職責(zé)
4.1管理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量體系文件的編制。
4.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的發(fā)放、更改、控制和管理;負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量體系運(yùn)行記錄的監(jiān)督和管理。
4.3總經(jīng)辦負(fù)責(zé)外來文件、資料和酒店內(nèi)部行政文件資料的控制。
4.4各部門負(fù)責(zé)本部門文件和資料的編制、修訂和保管,負(fù)責(zé)對(duì)本部門的質(zhì)量活動(dòng)進(jìn)行記錄,并按要求進(jìn)行控制。
5.程序要求
5.1文件和資料的控制
5.1.1文件和資料的分類
本酒店文件和資料可分為內(nèi)、外兩部分,《文件和資料控制程序》分別規(guī)定了內(nèi)外部文件和資料的編制、接收、批準(zhǔn)、分發(fā)、更改、替換及保管。
5.1.2外部文件和資料有國家和地方政府的政策、法令、法規(guī)性文件,及行業(yè)頒發(fā)文件、顧客提交文件、供方提交文件等。
5.1.3內(nèi)部文件和資料主要有質(zhì)量體系文件、行政性文件和技術(shù)資料。
5.1.4《文件和資料控制程序》規(guī)定了文件和資料的編號(hào)方法,各部門指派專人負(fù)責(zé)本部門文件資料的管理和歸檔工作。
5.1.5各部門發(fā)放的文件由最高審批者控制發(fā)放范圍。
5.1.6保證與質(zhì)量體系有關(guān)的場所使用相應(yīng)文件的有效版本。各部門要將作廢的文件及時(shí)撤除,并進(jìn)行適當(dāng)標(biāo)識(shí)和處置。
5.1.7文件更改的審批應(yīng)根據(jù)文件的原審批程序進(jìn)行,若原審批人不在時(shí),可由委托人審批。
5.1.8 總經(jīng)辦監(jiān)督質(zhì)量體系文件的使用,確保文件保持完整、清晰、易辯認(rèn)。
5.1.9 對(duì)使用的外部標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)實(shí)施編號(hào)、登記,確保使用有效版本。
5.2 記錄的控制
5.2.1 酒店根據(jù)質(zhì)量體系要素要求和自身的實(shí)際情況建立和保存足夠、完整的記錄,以證明生產(chǎn)和服務(wù)提供符合質(zhì)量控制的要求,并驗(yàn)證體系的有效性。
5.2.2 建立《記錄、資料分析控制程序》,規(guī)定質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)、收集、整理、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處置等內(nèi)容。
(1)記錄的填寫要求規(guī)范、完整并保持字跡清晰、標(biāo)識(shí)明確,具備對(duì)相關(guān)活動(dòng)和服務(wù)的可追溯性。
(2)及時(shí)收集、保存所有質(zhì)量記錄,避免損壞、遺失。
(3)質(zhì)量記錄保管期限應(yīng)適時(shí),對(duì)超過保存期的記錄,各部門可以按規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。
5.3 文件、資料和記錄可以書面或電子媒體的形式保存,但以書面形式為準(zhǔn),存在于電子媒體中的文件和資料不作為執(zhí)行的依據(jù)。
6.相關(guān)文件
《文件和資料控制程序》YZ/IH-QB004/20**
《記錄、資料分析控制程序》YZ/IH-QB028/20**