電力科技公司檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為規(guī)范公司文件材料的歸檔工作，完整、系統(tǒng)保存公司檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》，制定本辦法。

　　第二條 歸檔的公司文件材料指公司自籌建以來各種活動中形成的、具有保存價值的各種形式的記錄。

　　第三條 公司各部門應根據(jù)工作實際情況建立文件材料歸檔制度，明確本部門文件材料的歸檔范圍、時間、要求，各部門專(兼)職檔案人員負責所形成的文件材料的收集、整理。

　　第四條 歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　第五條 公司檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則。公司辦公室負責公司歸檔工作的指導、監(jiān)督和檢查。

　　第二章 基建檔案管理

　　第六條 基建檔案是指在基本建設(shè)工程項目從可行性研究到建成投產(chǎn)(使用)全過程中形成的具有歸檔保存價值的經(jīng)過整理歸檔的，不同形式和載體的文件材料。

　　第七條 基建檔案的范圍：

　　1、工程準備階段文件：工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設(shè)計、招投標文件等工程準備階段形成的文件

　　2、監(jiān)理文件：監(jiān)理單位在工程設(shè)計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。

　　3、施工文件：施工單位在工程施工過程中形成的文件

　　4、竣工圖：工程竣工驗收后，真實反映建設(shè)工程項目施工結(jié)果的圖樣。

　　5、竣工驗收文件：建設(shè)工程項目竣工驗收活動中形成的文件

　　6、其它：有關(guān)建設(shè)和管理的法律、法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件，建設(shè)行政主管部門規(guī)定的其他文件材料。

　　第八條 基建檔案整理的原則和方法：

　　1、應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　2、當建設(shè)工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位組卷

　　3、卷內(nèi)不應有重份文件;不同載體的文件一般應分別組卷

　　第九條 對與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動、記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷后歸檔。

　　第十條 對重要的基建檔案，使用率較高的基建檔案，應當進行復制，以保證基建檔案的安全，更方便地提供利用。

　　第十一條 借閱基建檔案必須履行借閱登記手續(xù)，查閱基建檔案不得勾劃、圈點、涂改、裁剪或轉(zhuǎn)借。存檔資料借閱須經(jīng)部門主管領(lǐng)導批準方可借閱

　　第十二條 基建檔案人員對需銷毀的檔案必須造具清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導審定，并經(jīng)指定的銷毀人和鑒銷人在銷毀清冊上簽字后方可銷毀

　　第三章 技術(shù)、設(shè)備檔案管理

　　第十三條 歸檔范圍包括：

　　1、訂貨合同及技術(shù)要求和發(fā)貨日期一覽表;

　　4、合格證、裝箱清單和文件;

　　5、監(jiān)制或驗收人員關(guān)于設(shè)備質(zhì)量問題的說明、報告;

　　6、安裝協(xié)議、安裝技術(shù)條件、驗收文件、安裝洽商記錄、試車及試運轉(zhuǎn)期產(chǎn)品質(zhì)量問題及系統(tǒng)性能問題的原始記錄，處理報告及有關(guān)文件;

　　7、經(jīng)營及技術(shù)問題處理原始資料、報告、備忘錄或相當?shù)奈募Y料;

　　8、考察、專題調(diào)研、監(jiān)制、驗收、設(shè)計聯(lián)絡(luò)和學習形成的技術(shù)資料;

　　9、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備采購合同等;

　　10、設(shè)備、儀器儀表的出廠文件，說明書、圖樣、隨機單以及維修操作說明等有關(guān)文件資料等。

　　第十四條 歸檔要求：

　　1、技術(shù)、設(shè)備管理負責人應負責承擔相關(guān)技術(shù)、設(shè)備資料的歸檔工作，并保證歸檔材料的完整性、準確性和系統(tǒng)性。

　　2、歸檔的資料文件均應是正本，符合國家有關(guān)標準要求 第十五條 技術(shù)、設(shè)備檔案的保管：

　　1、檔案管理人員在收集檔案時，必須按照公司的工作特點及工程檔案文件資料形成規(guī)律，及時組卷、分類、編號、登帳。對底圖要妥善保管，防止損壞。

　　2、凡歸檔的文件資料，視條件應復制一份作為副本，供對外借閱，正本存檔不外借。

　　第十六條 按有關(guān)規(guī)定，對已過保管期的檔案要予以鑒定，確實無保存價值時，填寫“檔案銷毀登記表”，經(jīng)主管領(lǐng)導或總工程師批準后由檔案管理人員辦理銷毀。

　　第十七條 檔案的利用：

　　1、本公司技術(shù)檔案只限于本公司有關(guān)人員查閱，不外借

　　2、檔案歸還時，檔案管理人員須詳細檢查，如有丟失或損壞，要根據(jù)具體情況追究責任。

　　3、檔案借閱執(zhí)行相關(guān)規(guī)定

　　第四章  管理性文件的管理

　　第十八條  公司經(jīng)營管理中形成的行政、人事、財務等具有保存價值的文件均應列入歸檔范圍。

　　第十九條 下列管理性文件應隨時歸檔：

　　1、變更、修改、補充的文件材料;

　　2、公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;

　　3、各種臨時活動中形成的文件材料。

　　第二十條  會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管二年后向辦公室移交。

　　第二十一條 電子文檔歸檔應實時進行，與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　第二十二條  磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結(jié)束后及時歸檔。

　　第二十三條  歸檔的文件應為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。

　　第二十四條  各部門設(shè)專(兼)職檔案人員，負責檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理并編制清冊以便隨時查閱。

　　第二十五條  本辦法解釋權(quán)屬辦公室。

篇2：集團公司檔案管理辦法

　　集團公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監(jiān)督和指導。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機關(guān)文件材料應歸檔的有。

　　(一)上級機關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導人及上級機關(guān)有關(guān)領(lǐng)導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　(三)代上級機關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機關(guān)的批復文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導或各部門有關(guān)負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術(shù)職務評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)文件材料應歸檔的有：

　　(一)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務機關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機關(guān)和非隸屬機關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關(guān)項目業(yè)務的音像制品、計算機盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導批準。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領(lǐng)導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

　　第三十一條各子公司應根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關(guān)業(yè)務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區(qū)分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數(shù)量統(tǒng)計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。