阿爾卡迪亞小區(qū)業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定本管理辦法。

　　第一條 下列資料、檔案應(yīng)當(dāng)編號造冊，并由專人保管：

　　1、物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)的物業(yè)資料;

　　2、《議事規(guī)則》、《管理規(guī)約》及小區(qū)其他公約、規(guī)章制度等;

　　3、業(yè)主大會成立備案及業(yè)主委員會產(chǎn)生、委員產(chǎn)生、備案及更新備案的材料;

　　4、業(yè)主大會、業(yè)主委員會作出的決議、決定等書面材料;

　　5、業(yè)主大會及業(yè)主委員會發(fā)布的公示、公告、通知等文件;

　　6、各類會議記錄、紀(jì)要、簽到表;

　　7、業(yè)主清冊及聯(lián)系方式;

　　8、有關(guān)法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)往來文件;

　　9、簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、專項服務(wù)合同以及其它合同等;

　　10、業(yè)主委員會資產(chǎn)登記表、保修書、說明書等;

　　11、業(yè)主和使用人的提議、書面意見、建議書以及接訪的登記簿;

　　12、建筑物及其附屬設(shè)施維修資金收支情況清冊;

　　13、利用物業(yè)共用部分經(jīng)營所得收益的收支情況清冊;

　　14、業(yè)主大會、業(yè)主委員會工作經(jīng)費的收支情況清冊;

　　15、其他應(yīng)當(dāng)存檔保管的文本資料和電子文檔。

　　第二條 業(yè)主委員會秘書長負(fù)責(zé)收集、接收、催要經(jīng)辦人所持的上述資料、檔案，并進(jìn)行整理、存檔。

　　第三條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進(jìn)行備份。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進(jìn)行保存，業(yè)主清冊資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 查閱檔案應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，并只能在業(yè)主委員會辦公地點翻閱。業(yè)主委員會委員之外的業(yè)主查閱保密檔案，必須經(jīng)業(yè)主委員會主任或者副主任同意后方可查閱。

　　本管理辦法中的第一條第7、12、13、14項為保密檔案。

　　第六條 檔案庫房必須有防盜，防火，防潮，防鼠等措施，庫房內(nèi)的檔案應(yīng)排列有序，按照保管期限或類別，項目進(jìn)行保管。

　　第七條 因個人原因造成資料檔案丟失、業(yè)主信息外泄的，由業(yè)主委員會追究其相應(yīng)責(zé)任;業(yè)主委員會委員違反本制度造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)及時提請業(yè)主大會終止其業(yè)主委員會委員資格。

　　第八條 本辦法經(jīng)業(yè)主委員會會議通過之日起生效。

篇2：業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　業(yè)主委員會檔案資料管理辦法

　　為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。

　　第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。

　　第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進(jìn)行備份。

　　第三條 常務(wù)秘書負(fù)責(zé)接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進(jìn)行整理、存檔。

　　第四條 文本資料必須按照保密等級進(jìn)行保存，業(yè)主資料為最高等級，禁止對外查閱。

　　第五條 因為資料保管人個體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的，業(yè)委會必須追究其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；責(zé)任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責(zé)任人是秘書的立刻將其開除，扣發(fā)當(dāng)月薪水。