開發(fā)公司檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強對公司檔案的管理，促進(jìn)對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦法。

　　第二條 本辦法適用于公司本部及項目部對工程、文書、聲像、實物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。

　　第三條 職責(zé)分工

　　(一)辦公室負(fù)責(zé)對公司的各類檔案實行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實物檔案的直接管理;監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

　　(二)財務(wù)審計部在遵照本制度和財務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負(fù)責(zé)公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。

　　(三)各部門應(yīng)指定本單位的檔案管理人員(兼)并報公司辦公室備案。

　　(四)各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。

　　第四條 檔案的分類

　　公司檔案分為七大類：文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。

　　第二章 檔案立卷、歸檔

　　第五條 辦公室及各職能部門的檔案(資料)管理員應(yīng)定期(每月一次)進(jìn)行檔案的收集。

　　第六條 立卷歸檔的時間

　　(一)各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，可留存復(fù)印件。除了項目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。

　　(二)凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案資料移交辦公室保管。

　　(三)在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財務(wù)審計部保存外，公司的其它各類證照(營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等)應(yīng)在7日內(nèi)交辦公室保存。項目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。

　　第七條 立卷歸檔的要求

　　(一)歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。

　　(二)案卷要求

　　1、歸檔案卷封面的各個項目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。

　　2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。

　　3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。

　　4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。

　　(三)各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。

　　(四)影像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

　　第八條 交接檔案的要求

　　(一)交接的資料必須完整;

　　(二)交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備;

　　(三)歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準(zhǔn);

　　(四)交接的資料如有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸檔;

　　(五)檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)

　　(六)卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標(biāo)一律在右下角;

　　(七)交接資料時必須當(dāng)面清點，核對確認(rèn)無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份(如有需要可提供電子版)。

　　(八)對工程資料檔案的特殊要求：

　　1、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章 手續(xù)要完備。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面(297mm*210mm)，圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅(圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖);

　　2、用計算機(jī)出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面;

　　3、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章 ;

　　4、文字材料應(yīng)按事項、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

　　第三章 檔案的保管

　　第八條 歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項目部臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專(兼)職管理員負(fù)責(zé)保管。

　　第九條 檔案資料要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項工作對利用檔案的需求，積極做好提供利用工作，為公司各項業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。

　　第十條 辦公室要嚴(yán)格按照“八防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強光、防過度干燥、防失密)的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。

　　第十一條 檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。

　　第四章 檔案的借閱和保密

　　第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);重要檔案(機(jī)密文件、證照等)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。

　　第十四條 借閱人員在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴(yán)禁擅離崗位。

　　第十五條 借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實后給予“嚴(yán)重警告處分”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。

　　第十六條 檔案的保密

　　(一)檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。

　　(二)檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。

　　(三)合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務(wù)的由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。

　　(四)經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。

　　(五)企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。

　　第五章 檔案鑒定和移交

　　第十七條 公司辦公室檔案管理員、各部門、項目部專(兼)職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。

　　第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。

　　第十八條 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。

　　第六章 附則

　　第十九條 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。

　　第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。

　　第二十一條 公司所屬的各項目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。

　　第二十二條 本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。

　　附件一：文書檔案管理細(xì)則

　　附件二：人事檔案管理細(xì)則

　　附件三：經(jīng)營檔案管理細(xì)則

　　附件四：會計檔案管理細(xì)則

　　附件五：工程技術(shù)檔案管理細(xì)則

　　附件六：影像檔案管理細(xì)則

　　附件七：實物檔案管理細(xì)則

　　第二十三條 本辦法有辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準(zhǔn)項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。