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　　物業經理秘書崗位工作說明書

　　姓 名 崗位(職位):秘書 所屬部門

　　直屬上司:物業經理 崗位(職位):物業經理 直屬下級:無

　　工作職責 向物業經理負責，協助經理做好行政、后勤、對外業務工作，

　　工作內容

　　1、負責公司政令頒布、各類文件報告、通知等的起草、送批(核)及打印，分發、送達;檢查各部門和全公司人員對公司規章制度的執行情況。各項來文來函簽收及送閱，各類資料、文件、制度的收集、整理、歸檔、整理目錄和管理。

　　2、協調各部門主管/當值與上級通力合作，根據上級指示和公司運作情況，隨時修改或完善各項規章制度及通知、組織召開各類型會議。各類事務的督辦。

　　3、對外業務的接待、聯系。與相關單位建立良好的工作關系，樹立公司形象。

　　4、物業公司人事勞資和職工福利管理。在上級指導，進行協助人員招聘、調配、試用、轉正、晉升或辭退的全過程立檔管理，負責工資、勞保、福利、文體活動等的實施與檢查。

　　5、后勤文具、物料、交通工具、辦公機械使用，管理辦公用品、職工住宿等物品用具的統計、請購、發放、登記、立檔。

　　6、上級交辦的其它任務。

　　權 限

　　1、向物業經理如實反映工作檢查中存在的問題并協助相關部門提出解決的文案。

　　2、工作督辦的權力。

　　3、對未按照公文(資料)傳遞程序等相關行政制度(程序)運作的部門、個人提出批評，督促其按規范運作。

　　4、督促各部門按時限要求遞交各類工作總結、計劃等相關文件。

　　5、各類文件管理、入檔，對借閱、簽收各類文件按公司制度;到期索回文件的權力。

　　6、對公章使用的做好管理、登記，外發文件復印存檔工作，對手續不全或有問題有權向經理反映。

　　7、巡視辦公區秩序、衛生，發現問題要求行政部門及相關部門解決，保障辦公正常。

　　8、檢查各服務工作，對不合格的工作提交相關部門負責人處理并記錄。

　　9、協助行政、人事部門做好員工的考評、考核工作。

　　工作關系 部門

　　內部 1、向物業經理負責，反映各類問題并督促各部門解決。

　　2、與工程部、保安部、管理處、財務部、行政人事部協調、溝通。

　　3、與財務、行政人事部協同做好后勤支持，對工程、保安、管理處部門提供良好的服務。

　　4、公司各員工的申訴、建議的答復，協助行政部門做好員工業余文體活動。

　　部門

　　外部 1、接待來訪(業主)人員、認真聽取、記錄意見，協調各部門做好客戶服務工作。

　　2、相關業務、政府部門、新聞媒體等部門的業務接待工作。

　　3、與集團公司保持良好溝通，如取得相關財務中心、采購中心、人力資源等部門的支持。

　　工作績效

　　要求

　　1、業主的裝修審批報送件(工程部主管已簽批的)在做好登記后，不超過5分鐘放至物業經理處，并在經理簽批后返還工程部。

　　2、對會議紀律予以檢查;各類會議在會后三天內呈交會議記錄給物業經理，經簽批后，一天內送達相關與會部門。

　　3、各類書籍必須在購買后入倉、編號、入檔后方可借閱。對各部門的物品、鑰匙清點、登記;

　　4、各類檔案每半年進行一次大的分類、整理工作，匯總各種制度、文件的目錄等，并提出整改報告。相關合同、報價等重要文件資料必須做好保密保管工作。

　　5、每天上午參加工作晨會并記錄后向經理及時反映;重大問題必須及時反映。

　　6、對涉及多個部門協作的，協調、溝通要求到位。

　　7、對工作日記的收集、分發，批閱后返還各部門，并根據批閱事項進行督辦,提醒各部門在公司要求期限交辦的各項事務;

　　8、每月25日匯總各部門次月物品申購。

　　9、每月1日提醒各部門主管提交上月總結、下月計劃。

　　10、對人員異動情況及時與人事行政部門聯系并直至解決。

　　11、每年12月中旬督促各部門提交次年行政費用計劃并于12月尾前匯總完畢。

　　12、每年12月參與財務、行政及業務單位的物資清點并復印保存相關清點文件。

　　13、對辦公區的整潔檢查;

　　14、對員工的儀容儀表、行為舉止檢查;

　　15、對辦公紀律予以檢查;

　　16、對員工宿舍內務情況予以檢查;

　　任職資格 性別 女 學歷

　　職稱 大專持相關上崗證; 工作

　　經驗 2年以上秘書或行政助理經驗

　　年齡 24歲以上 工作

　　技能 自我激勵

　　與人和諧相處

　　專業的行為

　　細心、周到

　　溝通、協調

　　保密意識

　　公文寫作

　　電腦操作

　　檔案管理

　　行政業務

　　談判

　　操作電腦中英文輸入速度在60字/分鐘

　　使用相關辦公軟件

　　語言文字組織表達能力，國粵語流利， 專業

　　知識 秘書

　　公文寫作

　　公文管理

　　公共關系

　　心理學

　　行政管理

　　人力資源管理

　　現代商業禮儀

　　法律知識

篇2：房地產公司行政辦秘書崗位說明書

　　房地產開發公司行政辦秘書崗位說明書

　　崗位名稱:行政辦秘書

　　工作概述負責公司日常行政事務管理，確保公司事務不受影響。

　　工作職責與任務

　　1．負責公司印章的管理和使用。

　　2．負責公司辦公器具的管理，確保公司經營辦公正常運行。

　　3．負責員工提案資料的管理，立項、申報。

　　4．負責公司機房管理，保證公司網絡安全使用。

　　5．負責公司考勤工作，按時提交打卡記錄。

　　6．完成上級交給的其他任務。

　　工作績效標準

　　1．嚴格控制辦公經費使用，做到采購計劃合理、適用。

　　2．嚴格機房管理制度，做到整潔衛生、安全舒適。

　　3．員工提案申報及時，立項準確。

　　4．嚴格考勤紀律，不弄虛作假。

　　崗位工作關系

　　（一）內部關系

　　1．所受監督：在行政事務處理方面接受主任的指示和監督。

　　2．所施監督：公司員工出勤情況的監督權，辦公用具、辦公用品、公司網絡及員工提案管理權、公司印章使用的管理監督權。

　　3．合作關系：公司的內勤、外勤及網絡管理，與公司員工發生協作關系。

　　（二）外部關系

　　1．網絡管理方面與公安部門發生協作關系。

　　工作權限

　　1．公司員工出勤情況的監督權、登記權。

　　2．印章及辦公用品的監督使用權。

　　3．公司網絡系統及機房的管理權。

　　4．員工提案的立項申報權。

　　工作時間在規定時間內上班，有時需要加班加點。

　　工作環境在辦公室

　　任職要求

　　知識及教育水平要求擁有文書、計算機及經濟管理方面的專業知識，了解房地產基本知識。熟悉計算機軟件應用與操作。

　　技能要求文書工作的處理能力，較強的文字書寫能力。熟悉行政事務管理工作程序。

　　工作經驗要求專科以上學歷，計算機、中文或經濟管理專業。二年以上相關工作經驗。

　　基本素質要求身體健康、精力充沛、責任心強、仔細認真的個人特征。女性，30歲以下。

篇3：房地產公司總經理秘書職位說明書

　　房地產開發公司總經理秘書職位說明書

　　崗位名稱：總經理秘書

　　崗位職責：

　　1、協助董事會及董事長完成日常工作，協調董事長與經營團隊之間的溝通，為董事長提供必要的信息服務；管理董事長辦公室

　　2、組織籌備董事會會議和股東大會的召開，準備會議文件，安排會務，負責會議記錄，保管會議記錄和文件，主動掌握有關決議的執行情況；對實施中的重要問題，應向董事長報告。

　　3、負責處理本部與其他部門外事活動的配合工作。

　　4、負責文書的管理及全公司文員業務指導、培訓、管理工作。

　　5、忠實執行，積極完成總經理委派的各項任務，負責整理總經理的各類資料、文件并分類、保管及歸檔。

　　6、負責總經理的對外聯絡、來電、來訪、記錄及禮儀服務。

　　7、負責總經理資料文件的打印、復印、收發及登記。

　　8、負責收集及統計匯總總經理所需的各類報表。

　　9、負責編排總經理的工作日程表。

　　10、負責籌備總經理召開的會議，并做好會議記錄。

　　11、負責公司各類單據上呈總經理審批與發放管理。

　　12、負責總經辦的其它后勤工作。

　　13、完成總經理臨時安排的各項工作任務。

　　14、負責公司生活用品，辦公設備用品、文具的申購、審批，跟催調派工作。

　　15、負責公司、本部門會議記錄并整理會議紀要。

　　16、協助部門領導對公司內部發布重要信息、通知、通告工作。

　　17、負責外來信函、報紙分類、包裹郵寄與派發。

　　18、負責行政資料整理歸檔、文書打印。

　　19、辦公室接待。

　　20、及時完成領導交辦的各項臨時事宜。

　　任職條件：

　　1、具有大學專科以上學歷

　　2、嚴謹、細致、耐心的工作作風，堅持公司行政管理原則

　　3、出色的協調/溝通能力，能協調各部門共同配合工作4、專業知識與技能：行政管理、人力資源、法律、經濟專業有2年以上人事行政管理工作經驗。

　　5、具備較強的辦公室事務管理能力及良好的文字和語言表達能力，善于溝通、處理協調各方面的公共關系，辦事干練細致。能熟練操作電腦，具有一定的外語水平。

　　6、較強的職業素養和敬業奉獻精神。

　　7、熟悉國家人事勞動方面的管理政策法規，遵守公司人事管理規范，同時熟悉企業管理基本知識，善于結合企業實際貫徹落實各項工作。

　　8、有較強的時間觀念和創新意識，工作責任心強。