集團檔案管理制度

　　為加強集團文件檔案管理，提高辦公效率，防控經營風險，特制定本制度。

　　一、相關部門職責

　　(一)集團行政部歸口負責檔案管理。

　　(二)專業檔案(資質檔案、人事檔案、車輛檔案、技術資料等)可由行政部授權相關部門按照本制度進行管理，行政部負責監督檢查。

　　(三)行政部授權相關部門管理的，應明確授權范圍，不得出現多頭管理和無人管理的現象。

　　(四)各部門負責將本部門工作中產生的檔案及時移交檔案管理部門存檔。

　　二、歸檔范圍

　　(一)證照、資質、章程、股東會決議、榮譽證書等;

　　(二)上級部門下達的與本公司有關的文件材料(通知、通報、紀要、決議、批復、函等);(三)黨政機關重要領導人視察時的照片、題詞或其它具有保存價值的資料;(四)集團(公司)發布的各種正式文件(通知、通報、請示、決議、函等);(五)集團(公司)重要會議的紀要。

　　(六)對內對外簽訂的各類合同、協議、證明、承諾、擔保文件。

　　(七)集團(公司)制作或引進的各種宣傳、培訓材料。

　　(八)集團(公司)及各部門制定的規章制度。

　　(九)各級員工錄用、轉正、定級、調動、降職、晉升、離職、退休、調薪、獎懲、醫療、撫恤、培訓、職稱評定等工作形成的人事檔案材料。

　　(十)各種專業文件材料，如調研報告、勘察報告、技術資料、圖紙、說明書等。

　　(十一)集團(公司)解決法律糾紛問題形成的文件材料。

　　(十二)集團(公司)固定資產購置、領用、處置、移交過程中形成的文件材料、證書、證明等。

　　(十三)集團(公司)重要合作伙伴名單、通訊錄等。

　　(十四)其它具有保存價值、需要留檔以供日后查考利用的文件資料。

　　三、立卷歸檔要求

　　(一)符合歸檔范圍、需要蓋章的檔案資料，起草和打印時即應預留一份存檔文件，行政部在蓋章的同時即歸檔保存。

　　(二)其它具有保存價值、需要留檔以供日后查考利用的文件資料，各部門必須及時(檔案管理部門可與各相關部門協商，制定具體的時間范圍)向檔案管理部門移交，任何部門和個人不得無故拖延和擅自扣留。如工作中需要使用，應先交檔案管理部門立卷歸檔后再辦理借閱手續。

　　(三)對外簽訂的各類合同、協議統一在集團行政部存檔。

　　(四)以公司名義蓋章發出的各類公文(請示、通知、證明、函件等)由行政部在蓋章時留檔。

　　(五)歸檔的文件材料應當真實、完整。

　　四、檔案保管

　　(1)檔案管理員接收檔案時應認真檢查檔案內容是否齊全、完整。

　　(2)各類檔案應按照檔案類別、檔案內容關聯度、歸檔時間等分類保管。

　　(3)歸檔的文件材料中，正本與附件、請示與批復、草稿與定稿、轉發文件與原件立在一起，便于查閱。

　　(4)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;草稿在前，定稿在后。

　　(5)歸檔文件必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫;卷內文件目錄放在卷目。

　　(6)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容等。

　　(7)檔案材料應妥善保管，防水防潮，防火防盜、防蟲吃鼠咬。

　　(8)存放檔案的檔案柜應當整齊擺放，并對每個檔案柜和檔案格進行編號。各類檔案按照類別整齊的放置到檔案柜中，嚴禁亂堆亂放。每個檔案柜左上角位置懸掛標簽，注明柜內檔案目錄。

　　(9)有檔案室的，檔案室應當定期打掃、通風。通道上嚴禁放置物品。

　　(10)檔案應建立電子目錄，定期更新，并于每月5日前報主管部門經理、常務副總。

　　四、檔案保管與銷毀

　　(一)鑒于每個人對同一文件資料重要程度把握的不一致性和文件資料查閱時間的不確定性，除公司特別要求銷毀的檔案資料外，一般均應長期保存。

　　(二)檔案的銷毀必須經公司常務副總或總裁批準后方可銷毀。

　　五、檔案的借閱

　　(一)各單位因工作需要借閱本單位的檔案需經本單位負責人批準。

　　(二)公司各單位借閱非本單位的檔案須經常務副總或總裁批準。

　　(三)任何借閱檔案，必須填寫檔案借閱登記表，經審批后方可借閱。

　　(四)檔案歸還時，檔案管理員要認真檢查、清點檔案，檢查無誤在登記表上注銷。

　　(五)借閱檔案的人員，嚴禁將借閱的檔案轉借他人。

　　(六)借閱時間一般不得超過一周;確有特殊情況的，應征得行政部同意。

　　(七)需要帶走的，辦理借閱手續時應在借閱登記表上注明。

　　(八)借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得遺失。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。