公司檔案室管理工作辦法

　　目的

　　加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案的及時(shí)收集、歸檔、完整和有效利用。

　　適用范圍

　　適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。

　　職責(zé)

　　主管行政公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)外單位(個(gè)人)查閱檔案的審批。

　　行政管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司員工借閱檔案的審批。

　　檔案員職責(zé)

　　1) 檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放;

　　2) 檔案資料的交接;

　　3) 辦理檔案的借閱、登記、統(tǒng)計(jì);

　　4) 執(zhí)行相關(guān)保密制度;

　　5) 檔案室設(shè)備、設(shè)施的管理等。

　　工作步驟

　　檔案資料的確定

　　凡屬下列幾類(lèi)資料均屬歸檔資料：

　　1) 本公司基本情況資料，包括批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、代碼本、財(cái)產(chǎn)登記臺(tái)帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料;

　　2) 公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、請(qǐng)示等;

　　3) 各部門(mén)資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料;

　　4) 外來(lái)資料，包括中央、省、市、區(qū)、集團(tuán)公司來(lái)文、友鄰單位及其它單位、組織來(lái)文及法律法規(guī)等;

　　5) 圖書(shū)等參考資料，包括參考書(shū)籍、期刊、報(bào)紙及其它宣傳資料等;

　　6) 其它。

　　檔案編號(hào)

　　檔案分劃

　　為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類(lèi)(為一級(jí)分類(lèi))，每一大類(lèi)下再劃分出若干子類(lèi)(為二、三、四級(jí)分類(lèi))。具體分劃詳見(jiàn)《檔案分劃編號(hào)表》

　　檔案編號(hào)

　　為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用八位阿拉伯?dāng)?shù)字。具體編號(hào)方法如下：

　　1)分類(lèi)圖示：

　　┌─┬─┬─┬─┐

　　│*│*│*│*│

　　└┬┴┬┴┬┴┬┘

　　│ │ │ └───── 第四級(jí)類(lèi)，類(lèi)數(shù)0～99

　　│ │ │

　　│ │ └─────── 第三級(jí)類(lèi)，類(lèi)數(shù)0～999

　　│ │

　　│ └───────── 第二級(jí)類(lèi)，類(lèi)數(shù)0～9

　　│

　　└─────────── 第一級(jí)類(lèi)，類(lèi)數(shù)0～99

　　每一編號(hào)的具體意義。

　　2)案卷號(hào)、文件順序號(hào)按電腦輸入時(shí)間自動(dòng)排序，從00000001開(kāi)始。

　　檔案地址確定

　　檔案存放位置利用分類(lèi)編號(hào)來(lái)確定。

　　確定檔案一級(jí)類(lèi)存放區(qū)：根據(jù)各一級(jí)類(lèi)檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級(jí)類(lèi)檔案存放區(qū)。各一級(jí)類(lèi)檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。

　　各一級(jí)類(lèi)檔案區(qū)內(nèi)的子級(jí)類(lèi)檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。

　　每一份檔案均存放在某一級(jí)類(lèi)的檔案盒內(nèi)。

　　同一個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號(hào)順序從上到下排列存放。

　　每一類(lèi)檔案在柜架存放時(shí)均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。

　　歸檔管理

　　歸檔前資料管理

　　1) 分散在各部門(mén)的資料歸檔前由各部門(mén)兼職資料員負(fù)責(zé)管理。

　　2) 各部門(mén)必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類(lèi)放入不同的卷宗內(nèi)。

　　3) 各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。

　　歸檔時(shí)間

　　各類(lèi)檔案資料視其類(lèi)別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時(shí)間。

　　1) 公司批文、供水、供電增容計(jì)劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書(shū)等重要文件隨時(shí)歸檔;

　　2) 法律訴訟、外來(lái)文件等資料處理完畢即行歸檔;

　　3) 用戶(hù)資料在用戶(hù)辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔;

　　4) 各項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個(gè)星期內(nèi)歸檔;

　　5) 各部門(mén)當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔;

　　6) 圖書(shū)資料購(gòu)買(mǎi)后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。

　　7) 其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時(shí)間歸檔。

　　歸檔要求

　　1) 歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全;

　　2) 歸檔的文件資料必須是原件。部門(mén)須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書(shū)寫(xiě)材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水;

　　3) 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動(dòng)，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來(lái)。

　　檔案資料移交

　　1) 資料歸檔前各部門(mén)須按類(lèi)整理好，并填寫(xiě)《檔案資料移交清單》。

　　2) 移交時(shí)，檔案員須仔細(xì)核對(duì)移交的資料，核對(duì)無(wú)誤后，交接人在移交清單上簽字。

　　3) 移交清單一式兩份，交接人各留存一份。

　　資料編號(hào)歸檔

　　檔案員把各類(lèi)移交資料按編號(hào)辦法進(jìn)行整理、編號(hào)。

　　檔案員須把每份檔案資料名稱(chēng)、編號(hào)和歸檔時(shí)間等逐一登記在《登記冊(cè)》上。

　　編號(hào)后的檔案，按4.3“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。

　　檔案管理

　　檔案室由行政管理部負(fù)責(zé)管理，行政管理部指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。

　　檔案員崗位職責(zé)

　　1) 檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，了解、掌握公司職能活動(dòng)和檔案材料情況。

　　2) 檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、裝訂、存放、管理等工作。

　　3) 檔案員負(fù)責(zé)督促各部門(mén)檔案資料的移交工作。

　　4) 檔案員負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。

　　5) 各部門(mén)兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。

　　6) 檔案員必須按要求做好保密工作。

　　7) 檔案員必須做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。

　　8) 檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。

　　檔案保管

　　1) 檔案架合理排放，既保證光線充足、通風(fēng)，又能方便使用。

　　2) 檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛(wèi)生。

　　3) 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，室內(nèi)須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。

　　4) 保持檔案室干燥，定期在柜架中投放干燥劑。

　　5) 雨季加強(qiáng)檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有無(wú)漏水、滲水現(xiàn)象，雨后即檢查檔案有無(wú)潮霉現(xiàn)象。

　　6) 檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無(wú)霉變、鼠咬現(xiàn)象。

　　7) 發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬情況，應(yīng)立即采取措施加強(qiáng)防范，對(duì)已造成損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)制。

　　8) 下班時(shí)或檔案員離開(kāi)時(shí)應(yīng)仔細(xì)關(guān)好、鎖好門(mén)窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。

　　檔案鑒定與銷(xiāo)毀

　　文書(shū)檔案資料保存期限分別為短期15年、長(zhǎng)期25年、永久三類(lèi)。城建檔案的保存期限分為短期30年，長(zhǎng)期70年，永久三類(lèi)。

　　公司抽調(diào)各部門(mén)有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。

　　鑒定小組于每年的最后一個(gè)季度內(nèi)召開(kāi)一次鑒定會(huì)，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷(xiāo)毀的資料。

　　檔案資料的銷(xiāo)毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。

　　銷(xiāo)毀檔案編號(hào)的處理

　　經(jīng)鑒定不需保存但暫時(shí)不能銷(xiāo)毀的檔案，將其從原存放架上取出，用*(表示暫存記號(hào))標(biāo)識(shí)記號(hào)，并將其裝訂放入專(zhuān)門(mén)存放區(qū)內(nèi)。

　　檔案銷(xiāo)毀情況均須登記在《金地物業(yè)管理有限公司檔案銷(xiāo)毀登記表》上。

　　檔案借閱

　　檔案資料一般只限于公司員工及集團(tuán)公司需要查閱的人員查閱。

　　外單位及個(gè)人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)主管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時(shí)，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)審批表》。

　　審批表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交行政管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字，方可借出檔案。

　　借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，不得缺頁(yè)、遺失、私自復(fù)印，并保證如期歸還。

　　檔案借還情況須在登記本上登記。

　　檔案統(tǒng)計(jì)

　　檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。

　　檔案員必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)行政管理部負(fù)責(zé)人。

　　檔案管理意外事件處理程序

　　檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。

　　處理程序

　　發(fā)生意外事件時(shí)，首先應(yīng)立即將事件情況報(bào)告行政管理部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。

　　當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時(shí)，應(yīng)立即設(shè)法追回所失檔案;

　　當(dāng)發(fā)生借出人損毀檔案或潮霉鼠咬等損毀檔案事件時(shí)， 應(yīng)立即對(duì)損毀檔案設(shè)法進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)原;

　　若無(wú)法追回、修補(bǔ)損失的檔案，則應(yīng)請(qǐng)有關(guān)部門(mén)協(xié)助設(shè)法重新補(bǔ)制。

　　在進(jìn)行補(bǔ)救工作的同時(shí)，對(duì)意外事件發(fā)生的原因進(jìn)行調(diào)查，追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　根據(jù)意外事件發(fā)生的性質(zhì)及檔案損毀程度，對(duì)有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行行政和經(jīng)濟(jì)處罰。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司(下稱(chēng)各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤(pán)片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等);

　　(九)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧稀⒂袇⒖純r(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

　　(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě)：沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門(mén)及各專(zhuān)業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

　　第十五條公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。

　　第十八條銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫(xiě)檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。

　　第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書(shū)檔案管理辦法(6)

　　公司文書(shū)檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理，規(guī)范文書(shū)檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書(shū)檔案管理。

　　3 術(shù)語(yǔ)和定義

　　文書(shū)檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱(chēng)謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書(shū)檔案室管理部門(mén)為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書(shū)，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書(shū)檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書(shū)檔案收集

　　5.1.1文書(shū)檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來(lái)文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書(shū)檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書(shū)檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門(mén)交文書(shū)檔案室的文檔需符合文書(shū)檔案工作要求，并由各部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書(shū)檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫(xiě)說(shuō)明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書(shū)檔案的整理和保管

　　5.3.1文書(shū)檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類(lèi)、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類(lèi)，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書(shū)檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類(lèi)進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書(shū)檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書(shū)檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書(shū)檔案室要設(shè)立文書(shū)檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷(xiāo)，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書(shū)檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書(shū)檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書(shū)檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書(shū)檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說(shuō)明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書(shū)檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書(shū)檔案的鑒定和銷(xiāo)毀

　　5.6.1文書(shū)檔案室定期對(duì)已過(guò)期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷(xiāo)毀。

　　5.6.2文書(shū)檔案的鑒定銷(xiāo)毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過(guò)保管期限的檔案提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門(mén)和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書(shū)檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷(xiāo)，編制銷(xiāo)毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷(xiāo)。檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷(xiāo)的日期，保證不丟失，不漏銷(xiāo)。