**工程有限公司檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了規(guī)范和嚴(yán)肅公司檔案管理，根據(jù)國(guó)家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況，制定本規(guī)章制度。

　　第二條檔案工作的宗旨：收集齊全、及時(shí)歸檔、完好保存，方便利用。

　　第三條檔案管理的基本原則及要求：

　　一、歸檔原則

　　1．集中保管：公司各檔案材料由辦公室集中保管。

　　2．主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合：各部門主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。

　　3．詳細(xì)登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，4．標(biāo)5．著清楚，6．以便分類歸檔。

　　二、交接原則

　　員工離職或請(qǐng)假超過15個(gè)工作日，當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，根據(jù)檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理；

　　檔案材料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。（檔案交接單見附表六）

　　第四條檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分

　　檔案管理實(shí)行集中管理。

　　辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作，維護(hù)檔案的完整與安全。

　　一、辦公室

　　辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借閱。其主要職責(zé)包括：

　　收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。

　　檔案材料的保管和銷毀；

　　檔案材料的借閱、催還；

　　指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作；

　　領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。

　　二、部門檔案管理人員

　　各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。

　　部門檔案管理人員在辦公室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見附件一、部門檔案管理人員職責(zé)。

　　第五條檔案管理分類

　　對(duì)檔案的管理，按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。

　　第二章紙質(zhì)檔案管理

　　第六條紙質(zhì)檔案的內(nèi)容

　　紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料，對(duì)應(yīng)于聲像檔案資料。

　　第七條檔案的收集

　　檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行：

　　1、需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出辦公室之前，先交辦公室歸檔（具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”）。

　　2、公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下辦法收集：

　　事先登記

　　A.部門在每年制定工作計(jì)劃時(shí)均要同B.時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單，C.并不D.得出現(xiàn)明顯漏報(bào)，E.在制定完工作計(jì)劃3天內(nèi)必須報(bào)送辦公室，F(xiàn).辦公室秘書根據(jù)部門上報(bào)的情況，G.結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗(yàn)，H.編制當(dāng)年各部門應(yīng)該上交的檔案材料目錄并確定上交時(shí)間，I.下發(fā)各部門執(zhí)行；

　　J.公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后2個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料；

　　K.對(duì)于公司部門會(huì)議文件，L.各部門在召開會(huì)議前須到辦公室申請(qǐng)會(huì)議室借用登記，M.辦公室按照登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。辦公室秘書根據(jù)會(huì)議登記表向各部門催收文件；

　　事后查收

　　辦公室秘書根據(jù)各部門上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間，及時(shí)向相關(guān)部門催收檔案；

　　各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、及時(shí)向辦公室上交檔案材料；

　　對(duì)不按要求及時(shí)提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時(shí)補(bǔ)齊外，根據(jù)資料重要性，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理；

　　對(duì)于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結(jié)果中對(duì)辦公室秘書進(jìn)行責(zé)任處理。

　　第八條檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。

　　第三章聲像檔案管理

　　第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片(母片)、照片(含底片)、光盤和文字說明兩部分組成。

　　第十條 聲像檔案資料的收集

　　一、收集范圍

　　反映公司主要職能活動(dòng)，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資料；

　　各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；

　　公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料；

　　其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料；

　　其它具有保存價(jià)值的聲像資料。

　　二、收集方法及要求

　　事先確認(rèn)

　　制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片(合底片)的部門和人員，在借用聲像器材時(shí)，經(jīng)辦人認(rèn)真填寫《聲像器材借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要求，完成時(shí)間。（見附表八、聲像器材借用申請(qǐng)表）

　　嚴(yán)格審核

　　經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交辦公室主任審批后，辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請(qǐng)表》至辦公室秘書，辦公室秘書登記后借出器材；

　　積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收

　　對(duì)到期未及時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的，辦公室秘書積極催收。

　　辦公室原則上只接收原版、原件。

　　經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí)，必須同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案，凡涉及公司重大事件的，相關(guān)部門和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送目錄和必要的文字說明。

　　辦公室秘書嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文字說明內(nèi)容要真實(shí)；底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。

　　如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料，除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任審核，總經(jīng)理審批，否則視為私用公司財(cái)物，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處理。

　　第十一條 聲像檔案的整理和保管（見附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則）

　　第四章檔案查借閱管理制度

　　第十二條 公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限，查閱有關(guān)文件。

　　第十三條 由辦公室秘書按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行，如需越權(quán)查閱，需上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

序號(hào)	職位	查閱權(quán)限 （A級(jí)—絕密，B級(jí)—機(jī)密，C級(jí)—秘密，D級(jí)—公開）
1	董事長(zhǎng)、總經(jīng)理	A、B、C、D級(jí)文件資料
2	公司高層管理人員	B級(jí)（含）以下文件資料
3	部門經(jīng)理	C級(jí)（含）以下文件資料
4	一般員工	D級(jí)文件資料

　　A級(jí)文件(絕密)：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的文件資料，包括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料；合同、協(xié)議文本；對(duì)高層管理者的考核報(bào)告、評(píng)議等；對(duì)工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào)告或論證材料；如投資計(jì)劃與分析、項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。

　　B級(jí)文件(機(jī)密)：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資料，包括：公司注冊(cè)及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；各種末正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案；涉及公司尚未公開或不宜公開情報(bào)的來往文書，政府部門對(duì)公司的處罰決定等；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件材料及聲像材料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。

　　C級(jí)文件(秘密)，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列為秘密的文件資料及聲像材料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。

　　D級(jí)文件(普通)：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料，包括：

　　平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作來往文件(不涉及絕密、機(jī)密的文件)；各類一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等；行政管理工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告；有關(guān)干部任免、調(diào)配、定級(jí)等的文件；財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類行政交接手續(xù)憑證，其它。

　　查(借)閱檔案（包括資料、文件、光盤）必須在檔案查（借）閱登記簿登記后方可查（借）閱；

　　密級(jí)檔案在辦公室查閱，不能帶出，必須帶出辦公室查閱的，需辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理簽字才可。

　　第十四條 檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時(shí)間不超過十天，密級(jí)檔案不超過一星期。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)（見附表二）。

　　第十五條 借閱檔案的人必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。

　　第十六條 借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄文件，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并辦理相關(guān)手續(xù)。（見附表四）并由辦公室秘書負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理，保證復(fù)印件與原件有明顯的區(qū)別，并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分，其他與其查閱無關(guān)的內(nèi)容在復(fù)印時(shí)必須進(jìn)行遮蔽處理；

　　第十七條 借用的檔案，當(dāng)事人必須在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室；如確需延期，當(dāng)事人必須提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)（見附表三）。否則視為無故不及時(shí)歸還，在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理。

　　第十八條 借閱檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清除，與發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)，并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。

　　第十九條 外部合作單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查閱，但不能將檔案帶離辦公室。

　　第二十條 外部合作單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的資料要進(jìn)行審查、簽章。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。

　　(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;

　　(四)公司召開的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料，榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧稀⒂袇⒖純r(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。

　　(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。

　　(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報(bào)告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語(yǔ)和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時(shí)保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動(dòng)、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級(jí)來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動(dòng)的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時(shí)根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級(jí)業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號(hào)登記。每半年對(duì)文檔重新整理，時(shí)間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級(jí)別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時(shí)，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時(shí)修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時(shí)登記、注銷，對(duì)檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對(duì)所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時(shí)檢查，并及時(shí)上報(bào)檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時(shí)，由借閱單位提出借閱申請(qǐng)，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時(shí)應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對(duì)已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價(jià)值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對(duì)已過保管期限的檔案提出銷毀意見時(shí)，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對(duì)予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲(chǔ)目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時(shí)標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。