房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司特種檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 為保證* 城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)特種檔案收集、歸檔、保管的有序、完整與安全，更好地利用特種檔案為公司管理與發(fā)展服務(wù)，特制定本辦法。

　　第二條 本辦法中的特種檔案，是指公司在經(jīng)營管理活動中直接形成的，具　　有保存價值的，一般以非紙質(zhì)材料為信息載體的歷史資料。

　　第三條 本辦法中的特種檔案主要分為聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案三大類。

　　第四條 綜合管理部為公司特種檔案的歸口管理部門。

　　第五條 本辦法適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。

　　第二章 檔案收集

　　第六條 特種檔案的內(nèi)容與范圍

　　(一)聲像檔案

　　聲像檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有保存價值的以音響、影像等方式記錄，并輔以文字說明的歷史資料。包括照片、錄音帶、錄像帶等，其中照片檔案由底片、照片及文字說明構(gòu)成。

　　具體收集范圍：(1)反映公司的主要職能活動和工作成果；(2)公司領(lǐng)導(dǎo)、各級黨政領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加的與公司有關(guān)的重大活動；(3)公司組織或參加的重要會議公司領(lǐng)導(dǎo)參與的外事活動等；(4)記錄公司重大事件和其他特殊現(xiàn)象；

　　(5)反映公司各樓盤建設(shè)的情況；(6)其他經(jīng)典樓盤的調(diào)研資料；(7)公司廣告宣傳內(nèi)容；(8)其他具有保存價值的聲像資料。

　　(二)電子檔案

　　電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，其存儲介質(zhì)主要有磁盤(硬盤、軟盤)、磁帶、光盤和 U 盤等。電子檔案一般要求紙質(zhì)文件和電子文件雙套歸檔。

　　具體收集范圍(1)公司行政管理與業(yè)務(wù)管理活動中形成的各種文本文件（2）利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等技術(shù)形成的具有查考利用價值的圖形文件和模型文件；

　　（3）公司使用的各種數(shù)據(jù)文件；(4)設(shè)備運(yùn)行所需要的操作系統(tǒng)。

　　(三)實(shí)物檔案

　　實(shí)物檔案是指公司在經(jīng)營活動中，形成的一些反映公司工作史實(shí)的實(shí)物材料，如錦旗、獎杯、牌匾及其他具有歷史和紀(jì)念意義或保存價值的實(shí)物材料。

　　第七條 綜合管理部負(fù)責(zé)公司特種檔案的收集工作，公司其他職能部應(yīng)配合做好特種文件的整理、收集工作。

　　公司聲像資料的形成主要由策劃部負(fù)責(zé)，包括各種范圍內(nèi)聲像資料的拍攝、制作、整理和提供工作。

　　第八條 收集時間

　　(一)綜合管理部應(yīng)隨時查詢、收集特種文件。

　　(二)職能部門應(yīng)在工作完成后的一個月內(nèi)將基礎(chǔ)材料整理成符合收集要求的特種資料，其中電子檔案需一式二份(一份供存檔，一份供調(diào)閱)，相應(yīng)的文字資料應(yīng)同時交綜合管理部。

　　第九條 收集要求

　　(一)特種文件與相關(guān)的文字說明要收集齊全，及時歸檔。

　　照片檔案的文字說明包括事由、時間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等；磁帶(軟盤)盒上應(yīng)標(biāo)明軟件名稱、文件數(shù)、編制部門、編制日期、密級等；錄音帶盒上應(yīng)標(biāo)明講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容、講話時間、錄制日期和密級等；

　　錄錄象帶盒上需標(biāo)明攝制時間、攝制部門、規(guī)格、制式、密級等；獎杯、牌匾等應(yīng)寫明背景情況。

　　(二)電子文件必須是可讀文件，若有加密，應(yīng)告知密碼。

　　(三)所有準(zhǔn)備歸檔的特種文件必須在有關(guān)的設(shè)備上演示檢測，運(yùn)轉(zhuǎn)正常才能歸檔。

　　(四)資料提供部門應(yīng)同時提供文件目錄清單。

　　(五)對重要聲像資料、電子文件，應(yīng)盡可能采用存儲空間小、穩(wěn)定性好，利于長久保存信息的特種載體形式，如光盤等。

　　(六)綜合管理部確認(rèn)歸檔資料符合要求后，應(yīng)填寫移交清單一式兩份，由雙方經(jīng)辦人簽字，一份由部門保存，一份由綜合管理部保存并作登記。

　　第三章 檔案整理

　　第十條 特種檔案的整理包括分類編號、組合排列和編目立檔。

　　第十一條 檔案人員在將特種文件歸檔前，應(yīng)首先填寫《特種文件目錄清單》登記并驗(yàn)收合格后，在錄音、錄像帶、磁盤、光盤以及實(shí)物等形式的檔案上貼上標(biāo)簽，按照年代——問題分類，按內(nèi)容編號(同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個案卷，編同一案卷號，然后每盤再依次編排序號)，寫明相關(guān)內(nèi)容；最后將具有共同主題內(nèi)容的特種文件組成案卷，集中編放。

　　第十二條 錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)有相應(yīng)的文字說明，主要項(xiàng)目包括編號、收到日期、錄制日期、內(nèi)容、責(zé)任者、錄制單位、錄制地點(diǎn)、放送時間、技術(shù)狀況、數(shù)量、備注等。實(shí)物檔案的標(biāo)簽上應(yīng)寫明編號、實(shí)物名稱、數(shù)量、

　　特征、來源、獲得者以及必要的說明。

　　第十三條 照片一般將一項(xiàng)內(nèi)容整理為一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷。

　　照片的編號，應(yīng)先編每卷的卷號，再編每卷的頁號，再編卷內(nèi)照片的序號。照片的分類號、底片號、參見號應(yīng)在文字說明欄中寫清。

　　底片要先進(jìn)行分類，再編號登入目錄登記簿中。一張底片或一組密不可分的底片為一個保管單位，編一個底片號。底片號按收到的先后次序編號登記保管。底片目錄登記簿包括如下項(xiàng)目：分類號、底片號、簡要內(nèi)容、拍攝者、拍攝地點(diǎn)、拍攝時間、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、底片來源、收到日期、備考。其中底片號是上述項(xiàng)目中最重要的一項(xiàng)，編寫在乳劑面的右上角，同時在保存的紙袋外面打上底片號。

　　第十四條 電子文件按其形成規(guī)律和自身特點(diǎn)可劃分為文本文件、圖像(紙)文件、數(shù)據(jù)文件和命令文件四部分。

　　文本文件應(yīng)分門別類加以管理，可建立子目錄系統(tǒng)加以分類；圖像(紙)

　　文件、命令文件應(yīng)根據(jù)成套性原則按項(xiàng)目加以整理；數(shù)據(jù)文件根據(jù)其相關(guān)性加以整理。

　　第十五條 特種檔案根據(jù)涉及公司商業(yè)秘密情況分為“秘密”、機(jī)密，絕密”三級。檔案人員在編目立檔時應(yīng)標(biāo)明密級，并妥善保管好檔案資料，嚴(yán)防外泄。

　　第四章 檔案保管

　　第十六條 特種檔案的保存應(yīng)保證通風(fēng)，避免高溫潮濕，注意防火、防塵、防污染。 第十七條 照片檔案的保管形式區(qū)別于一般的紙質(zhì)文書檔案，應(yīng)采用規(guī)格統(tǒng)一的專用保存相冊。大張照片檔案可單獨(dú)存放，但需在卷內(nèi)目錄的備注欄中注明“大張照片”。底片應(yīng)存放在特制的底片袋內(nèi)。

　　第十八條 錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放在專用的磁帶架上，磁帶庫必須避免強(qiáng)日光照射，避免放在磁場附近。

　　第十九條 歸檔的兩套電子檔案應(yīng)分別存放，一套封存，一套提供利用。

　　電子檔案按保管單位順序號加以排列，每一盤、帶都應(yīng)貼上標(biāo)有盤帶號、保管單位名稱的標(biāo)簽，便于存取。磁帶和光盤都應(yīng)垂直存放。磁帶存放應(yīng)避免使用鐵

皮柜。

　　第二十條 電子檔案應(yīng)建立磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡，定期記錄維護(hù)情況。

　　第二十一條 實(shí)物檔案作為特殊的載體，應(yīng)有專門的陳列器具，不同的實(shí)物材料可采用不同的排列與存放方法。

　　第二十二條 特種檔案的銷毀必須經(jīng)過鑒定，報主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部負(fù)責(zé)登記、銷毀。

　　第五章 檔案利用

　　第二十三條 公司應(yīng)建立特種檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)。并根據(jù)檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。一般的特種檔案借閱需填寫((調(diào)閱檔案審批單))，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意后方可辦理；密級檔案見《保密管理制度》。

　　第二十四條 特種檔案原版原則上不得借離檔案室。如有特殊需要，經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可限期外借。

　　利用率高的特種檔案可將復(fù)制件外借。

　　外單位借用或復(fù)制特種檔案，由檔案室負(fù)責(zé)有償辦理。如在借用中造成損壞，由借用單位負(fù)責(zé)賠償。

　　第二十五條 歸檔保存的特種檔案，任何人不得私自抽出、清洗、消磁和涂改。

　　第六章 附則

　　第二十六條 本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第二十七條 本辦法自印發(fā)之日起施行。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評估報告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定具體實(shí)施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項(xiàng)工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點(diǎn)，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計(jì)。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項(xiàng)榮譽(yù)稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項(xiàng)重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨(dú)保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計(jì)。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實(shí)價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。