石油銷售公司會計(jì)檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條為加強(qiáng)石油銷售公司（以下簡稱"HB公司"或"公司"）會計(jì)資料檔案的科學(xué)管理，保證會計(jì)資料的完整安全，更好地服務(wù)于公司的各項(xiàng)經(jīng)營活動(dòng)。根據(jù)《會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及《陜西**石油（集團(tuán)）有限責(zé)任公司會計(jì)檔案管理辦法》，并結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

　　第三條本辦法適用于HB公司。

　　第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　第四條公司財(cái)務(wù)部和綜合辦公室共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的管理工作。

　　第三章 會計(jì)檔案管理范圍

　　第五條會計(jì)檔案一般包括以下內(nèi)容：

　　（一）會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

　　（二）會計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

　　（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告；

　　（四）其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價(jià)值的會計(jì)資料。

　　第四章 會計(jì)檔案的整理立卷

　　第六條每月的會計(jì)資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。

　　第七條會計(jì)年度終了后，應(yīng)采用"三統(tǒng)一"的辦法對會計(jì)資料進(jìn)行整理立卷。

　　（一）分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：一般將財(cái)務(wù)會計(jì)資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報(bào)表，四類文字資料及其他；

　　（二）檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一；

　　（三）管理要求統(tǒng)一：建立財(cái)務(wù)會計(jì)資料檔案簿、會計(jì)資料檔案目錄；會計(jì)憑證裝訂成冊，報(bào)表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。

　　第八條會計(jì)憑證的立卷

　　（一）按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至?xí)?jì)檔案保管清冊。

　　（二）憑證裝訂

　　1.會計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：

　　（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；

　　（2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整；

　　（3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資和獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全；

　　（4）記賬憑證上有關(guān)人員（如復(fù)核、記賬、制單等）的簽字和印章是否齊全;

　　（5）按憑證號碼的順序歸集（如按上、中、下旬匯總歸集），根據(jù)集團(tuán)裝訂標(biāo)準(zhǔn)確定裝訂成冊的本數(shù)。

　　2.會計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：

　　（1）用"三針引線法"裝訂，裝訂憑證應(yīng)使用棉線，在左上角部位打上三個(gè)針眼，實(shí)行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應(yīng)是活的，并放在憑證封皮的里面，裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱；

　　（2）憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；

　　（3）裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。

　　3.會計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：

　　（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員簽章；

　　（2）在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號，以便于調(diào)閱；一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔；

　　（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

　　第九條會計(jì)賬簿的立卷

　　各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應(yīng)按年整理立卷。基本要求是：

　　（一）賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個(gè)賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂；

　　（二）會計(jì)賬簿的裝訂順序：會計(jì)賬簿裝訂封面→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底；

　　（三）保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊；

　　（四）多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起；

　　（五）會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象；

　　（六）賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章；

　　（七）裝訂后，會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

　　第十條會計(jì)報(bào)表的裝訂

　　會計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一立卷保管。會計(jì)報(bào)表編制要求：

　　（一）會計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對是否齊全，整理報(bào)表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角；如有損壞部位，應(yīng)對其修補(bǔ)后，完整無缺地裝訂；

　　（二）會計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?jì)報(bào)表封面、會計(jì)報(bào)表編制說明、各種會計(jì)報(bào)表按會計(jì)報(bào)表的編號順序排列、會計(jì)報(bào)表的封底。

　　第十一條其他會計(jì)核算資料的立卷

　　會計(jì)核算其他會計(jì)核算資料應(yīng)按時(shí)整理立卷，要求如下：

　　（一）分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全；

　　（二）整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。

　　第十二條同時(shí)滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案：

　　（一）形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸

文章來源于 房 地 產(chǎn)E網(wǎng) ；

　　（二）使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　　（三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

　　（四）采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改；

　　（五）建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

　　（六）形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會計(jì)檔案。

　　第十三條滿足本辦法第十二條規(guī)定條件，公司及所屬各單位從外部接收的電子會計(jì)資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。

　　第五章 會計(jì)檔案的歸檔

　　第十四條當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿后于次年1月10號前移交綜合辦公室歸檔。移交過程中，需財(cái)務(wù)部會計(jì)檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進(jìn)行移交，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理、綜合辦公室經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計(jì)檔案移交單》（一式兩份），一份交予財(cái)務(wù)部會計(jì)檔案管理人員保管、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。

　　第十五條紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

　　綜合辦公室接收電子會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

　　第十六條機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原檔案管理人員編制會計(jì)檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接受。

　　第六章 會計(jì)檔案的借閱使用

　　第十七條檔案在財(cái)務(wù)部保管期間，財(cái)務(wù)部應(yīng)建立會計(jì)檔案清單和借閱登記冊。凡需借閱會計(jì)檔案人員，須經(jīng)總會計(jì)師批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)；借閱人員不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計(jì)檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)或總會計(jì)師批準(zhǔn)。

　　第十八條會計(jì)檔案移交綜合辦公室后，凡需借閱會計(jì)檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù)，具體參見《檔案管理辦法》。

　　第七章 會計(jì)檔案的保管期限

　　第十九條會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年，具體見附件一。

　　第二十條會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　第八章 會計(jì)檔案的銷毀

　　第二十一條公司應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計(jì)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價(jià)值的會計(jì)檔案，可以銷毀。

　　會計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由公司綜合辦公室牽頭，組織會計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察人員共同進(jìn)行。

　　第二十二條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：

　　（一）公司綜合辦公室會同財(cái)務(wù)部編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

　　（二）單位負(fù)責(zé)人、總會計(jì)師或財(cái)務(wù)總監(jiān)、綜合辦公室負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、綜合辦公室經(jīng)辦人、財(cái)務(wù)部經(jīng)辦人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。

　　（三）公司綜合辦公室負(fù)責(zé)組織會計(jì)檔案銷毀工作，并與財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

　　（四）電子會計(jì)檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由辦公室、財(cái)務(wù)部和信息管理部共同派員監(jiān)銷。

　　第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。

　　單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案鑒定意見書、會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。

　　第九章 附則

　　第二十四條本辦法由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋和修訂。

　　第二十五條所屬各單位應(yīng)制定本單位的會計(jì)檔案管理辦法，并報(bào)公司財(cái)務(wù)部備案。

　　第二十六條本辦法未盡事宜，按國家相關(guān)法律法規(guī)和集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十七條本辦法自下發(fā)之日起施行。

　　附件：會計(jì)檔案保管期限表

篇2：P集團(tuán)公司會計(jì)檔案管理辦法

　　1. 目的

　　為了加強(qiáng)集團(tuán)財(cái)務(wù)會計(jì)檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一會計(jì)檔案工作制度，更好地為集團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)核算服務(wù)，以保證財(cái)務(wù)核算資料的安全完整，特制定本辦法。

　　2. 應(yīng)用范圍

　　本制度適用于集團(tuán)各職能部門及各子公司。

　　3. 職責(zé)

　　3.1集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)集團(tuán)總部及集團(tuán)所屬各子公司財(cái)務(wù)核算檔案的使用與保管工作，必須保證財(cái)務(wù)檔案的安全完整。

　　3.2 因保管需要，財(cái)務(wù)部需定期將財(cái)務(wù)檔案移交總裁辦檔案室，檔案室要保證財(cái)務(wù)檔案的安全，并隨時(shí)保證財(cái)務(wù)部門的查詢語調(diào)檔。

　　4. 具體規(guī)定

　　4.1會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)表的會計(jì)核算專業(yè)資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)核算業(yè)務(wù)的重要史料和依據(jù)。集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理工作。

　　4.2集團(tuán)財(cái)務(wù)部各子公司財(cái)務(wù)會計(jì)人員對本公司的財(cái)務(wù)核算資料，必須按照會計(jì)歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了，可暫由低柜架擺放，超過一年以上的會計(jì)檔案應(yīng)存放到高柜架擺放。三年以上的會計(jì)檔案，全部移交到集團(tuán)總裁辦的檔案庫保管，并辦理規(guī)定的交接手續(xù)。

　　4.3檔案部門對接收保管的會計(jì)檔案，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)保管，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的裝訂，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會同原財(cái)務(wù)會計(jì)部門和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。檔案管理人員必須對所管檔案進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

　　4.4會計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，必須經(jīng)上級主管批準(zhǔn)，但不得拆散原卷冊，由財(cái)務(wù)部門派專人攜帶隨同辦理，借出檔案必須在當(dāng)日歸還，次日再借。

　　4.5各種會計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)起特點(diǎn)，分為永久、定期二類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5種。保管期限從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

　　4.6會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會計(jì)檔案部門提出銷毀意見，編造會計(jì)檔案銷毀清冊，并報(bào)集團(tuán)董事會同意后方可實(shí)施銷毀。

　　4.7監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽字蓋章，并將銷毀情況向集團(tuán)董事會報(bào)告。

　　4.8會計(jì)檔案保管期限規(guī)定如下：

　　4.8.1會計(jì)憑證：原始憑證、記賬憑證和匯總憑證保管期限15年;其中涉及外事的會計(jì)憑證永久保存。

　　4.8.2銀行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限3年。

　　4.8.3會計(jì)賬簿：日記賬、明細(xì)賬、總賬輔助賬簿保管期限15年;其中固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保存5年，涉及外事的會計(jì)帳簿永久保存。

　　4.8.4會計(jì)報(bào)表：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括文字分析保存期5年，年度會計(jì)報(bào)表(決算)永久保存。

　　4.8.5會計(jì)移交清冊保管期15年;會計(jì)檔案清冊保管期25年。

篇3：建工學(xué)院會計(jì)檔案管理辦法

　　建工學(xué)院會計(jì)檔案管理辦法

　　為了加強(qiáng)我院會計(jì)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)信息安全和完整，特制定本辦法，請認(rèn)真執(zhí)行。

　　一、數(shù)據(jù)資料管理與保管

　　計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會制度使用、保管。

　　⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。

　　現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)。現(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個(gè)人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收（付）訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章，銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無誤后，由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章，按月編頁碼裝訂成冊，加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊，加蓋封印妥善保管。

　　⒉記帳憑證的保管

　　記帳憑證主要是指機(jī)制憑證，經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無誤后輸入計(jì)算機(jī)，并加蓋會計(jì)主管、記賬員（輸入）、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人（領(lǐng)、交款人）簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束，記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無誤蓋章后，連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊，妥善保管。

　　⒊科目匯總表、賬戶余額表、賬簿打印時(shí)間

　　⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。

　　⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。

　　⑶總分類賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。

　　⑷記帳憑證（包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證）的科目匯總表每日打印一次，并同該日記帳憑證一起裝訂。

　　⑸會計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字生效。

　　⒋其他

　　由機(jī)器打印輸出的會計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員和財(cái)務(wù)主管在打印輸出的賬頁上簽字蓋章。

　　二、數(shù)據(jù)備份管理

　　⒈由于會計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。

　　⒉在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，每張軟盤采取隔日備份的方法，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對工作的干擾。

　　⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　⒋計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表等，按月做兩套軟盤備份，或在兩臺以上計(jì)算機(jī)中備份，備份軟盤應(yīng)交會計(jì)檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管，并注意防火、防磁、防潮、防塵。

　　三、會計(jì)檔案管理

　　財(cái)務(wù)處會計(jì)檔案的管理由財(cái)務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé)，并建立檔案登記清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項(xiàng)。

　　⒈會計(jì)檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù)，打印輸出的憑證帳冊、報(bào)表，必須有會計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

　　⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上保護(hù)標(biāo)簽，裝入磁盤盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

　　⒊由打印輸出的憑證、帳冊、報(bào)表等書面形式的會計(jì)檔案，按照《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。

　　⒋隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會計(jì)檔案按規(guī)定保管。

　　⒌各類會計(jì)檔案的查詢、借閱，必須經(jīng)過會計(jì)主管審批同意并簽章，填寫檔案借閱登記清冊。如果對備份磁盤的操作可能危及該盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

　　⒍必須加強(qiáng)會計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

　　⒎會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后，其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。