文 件 名:內(nèi)部審核實(shí)施

　　內(nèi)審首次會議

　　首次會議是實(shí)施審核的開端，是審核組全體成員與受審核方領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員共同參加的 會議 。首次會議由審核組長主持，向受審核方介紹具體內(nèi)容及方法，并協(xié)調(diào)、澄清有關(guān)問題。到 會人員要有簽到記錄。

　　●首次會議的作用

　　(1)傳達(dá)并落實(shí)審核計(jì)劃。

　　(2)簡要介紹審核采用的方法和程序。

　　(3)建立審核組與受審核方的正式聯(lián)系。

　　(4)提出并落實(shí)審核有關(guān)要求。

　　(5)澄清并協(xié)調(diào)有關(guān)審核問題。

　　●首次會議的要求

　　(1)建立審核活動的風(fēng)格。

　　(2)準(zhǔn)時(shí)、簡短、明了，會議以不超過半小時(shí)為宜。

　　(3)獲得受審核方的理解并得到支持。

　　(4)由審核組長主持會議。

　　(5)參加首次會議的人員應(yīng)包括:審核組全體成員，高層管理者(必要時(shí))，受審核部門代表及主要工作人員等。

　　●首次會議的內(nèi)容

　　(1)會議開始。參加會議人員簽到，審核組長宣布會議開始。

　　(2)人員介紹。審核組長介紹審核組成員及分工，受審核部門介紹將要參加陪同工作的人員。受審核部門重要人物未到場時(shí)，應(yīng)詢問原因。

　　(3)申明審核目的和范圍。明確審核目的、審核準(zhǔn)則和審核將涉及的部門、班組或崗位。

　　(4)傳達(dá)審核計(jì)劃。審核計(jì)劃應(yīng)征得受審核部門的最后確認(rèn)，一般情況下，審核計(jì)劃不宜作大的調(diào)整。

　　(5)強(qiáng)調(diào)審核的原則。強(qiáng)調(diào)公正客觀立場，說明審核是一個(gè)抽樣過程，有一定局限性 ，但審 核將盡可能取其有代表性的樣本，使得審核結(jié)論公正;說明相互配合是審核順利進(jìn)行和獲得 公正結(jié)論的重要條件，提出不合格項(xiàng)報(bào)告的形式等。

　　(6)闡明、澄清有關(guān)問題。對有疑問的問題進(jìn)行澄清，交流雙方關(guān)心的具體問題，確定末次會議的時(shí)間、地點(diǎn)及出席人員等。

　　(7)落實(shí)后勤安排。必要時(shí)，應(yīng)對辦公、交通、就餐作出安排。

　　(8)會議結(jié)束。以審核組長的致謝詞結(jié)束會議。

　　●首次會議的注意事項(xiàng)

　　(1)首次會議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，通常時(shí)間不應(yīng)超過半小時(shí)。

　　(2)會議應(yīng)始終圍繞主題，簡明扼要。

　　(3)規(guī)模較小、時(shí)間較短或常規(guī)性內(nèi)審，可不開首次會議，有關(guān)問題可以通知審核形 式替代，即使召開首次會議，上述內(nèi)容及環(huán)節(jié)可視具體情況增刪。

　　(4)首次會議應(yīng)致力于建立一個(gè)良好的審核“風(fēng)格”和“氛圍”。

　　(5)與會人員簽到，審核組長發(fā)現(xiàn)受審核部門重要人物未到場時(shí)應(yīng)詢問原因。

　　(6)審核目的、范圍和計(jì)劃一般不在首次會議上作更改，較小的計(jì)劃變更是允許的。

　　(7)陪同人員的作用

　　①為審核組提供支持;

　　②可代表受審核方見證審核活動;

　　③其他職責(zé)。如確保現(xiàn)場審核員知道有關(guān)安全和保安方面的要求。審核員應(yīng)注意確保陪同不施加過分的影響或進(jìn)行干預(yù)。

　　(8)強(qiáng)調(diào)在審核所安排日程(時(shí)間)段中，被審核部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在場。

篇2：內(nèi)部審核實(shí)施:內(nèi)審末次會議

　　文 件 名:內(nèi)部審核實(shí)施

　　內(nèi)審末次會議

　　●末次會議的任務(wù)

　　(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結(jié)果，并予確認(rèn)。

　　(2)報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)(重點(diǎn)在不合格項(xiàng))和審核結(jié)論。

　　(3)提出后續(xù)工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。

　　(4)結(jié)束現(xiàn)場審核。

　　●末次會議的內(nèi)容

　　審核方對受審核方的整個(gè)審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應(yīng)簽到。

　　(1)重申審核目的和范圍。考慮到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應(yīng)重申。

　　(2)強(qiáng)調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進(jìn)行的，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。

　　(3)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告(可選擇主要部分)。

　　(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時(shí)間，完成糾正措施的期限，驗(yàn)證糾正措施的方法等。

　　(5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報(bào)告的發(fā)布時(shí)間、方式及其 他后續(xù)工作要求。

　　(6)受審核方領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，并對糾正作出承諾。

　　(7)會議結(jié)束，審核方表示謝意。

　　●末次會議的注意事項(xiàng)

　　(1)末次會議不僅是第三方審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會議，不能省略。

　　(2)末次會議的重點(diǎn)應(yīng)圍繞著不合格項(xiàng)提出糾正措施及要求。

　　(3)審核結(jié)果、意見涉及到的重要部門和人員應(yīng)到會，以便實(shí)施糾正。所有到會的人員應(yīng)簽到。

　　(4)末次會議的召開時(shí)間是在審核計(jì)劃中確定的，應(yīng)保持審核風(fēng)格和良好的氛圍。“ 準(zhǔn)時(shí)開 始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束”，會議時(shí)間通常為一小時(shí)。受審核方想延長會議時(shí)，可滿足其正當(dāng)要求。末 次會議切忌拖沓，發(fā)生爭執(zhí)。審核組長見已達(dá)到末次會議目的后，應(yīng)堅(jiān)決而有策略地予以“ 關(guān)閉”。

　　(5)末次會議應(yīng)有會議記錄，并保存。記錄應(yīng)包括到會人員的簽到。

　　(6)有些不合格項(xiàng)受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗(yàn)證也較滿意 ，可不在會上提出或在會上表示滿意態(tài)度。

　　(7)末次會議應(yīng)適當(dāng)肯定受審核方取得的成功經(jīng)驗(yàn)和好的做法，不要一味談問題。

　　(8)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告或?qū)κ軐徍朔讲焕Y(jié)論時(shí)，應(yīng)充分準(zhǔn)備，選擇適當(dāng)措辭，防止 陷入“僵局”。

　　(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時(shí)間內(nèi)開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎(chǔ)上。所以這就 導(dǎo)致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結(jié)論的使用者應(yīng)對這種不確定性加以關(guān)注 。

　　(10)在末次會議之前審核組應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部商議，以便：

　　①評審所有審核發(fā)現(xiàn);

　　②達(dá)成一致的審核結(jié)論;

　　③討論審核的跟蹤措施。

篇3：企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范:合同審核管理篇

企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會關(guān)系，涉及了大量的法律專業(yè)問題。所以，企業(yè)應(yīng)專門成立法律顧問部門，來統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個(gè)企業(yè)的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經(jīng)驗(yàn)，對合同的審核和管理主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

第一，企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)合同管理部門，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門、各單位分口管理的模式。

對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。 具體操作上，對合同實(shí)行分級、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個(gè)分公司、駐外機(jī)構(gòu))作為合同二級管理單位，負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。 要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運(yùn)行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個(gè)統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國當(dāng)前對企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認(rèn)為，該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無須承擔(dān)責(zé)任。《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規(guī)定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對此負(fù)有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。

其二，對企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會存在這個(gè)問題，由于市場經(jīng)濟(jì)的各類信息變幻莫測，許多機(jī)會瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業(yè)管理機(jī)制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權(quán)力，以避免表見代理的產(chǎn)生，避免對企業(yè)帶來被動的局面。 在實(shí)際操作過程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是很不完善的。因?yàn)椋髽I(yè)在授權(quán)的同時(shí)，對其的權(quán)力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產(chǎn)生狹義無權(quán)代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權(quán)獨(dú)立簽訂合同的時(shí)間期限。這樣就可以有效防止狹義無權(quán)代理或表見代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時(shí)上繳，同時(shí)務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來的關(guān)系客戶。

其三，對企業(yè)的被解聘主要負(fù)責(zé)人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負(fù)責(zé)人比如說總經(jīng)理，則應(yīng)在解聘的同時(shí)在公開化的媒體上公告，并應(yīng)及時(shí)明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系的客戶，以防止表見處分的發(fā)生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理