文 件 名:內(nèi)部審核實(shí)施
內(nèi)審末次會(huì)議
●末次會(huì)議的任務(wù)
(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結(jié)果，并予確認(rèn)。
(2)報(bào)告審核發(fā)現(xiàn)(重點(diǎn)在不合格項(xiàng))和審核結(jié)論。
(3)提出后續(xù)工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。
(4)結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。
●末次會(huì)議的內(nèi)容
審核方對(duì)受審核方的整個(gè)審核期間的合作表示感謝，要真誠(chéng)具體，但不必聲勢(shì)很大，過(guò)分熱情。與會(huì)者應(yīng)簽到。
(1)重申審核目的和范圍?？紤]到參加末次會(huì)議的人員不一定參加過(guò)首次會(huì)議，審核組長(zhǎng)應(yīng)重申。
(2)強(qiáng)調(diào)審核的局限性。審核是抽樣進(jìn)行的，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見(jiàn)具有公正性。
(3)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告(可選擇主要部分)。
(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時(shí)間，完成糾正措施的期限，驗(yàn)證糾正措施的方法等。
(5)宣讀審核意見(jiàn)。審核組長(zhǎng)宣布審核意見(jiàn)，并說(shuō)明審核報(bào)告的發(fā)布時(shí)間、方式及其 他后續(xù)工作要求。
(6)受審核方領(lǐng)導(dǎo)表態(tài)，并對(duì)糾正作出承諾。
(7)會(huì)議結(jié)束，審核方表示謝意。
●末次會(huì)議的注意事項(xiàng)
(1)末次會(huì)議不僅是第三方審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會(huì)議，也是內(nèi)部審核結(jié)束時(shí)的一個(gè)重要會(huì)議，不能省略。
(2)末次會(huì)議的重點(diǎn)應(yīng)圍繞著不合格項(xiàng)提出糾正措施及要求。
(3)審核結(jié)果、意見(jiàn)涉及到的重要部門(mén)和人員應(yīng)到會(huì)，以便實(shí)施糾正。所有到會(huì)的人員應(yīng)簽到。
(4)末次會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是在審核計(jì)劃中確定的，應(yīng)保持審核風(fēng)格和良好的氛圍?！?準(zhǔn)時(shí)開(kāi) 始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束”，會(huì)議時(shí)間通常為一小時(shí)。受審核方想延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)，可滿(mǎn)足其正當(dāng)要求。末 次會(huì)議切忌拖沓，發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。審核組長(zhǎng)見(jiàn)已達(dá)到末次會(huì)議目的后，應(yīng)堅(jiān)決而有策略地予以“ 關(guān)閉”。
(5)末次會(huì)議應(yīng)有會(huì)議記錄，并保存。記錄應(yīng)包括到會(huì)人員的簽到。
(6)有些不合格項(xiàng)受審核方已在末次會(huì)議前采取了糾正措施，經(jīng)審核員驗(yàn)證也較滿(mǎn)意 ，可不在會(huì)上提出或在會(huì)上表示滿(mǎn)意態(tài)度。
(7)末次會(huì)議應(yīng)適當(dāng)肯定受審核方取得的成功經(jīng)驗(yàn)和好的做法，不要一味談問(wèn)題。
(8)宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告或?qū)κ軐徍朔讲焕Y(jié)論時(shí)，應(yīng)充分準(zhǔn)備，選擇適當(dāng)措辭，防止 陷入“僵局”。
(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時(shí)間內(nèi)開(kāi) 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對(duì)可獲得信息的抽樣基礎(chǔ)上。所以這就 導(dǎo)致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結(jié)論的使用者應(yīng)對(duì)這種不確定性加以關(guān)注 。
(10)在末次會(huì)議之前審核組應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部商議，以便：
?、僭u(píng)審所有審核發(fā)現(xiàn);
②達(dá)成一致的審核結(jié)論;
③討論審核的跟蹤措施。
篇2：必需的六個(gè)程序文件：內(nèi)部審核程序
文 件 名：必需的六個(gè)程序文件
內(nèi)部審核程序
1.0目的
通過(guò)策劃和實(shí)施內(nèi)部審核，查明質(zhì)量管理體系的實(shí)施是否符合策劃安排、標(biāo)準(zhǔn)的要求以及公司確定的管理體系的要求，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取糾正或改進(jìn)措施，使質(zhì)量管理體系得到有效實(shí)施和保持。
2.0適用范圍
本程序適用于質(zhì)量管理體系審核。
3.0職責(zé)
●總經(jīng)理聘任內(nèi)部質(zhì)量管理審核員，并規(guī)定其職責(zé)。
●質(zhì)量部負(fù)責(zé)制訂“年度質(zhì)量管理審核工作計(jì)劃”，并經(jīng)總 經(jīng)理(或管理者代表)批準(zhǔn)。
●在管理者代表主持下，質(zhì)量部組織實(shí)施審核，編制并管理有 關(guān)審核的文件、報(bào)告和資料。
●各相關(guān)部門(mén)配合完成審核，并對(duì)不合格項(xiàng)采取糾正措施。
4.0工作程序
●人力資源部推薦、總經(jīng)理聘任內(nèi)部質(zhì)量審核員，被聘人員應(yīng) 具有一定資格，有管理工作經(jīng)驗(yàn)和熟悉審核工作，并經(jīng)過(guò)培訓(xùn)且是非從事受審核活動(dòng)的人員 (審核員不應(yīng)審核自己的工作)，并獨(dú)立于受審核部門(mén)，以確保審核過(guò)程的客觀性和公正性。
●審核次數(shù)、時(shí)機(jī)、內(nèi)容
(1)人力資源部負(fù)責(zé)根據(jù)質(zhì)量管理體系的過(guò)程和區(qū)域的狀況，重要性以及以往審核的 結(jié)果，制訂“質(zhì)量管理審核年度工作計(jì)劃”，并于年初報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后下發(fā)實(shí)施，一般情況下，每年對(duì)質(zhì)量管理體系及其所涉及的部門(mén)審核1～2次，對(duì)重要部門(mén)，根據(jù)總經(jīng)理的指令可臨時(shí)增加審核次數(shù)。
(2)當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，由管理者代表及時(shí)組織進(jìn)行內(nèi)部審核。
?、俳M織機(jī)構(gòu)或管理體系發(fā)生重大變化時(shí);
②法律、法規(guī)及其他外部要求變更時(shí);
?、鄣诙⑷綄徍酥?
?、茉谫|(zhì)量認(rèn)證證書(shū)到期換證之前;
?、莩霈F(xiàn)重大質(zhì)量事故，或發(fā)生顧客重大投訴時(shí)。
(3)“質(zhì)量管理審核年度工作計(jì)劃”的內(nèi)容包括：
審核的目的和范圍、審核的依據(jù)、審核的主要項(xiàng)目及時(shí)間安排、受審核的部門(mén)和審核頻次。
●審核準(zhǔn)備
(1)在管理者代表主持下，成立審核組(一般由3～4人組成)，指定組長(zhǎng)，成員適當(dāng)分工。組長(zhǎng)負(fù)責(zé)本次審核的具體組織工作。
(2)準(zhǔn)備審核專(zhuān)用文件
“質(zhì)量審核通知”、“質(zhì)量審核計(jì)劃(即日程安排)”、“質(zhì)量審核檢查表”、“質(zhì)量審核現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表”、“不合格項(xiàng)報(bào)告”。
(3)收集審核的依據(jù)文件
質(zhì)量管理體系文件、法律法規(guī)、合同、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)制度、技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量計(jì)劃和管理文件等。
(4)審核組長(zhǎng)提前一周向受審核部門(mén)發(fā)出“質(zhì)量審核通知”及本次“質(zhì)量審核計(jì)劃”。
(5)受審核部門(mén)收到“質(zhì)量審核計(jì)劃”后，要作好必要的準(zhǔn)備工作。若對(duì)審核日期和審核的主要項(xiàng)目有異議，可在兩天內(nèi)通知質(zhì)量部，經(jīng)協(xié)商后可以另行安排。
●審核實(shí)施
(1)在審核組長(zhǎng)的主持下，召開(kāi)首次會(huì)議，宣布審核目的、方法、程序、日期安排及有關(guān)事項(xiàng)。做好記錄，到會(huì)人員簽到。
(2)審核員根據(jù)“質(zhì)量審核檢查表”進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核(檢查)，必要時(shí)還要檢查表以外的相關(guān)內(nèi)容，確保審核的獨(dú)立性。
(3)審核員通過(guò)交談、閱讀文件、檢查現(xiàn)場(chǎng)、收集證據(jù)，核實(shí)被審核部門(mén)的質(zhì)量管理體系的實(shí)施效果是否達(dá)到規(guī)定的要求。按規(guī)定作好記錄。
(4)審核現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)由該項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人或操作者確認(rèn)，并由審核人員填寫(xiě)“質(zhì)量審核現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表”，以保證不符合項(xiàng)能夠被理解，以利于糾正。
(5)審核結(jié)束后，由審核組長(zhǎng)召集審核組成員會(huì)議，討論審核結(jié)果，確認(rèn)不合格項(xiàng)，并填寫(xiě)“不合格項(xiàng)報(bào)告”。
(6)由審核組長(zhǎng)召開(kāi)受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人、審核組成員及其他有關(guān)人員會(huì)議(末次會(huì)議)，宣布審核結(jié)果。提出制訂糾正措施的建議。參加末次會(huì)議的人員和要求與首次會(huì)議相同。
●審核報(bào)告
(1)審核報(bào)告由審核組長(zhǎng)(或授權(quán)的審核員)編寫(xiě)，經(jīng)簽署后，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。
(2)審核報(bào)告的內(nèi)容包括：審核目的、范圍和日期、受審核部門(mén)、審核依據(jù)的文件、審核員、受審核部門(mén)聯(lián)系人員和主要參加人員、審核綜述及結(jié)論性意見(jiàn);不合格項(xiàng)目匯總表及糾正要求。
(3)審核報(bào)告發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關(guān)副總經(jīng)理、人力資源部、受審核部門(mén)、不合格項(xiàng)涉及的有關(guān)部門(mén)。
●審核后的跟蹤
(1)受審核部門(mén)管理者在收到“不合格項(xiàng)報(bào)告”后一周內(nèi)，對(duì)不合格項(xiàng)目采取糾正措施，填寫(xiě)“糾正措施報(bào)告表”中的糾正措施欄，交審核員和管理者代表驗(yàn)證后，組織實(shí)施。
(2)審核員跟蹤檢查實(shí)施結(jié)果，并填寫(xiě)“糾正措施報(bào)告表”中的相應(yīng)欄目，審核組長(zhǎng)及時(shí)向管理者代表報(bào)告，以便協(xié)調(diào)處理。
(3)對(duì)短期內(nèi)不能糾正的不合格項(xiàng)目，受審核部門(mén)(或責(zé)任部門(mén))應(yīng)制訂糾正措施計(jì)劃，交質(zhì)量部確認(rèn)后，按《糾正措施控制程序》實(shí)施糾正。審核員對(duì)其進(jìn)行跟蹤監(jiān)督，寫(xiě)出跟蹤審核報(bào)告。
(4)糾正措施計(jì)劃的發(fā)放范圍：總經(jīng)理、管理者代表、有關(guān)副總經(jīng)理、人力資源部、不合格項(xiàng)涉及的有關(guān)部門(mén)。
●質(zhì)量審核報(bào)告、記錄、文件由質(zhì)量部按《記錄控制程序》的規(guī)定保存。
●質(zhì)量審核結(jié)果是管理評(píng)審和質(zhì)量改進(jìn)的輸入。
5.0支持性文件
●《糾正措施控制程序》
●《預(yù)防措施控制程序》
●《記錄控制程序》
●《管理評(píng)審程序》
6.0相關(guān)記錄
●《年度質(zhì)量管理審核工作計(jì)劃》
●《質(zhì)量管理審核檢查表》
●《質(zhì)量管理審核通知單》
●《質(zhì)量管理審核現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄表》
●《不合格項(xiàng)報(bào)告》
●《審核報(bào)告》
●《內(nèi)審員名單》
篇3：企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范:合同審核管理篇
企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)防范—合同審核管理篇
曹燕貽
由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)人事、財(cái)務(wù)等管理工作，已超越了企業(yè)自身的界限，使之成為一種受法律規(guī)范和調(diào)整的社會(huì)關(guān)系，涉及了大量的法律專(zhuān)業(yè)問(wèn)題。所以，企業(yè)應(yīng)專(zhuān)門(mén)成立法律顧問(wèn)部門(mén)，來(lái)統(tǒng)一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個(gè)企業(yè)的合同審核，到底該如何來(lái)審核和管理合同呢？筆者根據(jù)自身的從事法律顧問(wèn)和法律糾紛處理的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)合同的審核和管理主要應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：
第一，企業(yè)應(yīng)成立一個(gè)合同管理部門(mén)，統(tǒng)一歸口審核和管理各業(yè)務(wù)部門(mén)、各單位分口管理的模式。
對(duì)企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。 具體操作上，對(duì)合同實(shí)行分級(jí)、劃塊管理，各業(yè)務(wù)部門(mén)(主要有供銷(xiāo)、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個(gè)分公司、駐外機(jī)構(gòu))作為合同二級(jí)管理單位，負(fù)責(zé)本部門(mén)、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問(wèn)部門(mén)定期匯報(bào)有關(guān)合同的執(zhí)行情況。 要使該統(tǒng)一合同管理模式有效運(yùn)行，則必須要建立健全的企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會(huì)簽、審查、登記、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專(zhuān)用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過(guò)建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。在這個(gè)統(tǒng)一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：
其一，對(duì)企業(yè)公章或合同章的保管。根據(jù)我國(guó)當(dāng)前對(duì)企業(yè)公章和合同章的使用規(guī)定，企業(yè)的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話(huà)說(shuō)，企業(yè)公章等于企業(yè)的簽字。在合同中，就算沒(méi)有企業(yè)法定代表人或者授權(quán)人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認(rèn)為，該企業(yè)已經(jīng)認(rèn)可了該合同的有關(guān)條款，該合同對(duì)該企業(yè)就有了法律的約束力。當(dāng)然，如果是企業(yè)內(nèi)部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業(yè)無(wú)須承擔(dān)責(zé)任。《最高人民法院關(guān)于企業(yè)職工利用本單位公章為自己實(shí)施的民事行為擔(dān)保企業(yè)是否應(yīng)承擔(dān)擔(dān)保責(zé)任問(wèn)題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號(hào)）對(duì)此有規(guī)定。但值得注意的是，對(duì)如何界定職工的私自使用行為，企業(yè)對(duì)此負(fù)有舉證的義務(wù)，這點(diǎn)在實(shí)際上是有相當(dāng)?shù)睦щy的。
其二，對(duì)企業(yè)職工合同簽訂授權(quán)的管理與控制。幾乎所有的企業(yè)都會(huì)存在這個(gè)問(wèn)題，由于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的各類(lèi)信息變幻莫測(cè)，許多機(jī)會(huì)瞬間即逝，因此，企業(yè)不可能將所有的合同簽訂都集中于企業(yè)的某人身上，這就會(huì)產(chǎn)生權(quán)力授予與權(quán)力控制的矛盾，如何來(lái)制衡該矛盾，是企業(yè)管理機(jī)制的問(wèn)題，不是法律問(wèn)題。這里要講的是如何來(lái)制約和約束職工簽訂合同的權(quán)力，以避免表見(jiàn)代理的產(chǎn)生，避免對(duì)企業(yè)帶來(lái)被動(dòng)的局面。 在實(shí)際操作過(guò)程中，企業(yè)往往是給那些駐外的銷(xiāo)售代表或者駐外的銷(xiāo)售分公司預(yù)先給于相當(dāng)數(shù)量的蓋有企業(yè)公章的空白介紹信或者蓋有企業(yè)公章的格式合同，以方便其在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候簽訂合同。這其實(shí)就是企業(yè)的一種授權(quán)行為，但是很不完善的。因?yàn)?，企業(yè)在授權(quán)的同時(shí)，對(duì)其的權(quán)力行使的上限并沒(méi)有公示，這就會(huì)很容易產(chǎn)生狹義無(wú)權(quán)代理或表見(jiàn)代理行為。 因此，筆者建議，企業(yè)應(yīng)在空白介紹信中明確規(guī)定該銷(xiāo)售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷(xiāo)售代表或該分公司有權(quán)獨(dú)立簽訂合同的時(shí)間期限。這樣就可以有效防止狹義無(wú)權(quán)代理或表見(jiàn)代理行為的發(fā)生。在他們的職務(wù)停止或者調(diào)整崗位后，一定要確保將原先預(yù)先給他的空白介紹信、授權(quán)委托書(shū)和空白的蓋有企業(yè)公章的格式合同及時(shí)上繳，同時(shí)務(wù)必以最快的速度通知和他有業(yè)務(wù)往來(lái)的關(guān)系客戶(hù)。
其三，對(duì)企業(yè)的被解聘主要負(fù)責(zé)人的防范。如果企業(yè)解聘企業(yè)的負(fù)責(zé)人比如說(shuō)總經(jīng)理，則應(yīng)在解聘的同時(shí)在公開(kāi)化的媒體上公告，并應(yīng)及時(shí)明確告知與企業(yè)有主要或者重要經(jīng)濟(jì)往來(lái)關(guān)系的客戶(hù)，以防止表見(jiàn)處分的發(fā)生。
第二，把合同分類(lèi)，對(duì)重要的合同要做重點(diǎn)審核和管理