一、目的
規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業(yè)業(yè)主檔案的保管與跟蹤
三、職責
1、事務(wù)部主管負責業(yè)主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負責依照本程序具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業(yè)主檔案內(nèi)容
(1)經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。
(2)經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業(yè)主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領(lǐng)用登記表》。
(5)《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》。
(6)《業(yè)主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關(guān)圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料。
(9)業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。
(10)其他應(yīng)保存的資料。
2、將業(yè)主的有關(guān)資料放在相應(yīng)的文件袋內(nèi)。
3、將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4、業(yè)主檔案的跟蹤
(1)當發(fā)生下列情況變化時，服務(wù)處員工應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中：
①通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;
②業(yè)主發(fā)生更替時。
(2)業(yè)主檔案跟蹤管理，由服務(wù)處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主，管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
5、業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經(jīng)事務(wù)部檔案管理員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
6、業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
7、將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。
篇2：物業(yè)知識培訓：業(yè)主入伙裝修檔案建立
物業(yè)知識培訓：業(yè)主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節(jié)業(yè)主入伙檔案
一、業(yè)主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產(chǎn)證或購房合同復(fù)印件；
3、業(yè)主身份證復(fù)印件和代辦人份證復(fù)印件及授權(quán)委托書；
4、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)委托書及法人代表和辦理人的身份證復(fù)印件(業(yè)主屬法人單位)；
6、《業(yè)主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業(yè)主家庭情況資料,主要包括：
1、業(yè)主檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復(fù)印件及《業(yè)主/住戶情況登記表》)；
4、業(yè)戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續(xù)資料(《車位有償使用協(xié)議書》)。
第二節(jié) 業(yè)主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)證書復(fù)印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協(xié)議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規(guī)定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業(yè)主入伙檔案及業(yè)主裝修檔案合并為業(yè)主檔案,按檔案管理規(guī)程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預(yù)交費用一覽表
(1)業(yè)主/住戶情況登記表(個人)
(2)業(yè)主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續(xù)流程條
5、收樓證明書
6、業(yè)主公約
7、委托銀行代收費協(xié)議書
8、業(yè)戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質(zhì)量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續(xù)簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規(guī)定
18、裝修管理協(xié)議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規(guī)定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：業(yè)主委員會檔案資料管理辦法
業(yè)主委員會檔案資料管理辦法
為保存小區(qū)物業(yè)管理中的資料、檔案，根據(jù)相關(guān)法規(guī)，制定本管理辦法。
第一條 業(yè)主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區(qū)物業(yè)規(guī)章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規(guī)文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關(guān)部門下發(fā)的文件”“業(yè)主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業(yè)主委員會接訪登記表”和其他業(yè)主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。
第二條 文本資料、檔案要在文件柜內(nèi)分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。
第三條 常務(wù)秘書負責接收、催要經(jīng)辦人所持的資料，并進行整理、存檔。
第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業(yè)主資料為最高等級，禁止對外查閱。
第五條 因為資料保管人個體原因造成業(yè)主資料出現(xiàn)丟失、外泄事件的，業(yè)委會必須追究其承擔相應(yīng)責任；責任人是業(yè)委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責任人是秘書的立刻將其開除，扣發(fā)當月薪水。