一、目的
規范業主檔案的保管與跟蹤工作。
二、適用范圍
適用于物業業主檔案的保管與跟蹤
三、職責
1、事務部主管負責業主檔案與跟蹤工作。
2、管理員負責依照本程序具體實施業主檔案的保管與跟蹤。
四、程序要點
1、業主檔案內容
(1)經業主簽署后的《業主公約》。
(2)經業主簽署后的《消防安全責任書》。
(3)《業主家庭情況登記表》。
(4)《鑰匙領用登記表》。
(5)《業主證領用登記表》。
(6)《業主入住驗房表》。
(7)《裝修施工申請表》、相關圖紙及施工單位資料。
(8)《違章處理通知單》及處理結果資料。
(9)業主的有關證件復印件。
(10)其他應保存的資料。
2、將業主的有關資料放在相應的文件袋內。
3、將各業主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內。
4、業主檔案的跟蹤
(1)當發生下列情況變化時，服務處員工應將變化情況記錄在業主檔案中：
①通訊電話聯絡方式發生變化時;
②業主發生更替時。
(2)業主檔案跟蹤管理，由服務處員工每季度進行一次家庭情況的普查，對拖欠管理費、水電綱和其他服務費一個月以上的業主，管理員應至少每隔15天跟蹤一次。
5、業主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處主任批準，經事務部檔案管理員辦理登記手續后方可查閱。
6、業主檔案應永久保存。
7、將各業主資料輸入電腦進行管理。
篇2：物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
物業知識培訓：業主入伙裝修檔案建立
入伙裝修期的檔案建立
第一節業主入伙檔案
一、業主入伙資料,主要包括：
1、《入伙通知書》；
2、房產證或購房合同復印件；
3、業主身份證復印件和代辦人份證復印件及授權委托書；
4、營業執照復印件、法人授權委托書及法人代表和辦理人的身份證復印件(業主屬法人單位)；
6、《業主(臨時)公約》；
7、《收樓書》存根；
8、《整改項目報告》。
二、業主家庭情況資料,主要包括：
1、業主檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
2、隨住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
3、暫住人員檔案(身份證明文件復印件及《業主/住戶情況登記表》)；
4、業戶車輛情況資料(《車輛情況登記表》)；
5、辦理停車手續資料(《車位有償使用協議書》)。
第二節 業主裝修檔案
一、裝修申請審批資料,主要包括：
1、《裝修申請/驗收表》；
2、《裝修審批通知書》；
3、裝修圖紙及審批資料；
4、裝修施工單位營業執照及資質證書復印件；
二、裝修管理檔案,主要包括：
1、《裝修管理協議》；
2、裝修施工人員檔案(《施工出入證辦證登記表》)；
3、裝修巡查記錄(《裝修巡視檢查記錄表》)；
4、《違反裝修規定整改通知書》及《裝修驗收整改通知書》；
5、裝修竣工驗收單(《裝修申請/驗收表》)。
以上業主入伙檔案及業主裝修檔案合并為業主檔案,按檔案管理規程由兼職檔案員進行管理。
附件一：以下為入伙裝修期間所使用的文件及表格
1、入伙通知書
2、收樓須知
3、入伙預交費用一覽表
(1)業主/住戶情況登記表(個人)
(2)業主/住戶情況登記表(單位)
4、收樓手續流程條
5、收樓證明書
6、業主公約
7、委托銀行代收費協議書
8、業戶手冊
9、裝修指南
10、住宅質量保證書
11、住宅使用說明書
12、收樓書
13、整改項目報告
14、其它入伙代辦手續簽約表格
15、裝修申請/驗收表
16、裝修審批通知書
17、房屋裝修管理規定
18、裝修管理協議
19、施工出入證辦證登記表
20、單元施工許可證
21、出入證
22、動火許可證
23、違反裝修規定整改通知書
24、裝修驗收整改通知書
25、裝修巡視檢查記錄表
篇3：業主委員會檔案資料管理辦法
業主委員會檔案資料管理辦法
為保存小區物業管理中的資料、檔案，根據相關法規，制定本管理辦法。
第一條 業主委員會需要保存的資料、檔案包括，“各種小區物業規章制度”“各種會議記錄和決議”“各種法律法規文本”“各種公示、公告、通知”“各種合同”“相關部門下發的文件”“業主委員會物品說明、保修書、登記表”“活動中心物品資料、登記表”“業主委員會接訪登記表”和其他業主（代表）大會同意的各種文本資料和電子文檔。
第二條 文本資料、檔案要在文件柜內分類、編號存檔，電子文檔要進行備份。
第三條 常務秘書負責接收、催要經辦人所持的資料，并進行整理、存檔。
第四條 文本資料必須按照保密等級進行保存，業主資料為最高等級，禁止對外查閱。
第五條 因為資料保管人個體原因造成業主資料出現丟失、外泄事件的，業委會必須追究其承擔相應責任；責任人是業委會委員的立刻終止其委員資格，并扣除其所有補助；責任人是秘書的立刻將其開除，扣發當月薪水。