辦公室檔案管理制度

　　為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條各科室平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各科室的一項重要任務，必須認真做好。

　　第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各科室文件立卷工作進行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條立卷方法。文件的分類采用分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。

　　第四條文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發件與原件，應組合在一起。

　　2、會議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按科室或社團名稱組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。

　　第五條檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

　　第六條文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。

　　第七條歸檔文件案卷的要求。科室移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　二、檔案的管理和利用

　　第八條辦公室按照檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第九條經鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經分管領導審查批準后，按程序進行檔案銷毀。

　　第十條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十一條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。

　　第十二條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。

　　第十三條確保文件、材料的安全，做好保密工作。

　　第十四條半年對檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　　（六）參加建設工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規和規章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　　（一）工業建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　　（二）城市地下建（構）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　　（四）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　　（四）建設工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　　（一）檔案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定。可以收取城建檔案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設工程檔案不符合本條例規定的；

　　（四）未在規定時間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。