花城小區檔案管理辦法
1建筑物檔案的管理：
⑴物業檔案：是在工程建設及管理、服務過程中形成的應當歸檔保存的有關圖紙、圖表、文字、照片、影像、錄音等文件材料的總稱。它是工程的重要資產；是歷史的原始的真實記錄；是物業管理服務的重要依據。建立物業檔案，是物業管理單位實現物業規范化和現代化管理的手段，是提高綜合管理能力的基礎。物業管理中檔案管理具體管理內容涉及建筑物檔案、業主及住用戶檔案、管理工作檔案、社區志史檔案、財務會計檔案等。
⑵建立檔案管理制度：按照社會檔案行政管理的要求和質量管理體系文件標準，建立規范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據，物業檔案管理制度主要有：對機構部門管理人員職責的規定；對管理工作程序的規定；對檔案相關責任部門的規定；對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準；對違反制度的處罰規定等。
⑶確定檔案的內容
①建筑物原始檔案：建筑物原始檔案是指物業管理單位在接管物業管理時，從發展商手中接收的在工程建設施工過程中形成的工程檔案，主要指竣工驗收資料、房屋單體竣工圖，具體內容請見下表：
序號資料名稱移交單位移交人接收單位接收人資料編號
一產權資料
1項目批準文件
2用地批準文件
3建筑執照
二技術資料
1竣工圖--總平面圖
2建筑圖--建筑圖
3結構圖--結構圖
4附屬工程及隱蔽管的全套圖紙
5地質勘察報告
6工程預決算分項單
7圖紙會審記錄
8工程設計變更通知及技術核定單（包括質量事故處理記錄）
9隱蔽工程驗收記錄
10沉降觀察記錄及沉降觀察點布置圖
三竣工驗收證明書
1太倉市基建工程竣工驗收書
2太倉市建筑消防驗收合格證
3電話工程竣工驗收證書
4鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
5新材料、構配件的鑒定合格證書
6水、電、衛生器具等設備及衛生潔具的檢驗合格證書
7砂漿、混凝土試塊試壓報告
8供水、供暖管道的試壓報告
9如需物業公司臨時代管的設備，開發商還需提供：水泵、配電柜變壓器、住戶對講系統、有線電視系統等設備的訂購合同、驗收證書、產品證書、產品說明書、竣工圖紙等
四房屋使用資料
1房屋產權資料
各用戶業主名單、地址、電話清單
建筑面積計算書
五供電、供水系統如需物業公司臨時代管的，竣工驗收后加辦以下協議及證書（太倉市各部門頒發的常規證書）
1供用電協議書
2用電許可證
3委托銀行代收電費合同書
4變壓器報停申請表
5用水申請審批表
6月供水計劃報告單
②建筑物維護、改造檔案：建筑物維護、改造檔案是物業管理單位在物業管理工作中對所管物業建筑本體（或稱物業公共設施及公共部分）進行維護、改造的有關資料：
a)維護改造申請表及批準文件
b)維護改造工程施工許可證
c)維護改造方案
d)維護改造工程合同
e)維護改造工程預算書及批準文件
f)維護改造工程施工技術文件(按城建檔案管理部門制定的相關規定執行)
g)維護改造工程驗收證明書
h)維護改造工程結算(核算)表
i)各設備及工程使用維護說明書
j)各設備及工程使用許可證(政府規定需要申辦的應全部具有)
k)維護改造工程施工設計圖及竣工圖
③用戶裝修、改造工程檔案： 用戶裝修改造檔案是指住戶對自己擁有產權或經業主授權的房屋進行裝修、改造工程所產生的文件和圖紙材料，一般內容如下。
a)裝修、改造申請表及審查意見
b)裝修設計圖
c)裝修、改造過程中的管理、監理資料
>d)完工后的驗收意見
④檔案的產生收集、接收和移交：檔案的收集、接收、整理和移交是檔案管理工作的基礎。物業管理檔案員應從項目接管開始便收集應歸檔的各類文件資料并進行驗收、整理、組織移交等工作，確保檔案材料完整、真實、規范和及時歸檔。檔案的收集、接收工作應嚴格按照歸檔內容的規定進行，對于缺項少件要有明確的記錄，并提出追繳和補制的要求。對所收集、接收的檔案要嚴格核實材料的真實性，原始性；對于檔案中規定為復印件的材料接受時應嚴格與原始材料核對，核實后的材料應有明確的注明。根據檔案材料來源渠道眾多的情況，按以下的職責分工負責收集、接收：
（a）工程技術主管負責收集、接收竣工驗收資料、房屋的單體竣工圖等項目建筑物的原始資料；
（b）安保主管負責收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等；
（c）辦公文員負責收集文書檔案資料及社區志史活動檔案；
（d）其他檔案資料和維修、巡視、運行及服務活動記錄分別由各職能單位負責收集。
收集來的上述檔案資料應及時送交檔案室（根據不同情況制定各種資料送交的時間，但每周應確定一天為各部門與檔案室移交檔案的時間）。對于收集、接收上來的檔案，檔案室應進行驗定、簽收并進行整理、分類、編目及著錄。其用紙（或載體）、用墨、記錄書寫的字體和符號均應符合國家及太倉市檔案行政管理部門制定的規定和標準。
（4）業主與住用戶檔案的管理
①建立檔案管理制度：按照社會檔案行政管理的要求和質量體系文件標準，建立規范的檔案管理制度。檔案的管理制度是檔案管理工作的準則和依據，主要有：對檔案管理機構和責任部門的規定，對機構部門管理人員職責的規定；對管理工作程序的規定；對檔案相關責任部門的規定；對檔案材料的移交、分類、著錄、保管利用、鑒定的制度和標準；對違反制度的處罰規定等。
②業主及住用戶檔案的內容：業主及住用戶檔案是指物業管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握的有關各業主及住用戶的文件材料和信息，主要包括：
(a)業主登記表
(b)業主身份證、暫住證（復印件）
(c)業主家庭成員登記表
(d)買房合同及公證書（復印件）
(e)房屋使用、管理、維修公約
(f)業主物業產權證明書（復印件）
(g)租賃合同及公證書（復印件）
(h)租住人員登記表
(i)業主物業面積查丈書（復印件）
(j)其他需要業主及住用戶提供的材料
③檔案的電腦化管理
a信息采集：
類型信息輸入
基本信息業主登記事項（姓名、年齡、職業、同戶人、身份證號、通訊號、聯系地址等）
業主各種證件圖形掃描
業主變更登記
產權信息產權登記事項
產權證書圖形掃描
產權變更事項
合約信息合約內容摘要
產權證書圖形掃描
合約執行情況記錄
b信息錄入
c查詢檢索1、按類型瀏覽業主及住用戶檔案可輸入查詢條件2、查詢檢索業主及住用戶信息
篇2：集團公司檔案管理辦法
集團公司檔案管理辦法范本
第一章 總 則
第一條為了加強EE公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。
第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。
第四條EE公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。
第二章 歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級機關文件材料應歸檔的有。
(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料;
(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。
(三)代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應歸檔的有。
(一)公司頒發的(包括轉發及其他單位聯合頒發的)各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件;
(三)公司及各部門的工作計劃、總結、報告;
(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;
(五)公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料;
(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;
(七)反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、房地產開發、貿易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料(包括計算機盤片等);
(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表;
(十五)公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;
(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料;
(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。
第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：
(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件;
(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。
第三章 立卷歸檔要求
第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。
第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：
(一)歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照(復印件)、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。
(二)在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。
(三)卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內;卷內文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。
(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內文件目錄表由總公司辦公室統一發給。
第四章 檔案保管期限
第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷毀
第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。
第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。
第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。
第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批準。
第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。
第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。
第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。
第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。
第七章 罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。
第八章 附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。
第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。
第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。
篇3：公司文書檔案管理辦法(6)
公司文書檔案管理辦法(六)
1 總則
為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。
2 適用范圍
本標準適用于公司文書檔案管理。
3 術語和定義
文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。
4 管理職責
4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。
4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。
4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。
5 管理活動、程序及要求
5.1.文書檔案收集
5.1.1文書檔案收集的范圍
5.1.1.1上級來文及資料。
5.1.1.2公司文件。
5.1.1.3公司歷史檔案。
5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。
5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。
5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。
5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。
5.1.2文書檔案的收集
5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。
5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。
5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。
5.2.立卷與歸檔
5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。
5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。
5.3文書檔案的整理和保管
5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。
5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。
5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。
5.4.文書檔案的統計和檢查
5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。
5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。
5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。
5.5.文書檔案的利用和借閱
5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。
5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。
5.6.文書檔案的鑒定和銷毀
5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。
5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。
5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。