房地產集團有限公司文書檔案管理辦法

　　第一章 總 則

　　第一條 為加強* 城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)文書檔案工作，實現文書檔案的科學管理，充分發揮文書檔案在公司經營管理中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》等有關法律、法規，結合公司實際，特制定本辦法。

　　第二條 本規定中的文書檔案，是指公司在經營管理過程中形成的、辦理完畢的、具有查考利用價值并按一定的歸檔制度歸檔保存起來的各種書面文件材料。

　　第三條 文書檔案是記錄與反映公司發展狀況的重要依據和可靠憑證，任何部門與個人不得擅自處理或長期積壓文件資料。

　　第四條 綜合管理部為公司文書檔案的歸口管理部門，負責文書檔案的收集歸檔、整理編號、保管、利用和銷毀工作，并指定專人負責文書檔案管理工作。

　　第五條 本辦法適用于公司本部，控股項目公司、專業公司遵照執行，參股項目公司、專業公司參照執行。

　　第二章 文件的收集

　　第六條 公司文件資料的收集范圍

　　凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件材料均屬歸檔范圍。

　　(一)政府機關或行業管理部門(簡稱職能部門)的文書材料

　　1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件;

　　2、職能部門下發的涉及經營業務并要求貫徹執行的文件;

　　3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話;

　　4、職能部門對公司各類請示事項的批復;

　　5、其它相關資料。

　　(二)公司文書材料

　　l、公司股東會、董事會、監事會形成的各種決議、決定等文件資料;公司

　　控股、參股的項目公司、專業公司(以下簡稱所屬公司)的股東會、董事會、監事會形成的各種文件資料;

　　2、公司總經理辦公會議記錄、紀要，專題會議紀要以及其它會議的文件材料;

　　3、公司印發的各種正式文件的底稿(簽發稿)、打印稿;

　　4、公司給上級部門的情況匯報及請示等公司各部門及所屬公司的請示與公司的批復文件;

　　5、公司各部門及所屬公司的工作計劃、工作總結、報告等;

　　6、公司各類調研工作形成的文件材料;

　　7、公司調查處理的違紀、違規事件材料;

　　8、公司匯總及所屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料;

　　9、公司參展的大型產品展銷展示、媒體推介等形成的文件材料;

　　10、公司領導在經營活動中形成的重要信件、電報、電話記錄以及從外單位帶回的與本公司業務有關的文件資料;

　　ll、各類投訴處理材料;

　　12、公司經濟糾紛處理材料;

　　13、公司的工商登記資料;所屬公司報送的工商登記備案資料;

　　14、公司各類資質、權屬證書;所屬公司報送的各類資料、權屬證書的備案資料;

　　15、公司重要的各類協議合同;所屬公司報送的重要的各類協議合同的備案資料;

　　16、公司及所屬公司開發項目的可行性報告、策劃報告書、規劃設計、景觀設計等文件資料;

　　17、公司大事記、全宗介紹;

　　l8、公司《章程》及規章制度等文件資料;所屬公司報送的規章制度備案文件;　　19、公司重要財產物資登記、檔案等的交接憑證、清冊;

　　20、公司固定資產的購置批文、使用說明書、維修卡或保修單等;

　　21、其它各類相關資料。

　　(三)非隸屬單位的文件資料

　　非隸屬單位與公司聯系、協商、處理工作中產生的重要文件資料。

　　第三章 文件的整理與立卷

　　第七條 公司實行公司、部門分級立卷的制度，堅持 “誰辦文，誰立卷”的原則，并由檔案人員負責監督指導。

　　第八條 公司文書檔案立卷整理分為二個層級。第一個層級：綜合管理部將辦理完畢的公司文件資料和各部門內勤人員將辦理完畢的部門文件資料收集齊全，按年代--問題分類法組合立卷。第二層級：綜合管理部對公司及各部門已經立卷歸檔的案卷按照年代--組織機構分類法進行排列、編號以及分類等進行系統化的整理，并用編制案卷目錄的方式固定下來。

　　第九條 歸檔文書的整理要求

　　(一)綜合管理部一般情

　　況下不接收未立卷的零散文件資料。歸檔文件資料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　(二)在歸檔的文件資料中，應當將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開;文電應合一立卷。

　　(三)歸檔文件應按其形成年度分別立卷跨年度的請示與批復在批復的年度立卷;跨年度的規劃、計劃在針對年度的第一年立卷;跨年度的總結、決算、統計資料在針對年度的最后一年立卷;一文兩事的上年總結與當年計劃、上年決算與本年預算立上年度檔案;跨年度的會議文件在會議閉幕年度立卷;合約、協議等文件在簽字年度立卷。

　　(四)歸檔文件要根據其聯系、重要程度、問題或時間順序進行排列。

　　批復、批示在前，請示、報告在后;正件在前，附件在后;批轉文件在前，被批轉文件在后。

　　第十條 立卷

　　(一)卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。一個頁面一個頁號，

　　頁號位置在每頁文件正面的右上角，背面的左上角。

　　(二)按照要求填寫卷內文件目錄和備考表。

　　卷內文件的件數，一般以每份文件單獨計算為一件;請示與批復，來文與復文一般應分別計算件數;正件與附件，按一件計算。文件材料沒有題名的應擬寫題名;文件沒有責任者或時間不清楚的，要查清，填入有關項內。

　　(三)案卷封面逐項按規定填寫清楚，字跡工整、清晰，簡明扼要，確切地反映卷內文件資料內容，一般包括責任者、內容和名稱等，體式一致，保管期限劃分準確。

　　(四)卷內文件資料要去掉金屬物，對破損的文件資料應裱糊、復制。案件必須裝訂整齊，采用三點一線裝訂法，裝訂前須經檔案室人員復核;文件資料也可根據特殊需要采用卷盒等形式存放。

　　第四章 案卷的排列、編號、歸檔

　　第十一條 歸檔時間與手續

　　歸檔時間是指立卷部門將需要歸檔的文件向綜合管理部移交的時間。

　　部門歸檔時間為次年 5 月底以前(重要文件資料應及時歸檔)，各部門須按時向綜合管理部移交檔案，同時填寫案卷移交清單一式兩份，由雙方經辦人簽字,一份由部門保存，一份由綜合管理部接收。交接雙方根據移交目錄清點核對

　　第十二條 案卷排列編號

　　案卷排列是指固定各案卷之間的排放順序，一般按照時間先后依次排列.案卷排放的順序一經確定，就應對各案卷逐個進行編號，.案卷編號方法只能采用自然數，并嚴格按照案卷排列順序依次編號。編號系統可有兩種，一種是統編,適用于案卷數量較少的情況;另一種為分編，即按案卷的類別、年度等分別編立從1 號卷開始的號序。

　　第十三條 案卷目錄

　　(一)案卷目錄的編制方法

　　案卷目錄中的條目必須嚴格按案卷的排列順序登錄，且必須忠實反映案卷號的號序系統，即每本案卷目錄必須是一個從1 號卷開始的完整系統。

　　(二)案卷目錄的形式、結構與內容

　　案卷目錄的形式均為書本式(簿冊式)，最好加硬質封皮。開本尺寸一般采用A4 紙尺寸。

　　案卷目錄的結構及內容：

　　l、封面和扉頁

　　主要內容為全宗號、目錄號、目錄名稱、編制年月、編制單位、保管期限、件數、頁數等。全宗號和目錄號一般并列標寫于左上角或右上角;目錄名稱由全宗名稱或加全宗內類別(年度、機構、問題)、密級等和“案卷目錄”4 字構成，書寫于中間位置;編制年月書寫于下部中間位置;編制單位的位置一般在編制年月上面。

　　2、目次

　　即目錄所分類目的索引，專用于全宗內進行了分類但案卷號卻未分編的目錄中,若案卷號分編的目錄則無需設目次。

　　3、序言或說明

　　對目錄結構、編制方法、立檔單位和全宗概況、檔案完整程度等情況進行簡要說明的文字。

　　4、案卷目錄表(見附件1)

　　即案卷目錄的主體部分，用于逐卷登錄案卷封面上的基本信息。每一案卷的登錄內容由案卷號、案卷標題(題名)、年度、頁數、備注等項目構成。

　　5、備考表

　　附于目錄最后，用于總結性地記錄案卷目錄及其所包括案卷基本情況。

　　案卷目錄編制完畢后，應復制或打印一式數份_其中一份或幾份供日常使用，其他備用。

　　第五章 檔案的保管

　　第十四條 檔案室系機要重地，非經同意，嚴禁入內。

　　第十五條 檔案庫房物品未經許可，不得挪作他用。經常保持庫內清潔衛生，防止塵埃污染檔案。檔案箱柜排列科學化、規范化，檔案存放始終有序。

　　第十六條 檔案庫房內嚴禁火源，禁放易燃易爆品，配備消防器材，定期檢

　　第十七條 做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲等保護工作，保證檔案材料的完整和安全。檔案如有破損應及時修補或復制。

　　第十八條 堅持溫、濕度檢查和記錄，建立并嚴格執行登記、統計制度，每年對室藏檔案進行一次全面的安全檢查，并作好記錄，發現問題及時向領導匯報。

　　第十九條 檔案室設立全宗卷，以保存公司的立卷說明、分類方案、交接憑證、移交銷毀清冊、全宗介紹等材料。

　　第六章 檔案的調閱與利用

　　第二十條 檔案管理人員必須熟悉公司的檔案情況，主動了解各部門對檔案的需求，編制案卷目錄、全引目錄、收發文檔號索引、檔案存放示意圖等工具資料。

　　第二十一條 調閱、借離或復印檔案時，必須嚴格履行登記審批手續(見附件 2)，由綜合管理部負責人同意后方可辦理。檔案用畢應及時歸還，并辦理注銷手續，不準轉借。一般檔案借離時間最長不超過 5 個工作日，公司密級檔案原則上借離時間最長不超過2 個工作日。查閱密級檔案見《保密管理制度》。

　　第二十二條 借閱檔案人員對案卷要妥善保管，防止遺失、泄密和污損,不得抽換、涂改、勾畫、拆卷，如造成檔案資料損壞的，視情況進行處理。

　　第二十三條 外單位調閱、借離或復印公司業務檔案時，應持有單位介紹信,經綜合管理部負責人同意后方可借閱、抄錄或復印。(見附件3)

　　第二十四條 檔案人員應加強檔案的編研工作，多渠道、多形式地開展利用工作，做好檔案利用效果的登記。

　　第七章 檔案的鑒定

　　第二十五條 公司

　　行政副總經理、綜合管理部負責人和有關部門負責人、業務人員及檔案管理人員組成檔案鑒定小組，每 5 年 1 次對文書檔案進行檢查鑒定工作，重新確定文件密級;并對失去保存價值的檔案提出意見，登記造冊，經鑒定小組審核后報公司領導批準銷毀(見附件4)。

　　第二十六條 銷毀檔案應在指定地點進行。由鑒定小組指定兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

　　第二十七條 任何部門和個人未經批準不得擅自銷毀檔案。

　　第八章 附 則

　　第二十八條 本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。

　　第二十九條 本辦法自印發之日起施行。

篇2：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進一步加強文書檔案的管理，規范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關程序，特制定本管理標準。

　　2 適用范圍

　　本標準適用于公司文書檔案管理。

　　3 術語和定義

　　文書檔案：是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議紀錄、計劃和總結等。

　　4 管理職責

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負責，并接受市主管機關業務指導。

　　4.2.負責公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產、經營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負責文檔的收集、整理、保管、簽定和統計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機構的檔案。

　　5.1.1.5上級領導來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當事人在接收檔案時根據移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領導審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負責，具體工作按文檔管理和上級業務規定執行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認真區分，依照分類進行立卷。

　　5.3.3文書檔案發現文件破損要及時修復或復制。

　　5.4.文書檔案的統計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進及提出情況進行數量統計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結果。

　　5.4.3負責保管文書檔案的人員調動工作時要辦理移交手續。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經公司辦公室主任批準后方可將檔案借出。

　　5.5.2復制檔案資料時，需經公司辦公室主任批準，方可復制翻印。翻印時應說明翻印的單位、日期、份數和印發范圍和用途，并由文書檔案室進行復印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進行鑒定。根據檔案的政治、歷史，科學和現實價值確定其是否需要繼續保存，并將不需要繼續保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負責承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經相關部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業發展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準后對檔案進行銷毀，并由兩人或兩人以上監銷。檔案銷毀后，監銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。

篇3：公司郵電文書檔案立卷歸檔制度

>　　郵電文書檔案立卷歸檔制度

　　(一)總則

　　第一條 根據郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

　　第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

　　第五條 凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

　　第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部門才給予報會議費用。

　　第七條 各部門專(兼)職文書的職責：

　　1.了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續。

　　3.承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。

　　(三)歸檔范圍〖HT〗

　　第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

　　第九條 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

　　第十條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

　　第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。

　　第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結。

　　第十三條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。

　　第十四條 信訪工作材料。

　　第壹拾伍條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。

　　第壹拾陸條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時歸卷

　　第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

　　第二十條 各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時保存文件卷夾內"對號入座"，并在收發文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質量要求)〖HT〗

　　第二十三條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

　　第二十四條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。

　　第二十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一

　　文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨m.dewk.cn年度的規劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

　　第二十八條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。

　　第二十九條 卷內文件材料應按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。第三十條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

　　第三十一條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷入、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

　　第三十二條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第叁拾叁條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

　　第三十四條 案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內保存。

　　第三十五條 本制度自印發之日起實施。