1、目的
規(guī)范公司會(huì)議服務(wù)操作,確保樹立公司良好形象。
2、適用范圍
適用于會(huì)議室控制管理及對(duì)內(nèi)、對(duì)外會(huì)議服務(wù)工作的管理工作。
3、職責(zé)
3.1辦公室主任負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室及會(huì)議服務(wù)工作的監(jiān)督管理。
3.2辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室全面管理和受理會(huì)議使用部門及顧客的各類會(huì)議要求,并負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)布置,安排會(huì)議服務(wù)人員。
3.3設(shè)備部負(fù)責(zé)會(huì)議室照明、空調(diào)、音響等設(shè)備、設(shè)施的運(yùn)行、維護(hù)工作。
3.4業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議室開、關(guān)門、供水、茶葉、茶杯的供應(yīng),協(xié)助辦公室布置會(huì)場(chǎng)和會(huì)議室保潔工作。
3.5工程部負(fù)責(zé)會(huì)議室墻面、門窗、鎖具等設(shè)施的維修、維護(hù)工作。
4、工作程序
4.1會(huì)議室管理
4.1.1 使用會(huì)議室業(yè)務(wù)受理
A、辦公室人員接到用戶的《會(huì)議申報(bào)單》后,根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》的要求(申報(bào)部門、申報(bào)時(shí)間、會(huì)議名稱、會(huì)議室擬用時(shí)段、擬開會(huì)地點(diǎn)及會(huì)議室、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議安排意見等)填寫《會(huì)議受理服務(wù)單》。
B、根據(jù)《會(huì)議申報(bào)單》內(nèi)容,辦公室人員應(yīng)立即電話聯(lián)系會(huì)議申報(bào)部門及顧客,詳細(xì)了解會(huì)議使用情況及其他要求。
C、辦公室以《會(huì)議申報(bào)單》和電話聯(lián)系的會(huì)議使用情況為準(zhǔn),填寫《會(huì)議受理服務(wù)單》,詳細(xì)寫明會(huì)議使用部門、 聯(lián)系人、電話、會(huì)議事由、注意事項(xiàng)、是否需要會(huì)議服務(wù)、受理部門、受理時(shí)間、經(jīng)辦人、送會(huì)議服務(wù)單時(shí)間、執(zhí)行部門音響、設(shè)備的運(yùn)行是否需要監(jiān)護(hù)等內(nèi)容后,立即將《會(huì)議受理服務(wù)單》送至業(yè)務(wù)部、設(shè)備部。
D、業(yè)務(wù)部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好供水、茶葉、茶杯、桌椅等準(zhǔn)備工作。
E、設(shè)備部針對(duì)《會(huì)議受理服務(wù)單》的內(nèi)容在會(huì)議召開前做好照明、空調(diào)、音響等準(zhǔn)備工作。
4.1.2 會(huì)場(chǎng)布置及安排
A、接用戶會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置要求后,辦公室立即聯(lián)系相關(guān)單位、部門,按顧客要求布置會(huì)議桌椅;檢查會(huì)議室清潔、供水是否完備;照明、空調(diào)、音響是否能正常運(yùn)行;及顧客所需的準(zhǔn)備會(huì)標(biāo)、座次牌、簽到臺(tái)、花卉、水果、觀葉植物、茶葉、紙杯等會(huì)議所需物品。
B、辦公室負(fù)責(zé)在會(huì)議召開前將會(huì)場(chǎng)布置完畢,并通知使用會(huì)議室的顧客查看會(huì)場(chǎng),按用戶要求對(duì)會(huì)場(chǎng)作出調(diào)整以便滿足用戶要求。
4.2會(huì)議室服務(wù)工作
4.2.1 會(huì)議服務(wù)
大會(huì)議室應(yīng)提前開門,會(huì)議開始前20分鐘再次確認(rèn);小會(huì)議室提前30分鐘開門,會(huì)議開始前10分鐘再次確認(rèn)。
4.2.2 設(shè)備部人員必須提前30分鐘到達(dá)大會(huì)議室,開啟音響、空調(diào)、并保證其正常運(yùn)行。
4.2.3 會(huì)議服務(wù)人員必須著裝整齊、在會(huì)議召開前20分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng);在會(huì)議使用中,必須每15分鐘倒1次茶水,大會(huì)議室召開會(huì)議,會(huì)務(wù)人員不能擅自離開,對(duì)會(huì)議室出現(xiàn)的緊急情況能做好相應(yīng)處理,并及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。
4.2.4 會(huì)議使用完畢后,會(huì)議服務(wù)人員應(yīng)電話通知業(yè)務(wù)部、設(shè)備部負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清理,并向辦公室匯報(bào)會(huì)議室使用情況,重要會(huì)議應(yīng)向總經(jīng)理室通報(bào)。
4.3辦公室負(fù)責(zé)隨時(shí)做好會(huì)議服務(wù)回單的收集、整理工作,檢查會(huì)議室使用是否正常,如有異常,及時(shí)更改、整頓,以利于為業(yè)主提供更加完善的服務(wù)。
5、相關(guān)文件及記錄
5.1《會(huì)議室使用登記表》(LYWG/QR-046)
5.2《慶通公司會(huì)議受理服務(wù)單》(LYWG/QR-007)
篇2：某學(xué)生公寓會(huì)議室管理規(guī)定
資料來自 房 地 產(chǎn)e網(wǎng)
學(xué)生公寓會(huì)議室管理規(guī)定
1、公寓管理中心會(huì)議室由辦公室統(tǒng)一管理。
2、會(huì)議室應(yīng)首先保證公寓管理中心使用。各部門使用會(huì)議室，必須提前半天提出申請(qǐng)，如發(fā)現(xiàn)沖突時(shí)，由辦公室協(xié)調(diào)安排。
3、以公寓管理中心名義組織召開的黨政會(huì)議及各種專業(yè)會(huì)議，如周例會(huì)、黨員大會(huì)等及用于來賓參觀現(xiàn)場(chǎng)接待使用。
4、會(huì)議室桌椅定位整齊放置，通風(fēng)換氣良好，物品器具要有登記清冊(cè)。
5、會(huì)議室嚴(yán)禁喧嘩、嚴(yán)禁帶入雜物，禁止在室內(nèi)亂扔污物，愛護(hù)室內(nèi)公共設(shè)施，如有損壞，按價(jià)賠償。嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生值日制度，當(dāng)日值日人員負(fù)責(zé)衛(wèi)生清掃。
6、電風(fēng)扇、電燈等各電器開關(guān)、門窗由當(dāng)日值日人員負(fù)責(zé)管理，愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)施，保持會(huì)議室清潔。
7、凡使用會(huì)議室的部門和個(gè)人不允許隨意挪動(dòng)和搬走會(huì)議室的各種物品及設(shè)施，會(huì)議結(jié)束，應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)好門窗，關(guān)閉電源等，要保持會(huì)議室的衛(wèi)生和安全，將鑰匙退還辦公室。
篇3：醫(yī)院會(huì)議室管理制度（3）
醫(yī)院會(huì)議室管理制度(三)
為配合醫(yī)療、行政、教育和科研的工作安排，滿足各科室對(duì)會(huì)議室使用的需求，提高會(huì)議室使用效率，特制定本制度。
1、制度所稱會(huì)議室包括醫(yī)院內(nèi)所有會(huì)議室。
2、會(huì)議室設(shè)專門管理人員，由院辦領(lǐng)導(dǎo)，并及時(shí)將每月會(huì)議情況及臨時(shí)性會(huì)議情況匯總至院辦。
3、會(huì)議室的使用實(shí)行預(yù)約制度。各科室使用會(huì)議室需提前向會(huì)議室管理人員預(yù)約, 告知使用人數(shù)、使用時(shí)間等相關(guān)信息及要求，并填寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表格。
4、管理人員根據(jù)各使用科室的具體情況作出合理安排。科室會(huì)議原則上按照誰先預(yù)約誰優(yōu)先的原則，醫(yī)院會(huì)議和外院參觀一般優(yōu)先安排。
5、每周五管理人員將對(duì)下周會(huì)議室預(yù)約情況作出核對(duì)，并將預(yù)約表上傳到信息平臺(tái)公布，如遇變動(dòng)，應(yīng)隨時(shí)更新預(yù)約表。
6、管理人員需在會(huì)議開始前，對(duì)會(huì)議室的照明、音響等設(shè)備進(jìn)行檢查，保證各項(xiàng)設(shè)備完好，確保會(huì)議正常進(jìn)行。
7、各使用科室要保持會(huì)議室整潔，愛護(hù)會(huì)議室財(cái)產(chǎn)，使用結(jié)束及時(shí)通知管理人員。如違反本制度規(guī)定，管理人員有權(quán)拒絕或停止該科室使用會(huì)議室。
8、遇緊急或重大會(huì)議而無會(huì)議室可用時(shí)，管理人員應(yīng)立即匯報(bào)院辦，由院辦協(xié)調(diào)會(huì)議室安排。
9、外單位借用會(huì)議室，應(yīng)征得院領(lǐng)導(dǎo)同意。
10、會(huì)議結(jié)束時(shí)，管理人員應(yīng)與當(dāng)天會(huì)議組織者仔細(xì)檢查各項(xiàng)設(shè)備，如遇破損，請(qǐng)使用方簽字確認(rèn)。