物業(yè)公司總經(jīng)辦工作程序及標準
一、員工離崗程序與標準
程序標準
1、確認
1)辭職者應持有所在部門、總經(jīng)辦、總經(jīng)理批準的《辭職申請》;
2)被辭退、開除的員工應持有總經(jīng)辦發(fā)出的、工會、總經(jīng)理批準的過失通知;
3)被終止或解除合同的員工應持有總經(jīng)辦發(fā)出的終止或解除合同的通知;
4)實習、培訓人員應持有相關單位的通知。
2、辦理手續(xù)
1)開具《離崗通知書》及《離崗前30天出勤表》;
2)相關部門簽收員工名牌、勞保、辦公用品等;
3)退還工服押金;
4)檢查其他項目結算有關費用是否齊全;
5)開具行政、工資、養(yǎng)老保險、檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù);
6)上述手續(xù)應在七日內(nèi)辦完。
3、記錄注銷
1)清除人事電腦記錄;
2)填寫員工變動臺帳;
3)將被開除、辭退員工名單通報上級單位。
二、員工招聘程序與標準
程序標準
1、明確招聘條件1)當?shù)卣綉艨冢挲g18~35歲;
2)男身高1.70米以上，女身高1.60米以上;
3)符合應聘崗位技能要求;
4)無思想劣跡。
2、應聘
1)持有相關證件：身份證、學歷證明、求職證;
2)持近照一張;
3)填寫《職位申請書》;
4)由總經(jīng)辦及擬任職部門面試、口試(必要時可筆試)及專業(yè)測試;
3、確認
1)總經(jīng)辦將面試合格的人員材料及任職材料及任職安排提交總經(jīng)理批準;
2)體檢、政審;
3)開具調(diào)令，通知其報到日期。
三、新員工入職程序與標準
程序標準
1、報到新員工持體檢合格證明及照片報到;
發(fā)給員工手冊，填寫員工信息卡、履歷表;
簽訂勞動合同。
2、就職填寫員工入職通知單，發(fā)給用人部門和其它相關部
門;通知用人部門引領新員工。
四、簽訂(續(xù)訂)勞動合同程序與標準
程序標準
1、確認
1)新員工入職后3日內(nèi)人事部門根據(jù)用工性質(zhì)，確認材料齊全后，辦理勞動合同簽訂手續(xù); 2)員工簽訂《勞動合同書》，返聘人員簽訂《聘用協(xié)議》;
3)在職員工續(xù)訂勞動合同，由部門出具評估意見。
2、簽訂(續(xù)訂)宣讀注意事項，解釋相關條款; 員工簽字; 蓋公司人事章; 新員工簽字領取《員工手冊》。
3、歸檔勞動合同歸入員工內(nèi)部檔案;
4、登記備案修改電腦記錄 五、終止(解除)勞動合同程序與標準程序標準
1、確認合同到期，部門評估后不予續(xù)簽的;員工因違紀給予辭退處理的;
員工個人提出書面終止(解除)勞動合同的;
其他終止(解除)勞動合同情況發(fā)生的。
2、通知填寫“終止(解除)勞動合同通知書”，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，提前30日通知員工本人;
員工接到“通知”后在“回執(zhí)”上簽字即為送達。
3、辦理終止(解總經(jīng)辦人事簽發(fā)離職通知書;除)合同手續(xù)
員工辦清離崗手續(xù)后，清退個人檔案;
有接收單位的辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。
4、登記備案修改電腦記錄
六、統(tǒng)計程序與標準
程序標準
1、填報表統(tǒng)籌月報
勞動報酬月報、經(jīng)濟指標月報;
增加值季報、工資總額季報;
年底年報。
2、審批將報表經(jīng)總經(jīng)辦主任簽字后報公司領導審閱簽字;
3、存檔復印件蓋章后留存。
七、統(tǒng)籌程序與標準 程序標準
1、轉(zhuǎn)入新員工養(yǎng)老轉(zhuǎn)移單轉(zhuǎn)入后即隨月報表一起交社保中心;
無轉(zhuǎn)移單的員工轉(zhuǎn)正后第一個月辦理養(yǎng)老保險，自入職后第一個月補繳。
2、轉(zhuǎn)出開具轉(zhuǎn)移介紹信;
憑轉(zhuǎn)移信到社保中心辦理手續(xù);
將養(yǎng)老保險材料隨檔案一起轉(zhuǎn)出。
八、工資制作程序與標準
程序標準
1、審核考勤及1)完成加班審核、考勤審核、獎金及工資審核;
制作激勵分配按照工資管理制度完成各月工資計算及發(fā)放工表作;
每月20日收當月考勤及臨時工工資評定表，根據(jù)出勤情況計算激勵工資分配表并下發(fā)到各部門;
每月21日收激勵分配表審核后報公司領導審批;
2、制作工資明每月20-26日完成考勤審核及工資計算;細匯總表及發(fā)
放工資每月27日制作打印工資明細及匯總并上報公司領導審批;
每月28日將工資匯總表復印留底后原件交會計
部并通知會計部交存銀行代發(fā)工資所需支票;
每月30日向銀行報出工資數(shù)據(jù)軟盤;
每月5日發(fā)放工資條及以現(xiàn)金形式支付的勞務費。
3、工資臺帳登記1)每月10日前登記工資臺帳;
2)每月月末將各項工資數(shù)額登記到《勞動工資使用手冊》中。
九、培訓程序與標準
程序標準
1、確定培訓需求1)經(jīng)常深入部門，觀察了解公司經(jīng)營管理與服務質(zhì)量中普遍存在的問題;
2)與各部門經(jīng)理和員工面談，了解培訓要求;
3)確定各級人員的培訓需求;
2、制定培訓計劃1)各類人員的英語培訓計劃;
2)各類人員的專業(yè)技術及知識性培訓計劃;
3)主管培訓計劃;
4)經(jīng)理培訓計劃;
5)員工知識技能培訓計劃;
6)培訓費用預算。
3、實施根據(jù)公司領導審批的培訓計劃，落實培訓工作;督導檢查各部門培訓工作落實情況。
十、接聽電話程序與標準
程序標準
1、做電話記錄1)按照標準接聽電話;
2)記錄內(nèi)容完整、準確;
3)字跡清晰。
2、匯報傳達1)及時向公司領導匯報通知內(nèi)容;
2)及時向有關部門傳達公司領導批示精神;
3)記錄所匯報、傳達的人、日期及時間等。
3、督查1)督促和檢查有關部門落實情況，以免延誤。
十一、收文程序與標準 程序標準
1、點收1)確保文件運轉(zhuǎn)安全可靠明確交接雙方責任;
2)發(fā)現(xiàn)錯送及時退回，發(fā)現(xiàn)散包、拆后重封應追查原因。
2、啟封1)對本公司或本部門收啟的，均由總經(jīng)辦秘書啟封;
2)對公司領導親啟的應領導委托的秘書拆封;
3、登記1)對來文均應逐件登記;
2)登記來文日期、來文機關、文件標題、份數(shù)、密級、承辦單位;
3)收文和發(fā)文分別進行登記;
4)收發(fā)文件應分清緩急，急件隨到隨登及時分送，除登日期外還應登記交接時間、不能積壓;
5)由公司領導親啟的收件，只登記封號和來文機關、收到日期等，視情況由領導啟封后補登其它有關項目;
6)收發(fā)文編號按年度編排，均應注意準確，不要出現(xiàn)空號、重號;
7)收文在啟封后于文件的右上角加蓋本單位的收文章，收文章上填寫收文號和收到日期;
8)登記的字跡應工整清晰，不要潦草難認、勾抹涂改、濫用簡稱等;
9)原文無標題的，根據(jù)文件內(nèi)容補擬標題進行登記;
10)文件上無日期、無作者的文件，按封筒的郵戳日期登記，并在備考欄注明。
4、分發(fā)1)親啟件直接送有關收件人;
2)在文件上附文件批辦單;
3)將收文先送總經(jīng)辦主任批辦，并應有簽收手續(xù)。
4)將文件分發(fā)有關部門或承辦人，并應有簽收手續(xù)。
5、傳閱1)保證閱文方便和工作的及時處理，避免發(fā)生丟失混亂，中間誤壓等;
2)對傳閱對象，應分清主次先后一般先給公司主要領導，主管負責人和主管業(yè)務部門閱讀，其它需閱知對象適當時間傳閱;
3)傳閱過程中，及時督查，不使文件在傳閱對象手中積壓，用最快的速度使傳閱對象閱知;
4)傳閱對象收退文件均應與總辦秘書發(fā)生交接聯(lián)系，不得橫傳;
5)查閱文者閱后應簽姓名和時間，不得畫圓圈。
6、送總經(jīng)辦主1)熟悉本公司和本單位工作情況和業(yè)務;任擬辦2)認真研究文件的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求;
3)提出的批辦意見應簡明扼要，抓住主要的處理方案及理由。
7、根據(jù)總經(jīng)辦1)送批文件要篩選得當;
主任擬辦送主2)批示的意見應明確、妥當，簡明扼要地指出處管領導或部門理的辦法;
3)批辦意見，應當盡量寫在文書處理單的批辦欄內(nèi)，以保持文件頁面的清晰并留出裝訂線，便于閱讀、復制;
4)書寫的筆跡宜注意耐久保存，忌用鉛筆和質(zhì)次的圓珠筆。
8、按領導批示1)提高辦文速度，注意分清輕重緩急;已辦、等轉(zhuǎn)承辦部門待辦的文件，急件與平件分別存放;
2)因某種原因難以按時完成承辦任務，及時報告有關負責人，以便采取其它措施。
9、催辦1)在收文登記薄上登記承辦單位、承辦人和承辦期限;
2)在文件送辦后的適當時機，用電話催詢或登門當面催詢處理情況;
3)對已處理完畢的文件，填注處理結果，在登記本上注歸入的卷宗號。
10、注辦對于某份文件的處理采用電話答復對方或當面解決的，應將交代的人員、時間、主要意見和結果在文件批辦單注明，并簽上經(jīng)辦人的姓名。
十二、公司文件的制發(fā)程序與標準
程序標準
1、核稿1)發(fā)現(xiàn)文稿中的問題及時加以補救和修正;
2)保證文件的質(zhì)量，協(xié)助領導把關，節(jié)省領導審定修改時間;
3)按核稿要求：查有無矛盾抵觸;查政策界限;
查措施落實;查文書處理程序;查文字表達;查文件體式;
4)發(fā)現(xiàn)不妥之處逐一切實修正，核稿送領導核準。
2、領導簽發(fā)1)將文稿送領導核準;
2)簽發(fā)人應在文稿上簽署自己的姓名和簽發(fā)日期。
3、簽署1)領導在正本上簽上自己的名字，文件產(chǎn)生正本生效;
2)發(fā)文在領導簽發(fā)后登記編號。
4、繕印1)文字準確、字跡工整清晰，頁面符合規(guī)正的體式;
2)裝訂齊整牢固，方便閱讀、處理和保管。
5、校對1)保證文字的準確、杜絕差錯;
2)檢查文件格式。
6、蓋印1)根據(jù)公司領導在公文審批單上的簽發(fā);
2)根據(jù)公司領導簽發(fā)，按應發(fā)份數(shù)蓋印。
7、分發(fā)1)按發(fā)往范圍進行分發(fā)，在發(fā)文本上登記領用人簽字;
2)對外發(fā)出文件，按發(fā)送范圍和具體收文單位準備好信封準確書寫發(fā)送的地址和收件機關，然后核點文件份數(shù)裝封。
8、注辦1)對外發(fā)出的文件，在底稿上注明發(fā)出的日期。
十三、文書立卷程序與標準
程序標準
1、準備工作1)在上年末或當年年初予先編制立卷類目;
2)立卷類目以條款的形式寫成。
2、平時歸卷1)發(fā)文在文件正本發(fā)出時，同時將定稿和印制的存本歸入卷夾;
2)收文在登記或批辦后分送前，用鉛筆在裝訂線內(nèi)注明應歸入的條款號;
3)對承辦后退回的文件，應當即檢查是否完整齊全，承辦情況是否已經(jīng)注明;
4)借出與歸還的文件，建立簡便的登記手續(xù)，正文及時入卷;
5)外面帶來的未經(jīng)收發(fā)登記的文件，力爭收集齊全;
6)對已歸卷的文件，定期進行檢查整理，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當?shù)奈募S時調(diào)整;
7)無需立卷歸檔的文件材料，另設卷宗存放;
8)已辦結的文件材料，不再有新的關聯(lián)密切文件產(chǎn)生，可確定組合成一個或幾個案卷，可提前進行編目裝訂，減少年底工作量。
3、年終高速定卷1)經(jīng)平時對文件的收集與初步歸入各條款，年終再作一次全面檢查調(diào)整，然后確定組卷;
2)對照收發(fā)文登記核對，檢查各條款歸入的文件是否齊全完整;
3)按針對年或尚未辦結需轉(zhuǎn)入下一個年度立卷的文件，另行存放;
4)將多余的重份文件剔出。
4、組卷1)請示和批復，批復放在請示的前面，年度計劃和總結，計劃在前，總結在后，長遠規(guī)劃放在開始的一年，總結放在完成的一年。
5、編號1)把同一案卷的文件進行編號，編在文件的右上角，背面有字的編在文件的左上角;
6、編寫卷內(nèi)目錄1)將排列好的文件寫上文件編號、責任者、文件名稱、日期，文件所在張?zhí)枴?/p>
7、填寫備考1)填寫本卷的情況，如本卷共幾件多少頁或需要說明的情況。
8、填寫案卷封皮1)填寫日期、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、案卷號。
9、擬制案卷標題1)將組好的案卷依照內(nèi)容和擬標題的要求書寫案卷標題。
10、案卷排列1)將同一年度的檔案按大類及二級類目進行案卷排列，同一級類目的案卷按永久、長期、短期依次排列。
11、編制移交1)經(jīng)過系統(tǒng)化排列與編目的案卷，逐一在目錄上目錄登記;
2)只填文書處理號，不填寫案卷號;
3)登目錄時按排列順序照抄案卷封皮上的各項;
4)目錄用堅固耐磨紙張，填寫時用鋼筆楷書或打字;
5)目錄須一式二份，一份存文書立卷部門，一份交檔案室;
6)目錄的前面加封皮，后面加備查表。
十四、檔案管理程序與標準
程序標準
1、收集1)接所收文部門歸檔案卷;
2)歸檔文件齊全、完整;
3)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。
2、整理1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;
2)要充分利用原有基礎;
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定1)以國家檔案局制定的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標準執(zhí)行;
2)以案卷為單位進行鑒定。即：由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;
3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定，可與檔案的整理和編目工作同時進行。
4、保管1)防治檔案的損壞;
2)延長檔案的壽命;
3)維護檔案的安全。
5、統(tǒng)計1)對檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計;
2)檔案利用情況的統(tǒng)計;
3)基本情況統(tǒng)計。
6、利用1)做到熟悉庫存家底，了解各種情況，主動開展利用工作;
2)編制有適用價值的參考工具。
十五、新購物品入庫程序標準
1、清點核對物品到貨后，采購員與庫管員共同清點物品并與發(fā)票月計劃或呈批件進行核對無誤后開具入庫單，由經(jīng)辦人和總經(jīng)辦主任簽字
2、驗收通知使用部門共同驗收合格后，由使用部門在驗收單上簽字
3、物品入庫庫管員將物品分類擺放好。
4、登帳按物品類別記帳，并將入庫單一聯(lián)及發(fā)票送會計部報帳
十六、出庫程序標準
1、檢查單據(jù)由領料部門填寫出庫單，庫管員檢查出庫單填寫是否正確，應有領料員及領料部門經(jīng)理簽字，檢查無誤后送總經(jīng)辦主任簽字
2、物品發(fā)放根據(jù)出庫單發(fā)放物品。上個人工具卡的物品，先上卡再發(fā)放物品。特殊情況領用物品，必須先征得總經(jīng)辦主任同意，打借條出庫，后補辦手續(xù)。
3、清點、銷帳發(fā)放物品后及時清點庫存銷帳
十七、保存物品入庫程序標準
1、入庫根據(jù)物品調(diào)配情況，及時入庫，檢查物品現(xiàn)狀。
2、登記入庫后由總經(jīng)辦主任在登記本上簽字，根據(jù)登記修改臺賬。
每月進行庫存盤點，做到帳物相符。
十八、保存物品出庫程序標準
1、出庫根據(jù)總經(jīng)辦主任簽字的出庫單，發(fā)放物品，由各部門領料員領出。
2、簽字物品發(fā)放后由總經(jīng)辦主任在出庫登記本上簽字，根據(jù)登記修改臺帳。
十九、采購程序標準
1、依據(jù)根據(jù)公司領導批準的月計劃或急需物品部門的呈批件
2、采購到會計部領取支票，安排采購、開發(fā)票、辦理入庫手續(xù)。
3、報銷憑發(fā)票、入庫單到會計部報帳
二十、工具報廢程序標準
1、報廢使用人填寫報廢單，寫明報廢原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理簽字后，交總經(jīng)辦。
2、核準由總經(jīng)辦根據(jù)工具的價值，使用時間及損壞原因簽署意見，貴重工具報公司領導審批
3、領取新工具如屬人為損壞或遺失，由會計部計算折舊金額，使用人交納賠償金，憑收據(jù)及報廢工具領取。如屬正常損壞，報廢工具收回、領取。
篇2：物業(yè)公司總經(jīng)辦的工作程序及標準
物業(yè)公司總經(jīng)辦的工作程序及標準
一、員工離崗程序與標準
程序標準
1、確認
1)辭職者應持有所在部門、總經(jīng)辦、總經(jīng)理批準的《辭職申請》;
2)被辭退、開除的員工應持有總經(jīng)辦發(fā)出的、工會、總經(jīng)理批準的過失通知;
3)被終止或解除合同的員工應持有總經(jīng)辦發(fā)出的終止或解除合同的通知;
4)實習、培訓人員應持有相關單位的通知。
2、辦理手續(xù)
1)開具《離崗通知書》及《離崗前30天出勤表》;
2)相關部門簽收員工名牌、勞保、辦公用品等;
3)退還工服押金;
4)檢查其他項目結算有關費用是否齊全;
5)開具行政、工資、養(yǎng)老保險、檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù);
6)上述手續(xù)應在七日內(nèi)辦完。
3、記錄注銷
1)清除人事電腦記錄;
2)填寫員工變動臺帳;
3)將被開除、辭退員工名單通報上級單位。
二、員工招聘程序與標準
程序標準
1、明確招聘條件1)當?shù)卣綉艨冢挲g18~35歲;
2)男身高1.70米以上，女身高1.60米以上;
3)符合應聘崗位技能要求;
4)無思想劣跡。
2、應聘
1)持有相關證件：身份證、學歷證明、求職證;
2)持近照一張;
3)填寫《職位申請書》;
4)由總經(jīng)辦及擬任職部門面試、口試(必要時可筆試)及專業(yè)測試;
3、確認
1)總經(jīng)辦將面試合格的人員材料及任職材料及任職安排提交總經(jīng)理批準;
2)體檢、政審;
3)開具調(diào)令，通知其報到日期。
三、新員工入職程序與標準
程序標準
1、報到新員工持體檢合格證明及照片報到;
發(fā)給員工手冊，填寫員工信息卡、履歷表;
簽訂勞動合同。
2、就職填寫員工入職通知單，發(fā)給用人部門和其它相關部
門;通知用人部門引領新員工。
四、簽訂(續(xù)訂)勞動合同程序與標準
程序標準
1、確認
1)新員工入職后3日內(nèi)人事部門根據(jù)用工性質(zhì)，確認材料齊全后，辦理勞動合同簽訂手續(xù);
2)員工簽訂《勞動合同書》，返聘人員簽訂《聘用協(xié)議》;
3)在職員工續(xù)訂勞動合同，由部門出具評估意見。
2、簽訂(續(xù)訂)宣讀注意事項，解釋相關條款;
員工簽字;
蓋公司人事章;
新員工簽字領取《員工手冊》。
3、歸檔勞動合同歸入員工內(nèi)部檔案;
4、登記備案修改電腦記錄
五、終止(解除)勞動合同程序與標準程序標準
1、確認合同到期，部門評估后不予續(xù)簽的;員工因違紀給予辭退處理的;
員工個人提出書面終止(解除)勞動合同的;
其他終止(解除)勞動合同情況發(fā)生的。
2、通知填寫“終止(解除)勞動合同通知書”，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，提前30日通知員工本人;
員工接到“通知”后在“回執(zhí)”上簽字即為送達。
3、辦理終止(解總經(jīng)辦人事簽發(fā)離職通知書;除)合同手續(xù)
員工辦清離崗手續(xù)后，清退個人檔案;
有接收單位的辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。
4、登記備案修改電腦記錄
六、統(tǒng)計程序與標準
程序標準
1、填報表統(tǒng)籌月報
勞動報酬月報、經(jīng)濟指標月報;
增加值季報、工資總額季報;
年底年報。
2、審批將報表經(jīng)總經(jīng)辦主任簽字后報公司領導審閱簽字;
3、存檔復印件蓋章后留存。
七、統(tǒng)籌程序與標準
程序標準
1、轉(zhuǎn)入新員工養(yǎng)老轉(zhuǎn)移單轉(zhuǎn)入后即隨月報表一起交社保中心;
無轉(zhuǎn)移單的員工轉(zhuǎn)正后第一個月辦理養(yǎng)老保險，自入職后第一個月補繳。
2、轉(zhuǎn)出開具轉(zhuǎn)移介紹信;
憑轉(zhuǎn)移信到社保中心辦理手續(xù);
將養(yǎng)老保險材料隨檔案一起轉(zhuǎn)出。
八、工資制作程序與標準
程序標準
1、審核考勤及1)完成加班審核、考勤審核、獎金及工資審核;
制作激勵分配按照工資管理制度完成各月工資計算及發(fā)放工表作;
每月20日收當月考勤及臨時工工資評定表，根據(jù)出勤情況計算激勵工資分配表并下發(fā)到各部門;
每月21日收激勵分配表審核后報公司領導審批;
2、制作工資明每月20-26日完成考勤審核及工資計算;細匯總表及發(fā)
放工資每月27日制作打印工資明細及匯總并上報公司領導審批;
每月28日將工資匯總表復印留底后原件交會計
部并通知會計部交存銀行代發(fā)工資所需支票;
每月30日向銀行報出工資數(shù)據(jù)軟盤;
每月5日發(fā)放工資條及以現(xiàn)金形式支付的勞務費。
3、工資臺帳登記1)每月10日前登記工資臺帳;
2)每月月末將各項工資數(shù)額登記到《勞動工資使用手冊》中。
九、培訓程序與標準
程序標準
1、確定培訓需求1)經(jīng)常深入部門，觀察了解公司經(jīng)營管理與服務質(zhì)量中普遍存在的問題;
2)與各部門經(jīng)理和員工面談，了解培訓要求;
3)確定各級人員的培訓需求;
2、制定培訓計劃1)各類人員的英語培訓計劃;
2)各類人員的專業(yè)技術及知識性培訓計劃;
3)主管培訓計劃;
4)經(jīng)理培訓計劃;
5)員工知識技能培訓計劃;
6)培訓費用預算。
3、實施根據(jù)公司領導審批的培訓計劃，落實培訓工作;督導檢查各部門培訓工作落實情況。
十、接聽電話程序與標準
程序標準
1、做電話記錄1)按照標準接聽電話;
2)記錄內(nèi)容完整、準確;
3)字跡清晰。
2、匯報傳達1)及時向公司領導匯報通知內(nèi)容;
2)及時向有關部門傳達公司領導批示精神;
3)記錄所匯報、傳達的人、日期及時間等。
3、督查1)督促和檢查有關部門落實情況，以免延誤。
十一、收文程序與標準
程序標準
1、點收1)確保文件運轉(zhuǎn)安全可靠明確交接雙方責任;
2)發(fā)現(xiàn)錯送及時退回，發(fā)現(xiàn)散包、拆后重封應追查原因。
2、啟封1)對本公司或本部門收啟的，均由總經(jīng)辦秘書啟封;
2)對公司領導親啟的應領導委托的秘書拆封;
3、登記1)對來文均應逐件登記;
2)登記來文日期、來文機關、文件標題、份數(shù)、密級、承辦單位;
3)收文和發(fā)文分別進行登記;
4)收發(fā)文件應分清緩急，急件隨到隨登及時分送，除登日期外還應登記交接時間、不能積壓;
5)由公司領導親啟的收件，只登記封號和來文機關、收到日期等，視情況由領導啟封后補登其它有關項目;
6)收發(fā)文編號按年度編排，均應注意準確，不要出現(xiàn)空號、重號;
7)收文在啟封后于文件的右上角加蓋本單位的收文章，收文章上填寫收文號和收到日期;
8)登記的字跡應工整清晰，不要潦草難認、勾抹涂改、濫用簡稱等;
9)原文無標題的，根據(jù)文件內(nèi)容補擬標題進行登記;
10)文件上無日期、無作者的文件，按封筒的郵戳日期登記，并在備考欄注明。
4、分發(fā)1)親啟件直接送有關收件人;
2)在文件上附文件批辦單;
3)將收文先送總經(jīng)辦主任批辦，并應有簽收手續(xù)。
4)將文件分發(fā)有關部門或承辦人，并應有簽收手續(xù)。
5、傳閱1)保證閱文方便和工作的及時處理，避免發(fā)生丟失混亂，中間誤壓等;
2)對傳閱對象，應分清主次先后一般先給公司主要領導，主管負責人和主管業(yè)務部門閱讀，其它需閱知對象適當時間傳閱;
3)傳閱過程中，及時督查，不使文件在傳閱對象手中積壓，用最快的速度使傳閱對象閱知;
4)傳閱對象收退文件均應與總辦秘書發(fā)生交接聯(lián)系，不得橫傳;
5)查閱文者閱后應簽姓名和時間，不得畫圓圈。
6、送總經(jīng)辦主1)熟悉本公司和本單位工作情況和業(yè)務;任擬辦2)認真研究文件的內(nèi)容和發(fā)文機關的要求;
3)提出的批辦意見應簡明扼要，抓住主要的處理方案及理由。
7、根據(jù)總經(jīng)辦1)送批文件要篩選得當;
主任擬辦送主2)批示的意見應明確、妥當，簡明扼要地指出處管領導或部門理的辦法;
3)批辦意見，應當盡量寫在文書處理單的批辦欄內(nèi)，以保持文件頁面的清晰并留出裝訂線，便于閱讀、復制;
4)書寫的筆跡宜注意耐久保存，忌用鉛筆和質(zhì)次的圓珠筆。
8、按領導批示1)提高辦文速度，注意分清輕重緩急;已辦、等轉(zhuǎn)承辦部門待辦的文件，急件與平件分別存放;
2)因某種原因難以按時完成承辦任務，及時報告有關負責人，以便采取其它措施。
9、催辦1)在收文登記薄上登記承辦單位、承辦人和承辦期限;
2)在文件送辦后的適當時機，用電話催詢或登門當面催詢處理情況;
3)對已處理完畢的文件，填注處理結果，在登記本上注歸入的卷宗號。
10、注辦對于某份文件的處理采用電話答復對方或當面解決的，應將交代的人員、時間、主要意見和結果在文件批辦單注明，并簽上經(jīng)辦人的姓名。
十二、公司文件的制發(fā)程序與標準
程序標準
1、核稿1)發(fā)現(xiàn)文稿中的問題及時加以補救和修正;
2)保證文件的質(zhì)量，協(xié)助領導把關，節(jié)省領導審定修改時間;
3)按核稿要求：查有無矛盾抵觸;查政策界限;
查措施落實;查文書處理程序;查文字表達;查文件體式;
4)發(fā)現(xiàn)不妥之處逐一切實修正，核稿送領導核準。
2、領導簽發(fā)1)將文稿送領導核準;
2)簽發(fā)人應在文稿上簽署自己的姓名和簽發(fā)日期。
3、簽署1)領導在正本上簽上自己的名字，文件產(chǎn)生正本生效;
2)發(fā)文在領導簽發(fā)后登記編號。
4、繕印1)文字準確、字跡工整清晰，頁面符合規(guī)正的體式;
2)裝訂齊整牢固，方便閱讀、處理和保管。
5、校對1)保證文字的準確、杜絕差錯;
2)檢查文件格式。
6、蓋印1)根據(jù)公司領導在 公文審批單上的簽發(fā);
2)根據(jù)公司領導簽發(fā)，按應發(fā)份數(shù)蓋印。
7、分發(fā)1)按發(fā)往范圍進行分發(fā)，在發(fā)文本上登記領用人簽字;
2)對外發(fā)出文件，按發(fā)送范圍和具體收文單位準備好信封準確書寫發(fā)送的地址和收件機關，然后核點文件份數(shù)裝封。
8、注辦1)對外發(fā)出的文件，在底稿上注明發(fā)出的日期。
十三、文書立卷程序與標準
程序標準
1、準備工作1)在上年末或當年年初予先編制立卷類目;
2)立卷類目以條款的形式寫成。
2、平時歸卷1)發(fā)文在文件正本發(fā)出時，同時將定稿和印制的存本歸入卷夾;
2)收文在登記或批辦后分送前，用鉛筆在裝訂線內(nèi)注明應歸入的條款號;
3)對承辦后退回的文件，應當即檢查是否完整齊全，承辦情況是否已經(jīng)注明;
4)借出與歸還的文件，建立簡便的登記手續(xù)，正文及時入卷;
5)外面帶來的未經(jīng)收發(fā)登記的文件，力爭收集齊全;
6)對已歸卷的文件，定期進行檢查整理，發(fā)現(xiàn)歸卷不適當?shù)奈募S時調(diào)整;
7)無需立卷歸檔的文件材料，另設卷宗存放;
8)已辦結的文件材料，不再有新的關聯(lián)密切文件產(chǎn)生，可確定組合成一個或幾個案卷，可提前進行編目裝訂，減少年底工作量。
3、年終高速定卷1)經(jīng)平時對文件的收集與初步歸入各條款，年終再作一次全面檢查調(diào)整，然后確定組卷;
2)對照收發(fā)文登記核對，檢查各條款歸入的文件是否齊全完整;
3)按針對年或尚未辦結需轉(zhuǎn)入下一個年度立卷的文件，另行存放;
4)將多余的重份文件剔出。
4、組卷1)請示和批復，批復放在請示的前面，年度計劃和總結，計劃在前，總結在后，長遠規(guī)劃放在開始的一年，總結放在完成的一年。
5、編號1)把同一案卷的文件進行編號，編在文件的右上角，背面有字的編在文件的左上角;
6、編寫卷內(nèi)目錄1)將排列好的文件寫上文件編號、責任者、文件名稱、日期，文件所在張?zhí)枴?/p>
7、填寫備考1)填寫本卷的情況，如本卷共幾件多少頁或需要說明的情況。
8、填寫案卷封皮1)填寫日期、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)、案卷號。
9、擬制案卷標題1)將組好的案卷依照內(nèi)容和擬標題的要求書寫案卷標題。
10、案卷排列1)將同一年度的檔案按大類及二級類目進行案卷排列，同一級類目的案卷按永久、長期、短期依次排列。
11、編制移交1)經(jīng)過系統(tǒng)化排列與編目的案卷，逐一在目錄上目錄登記;
2)只填文書處理號，不填寫案卷號;
3)登目錄時按排列順序照抄案卷封皮上的各項;
4)目錄用堅固耐磨紙張，填寫時用鋼筆楷書或打字;
5)目錄須一式二份，一份存文書立卷部門，一份交檔案室;
6)目錄的前面加封皮，后面加備查表。
十四、檔案管理程序與標準
程序標準
1、收集1)接所收文部門歸檔案卷;
2)歸檔文件齊全、完整;
3)歸檔案卷質(zhì)量符合要求。
2、整理1)要保持文件之間的歷史聯(lián)系;
2)要充分利用原有基礎;
3)便于檔案的保管和利用。
3、鑒定1)以國家檔案局制定的《關于機關檔案保管期限的規(guī)定》和《文書檔案保管期限表》為標準執(zhí)行;
2)以案卷為單位進行鑒定。即：由鑒定人直接地、逐卷、逐件、逐頁審查案卷;
3)對于零散或未整理的檔案文件鑒定，可與檔案的整理和編目工作同時進行。
4、保管1)防治檔案的損壞;
2)延長檔案的壽命;
3)維護檔案的安全。
5、統(tǒng)計1)對檔案的數(shù)量進行統(tǒng)計;
2)檔案利用情況的統(tǒng)計;
3)基本情況統(tǒng)計。
6、利用1)做到熟悉庫存家底，了解各種情況，主動開展利用工作;
2)編制有適用價值的參考工具。
十五、新購物品入庫程序標準
1、清點核對物品到貨后，采購員與庫管員共同清點物品并與發(fā)票月計劃或呈批件進行核對無誤后開具入庫單，由經(jīng)辦人和總經(jīng)辦主任簽字
2、驗收通知使用部門共同驗收合格后，由使用部門在驗收單上簽字
3、物品入庫庫管員將物品分類擺放好。
4、登帳按物品類別記帳，并將入庫單一聯(lián)及發(fā)票送會計部報帳
十六、出庫程序標準
1、檢查單據(jù)由領料部門填寫出庫單，庫管員檢查出庫單填寫是否正確，應有領料員及領料部門經(jīng)理簽字，檢查無誤后送總經(jīng)辦主任簽字
2、物品發(fā)放根據(jù)出庫單發(fā)放物品。上個人工具卡的物品，先上卡再發(fā)放物品。特殊情況領用物品，必須先征得總經(jīng)辦主任同意，打借條出庫，后補辦手續(xù)。
3、清點、銷帳發(fā)放物品后及時清點庫存銷帳
十七、保存物品入庫程序標準
1、入庫根據(jù)物品調(diào)配情況，及時入庫，檢查物品現(xiàn)狀。
2、登記入庫后由總經(jīng)辦主任在登記本上簽字，根據(jù)登記修改臺賬。
每月進行庫存盤點，做到帳物相符。
十八、保存物品出庫程序標準
1、出庫根據(jù)總經(jīng)辦主任簽字的出庫單，發(fā)放物品，由各部門領料員領出。
2、簽字物品發(fā)放后由總經(jīng)辦主任在出庫登記本上簽字，根據(jù)登記修改臺帳。
十九、采購程序標準
1、依據(jù)根據(jù)公司領導批準的月計劃或急需物品部門的呈批件
2、采購到會計部領取支票，安排采購、開發(fā)票、辦理入庫手續(xù)。
3、報銷憑發(fā)票、入庫單到會計部報帳
二十、工具報廢程序標準
1、報廢使用人填寫報廢單， 寫明報廢原因，經(jīng)使用部門經(jīng)理簽字后，交總經(jīng)辦。
2、核準由總經(jīng)辦根據(jù)工具的價值，使用時間及損壞原因簽署意見，貴重工具報公司領導審批
3、領取新工具如屬人為損壞或遺失，由會計部計算折舊金額，使用人交納賠償金，憑收據(jù)及報廢工具領取。如屬正常損壞，報廢工具收回、領取。