1.目的

　　為規范公司文件法律審核操作過程，實現流程公開透明化，特制定本操作指引。

　　2.適用范圍

　　適用于上海公司各部門送至客戶服務中心的文件法律審核工作，對各部門相關人員和客戶服務中心法務人員均有指導作用。

　　3.術語與定義

　　3.1法律審核: 審查文件內容是否符合法律規定，條款有無遺漏，形式是否符合法律規定的要求，文字是否準確、嚴謹。

　　4.職責

　　4.1客戶服務中心:由相關法律人員負責對公司各部門呈送文件進行審核,出具審核意見。

　　4.2相關部門:負責受審文件的準備,并根據客戶服務中心法律人員出具的審核

　　意見進行修。

　　4.3分管領導:對審核后修改文本進行確認。

　　5.工作程序

　　5.1上海公司各部門文件需法律審核的，由經辦人定稿,并報部門領導批準。

　　5.2經辦人應當提前一天告知客戶服務中心的法務人員,填寫<<文件審閱單>>,進行審核預登記,以便客戶服務中心的法務人員作好相關工作安排。

　　5.3經辦人應在規定的時間內按時發送受審文件的電子版本以供法務人員審核。

　　5.4對于不符合合同/協議起草規范(見附件)的受審文件將被退回修改。

　　5.5進行審核

　　5.5.1客戶服務中心法務人員根據法律審核規范對呈送文件進行仔細審閱,于二

　　個工作日內予以答復。

　　5.5.2對于需要討論匯總意見的文件,由客戶服務中心法務人員及時召集相關部門經辦人進行及時商討,達成共識,確定修改意見。

　　5.6審核完成后，客戶服務中心法務人員將以電話或其他形式通知經辦人領取審核意見, 經辦人需在登記表上簽字，審核意見復印稿將留客戶服務中心存檔。

　　5.7經辦人根據審核意見詳細核對受審文件, 作出相應調整，并于一個工作日內將修改稿發送客戶服務中心，客戶服務中心法務人員經過復驗，審核通過的，進行確認并在<<文件審閱單>>上簽字。

　　5.8對于復驗審核不通過的，將由客戶服務中心法務人員與相關人員及時溝通，直至審核完成。

　　6.相關責任

　　6.1對于沒有進行預登記的文件審核，客戶服務中心法務人員對審核時間的延誤概不負責，并將對缺省登記進行記錄，統計結果報送部門第一負責人。

　　6.2相關人員未在確定的時間內按時發送受審文件的電子版本供審核的，客戶服務中心法務人員對審核時間的延誤概不負責，并將對延遲時間進行記錄，統計結果報送部門第一負責人。

　　6.3退回的不符合文字基本要求的受審文件，相關人員應及時進行修改，如同一文件被重復退回，退回相關數據將被記錄，統計結果報送部門第一負責人。

　　7相關表格

　　7 .1《文件審閱單》

　　7.2《銷售文件審閱單》

　　7.3《招投標文件》

　　7.4《文件法律審核登記表》

　　7.5《合同/協議起草規范》

篇2：企業法律風險防范:合同審核管理篇

企業法律風險防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個企業的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

第一，企業應成立一個合同管理部門，統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。

對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任。《最高人民法院關于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。

其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產生，避免對企業帶來被動的局面。 在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理