文件和資料的管理程序

　　1.目的

　　對(duì)公司文件和資料進(jìn)行規(guī)范化管理、控制，以滿足規(guī)定的要求。

　　2.適用范圍

　　2.1本程序適用控制公司物業(yè)管理中如下文件:

　　A.政府法規(guī)、法律、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件;

　　B.程序文件;

　　C.作業(yè)指導(dǎo)書;

　　D.公開文件;

　　E.技術(shù)資料。

　　3.引用文件

　　3.1質(zhì)量手冊(cè)4.5文件和資料的管理。

　　3.2ISO9002標(biāo)準(zhǔn)4.5文件和資料的管理。

　　4.職責(zé)

　　4.1程序文件由ISO9000工作小組負(fù)責(zé)制定,并由相關(guān)授權(quán)人員批準(zhǔn)，作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門編制，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.2ISO9000工作小組負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的發(fā)放修改和控制。

　　4.3物管部負(fù)責(zé)政府法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件和技術(shù)資料的接收和借閱。

　　5.程序

　　5.1文件和資料的編制和存檔

　　5.1.1程序文件由ISO9000工作小組組織編制，管理者代表審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書由各職能部門歸口編制，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，公司質(zhì)量體系文件原件由ISO9000工作小組存檔保管。

　　5.1.2國(guó)家法律/法規(guī)、專業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件和技術(shù)資料由物管部統(tǒng)一接收存檔。

　　5.1.3公司文件由各職能部門編制，部門經(jīng)理批準(zhǔn)，存檔在各職能部門。凡是以物業(yè)管理公司名義對(duì)外發(fā)放的文件，必須填好發(fā)文審批單由總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批并蓋章。

　　5.1.4物管部負(fù)責(zé)存檔文件和資料分類、編目、登記、上柜。

　　5.2文件和資料的發(fā)放

　　5.2.1公開文件由各職能部門發(fā)放,并填制公開文件發(fā)放登記表。

　　5.2.2 ISO9000工作小組負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量體系文件清單》和《質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后發(fā)放。

　　5.2.3物管部負(fù)責(zé)編制法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件目錄清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)至各部門。

　　5.2.4工程部編制技術(shù)資料目錄清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放至各部門，并負(fù)責(zé)借閱管理。

　　5.3 文件和資料的借閱及歸還。

　　5.3.1各部門需借閱文件和資料時(shí)，應(yīng)填用《文件/資料借閱登記表》、經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。

　　5.3.2歸還借閱資料時(shí),借閱人應(yīng)如數(shù)歸還資料,經(jīng)管理員清點(diǎn)無(wú)誤后,在《文件/資料借閱登記表》注銷。

　　5.4 文件和資料的更改。

　　5.4.1 文件需修改時(shí)，各相關(guān)部門提出修改申請(qǐng)，說(shuō)明建議修改內(nèi)容，經(jīng)原審核批準(zhǔn)的人員審核批準(zhǔn)，并按照5.2文件和資料的發(fā)放程序予以發(fā)布，同時(shí)收回作廢文件集中銷毀。

　　5.4.2作廢文件原件加蓋“作廢”章后，由物管部、ISO9000工作小組存放于過(guò)期檔案柜。

　　6.支持文件和質(zhì)量記錄。

　　6.1 外來(lái)文件清單

　　6.2公開文件發(fā)放登記表

　　6.3質(zhì)量體系文件發(fā)放登記表

　　6.4深圳融發(fā)物業(yè)管理有限公司發(fā)文審批單

　　6.5文件/資料借閱登記

　　6.6質(zhì)量體系文件清單

　　6.7 文件修改申請(qǐng)表

篇2：物業(yè)管理招標(biāo)文件編制須注意的問(wèn)題

　　物業(yè)管理招標(biāo)文件編制須注意的問(wèn)題

　　隨著《成都市物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)暫行辦法》的實(shí)施，物業(yè)管理招投標(biāo)在成都市逐漸興起，據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，至20**年初，全市通過(guò)招投標(biāo)方式選聘物業(yè)管理企業(yè)的已達(dá)160個(gè)項(xiàng)目。

　　通過(guò)一年來(lái)對(duì)本市物業(yè)管理招投標(biāo)活動(dòng)的參與，現(xiàn)就有關(guān)物業(yè)管理招標(biāo)文件編制中應(yīng)注意的問(wèn)題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

　　一、目前物業(yè)管理招標(biāo)文件普遍存在的問(wèn)題

　　1）對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目基本情況的描述過(guò)于簡(jiǎn)略，各類技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)不完整。

　　招標(biāo)文件對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的描述是投標(biāo)人據(jù)已對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估和編制投標(biāo)文件的主要依據(jù)，也是評(píng)標(biāo)時(shí)專家必須了解和掌握的重要數(shù)據(jù)。但是在相當(dāng)一部分招標(biāo)文件中，“項(xiàng)目簡(jiǎn)要說(shuō)明”只僅僅是表明地理位置、總建筑面積、總戶數(shù)、容積率、綠地率、有多少個(gè)停車位等。而有關(guān)項(xiàng)目的配套設(shè)施設(shè)備、環(huán)境條件、投標(biāo)人必須掌握的各類技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)則很不完整。據(jù)了解，造成如此狀況的原因有二:一是開發(fā)商對(duì)物業(yè)管理不太重視，僅提供一些基本數(shù)據(jù)就讓相關(guān)人員(或代理機(jī)構(gòu))編制招標(biāo)文件;二是倉(cāng)促招標(biāo)，資料本身就不完整。

　　《成都市物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)暫行辦法》規(guī)定:“預(yù)售新建商品房項(xiàng)目的，應(yīng)當(dāng)在取得《商品房預(yù)售許可證》之前完成”，但是并沒(méi)有明確各類項(xiàng)目在具備什么條件下才能進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)。

　　因此，一些開發(fā)商為了早日取得《商品房預(yù)售許可證》，就“盡可能地將工作做在前面”，在配套設(shè)施設(shè)備還沒(méi)有最后確定的情況下就倉(cāng)促招標(biāo)，故無(wú)法提供較為詳細(xì)的技術(shù)參數(shù)。還有一種情況是開發(fā)商對(duì)項(xiàng)目實(shí)行總體規(guī)劃、分期開發(fā)，在進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)時(shí)，招標(biāo)人只能提供首期開發(fā)物業(yè)的數(shù)據(jù)，但是又要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行總體招標(biāo)，因此根本就沒(méi)有完整的數(shù)據(jù)。

　　招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)是招標(biāo)文件的要件之一，不完整的項(xiàng)目信息使投標(biāo)人很難準(zhǔn)確地編制投標(biāo)文件，盡管“現(xiàn)場(chǎng)勘察”和“答疑”也可以增加對(duì)項(xiàng)目的了解，但是對(duì)于在建項(xiàng)目而言，“現(xiàn)場(chǎng)”只是一個(gè)工地;在配套設(shè)施設(shè)備尚未確定的情況下，“答疑會(huì)”也無(wú)法回答相關(guān)問(wèn)題。這種現(xiàn)象實(shí)際上損害了投標(biāo)人的利益，因?yàn)樵谂涮自O(shè)施設(shè)備未確定、技術(shù)參數(shù)和指標(biāo)的不完整的情況下投標(biāo)人是無(wú)法比較準(zhǔn)確地測(cè)算出物業(yè)管理成本的，如果成本測(cè)算偏低，則將造成日后的經(jīng)營(yíng)虧損;如果成本測(cè)算偏高，又有可能造成因報(bào)價(jià)高而投標(biāo)不中。

　　同時(shí)，招標(biāo)項(xiàng)目數(shù)據(jù)的不完整還影響了評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件的評(píng)審。法律、法規(guī)、規(guī)章和招標(biāo)文件是評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件評(píng)審的依據(jù)，招標(biāo)文件提供的情況、數(shù)據(jù)不完整，使評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員難以判斷投標(biāo)文件中的管理服務(wù)措施是否適合項(xiàng)目需要;人員配置是否合理;成本測(cè)算是否準(zhǔn)確等，從而影響了評(píng)標(biāo)的科學(xué)性。

　　2）文件前后不對(duì)應(yīng)，評(píng)標(biāo)內(nèi)容、方法、標(biāo)準(zhǔn)界定不嚴(yán)密，缺乏邏輯性。

　　一些招標(biāo)文件前后不對(duì)應(yīng)，邏輯性較差，例如:有的招標(biāo)文件在“技術(shù)規(guī)范及要求”或“投標(biāo)文件的編寫”中提出了一些要求投標(biāo)人響應(yīng)的內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)，但是，這些內(nèi)容、要求和標(biāo)準(zhǔn)在評(píng)標(biāo)內(nèi)容、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中卻未得到體現(xiàn)，而一些在招標(biāo)文件中沒(méi)有要求的內(nèi)容卻出現(xiàn)在評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中。這種文件邏輯上的矛盾不僅使評(píng)標(biāo)專家無(wú)所適從，而且還使招標(biāo)的擇優(yōu)性大打折扣。

　　此外，在筆者所見到的不少招標(biāo)文件中，對(duì)評(píng)標(biāo)的方法和標(biāo)準(zhǔn)界定不嚴(yán)密，“評(píng)分細(xì)則”不細(xì)，例如:在“評(píng)分細(xì)則”中只是簡(jiǎn)單的標(biāo)注“好(或合理)得多少分(通常是滿分);一般得多少分(通常是滿分的50%);不好得多少分(通常是0分)”，但是，什么標(biāo)準(zhǔn)是“好、一般、不好”，文件并沒(méi)有描述，這一方面增加了評(píng)標(biāo)的難度，另一方面增大了評(píng)標(biāo)中的隨意性。

　　3）技術(shù)要求雷同，評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對(duì)項(xiàng)目的針對(duì)性。

　　為了有利于物業(yè)管理招投標(biāo)的實(shí)施，成都市房管局印發(fā)了《物業(yè)管理招標(biāo)文件(示范文本)》。“示范文本”主要為住宅小區(qū)的前期物業(yè)管理招標(biāo)提供了招標(biāo)文件的范本，但是一些招標(biāo)人和代理機(jī)構(gòu)卻照本宣科，不分物業(yè)類型、不管項(xiàng)目特點(diǎn)，一律按照“示范文本”編制招標(biāo)文件，這就造成了各類物業(yè)技術(shù)要求雷同，項(xiàng)目的個(gè)性需求難以滿足。

　　另外，一些招標(biāo)文件的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對(duì)項(xiàng)目的針對(duì)性，例如:本市曾有一座7萬(wàn)多平方米的大型、智能化程度較高的辦公大樓進(jìn)行物業(yè)管理招標(biāo)，但是，在招標(biāo)文件有關(guān)投標(biāo)人資信的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中，卻沒(méi)有突出投標(biāo)人應(yīng)具有大型、高智能化辦公樓宇的管理經(jīng)驗(yàn)，而僅以管理過(guò)普通1萬(wàn)平方米辦公樓的經(jīng)驗(yàn)作為評(píng)定管理業(yè)績(jī)的標(biāo)準(zhǔn)。眾所周知，一座7萬(wàn)多平方米的大型辦公樓宇和一個(gè)1萬(wàn)余平方米的小型寫字樓不論是在設(shè)施設(shè)備的配置，還是在對(duì)管理服務(wù)技術(shù)支持的需求上都是有很大的差異的，管理過(guò)多個(gè)小型辦公樓的經(jīng)驗(yàn)并不一定適用于一座大型辦公樓宇。評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)缺乏對(duì)項(xiàng)目的針對(duì)性，極有可能造成招標(biāo)結(jié)果違背招標(biāo)人的初衷。

　　4）評(píng)標(biāo)方法欠規(guī)范，影響其合法性。

　　《成都市物業(yè)管理評(píng)標(biāo)規(guī)則(試行)》規(guī)定:“物業(yè)管理評(píng)標(biāo)方法一般采用綜合評(píng)估法，或者法律、行政法規(guī)允許的其他評(píng)標(biāo)方法”，并明確規(guī)定:“資信部分、技術(shù)部分、商務(wù)部分、現(xiàn)場(chǎng)答辯部分評(píng)審評(píng)分權(quán)重比例可以為20:30:30:20 ”。另外，政府采購(gòu)，財(cái)政部令第18號(hào)《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》也明確規(guī)定:“采用綜合評(píng)分法的，貨物項(xiàng)目的價(jià)格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為30~60%;服務(wù)項(xiàng)目的價(jià)格分值占總分值的比重(即權(quán)值)為10%至30%”。以上兩個(gè)文件均明確了采用綜合評(píng)分法的商務(wù)分值(價(jià)格分值)的評(píng)分權(quán)重比例最高為30%。

　　目前成都市對(duì)物業(yè)管理招投標(biāo)的評(píng)標(biāo)方法基本上都采用綜合評(píng)估法，但是有不少的招標(biāo)人(其中包括政府采購(gòu))并未按文件規(guī)定設(shè)置評(píng)分權(quán)重，而隨意將商務(wù)分值的評(píng)分權(quán)重比例提高到35%或40%，甚至更高。

　　物業(yè)管理招標(biāo)是一項(xiàng)服務(wù)采購(gòu)，采用綜合評(píng)分法的目的是為了最大限度地滿足招標(biāo)人的實(shí)質(zhì)性要求，如果招標(biāo)人決定以價(jià)格作為確定中標(biāo)候選人的主要因素，那么就應(yīng)該選用最低評(píng)標(biāo)價(jià)法。在采用綜合評(píng)估法作為物業(yè)管理招投標(biāo)的評(píng)標(biāo)方法的前提下，過(guò)分強(qiáng)調(diào)商務(wù)分值(價(jià)格分值)不僅其合法性值得商榷，而且還有可能造成評(píng)標(biāo)結(jié)果偏離招標(biāo)人的實(shí)質(zhì)性要求。

　　二、關(guān)于規(guī)范招標(biāo)文件的建議

　　招標(biāo)文件是招標(biāo)活動(dòng)最直接的依據(jù)，對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目的描述、技術(shù)規(guī)范及要求、投標(biāo)人須知、技術(shù)響應(yīng)、評(píng)標(biāo)程序和標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)文件格式等項(xiàng)目是其主要的內(nèi)容，文件內(nèi)在的邏輯性、完整性、對(duì)項(xiàng)目的針對(duì)性和合法性是其精髓所在。規(guī)范物業(yè)管理招投標(biāo)活動(dòng)，首先應(yīng)當(dāng)規(guī)范招標(biāo)文件的編制。為此，筆者建議通過(guò)加強(qiáng)物業(yè)管理招標(biāo)備案的審核來(lái)控制和減少招標(biāo)文件中的不規(guī)范、不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象:

　　1）增加對(duì)物業(yè)管理招標(biāo)條件的限制。

　　“建住房〔20**)130號(hào)”文件和地方行業(yè)主管部門的有關(guān)文件對(duì)完成物業(yè)管理招標(biāo)投標(biāo)工作的時(shí)限做了規(guī)定，但是都沒(méi)有就物業(yè)管理招標(biāo)所應(yīng)具備的條件做出界定，由此就出現(xiàn)了前述的招標(biāo)文件要件不全的現(xiàn)象。為了杜絕這一問(wèn)題的出現(xiàn)，建議對(duì)物業(yè)管理招標(biāo)的前提條件進(jìn)行規(guī)范。

　　2）實(shí)行專家審核制度。

　　在物業(yè)管理招標(biāo)備案時(shí)，可由行業(yè)主管部門安排，在專家?guī)熘须S機(jī)抽取2~3名物業(yè)管理評(píng)標(biāo)專家對(duì)招標(biāo)文件進(jìn)行審核，將發(fā)現(xiàn)的不規(guī)范、不嚴(yán)密或有礙公平、公正等的相關(guān)內(nèi)容向招標(biāo)人(或代理機(jī)構(gòu))提出，并請(qǐng)其修正;同時(shí)，專家還可以根據(jù)招標(biāo)人的實(shí)際需求提出相關(guān)的建設(shè)性意見。

　　通過(guò)規(guī)范招標(biāo)文件，將能更好地堅(jiān)持和貫徹物業(yè)管理招標(biāo)“三公一誠(chéng)”的原則。

　　參考文獻(xiàn):

　　①成都市房產(chǎn)局，《 成都市物業(yè)管理招標(biāo)文件(示范文本)》[20**]210號(hào)

　　②謝紹志，《物業(yè)管理與招標(biāo)投標(biāo)實(shí)務(wù)全書》，安徽文化音像出版社，20**.11

篇3：探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　探析物業(yè)管理文件資料送達(dá)和簽收

　　作為物業(yè)管理從業(yè)者，熟知物業(yè)管理法律知識(shí)可以使我們很好地與發(fā)展商、客戶進(jìn)行溝通交流，對(duì)日常工作幫助很大。下面我們就一起去探討兩個(gè)在物業(yè)管理中經(jīng)常遇到的案例。

　　案例一：入伙后，管理處接到房屋質(zhì)量問(wèn)題的報(bào)修，經(jīng)過(guò)現(xiàn)場(chǎng)查看，初步判定是施工質(zhì)量問(wèn)題，工作人員填寫《工程質(zhì)量問(wèn)題通知單》告知施工單位、請(qǐng)施工單位負(fù)責(zé)人簽收。這個(gè)簽收是否有效？幾年后，該單能否做證據(jù)使用、效力如何？

　　案例二：某小區(qū)入伙將近2年，有幾戶業(yè)主一直沒(méi)有來(lái)辦理入伙手續(xù)。管理處想給業(yè)主寄發(fā)催費(fèi)通知單，就按照發(fā)展商提供的業(yè)主身份證復(fù)印件上的地址寄發(fā)了催費(fèi)通知單。請(qǐng)問(wèn)，按這個(gè)地址寄發(fā)的催費(fèi)通知單是否合適、是否具有法律效力？

　　案例一涉及文件資料的簽收問(wèn)題，案例二涉及文件資料的送達(dá)和通訊地址問(wèn)題，這都是在我們?nèi)粘９ぷ髦凶畛Ｒ姟⒔?jīng)常發(fā)生的事情。對(duì)于上述提問(wèn)，大家似乎不假思索的就能給出答案，“施工單位負(fù)責(zé)人都簽字了，單據(jù)肯定有效！身份證上面的地址是戶籍所在地，肯定具有法律效力！”

　　但事實(shí)呢？我們看看律師給出的專業(yè)意見。

　　案例一：經(jīng)過(guò)一段時(shí)間（如幾年）后，管理處如何證明該簽字人員是施工單位的負(fù)責(zé)人？即便證明了簽字人是施工單位的負(fù)責(zé)人，但又如何證明該簽字是其本人的簽字？

　　案例二：律師給出的意見是，按身份證上登記的地址寄送函件不一定有效！因?yàn)樯矸葑C上的地址是戶籍所在地，但通常人們的經(jīng)常居住地、實(shí)際居住地與戶籍所在地存在不一致的問(wèn)題。而且，在商品房買賣合同中都會(huì)約定業(yè)主的實(shí)際通訊地址，該地址才是最具有法律效力的聯(lián)系地址！管理處寄發(fā)函件應(yīng)往業(yè)主留存在買賣合同中的地址為準(zhǔn)。

　　那么，在日常工作中我們?cè)撊绾尾僮鳌⒆⒁饽男┘?xì)節(jié)，才能盡可能的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)呢？

　　一、關(guān)于通訊地址和聯(lián)系人的問(wèn)題。

　　1、新項(xiàng)目入伙前，以發(fā)展商整理登記的地址為準(zhǔn)（如發(fā)展商寄發(fā)《入伙通知書》的地址）。

　　2、新項(xiàng)目辦理業(yè)主入伙時(shí)，請(qǐng)業(yè)主重新登記最新的通訊地址（在登記表上，應(yīng)注明，該通訊地址作為日常聯(lián)系使用，具有法律效力），并請(qǐng)業(yè)主提供電子郵件地址。

　　3、如業(yè)主沒(méi)有辦理入伙手續(xù)，待入伙過(guò)程結(jié)束后，向發(fā)展商確認(rèn)業(yè)主的通訊地址（該地址一般以商品房買賣合同上的地址為準(zhǔn)，如業(yè)主更改了通訊地址，應(yīng)以最后登記地址為準(zhǔn)，并復(fù)印該合同和文件存檔）。

　　4、如業(yè)主辦理了入伙手續(xù)，但沒(méi)有居住在物業(yè)小區(qū)內(nèi)；如向業(yè)主發(fā)函，可以同時(shí)向小區(qū)內(nèi)的業(yè)主房屋地址、登記的通訊地址、身份證地址等寄發(fā)函件。

　　5、對(duì)于工程維保單位。可在入伙前，物業(yè)公司與所有施工單位簽訂一份書面協(xié)議（或采用《會(huì)議紀(jì)要》形式），約定各個(gè)施工單位負(fù)責(zé)接收《維修通知單》負(fù)責(zé)人，并請(qǐng)負(fù)責(zé)人人在協(xié)議上留取簽字樣本。或者，請(qǐng)發(fā)展商要求各施工單位發(fā)函給物業(yè)公司、管理處，明確施工單位接收《維修通知單》的負(fù)責(zé)人及簽字樣本。

　　6、對(duì)于其他供方、合作方及關(guān)聯(lián)方等，可在合同、協(xié)議文本中（或另行起草協(xié)議）約定雙方的通訊地址、聯(lián)系人、聯(lián)系人簽字樣本及聯(lián)系電話等內(nèi)容。

　　二、關(guān)于文件資料的送達(dá)和簽收問(wèn)題。

　　送達(dá)是法律術(shù)語(yǔ)，是指人民法院依照法律規(guī)定的程序和方式，將訴訟文書送交當(dāng)事人或者其他訴訟參與人的行為。目前我國(guó)法律沒(méi)有對(duì)通知、往來(lái)函件等非訴訟類文件的送達(dá)做出規(guī)范，但在實(shí)際工作，文件資料送達(dá)是很多很頻繁的，如工程維修通知、催費(fèi)通知、與發(fā)展商的往來(lái)函件等，這些文件資料如在日后涉及到訴訟、仲裁等法律程序，就需要舉證人證明文件資料已送到收件人手中。但通常我們認(rèn)為實(shí)實(shí)在在是對(duì)方簽收文件資料，在律師眼中不堪一擊、沒(méi)有什么證據(jù)力。除本文最初列舉的第2個(gè)案例，還有以下常見的不太具有證據(jù)力或證據(jù)力很弱的情況，如：

　　1、向業(yè)主送達(dá)催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等不利于業(yè)主的文件資料，業(yè)主往往拒簽、或者是由業(yè)主家庭成員簽收的。

　　2、將催費(fèi)通知單、裝修整改通知單等文件資料貼在業(yè)主家的大門上，然后附加當(dāng)日?qǐng)?bào)紙（著重突出報(bào)紙日期）拍照存檔，作為證據(jù)。

　　3、將催費(fèi)通知單、各類通知等資料直接投遞到業(yè)主信箱中。但事后查找《前期物業(yè)服務(wù)協(xié)議》、《物業(yè)服務(wù)合同》、《管理規(guī)約》等文件資料中都沒(méi)有業(yè)主同意或認(rèn)可、將業(yè)主信箱約定成法定通訊地址的約定內(nèi)容。

　　4、發(fā)展商或相關(guān)單位發(fā)函。

　　（1）使用傳真方式，但沒(méi)有合同或協(xié)議約定傳真號(hào)碼。

　　（2）有書面簽收的，但簽收人不是合同或協(xié)議約定的簽收人，或者書面簽收人不是單位的法人代表、負(fù)責(zé)人或具有收發(fā)文件職責(zé)的行政、門崗人員。

　　（3）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人員在簽收表上簽名，但事后不能證明簽字文件內(nèi)容與留存文件內(nèi)容相一致。

　　（4）發(fā)文單位請(qǐng)簽收人在發(fā)函函件復(fù)印件上簽收，但只有簽名和日期，無(wú)詳細(xì)的簽收單位和簽收人的職務(wù)，證據(jù)力很弱。

　　那我們?cè)趯?shí)踐中如何送達(dá)和簽收函件，才是合法有效、才能成為以后雙方爭(zhēng)議乃至訴訟時(shí)對(duì)己方有利的證據(jù)。我們可以：

　　1、按本文前段內(nèi)容，提前在合同和協(xié)議中約定聯(lián)系地址、通訊地址（送達(dá)地址）和聯(lián)系人或文件簽收人（預(yù)留簽名樣式），以便文件的直接送達(dá)。

　　2、直接送達(dá)。自然人的必須由本人簽收（無(wú)完全民事行為能力人由法定代理人簽收）；受送達(dá)人是法人或者其他組織的，應(yīng)當(dāng)由法人的法定代表人、其他組織的主要負(fù)責(zé)人或者該法人、組織負(fù)責(zé)收件的人簽收；受送達(dá)人有代理人（需提前書面告知，或有合同、協(xié)議約定），可以送交其代理人簽收。

　　3、郵寄送達(dá)。目前常用的是采用“EMS”郵政快遞或其他快遞公司郵寄送達(dá)。但須注意：

　　（1）發(fā)件人一定要在快遞運(yùn)單上的“物品名稱”及“數(shù)量”一欄中詳細(xì)記載文件的準(zhǔn)確名稱及份數(shù)（如：郵寄催費(fèi)通知單，在快遞運(yùn)單上要注明“物業(yè)服務(wù)費(fèi)催繳通知單、文件份數(shù)和頁(yè)數(shù)、欠費(fèi)期間、欠費(fèi)金額等”）。

　　（2）保存好快遞運(yùn)單的底單和函件復(fù)印件；如快遞被退回，將退回的快遞保存好。

　　（3）如郵寄函件是多頁(yè)的、需注意函件要加蓋騎縫章。

　　（4）業(yè)主具體居住地址不確定的，可多發(fā)幾份快遞，可以同時(shí)向身份證登記地址、提前約定的通訊地址及物業(yè)小區(qū)內(nèi)的房屋地址等擊發(fā)快遞。

　　（5）、重要文件或需要證據(jù)力很強(qiáng)的文件，可采用“公正送達(dá)”。

　　4、電子郵箱送達(dá)。電子郵箱作為現(xiàn)代人常用的聯(lián)系方式，以其快速、便利、成本低等優(yōu)勢(shì)已成為人們生活中不可或缺的一部分。而且，電子郵件被新合同法所確認(rèn)，采用電子郵箱形式發(fā)送函件是具有法律效力的。另外，發(fā)送電子郵件等數(shù)據(jù)電文、只要該數(shù)據(jù)電子到達(dá)被送達(dá)人的特定系統(tǒng)就視為送達(dá)，不存在拒收的情況。發(fā)送電子郵件，我們需要注意：

　　（1）必須提前在合同、協(xié)議或者其他書面文件中約定好電子郵箱，并注明該電子郵箱作為有效通訊聯(lián)系地址、具有法律效力。

　　（2）對(duì)外發(fā)送相關(guān)郵件時(shí)務(wù)必使用公司郵箱 ；在公司郵箱的設(shè)置上，設(shè)置發(fā)送回執(zhí)，這樣對(duì)方收到郵件后打開即發(fā)送送達(dá)回執(zhí)，表明對(duì)方已收到。

　　（3）注意保存電子郵件，不要隨便刪除，以便應(yīng)對(duì)不時(shí)之需；重要的郵件要另外備份，重裝電腦系統(tǒng)等要備份出所有郵件。

　　（4）通過(guò)郵件的后續(xù)行為確定電子郵件的存在，例如在發(fā)出電子郵件交易信息后，發(fā)出方在之后的交易單證中證明了前期電子郵件中的內(nèi)容。

　　（5）重要文件可采用掃描儀等器材制作成圖片、作為附件發(fā)送，避免篡改。

　　在日常工作中，如須向業(yè)主、發(fā)展商及相關(guān)供方送達(dá)文件資料，在直接送達(dá)存在困難的情況下，我建議應(yīng)采用快遞和電子郵件形式送達(dá)。

　　三、關(guān)于外來(lái)函件的簽收問(wèn)題。

　　我們?cè)谌粘９ぷ髦校?jīng)常碰到業(yè)主、發(fā)展商拿著書面函件（不利于我方的函件）要求簽收。簽還是不簽，大家心里很糾結(jié)，因?yàn)榇蠹彝ǔＵJ(rèn)為簽收函件就相當(dāng)于確認(rèn)了函件的內(nèi)容了，其實(shí)不然。律師告訴我們，外來(lái)函件大部分都可以簽收，但若涉及到與公司有關(guān)權(quán)利處分的事宜時(shí)，當(dāng)場(chǎng)不要做任何有關(guān)責(zé)任方面的承諾即可。

　　那么，收到外來(lái)函件（直接、郵件或者電子郵件等）我們?cè)撟⒁馐裁茨兀?/p>

　　1、簽收確認(rèn)。在簽收后要做好登記記錄（包括簽收時(shí)間），對(duì)于簽收的函件應(yīng)充分重視，所有來(lái)函應(yīng)保留存檔以備隨時(shí)查詢。

　　2、如有異議應(yīng)及時(shí)回函。對(duì)來(lái)函中所述內(nèi)容如有異議的，則應(yīng)及時(shí)回函澄清，表明觀點(diǎn)。

　　3、如對(duì)方又回函表示新的不同意見時(shí)，應(yīng)再予回函澄清。如無(wú)新意見，則不必回函。

　　以上，就是本人的片面之見，希望能起到拋磚引玉的作用，引起大家思考和注意。

　　周勇/《深圳物業(yè)管理》/20**年第7期