設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

　　1目的

　　對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。

　　2適用范圍

　　適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。

　　3職責

　　3.1工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。

　　3..2工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

　　3..3各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。

　　4操作步驟

　　4.1技術(shù)資料的收集

　　4.1.1新購設(shè)備技術(shù)資料的收集

　　4.1.1.1新購設(shè)備進行開箱驗收時，工程技術(shù)部文員負責收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。

　　4.1.1.2設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。

　　4.1.1.3復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。

　　4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集

　　公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。

　　4.1.3其他技術(shù)資料的收集

　　4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。

　　4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資

　　料。

　　4.2技術(shù)資料的存檔

　　4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

　　4.2.2工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。

　　4.2.3工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。

　　4.3技術(shù)資料的使用

　　4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復(fù)印，核對無誤后并進行分發(fā)，同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。

　　4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負責人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

　　4.4技術(shù)資料的作廢

　　4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理

　　以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:

　　a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸，或被其明令禁止;

　　b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;

　　C) 因本身存在較大錯誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

　　4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。

　　4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三

　　日收回。

　　4.4.4所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章，同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。

　　4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后，加蓋“保留”章后方可保留。

　　5 記錄

　　技術(shù)資料發(fā)放表

　　技術(shù)資料登記表

　　作廢技術(shù)資料處理記錄表

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應(yīng)及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來文件

　　3.7客戶違規(guī)事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務(wù)報表、財務(wù)計劃、財務(wù)分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務(wù)部負責管理，由主辦會計組織有關(guān)人員，嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務(wù)部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務(wù)人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務(wù)部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，財務(wù)部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財務(wù)部負責人批準后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部負責人及有關(guān)人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據(jù)，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。