財(cái)務(wù)檔案管理制度
第一章 總則
第一條 財(cái)務(wù)檔案是公司一切商事經(jīng)營(yíng)活動(dòng)在財(cái)務(wù)核算管理的最終歸集。是一個(gè)公司檔案管理的核心。財(cái)務(wù)檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全。財(cái)務(wù)檔案的完整也是公司主要相關(guān)負(fù)責(zé)人最重要的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任之一。
第二條 為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理和財(cái)務(wù)監(jiān)督，確保公司的合法利益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理辦法》，結(jié)合公司的具體情況，特制定本辦法。
第三條 在公司內(nèi)使用、取得和保管檔案的部門(mén)和個(gè)人，必須遵守本制度。
第二章 會(huì)計(jì)檔案
第四條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。
第五條 會(huì)計(jì)檔案和范圍
會(huì)計(jì)檔案的范圍指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分。
(一)會(huì)計(jì)憑證
會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二) 會(huì)計(jì)賬簿、
會(huì)計(jì)賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁(yè)組成，以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類(lèi)賬、各類(lèi)明細(xì)分類(lèi)賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
(三)會(huì)計(jì)報(bào)表
會(huì)計(jì)報(bào)表是反映企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果的總結(jié)性書(shū)面文件，有主要財(cái)務(wù)反映指標(biāo)快報(bào)，月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表、中期會(huì)計(jì)報(bào)表、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)等。
(四) 其他會(huì)計(jì)核算資料
其他會(huì)計(jì)核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存貯在磁盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案管理。
第三章 會(huì)計(jì)檔案的裝訂和保管
第六條會(huì)計(jì)檔案的整理立卷會(huì)計(jì)年度終了后，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行整理立 卷。會(huì)計(jì)檔案的整理采用的辦法是：分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門(mén)別類(lèi)按各卷順序編號(hào)。
(一) 分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)資料分成一類(lèi)賬簿，二類(lèi)憑證，三類(lèi)報(bào)表，四類(lèi)文字資料及其他。
(二) 檔案形成統(tǒng)一。案冊(cè)封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
(三) 管理要求統(tǒng)一。建立財(cái)務(wù)資料檔案簿、會(huì)計(jì)資料檔案目錄;會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，報(bào)表和文字分類(lèi)立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊(cè)。
第七條 會(huì)計(jì)檔案的裝訂會(huì)計(jì)檔案的裝訂主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表及其他文字資料的裝訂。會(huì)計(jì)憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
第八條 會(huì)計(jì)憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作：
(一) 分類(lèi)整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號(hào)是否齊全;
(二) 按憑證匯總?cè)掌跉w集(加按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊(cè)的本數(shù);
(三) 摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書(shū)釘、大頭針、回形針)，對(duì)大的張頁(yè)或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開(kāi)裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
(四) 整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫(kù)單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全;
(五) 記賬憑證上有關(guān)人員(如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
第九條 會(huì)計(jì)憑證裝訂時(shí)的要求：
(一) 裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
(二) 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(三) 裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
第十條會(huì)計(jì)憑證裝訂后的注意事項(xiàng)：
(一) 每本封面上填寫(xiě)好憑證種類(lèi)、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章;
(二) 在封面上編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，裝入會(huì)計(jì)憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類(lèi)編號(hào)，以便于調(diào)閱。
第十一條會(huì)計(jì)賬簿和裝訂。各種會(huì)計(jì)賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應(yīng)按時(shí)整理立卷。基本要求是：
(一) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)核對(duì)各個(gè)賬戶(hù)口是否相符，賬頁(yè)數(shù)是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù);然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶(hù)目錄、該賬簿按頁(yè)數(shù)順序排列的賬頁(yè)、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。
(二) 活頁(yè)賬簿裝訂要求。
1 多欄式活頁(yè)賬、三欄式活頁(yè)賬、數(shù)量金額式活頁(yè)賬等應(yīng)分別裝訂，應(yīng)按同類(lèi)業(yè)務(wù)、同類(lèi)賬頁(yè)裝訂在一起，并按會(huì)計(jì)科目編號(hào)順序依次排頁(yè)。
2 在賬本的封面上填寫(xiě)好賬目的種類(lèi)，編好卷號(hào)，會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章
3 計(jì)算機(jī)打印的賬頁(yè)應(yīng)在左側(cè)留出裝訂線，不得以打印紙?jiān)械揽状┚€裝訂。 第十二條賬簿裝訂后的其也要求。
1 會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯(cuò)頁(yè)、加空白紙的現(xiàn)象。 2 會(huì)計(jì)賬簿的封面要嚴(yán)密，封面處要加蓋有關(guān)印章。
3 封面應(yīng)齊全、平整，并注明所屬年度及賬簿名稱(chēng)、編號(hào)，編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類(lèi)明細(xì)賬等。
4 會(huì)計(jì)賬簿按保管期限分別編制卷號(hào)，如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號(hào);總賬、各類(lèi)明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號(hào)。
第十三條會(huì)計(jì)報(bào)表的裝訂。會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成及時(shí)報(bào)送后。
(一) 會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂前要按編報(bào)目錄核對(duì)是否齊全，整理報(bào)表頁(yè)數(shù)，上邊和左邊對(duì)齊壓平，防止折角，如果損壞部位修補(bǔ)后完整無(wú)缺地裝訂;
(二) 會(huì)計(jì)報(bào)表裝訂順序?yàn)椋簳?huì)計(jì)報(bào)表封面、會(huì)計(jì)報(bào)表編制說(shuō)明、各種會(huì)計(jì)報(bào)表按會(huì)計(jì)報(bào)表的編號(hào)順序排列、會(huì)計(jì)報(bào)表的封底;
(三) 按保管期限編制卷號(hào)。
第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管
當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門(mén)保管二年，期滿(mǎn)之后原則上應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)編制清冊(cè)移交本單位的檔案部門(mén)保管。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)在將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)時(shí)，應(yīng)按下列程序進(jìn)行：
(一) 開(kāi)列清冊(cè)，填寫(xiě)交接清單;
(二) 在賬簿使用日期欄填寫(xiě)移交日期;
(三) 交接人員按移交清冊(cè)和交接清單項(xiàng)目核查無(wú)誤后簽章。
第十五條 會(huì)計(jì)檔案的保管要求。
(1) 會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方，并遠(yuǎn)離易燃品堆放地，周?chē)鷳?yīng)備有防火器材。
(2) 會(huì)計(jì)檔案應(yīng)放在專(zhuān)用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
(3) 會(huì)計(jì)檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑，經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲(chóng)蛀、防鼠咬。
(4) 會(huì)計(jì)檔案室保持通風(fēng)透光，并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕;
(5) 設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
(6) 會(huì)計(jì)電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
第四章 會(huì)計(jì)檔案的借閱
第十六條 會(huì)計(jì)檔案的借閱
(一) 會(huì)計(jì)檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。
(二) 外部借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位正式介紹信，經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
(三)本單位人員需要檔案資料，在登記報(bào)批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。
(四)借閱會(huì)計(jì)檔案人員不得在案卷中亂畫(huà)、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
第五章會(huì)計(jì)檔案的保管
第十七條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限。 各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，按其特點(diǎn)可分為永久性和定期性?xún)深?lèi)。
(一) 凡是在立檔單位會(huì)計(jì)核算中形成的，記述和反映會(huì)計(jì)核算的，對(duì)工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動(dòng)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)永久保存。
(二) 定期保管期限分別為3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類(lèi)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。為了全面反映會(huì)計(jì)檔案情況，立檔部門(mén)應(yīng)設(shè)置會(huì)計(jì)檔案?jìng)洳楸砑皶r(shí)記載會(huì)計(jì)檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù)，做到心中有數(shù)、不出差錯(cuò)。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
(三)檔案保管期限
⑴原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年
⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對(duì)賬單 5年
⑶日記賬 15年 其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
⑷明細(xì)賬、總賬、輔助賬 15年
⑸固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年
⑹主要財(cái)務(wù)指標(biāo)報(bào)表(包括文字分析) 3年
⑺月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 5年
⑻年度會(huì)計(jì)報(bào)表(包括文字分析) 永久
⑼會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)及銷(xiāo)毀清冊(cè)永久
⑽主要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文件、合同、協(xié)議 永久
第六章 會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀
第十八條 會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，需要銷(xiāo)毀時(shí)由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)共同鑒定、編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查，報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷(xiāo)毀。
第十九條會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由檔案部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷(xiāo)毀。
第二十條銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列的項(xiàng)目逐一清查核對(duì);各單位銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)由檔案部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)，會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后經(jīng)辦人在“銷(xiāo)毀清冊(cè)”上簽章，注明“已銷(xiāo)毀”字樣和銷(xiāo)毀日期，以示負(fù)責(zé)，同時(shí)將監(jiān)銷(xiāo)情況寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告一式兩份，一份報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)，一份歸入檔案?jìng)洳椤?/p>
篇2：客戶(hù)檔案管理制度
客戶(hù)檔案管理制度
1.0本部門(mén)的主要戶(hù)檔案管理任務(wù)
本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶(hù)檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶(hù)服務(wù)。
2.0本部門(mén)客戶(hù)檔案管理的日常工作包括
2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
2.2做好與客戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)跟進(jìn)；
3.0客戶(hù)檔案管理
客戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶(hù)檔案包括以下的資料：
3.1收集客戶(hù)資料
3.2客戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金
3.3客戶(hù)裝修工程文件
3.4客戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
3.5客戶(hù)資料補(bǔ)充
3.5.1客戶(hù)證件資料
3.5.2客戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶(hù)人事變遷資料
3.6客戶(hù)與物業(yè)公司往來(lái)文件
3.7客戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
3.8客戶(hù)報(bào)修記錄
篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
公司會(huì)計(jì)檔案管理制度
1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。
2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類(lèi)裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。
3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。
4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。
6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)及查閱事由。
8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。
9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類(lèi)，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。
10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿(mǎn)需要銷(xiāo)毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷(xiāo)毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷(xiāo)、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。