工程項目文件和資料的控制程序

　　1、與質量有關的文件和資料

　　1.1本手冊所控制的文件是指質量體系建立與實施中形成的質量文件和與工程質量有關的文件。本手冊提及的資料是指形成或證實質量文件所依據或引用的資料，如合格分包商名單等。

　　1.2文件受控是指對文件的批準、發放、使用、更改、作廢、回收等均應納入程序，并按規定管理。

　　1.3與本項目質量體系要求和控制工程質量有關的文件和資料包括：

　　項目文件，包括質量手冊、質量策劃報告、與質量有關的規章、制度和行政文件、施工組織設計、施工方案等。

　　標準類文件，包括本工程設計規范以及國家和地方頒布的有關工程施工的各類技術規范、標準、規程、標準圖集、定額等。

　　合同文件，包括業主合同、分包合同、采購合同等。

　　圖紙類文件，包括各類工程施工圖紙、設計變更、工程洽商等。

　　外來文件，包括業主來函、分包商來函、供應商來函、政府或上級主管單位下發的與質量有關的文件。

　　外發信函，就有關工程質量問題的外發信函。

　　質量記錄，包括質量體系運行記錄和與工程質量有關的記錄。

　　2、文件和資料的批準和發布

　　2.1文件和資料在發布前，發文單位必須請有關人員（詳見下表規定）對文件和資料的內容、適用性和發放范圍進行審批。審批人員在確定文件和資料的發放范圍時，應注意使與質量體系運行有關的各個場所，都能得到相應文件的有效版本。

　　文件和資料的管理職責

　　文件類型編制審核批準登記、發放、存檔

　　質量手冊質量部質量部經理項目經理質量部

　　規章制度有關部門質量部和行政部經理項目經理*行政管理部

　　行政文件有關部門行政部經理主管領導行政管理部

　　業主、分包合同合約估算部有關部門會審項目經理*合約估算部

　　采購合同物資采購部有關部門會審項目經理*物資采購部

　　標準、圖紙類文件技術準備部接收、采購技術準備部

　　注：1.有關部門是指與負責該方面工作的部門。

　　2."*"代表項目經理或項目經理的委托代理人。

　　3.主管領導是指由總經理指定的分管該方面工作的領導。

　　2.2文件和資料的發布單位應定期編制并發放本單位發布的受控文件清單，以便所有使用這些文件的單位查證文件的現行修訂狀態，及時從所有使用場所撤出作廢文件，防止誤用。

　　2.3所有文件和資料的收文和發放均應登記，各單位的資料員負責文件的收發與登記。

　　3、文件和資料的標識印章

　　3.1質量手冊、規章制度、質量策劃報告、標準類文件等在發放時，發放單位應在文件和資料上加蓋"受控"印章予以標識，并注明受控編號和發放日期。

　　3.2外來文件，收文單位應在文件上加蓋"收文章"予以標識，并注明收文編號和收文日期。

　　3.3對保留的作廢文件和資料，由發文單位在文件和資料上加蓋"作廢"印章予以標識。

　　4、文件和資料的更改

　　4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負責，其審批由該文件的原審批單位進行。

　　4.2當指定其他單位審批時，該單位應獲得原審批所依據的背景資料。

　　4.3文件更改時，與之相關的文件必須同時更改。

　　4.4文件和資料需要更改時，更改單位應及時向使用單位發出文件更改通知。

　　4.5文件和資料的更改方法：

　　換頁：即對文件經過一定手改次數后，應換頁。

　　換版：即文件經多次更改，或經大幅度修改后應進行換版，原版文件作廢。

　　手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字，在相應一邊寫上更改后文字。手改只能進行劃改，不允許壓改。

　　5、文件和資料的作廢、回收及銷毀

　　5.1作廢文件由發出部門及時收回，防止誤用。

　　5.2資料員應及時對作廢文件進行銷毀。

　　5.3對因需要保留的作廢文件，應加蓋"作廢"印章予以標識。

篇2：房地產招標計劃相關資料報審程序

　　1、目的

　　為規范分公司在計劃相關資料報審工作中的做法,特制訂本工作流程,加強工作計劃性,優化工作流程,簡化審批手續。提高工作效率,明確各相關部門在此工作中的職責。

　　2、適用范圍

　　總計劃表、擬分包工程清單、年度招標采購計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃。

　　3、術語和定義

　　"總計劃表" 作為項目工程的材料(設備)需求進度總表,在項目開工前應編制完畢,并作為分公司進行采購行為的參考依據,內容包括:甲供、甲指、甲方認質認價。

　　"擬分包工程清單"分公司在上報施工總承包招標方案時,需報審該工程的甲方直接分包工程清單。

　　4、職責

　　4.1工程部上報的資料應包括在項目開工前的材料(設備)需求總計劃表、甲方擬分包工程清單。原則上各項材料(設備)及分包工程的采購時間應予以明確,但考慮到施工現場管理的變數過多,允許出現時間不明確的,但時間不明確的材料(設備)采購、m.dewk.cn分包工程的實際需求時間由工程部提前向采購部發出請購單。

　　4.2采購部對工程部報送的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,并報分公司相關部門審批,經分公司總經理簽字后上報總公司采購部備案。

　　4.3工程部應及時核對并確認所報的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃是否符合材料(設備)需求總表,是否滿足工程需要(數量、質量、時間等等),招標、采購物資/服務是否均在計劃內。

　　4.4分公司生產副總對采購部的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,對產品/服務的質量標準是否符合工程需要,實施招標、采購的時間是否滿足工程進度進行審核。

　　4.5分公司總經理對此工作負全面的領導責任。

　　5、工作程序

　　5.1 工程部須提前60天上報月采購計劃,招標計劃須提前90天以上上報(以上日期不包括施工圖設計周期、編制預算周期、特定材料的生產及制作周期,如鋁合金門窗、防盜門、電梯、箱變等,具體填報表格見附表一、附表二、附表三);

　　5.2 采購部接到工程部報送的采購/招標計劃后于2日內審核完畢并繼續上報審核;

　　5.3 工程部4小時內核對完畢;

　　5.3 分公司生產副總接到采購部計劃后4小時內審核完成;

　　5.4 分公司總經理接到采購部計劃后4小時內審核完成;

　　5.5 分公司采購部將審核完畢的采購/招標計劃于2小時內上報至總公司采購部備案;分公司工程部按規定提前將采購/招標需求計劃報于采購部;分公司采購部于每月6日前上報月采購計劃報至總公司采購部,年度需求計劃應于每年12月25日前上報。

篇3：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》