工程項目文件和資料的控制程序
1、與質(zhì)量有關(guān)的文件和資料
1.1本手冊所控制的文件是指質(zhì)量體系建立與實施中形成的質(zhì)量文件和與工程質(zhì)量有關(guān)的文件。本手冊提及的資料是指形成或證實質(zhì)量文件所依據(jù)或引用的資料，如合格分包商名單等。
1.2文件受控是指對文件的批準、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收等均應納入程序，并按規(guī)定管理。
1.3與本項目質(zhì)量體系要求和控制工程質(zhì)量有關(guān)的文件和資料包括：
項目文件，包括質(zhì)量手冊、質(zhì)量策劃報告、與質(zhì)量有關(guān)的規(guī)章、制度和行政文件、施工組織設計、施工方案等。
標準類文件，包括本工程設計規(guī)范以及國家和地方頒布的有關(guān)工程施工的各類技術(shù)規(guī)范、標準、規(guī)程、標準圖集、定額等。
合同文件，包括業(yè)主合同、分包合同、采購合同等。
圖紙類文件，包括各類工程施工圖紙、設計變更、工程洽商等。
外來文件，包括業(yè)主來函、分包商來函、供應商來函、政府或上級主管單位下發(fā)的與質(zhì)量有關(guān)的文件。
外發(fā)信函，就有關(guān)工程質(zhì)量問題的外發(fā)信函。
質(zhì)量記錄，包括質(zhì)量體系運行記錄和與工程質(zhì)量有關(guān)的記錄。
2、文件和資料的批準和發(fā)布
2.1文件和資料在發(fā)布前，發(fā)文單位必須請有關(guān)人員（詳見下表規(guī)定）對文件和資料的內(nèi)容、適用性和發(fā)放范圍進行審批。審批人員在確定文件和資料的發(fā)放范圍時，應注意使與質(zhì)量體系運行有關(guān)的各個場所，都能得到相應文件的有效版本。
文件和資料的管理職責
文件類型編制審核批準登記、發(fā)放、存檔
質(zhì)量手冊質(zhì)量部質(zhì)量部經(jīng)理項目經(jīng)理質(zhì)量部
規(guī)章制度有關(guān)部門質(zhì)量部和行政部經(jīng)理項目經(jīng)理*行政管理部
行政文件有關(guān)部門行政部經(jīng)理主管領(lǐng)導行政管理部
業(yè)主、分包合同合約估算部有關(guān)部門會審項目經(jīng)理*合約估算部
采購合同物資采購部有關(guān)部門會審項目經(jīng)理*物資采購部
標準、圖紙類文件技術(shù)準備部接收、采購技術(shù)準備部
注：1.有關(guān)部門是指與負責該方面工作的部門。
2."*"代表項目經(jīng)理或項目經(jīng)理的委托代理人。
3.主管領(lǐng)導是指由總經(jīng)理指定的分管該方面工作的領(lǐng)導。
2.2文件和資料的發(fā)布單位應定期編制并發(fā)放本單位發(fā)布的受控文件清單，以便所有使用這些文件的單位查證文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，及時從所有使用場所撤出作廢文件，防止誤用。
2.3所有文件和資料的收文和發(fā)放均應登記，各單位的資料員負責文件的收發(fā)與登記。
3、文件和資料的標識印章
3.1質(zhì)量手冊、規(guī)章制度、質(zhì)量策劃報告、標準類文件等在發(fā)放時，發(fā)放單位應在文件和資料上加蓋"受控"印章予以標識，并注明受控編號和發(fā)放日期。
3.2外來文件，收文單位應在文件上加蓋"收文章"予以標識，并注明收文編號和收文日期。
3.3對保留的作廢文件和資料，由發(fā)文單位在文件和資料上加蓋"作廢"印章予以標識。
4、文件和資料的更改
4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負責，其審批由該文件的原審批單位進行。
4.2當指定其他單位審批時，該單位應獲得原審批所依據(jù)的背景資料。
4.3文件更改時，與之相關(guān)的文件必須同時更改。
4.4文件和資料需要更改時，更改單位應及時向使用單位發(fā)出文件更改通知。
4.5文件和資料的更改方法：
換頁：即對文件經(jīng)過一定手改次數(shù)后，應換頁。
換版：即文件經(jīng)多次更改，或經(jīng)大幅度修改后應進行換版，原版文件作廢。
手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字，在相應一邊寫上更改后文字。手改只能進行劃改，不允許壓改。
5、文件和資料的作廢、回收及銷毀
5.1作廢文件由發(fā)出部門及時收回，防止誤用。
5.2資料員應及時對作廢文件進行銷毀。
5.3對因需要保留的作廢文件，應加蓋"作廢"印章予以標識。
篇2：房地產(chǎn)招標計劃相關(guān)資料報審程序
1、目的
為規(guī)范分公司在計劃相關(guān)資料報審工作中的做法,特制訂本工作流程,加強工作計劃性,優(yōu)化工作流程,簡化審批手續(xù)。提高工作效率,明確各相關(guān)部門在此工作中的職責。
2、適用范圍
總計劃表、擬分包工程清單、年度招標采購計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃。
3、術(shù)語和定義
"總計劃表" 作為項目工程的材料(設備)需求進度總表,在項目開工前應編制完畢,并作為分公司進行采購行為的參考依據(jù),內(nèi)容包括:甲供、甲指、甲方認質(zhì)認價。
"擬分包工程清單"分公司在上報施工總承包招標方案時,需報審該工程的甲方直接分包工程清單。
4、職責
4.1工程部上報的資料應包括在項目開工前的材料(設備)需求總計劃表、甲方擬分包工程清單。原則上各項材料(設備)及分包工程的采購時間應予以明確,但考慮到施工現(xiàn)場管理的變數(shù)過多,允許出現(xiàn)時間不明確的,但時間不明確的材料(設備)采購、m.dewk.cn分包工程的實際需求時間由工程部提前向采購部發(fā)出請購單。
4.2采購部對工程部報送的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,并報分公司相關(guān)部門審批,經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字后上報總公司采購部備案。
4.3工程部應及時核對并確認所報的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃是否符合材料(設備)需求總表,是否滿足工程需要(數(shù)量、質(zhì)量、時間等等),招標、采購物資/服務是否均在計劃內(nèi)。
4.4分公司生產(chǎn)副總對采購部的年度招標計劃、月度招標計劃、月度材料采購計劃、單項招標/采購計劃進行審核,對產(chǎn)品/服務的質(zhì)量標準是否符合工程需要,實施招標、采購的時間是否滿足工程進度進行審核。
4.5分公司總經(jīng)理對此工作負全面的領(lǐng)導責任。
5、工作程序
5.1 工程部須提前60天上報月采購計劃,招標計劃須提前90天以上上報(以上日期不包括施工圖設計周期、編制預算周期、特定材料的生產(chǎn)及制作周期,如鋁合金門窗、防盜門、電梯、箱變等,具體填報表格見附表一、附表二、附表三);
5.2 采購部接到工程部報送的采購/招標計劃后于2日內(nèi)審核完畢并繼續(xù)上報審核;
5.3 工程部4小時內(nèi)核對完畢;
5.3 分公司生產(chǎn)副總接到采購部計劃后4小時內(nèi)審核完成;
5.4 分公司總經(jīng)理接到采購部計劃后4小時內(nèi)審核完成;
5.5 分公司采購部將審核完畢的采購/招標計劃于2小時內(nèi)上報至總公司采購部備案;分公司工程部按規(guī)定提前將采購/招標需求計劃報于采購部;分公司采購部于每月6日前上報月采購計劃報至總公司采購部,年度需求計劃應于每年12月25日前上報。
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質(zhì)量體系運行有關(guān)文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；
b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內(nèi)的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導質(zhì)量體系運行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務活動的有關(guān)規(guī)定，由相應人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》的規(guī)定。
4.3文件的標識與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應換版發(fā)行。
4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責簽收登記，交分管領(lǐng)導簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。
c)項目經(jīng)營運作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》