住宅區物業檔案的建立和管理

　　住宅區的檔案資料是物業管理的重要資源，建立完善的檔案并進行科學的管理是十分必要的。因此，我們將在接管CC名門物業管理的同時，對CC名門所有物業管理檔案進行接管，包括建筑施工、竣工驗收圖紙、資料、和業主、住戶檔案資料等。在原來檔案的基礎上，進行科學分類，并不斷進行補充完善，應用計算機實施規范化管理，從而建立完整的資料檔案庫。

　　一、檔案的接管

　　1、成立管理處檔案資料室，專門負責CC名門檔案的接管與管理工作。

　　2、制定檔案接管與管理的工作流程，檔案資料管理規章制度，檔案資料管理員(兼)崗位責任制。

　　3、對于CC名門的工程技術、小區管理、經營財務、人事管理、規章制度及往來文件、質量管理文件檔案資料及其他檔案，進行分類編號、科學建檔，具體內容見附表。

　　二、檔案的管理

　　1、充分運用計算機技術進行管理。在現代信息社會，廣泛地應用計算機，參與各行業、各方面的工作，已成為現代化管理的重要手段。在檔案管理上，充分發揮計算機所具有的數據處理快、貯存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等優勢，實現檔案管理的科學化和現代化。

　　2、采用計算機貯存與原始文書檔案雙軌制，實現檔案資料貯存方式多元化。盡可能把其他形式的檔案資料轉化為電腦磁盤貯存，以利于保存、查找和利用。同時，運用錄像帶、錄音帶、膠卷、照片、圖紙、圖表、幻燈片等多種形式貯存信息，使抽象的檔案資料具體、形象化，更易于運用與接受。

　　3、做到檔案組卷分類科學化。編制統一的檔案組卷分類說明書，規定應按部門分類，以內容分類，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度的順序進行組卷，逐一編號、登記造冊、編輯目錄，分柜保存。住戶檔案資料分類原則是每組團按柜、每棟按位、每單位按盒、每戶按冊建檔，但要充分考慮原接管檔案分類的實際。

　　4、加強檔案的安全、保密工作。應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮的要求。貫徹執行國家保密法，管理處部分檔案按其泄露、遺失會使住戶、管理處利益受到重大、較大損失和不良影響分為絕密、機密、秘密三級，其他為普通檔案，不同密級的檔案在保管和運用方面將區別對待。

　　三、檔案的運用

　　1、員工因工作需要借閱檔案，應辦理借閱登記手續，并規定借閱期限。

　　2、檔案的銷毀，應填寫銷毀單，并經管理處主任批準后方可執行，銷毀單由檔案室管理員保存。

　　附表：

　　CC名門檔案資料分類目錄

　　項目 內容

　　住宅管理 1、業主委員會工作：業主委員會的章程、文件、通知、資料、歷次活動記錄等

　　2、住戶管理：住戶資料(入伙通知單、購房合同、住戶登記表、業主公約、住戶證件、驗房簽收表、鑰匙發放記錄等)、住戶投訴、回訪記錄，住戶意見調查、統計記錄

　　3、社區文化：社區文化活動計劃、記錄(簡報、照片、錄像帶、錄音帶等)、活動總結

　　4、清潔衛生：清潔衛生檢查結果及記錄，垃圾清運合同，消殺合同及記錄

　　5、綠化管理：綠化工作記錄及檢查記錄，消殺、病蟲害檢查防治記錄、綠化設備清單、使用及保養記錄

　　6、車場管理：入住戶辦理停車卡記錄、辦卡車輛檔案、巡視路線、記錄、丟失車輛處理記錄、交接班、值班記錄，搬/入出記錄

　　7、消防、治安管理資料：上級消防文件精神，本區消防設施的管理情況及有關消防治安狀況記錄。

　　工程技術管理 1、CC名門建設竣工資料：報建資料、CC名門紅線圖、規劃圖、總平面竣工圖、、建筑物竣工圖(建筑、結構、給排水、電氣、煤氣等)、構筑物竣工圖、公共設施竣工圖、室外管網竣工圖(水、電、電話、煤氣、消防、有線電視、智能化系統配線、排雨排污等)、綠化工程竣工圖等

　　2、CC名門改造變更資料：各類改造竣工圖、裝修及驗收資料(裝修申請表、責任書、裝修圖、施工隊資料、驗收資料等)、CC名門改造計劃

　　3、房屋及公共設施維修(維護)：房屋重大維修資料、公共設施重大維修資料、日常維修資料(申請記錄、回訪記錄、維修派工單等)、大修改造計劃、故障事故報告、公共設施巡檢記錄等

　　4、設備資料：設備管理(維修保養規范、設備臺帳及更新記錄、工程驗收資料等)、設備技術(設備使用說明書、圖紙)、設備運行、維修保養資料(通訊、水電、智能化系統、消防等)

　　5、科技圖書及資料：各類技術手冊、標準、規范、 產品樣本和資料、其他技術信息和資料等

　　經營財務 1、經營管理資料：房產面積資料、經營收費標準等

　　2、合同管理資料：物業委托管理合同、購房合同、垃圾清運合同、消殺合同、采購合同、工程維修合同及其他經營合同，合同更改、評審記錄

　　3、財務管理：各類會計憑證、賬簿、報表等

　　人事勞資 1、人事：員工花名冊、資質證明資料、員工體檢表、考核表、工傷保險資料、各類統計報表等

　　2、勞資：員工工資、考勤、各類休假、獎金發放記錄、各類統計報表等

　　3、培訓：培訓計劃、員工培訓記錄、培訓考核記錄等

　　規章制度及往來文件 1、管理及運作規章制度

　　2、政府、主管部門頒發的法律法規文件

　　3、×××物業管理公司文件

　　4、其他外來文件

　　5、本管理處發出的通知、公告、報告、信函等公文

　　質量管理文件 1、質量體系文件：質量手冊、運作程序文件、作業指導書

　　2、質量管理資料及記錄：內部質量審核資料、管理評審資料、糾正和預防措施報告、其他記錄及資料

　　檔案管理資料 1、檔案銷毀報告及清單

　　2、檔案接管、移交記錄

　　其他

篇2：小區管理處物業檔案建立管理

　　小區管理處物業檔案的建立與管理

　　物業檔案是隨著物業管理行為的出現而產生的，盡管檔案管理不是物業管理工作的主要環節，然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展后，幾乎每一個環節都離不開檔案，無論是維修、養護物業設施，還是了解業主及物業使用人情況，或是收取管理費用、開發經營活動等，都要用到物業檔案。隨著現代科學技術的發展，無論是物業管理還是檔案管理，都在向著現代化的管理目標邁進，物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。

　　物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業管理的不斷發展和完善，物業檔案的種類也在不斷增加。

　　一、檔案管理運作環節

　　1、設立檔案室，采取系統化、科學化、現代化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案資料進行嚴格管理。

　　2、資料的收集堅持內容真實的原則，根據實際資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要出發，擴大資料的來源渠道。

　　二、資料分類整理

　　收集后的所有信息資料，統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分，做到條理清晰、分類合理。

　　三、檔案內容

　　范圍分　類資　料　內　容

　　房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批復文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證

　　技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料

　　管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖

　　業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單

　　日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案

　　四、資料歸檔整理

　　1、按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存。

　　2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯，分柜保存，運用計算機等先進的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和調用。

　　3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定：出室必須由管理處主任同意，經登記后方可借出；入室時，須由專人進行檢查，如有破損，立即修復，并追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件，嚴防文件的流失。

　　4、檔案的管理環境做到"三防"，即防火、防潮、防變質。

篇3：物業檔案建立

物業檔案資料的建立是對前期建設開發成果的記錄，是以后實施物業管理時對工程維修、配套、改造必不可少的依據，也是更換物業管理企業時必須移交的內容之一?，F代建筑工程隨著科學技術的發展和使用需求的提高，樓宇設備設施以及埋入地下和建筑體內部的管線越來越多，越來越復雜，越來越高科技化和專業化，因此一旦發生故障，物業檔案就成了維修必不可少的東西。

物業檔案資料的建立主要抓收集、整理、歸案、利用四個環節。收集的關鍵是盡可能完整，時間上講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料；從空間上講是指物業構成的方方面面，從地下到樓頂、從主體到配套、從建筑物到環境，整理的重點是去偽存真、留下有用的，歸檔就是按照資料本身的內在規律、聯系進行科學地分類與保存，利用即是在日后的管理過程中使用并加以充實。