公司會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度(樣例)

　　單位的會(huì)計(jì)檔案包括貯存在磁盤(軟盤和硬盤)上的會(huì)計(jì)文件和會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)核算資料。

　　一、數(shù)據(jù)資料管理與保密

　　機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。

　　1、現(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管。

　　現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記賬憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記賬憑證，審核無誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。

　　2、銀行記賬憑證、賬冊(cè)的輸出與保管。

　　銀行記賬憑證分機(jī)制憑證和手編記賬憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記賬，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁(yè)經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。現(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。

　　3、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管

　　轉(zhuǎn)賬憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無誤的原始憑證或手工編制的記賬憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。

　　4、科目匯總表、賬簿打印時(shí)間。

　　(1)現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。

　　(2)銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

　　(3)總分類賬和各種明細(xì)分類賬每月打印一次。

　　(4)現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記賬憑證一起裝訂。

　　(5)會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無誤后簽字生效。

　　5、其他

　　由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

　　二、數(shù)據(jù)備份管理

　　1、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。

　　2、在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。

　　3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)

　　表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

　　4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

　　三、會(huì)計(jì)檔案管理

　　1、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

　　2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤套,放進(jìn)硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。

　　3、由打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

　　4、隨計(jì)算機(jī)配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件，和以上軟件的備份磁盤，作為會(huì)計(jì)檔案保管。

　　5、各類會(huì)計(jì)檔案的出借，均必須經(jīng)過會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章，如果對(duì)備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件，使用復(fù)制件進(jìn)行操作。

　　6、必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重者，將追究其法律責(zé)任。

篇2：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財(cái)務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，建立和健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會(huì)計(jì)檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會(huì)計(jì)憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對(duì)帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會(huì)計(jì)帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會(huì)計(jì)報(bào)表:月、季度會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表。 2.4電腦磁盤:儲(chǔ)存會(huì)計(jì)核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會(huì)計(jì)資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點(diǎn)

　　4.1公司每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，期滿之后，由財(cái)務(wù)部編造清冊(cè)歸檔入庫(kù)。

　　4.2已入庫(kù)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，需拆封整理的，由會(huì)計(jì)檔案管理人員處理。

　　4.3會(huì)計(jì)檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會(huì)計(jì)檔案的保管期限據(jù)財(cái)政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時(shí)歸檔。

　　4.6外單位查閱會(huì)計(jì)檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會(huì)計(jì)檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場(chǎng)。

　　4.8查閱時(shí)會(huì)計(jì)檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報(bào)主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會(huì)計(jì)檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無