CM物業(yè)客服中心檔案管理暫行制度及規(guī)定(適用于部門文員)

　　1 制度

　　1.1文件資料的形成與歸檔

　　1.1.1資料的形成：

　　⑴ 各部工作中形成的具有保存價值的文件資料都必須歸檔，并由專人進(jìn)行管理;

　　⑵ 文件資料的形成和積累必須納入各部門工作計劃，在部門文員崗位職責(zé)中予以明確。

　　1.1.2資料的歸檔：

　　⑴ 文件資料的歸檔范圍

　　① 物業(yè)管理

　　A. 業(yè)主資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);

　　B. 清潔衛(wèi)生管理;

　　C. 綠化管理;

　　d. 值班記錄;

　　e. 樓宇巡檢記錄;

　　f. 公共區(qū)域維修記錄。

　　② 質(zhì)量管理

　　A. 質(zhì)量體系文件;

　　B. 質(zhì)量管理資料。

　　③ 其他資料

　　⑵ 歸檔要求

　　① 歸檔的文件資料在紙張、格式上符合公司要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨筆等書寫材料。

　　② 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實(shí)。

　　③ 歸檔的文件必須是原件。

　　④ 保管歸檔文件資料之間的歷史聯(lián)系，并進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號。

　　檔案目錄應(yīng)編制總目錄、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。

　　⑤ 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件的內(nèi)容，并區(qū)分保管期限。

　　⑥ 文件資料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。

　　⑦ 所有文件資料必須及時歸檔。

　　⑧ 有專用柜架，在排列上架時，應(yīng)按類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。

　　1.1.3 每月底進(jìn)行一次庫藏檔案清理，核對和保管質(zhì)量的檢查工作，做到帳物相符。對破損或變質(zhì)檔案，要及時修補(bǔ)和復(fù)制。

　　1.1.4檔案柜要注意“七防”(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。

　　1.1.5 檔案的接收、轉(zhuǎn)移、外借必須履行登記手續(xù)，借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

　　1.2檔案借閱

　　1.2.1 公司員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案，并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。

　　1.2.2 文書檔案只閱不借。

　　1.2.3 所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

　　1.2.4 服從文員的管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，保密檔案不供查閱。

　　1.2.5 借出與歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由部門文員和借閱者當(dāng)面核對清楚。

　　1.2.6 檔案如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫出書面報告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。

　　1.2.7 調(diào)離公司的人員必須清理移交，歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

　　1.2.8 外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后查閱。

　　1.2.9 上級公司借閱本公司檔案，須辦理有關(guān)借閱手續(xù)后借閱。

　　1.3檔案管理人員職責(zé)

　　1.3.1 忠于職守，嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度及本細(xì)則，積極開展工作。

　　1.3.2 負(fù)責(zé)收集、接收本公司各業(yè)務(wù)、管理等檔案資料，做好職守、補(bǔ)充、配套、保管和提供查閱。

　　1.3.3 及時立卷歸檔，編制總目錄，卷內(nèi)目錄，編排入檔。要熟悉管理的檔案，協(xié)助查閱檢索。

　　1.3.4 熟練掌握計算機(jī)數(shù)據(jù)庫軟件系統(tǒng)的操作和運(yùn)用。

　　1.3.5 妥善管理檔案，嚴(yán)格執(zhí)行檔案供閱制度，建立借閱登記，對借出資料按期催還。

　　1.3.6 定期清理，由次年初進(jìn)行全部檔案的清理核對。核對后將公司所有檔案集中存放、保管。

　　1.3.7 嚴(yán)守機(jī)密，確保檔案安全;完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。

　　1.3.8 做好各種資料的保管工作，并對有些文件進(jìn)行定期封存。

　　1.4 公司內(nèi)外檔案文件管理：

　　1.4.1 公司內(nèi)部的各種檔案應(yīng)按照部門進(jìn)行分開存檔。

　　1.4.2 公司對外部相關(guān)單位的文件應(yīng)與公司內(nèi)部文件分開，每個單位都應(yīng)有一個獨(dú)立的檔案。

　　1.4.3 所有存入檔案應(yīng)按照日期先后進(jìn)行存檔，并做好檔案目錄，以便查找。

　　1.4.4 相關(guān)檔案存放一年后，應(yīng)統(tǒng)一放進(jìn)檔案袋封存，以便日后復(fù)查。

　　1.4.5 對于一些涉及公司秘密的文件，應(yīng)單獨(dú)存放于帶鎖的文件柜內(nèi)，以免發(fā)生意外。

　　1.5檔案銷毀

　　1.5.1 如有任何文件無需繼續(xù)存放，需做銷毀處理，不可隨意亂丟。

　　1.5.2 保密文件應(yīng)使用碎紙機(jī)處理，如是普通文件且文件較多，應(yīng)撕毀后處理。

　　1.5.3 所有存檔的文件均應(yīng)定期進(jìn)行檢查，以避免文件受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現(xiàn)。

　　2 規(guī)定

　　為完整系統(tǒng)地保存公司的各類檔案，提高檔案管理水平，更好地為公司的各項(xiàng)工作

　　服務(wù)，特制定本規(guī)定。

　　2.1檔案管理范圍：

　　2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性文件;

　　2.1.2政府部門、集團(tuán)公司針對本公司的批復(fù)、指示、通知、要求等;

　　2.1.3公司文件;

　　2.1.4物業(yè)的管理、維修、保養(yǎng)計劃、記錄等資料;

　　2.1.5治安保衛(wèi)、消防、安全等相關(guān)資料;

　　2.1.6公司領(lǐng)導(dǎo)講話和年終總結(jié);

　　2.1.7其他經(jīng)濟(jì)、外包合同;

　　2.1.8音像、圖片資料;

　　2.1.9其他要求歸檔的重要文件。

　　2.2 第4、5、6、8、9項(xiàng)由相關(guān)部門妥善保管，其余各項(xiàng)均由總經(jīng)理行政部歸檔保管，任何部門和個人不得以任何理由據(jù)為己有。

　　2.3在外參加各種會議帶回的文件，應(yīng)及時移交公司行政部歸檔，不得自行保管、銷毀。

　　2.4負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編號、編制索引和目錄。

　　2.5借閱檔案時，必須遵守以下規(guī)定：

　　2.5.1 辦理登記手續(xù)，限期歸還，不得帶出公司;

　　2.5.2 愛護(hù)檔案，所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁涂寫、更改檔案;

　　2.5.3 借出和歸還檔案時，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理人員和借閱者當(dāng)面核對清楚;

　　2.5.4 檔案如有遺失、損壞、泄密，要追究當(dāng)事人的責(zé)任;

　　2.5.5 檔案借閱按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限借閱;

　　2.5.6 調(diào)離公司的人員，必須清理、移交檔案文件后，方可辦理調(diào)離手續(xù)。

篇2：公司會計檔案管理規(guī)定

　　公司會計檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實(shí)加強(qiáng)對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實(shí)把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟(jì)合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點(diǎn)

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進(jìn)行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨(dú)在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規(guī)定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規(guī)定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理和總監(jiān)級以上人員;

　　(2)秘密--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、有關(guān)的部門經(jīng)理;

　　(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門的員工。

　　3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務(wù)報表、賬冊;日常經(jīng)營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;

　　(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。