某物業部檔案管理標準作業程序

　　一、目的

　　規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　二、適用范圍

　　適用于物業部各類檔案的管理。

　　三、職責

　　1、總經理審批檔案的借閱申請及清單。

　　2、行政部經理監督檔案管理的實施工作。

　　3、檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　四、程序要點

　　1、檔案的編號

　　(1)公司、物業部編號：

　　①物業部 編號為：W·Y(英文縮寫)。

　　(2)部門編號：

　　①辦公室 ;

　　②財務部 ;

　　③事務處 ;

　　④工程處 ;

　　⑤護衛處 ;

　　(3)年份編號：引用年份序號-2000、20**、20**......。

　　(4)檔案順序號：采用阿拉伯數字取3位有效數字-001、002、003......。

　　(5)檔案編號舉例：

　　①物業部編號：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　檔案序號

　　類別編號

　　部門編號

　　物業部編號

　　②物業部編號：

　　※※※-※※-※※※-※※※

　　檔案序號

　　類別編號

　　部門編號

　　物業部編號

　　2、檔案的分類

　　(1)區分全宗，按物業管理的組織機構劃分，全宗可分為以下幾類：

　　①行政、人事類;

　　②財務類;

　　③公共事務類;

　　④保潔類;

　　⑤園林綠化類;

　　⑥機電維修類;

　　⑦經營類;

　　⑧品質類。

　　(2)全宗檔案的分類：要從檔案形成的特點和規律出發，符合檔案形成的實際情況，保持檔案之間的歷史聯系，它應具有思想性、科學性、排它性和縮縮性。根據物業管理的物性，我們采用組織機構--問題分類法，如：

　　收文類

　　發文類

　　合同類

　　①　辦公室

　　員工人事檔案類

　　圖紙類

　　后勤類

　　收文類

　　發文類

　　報表類

　　②　財務部

　　帳冊類

　　憑證類

　　合同類

　　工程圖紙類

　　合同類

　　收文類

　　發文類

　　業主檔案類

　　③　事務部 員工檔案類

　　維修類

　　投訴類

　　回訪類

　　有償服務與多種經營類

　　計劃總結類

　　......

　　3、立卷與編制目錄

　　(1)立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷：

　　①根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標準貼紙;

　　②在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機構、名稱組成，如：

　　--物業行政部、人事部收文：※※※-*·Z-收文;

　　--物業財務部報表：※※※-C·W-報表;

　　--物業部服務處業主檔案：

　　※※※-※※※-F·W-業主檔案。

　　③將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側立面距頂部3CM位置處，并排列在檔案柜中;

　　④將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒(或文件夾內)。

　　(2)編制目錄：

　　①檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》;

　　②每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目)中，以便查閱。

　　4、檔案的保管期限

　　(1)檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。

　　(2)各部門負責人應依據部門工作情況及其部門有關標準作業程序，對檔案的保存價值進行鑒定及標注。

　　5、檔案的保管

　　(1)檔案保管的工作任務是：

　　①便于查閱;

　　②保證檔案的安全;

　　③防止檔案的損壞;

　　④采取修復技術，延長檔案壽命。

　　(2)檔案保管的責任部門：

　　①財務部保管財務檔案;

　　②辦公室保管公司對內、對外文件、合同、員工人事檔案、圖紙、后勤資料及公司其他部門所需保管的資料;ISO9000質量體系文件、資料、質量記錄和員工績效考評檔案;分供方評審、物業租賃和多種經營資料;

　　③工程處保管管理處工程圖紙、合同、收發文、業主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務多種經營記錄及計劃、總結及物業部各職能部門需要保管的其他檔案;

　　④各職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

　　(3)檔案的保管程序：

　　①各職能部門將需保管的資料經文書處理程序后，移交給檔案管理員;

　　②檔案管理員將該管理資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號;

　　③檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢;

　　④檔案原則上保管原則件。

　　6、檔案的密級

　　(1)檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通;

　　①絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策、形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案;

　　②機密檔案包括：ISO9000質量體系文件、重要的會議記錄(紀要)、公司收發文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案;

　　③普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　7、檔案的查閱權限

　　(1)總經理可查閱公司所有檔案。

　　(2)副總經理(總經理助理)可查閱分管工作的檔案。

　　(3)部門負責人可查閱該部門所有檔案。

　　(4)其他人員根據審批查閱有關檔案。

　　8、檔案的查閱/借閱/復制

　　(1)查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　(2)檔案管理員審核其查(借)閱資格：

　　①權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理;

　　②權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：

　　③屬部門(財務類除外)的檔案，由部門負責人審批;屬管理處的檔案，由管理處經理審批;屬公司的檔案，由總經理審批;財務類的檔案也應由總經理審批。

　　9、在檔案歸還日期前，檔案管理員應督促借閱人將檔案完好交還檔案室。

　　10、須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批;機密檔案由人事部負責人審批;普通檔案由部門負責人審批。

　　11、檔案的銷毀

　　(1)超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案的保管期限(詳見各部門標準作業規程)每年編制銷毀計劃及清單位，報行政部、人事部經理審核。

　　(2)行政部、人事部經理審核無誤后報總經理審批。

　　(3)總經理審批同意后由行政部、人事部經理指定3名監銷人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過保存期限的檔案銷毀。

　　(4)監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。

　　五、記錄

　　1、《檔案目錄》

　　2、《檔案查閱/借閱/復制審批表》

　　3、《檔案查閱/借閱/復制登記表》

　　4、《檔案銷毀清單》

　　六、相關支持文件

　　1、《文書管理標準作業程序》

　　2、各部門有關《標準作業程序》

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門的主要戶檔案管理任務

　　本部門的主要任務就是“服務”。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。

　　2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送文件應及時、準確，認真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時查詢跟進；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時填具之資料

　　3.5客戶資料補充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯絡資料

　　3.5.3緊急事故聯絡人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業公司往來文件

　　3.7客戶違規事項與欠費記錄

　　3.8客戶報修記錄

篇3：長春市城市建設檔案管理條例(2014)

　　長春市城市建設檔案管理條例(20**)

　　（20**年10月30日長春市第十四屆人民代表大會常務委員會第六次會議通過20**年11月29日吉林省第十二屆人民代表大會常務委員會第五次會議批準20**年12月13日長春市人民代表大會常務委員會公告[十四屆]第7號公布自20**年1月1日起施行）

　　長春市城市建設檔案管理條例

　　第一章 總則

　　第一條 為了加強城市建設檔案的管理，發揮城市建設檔案在城市規劃、建設、管理中的作用，根據有關法律、法規，結合本市實際，制定本條例。

　　第二條 本條例適用于本市行政區域內城市建設檔案的管理。

　　本條例所稱城市建設檔案（以下簡稱城建檔案），是指在城市規劃、建設、管理活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種載體的文件材料。

　　第三條 市、縣（市）建設主管部門負責本轄區城建檔案管理工作，其檔案業務受同級檔案主管部門的監督、指導。

　　有關部門應當按照各自職責，依法做好城建檔案管理的相關工作。

　　第四條 市、縣（市）城建檔案管理機構受同級建設主管部門委托，負責下列城建檔案管理工作：

　　（一）接收和保管應當永久和長期保存的城建檔案；

　　（二）收集和征集重要的城建檔案；

　　（三）采用現代科技手段修補、完善、管理城建檔案；

　　（四）編制各種檢索工具，開展城建檔案的利用工作；

　　（五）監督和指導城建檔案業務工作，培訓業務人員；

　　（六）參加建設工程竣工檔案驗收；

　　（七）組織和參與城建檔案學術研究活動；

　　（八）宣傳貫徹城建檔案工作的法律、法規和規章；

　　（九）其他涉及城建檔案管理的工作。

　　第五條 市、縣（市）人民政府應當加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，建立健全城建檔案管理機構。確定必要的人員編制，統籌安排城建檔案事業所需經費。

　　第六條 對在城建檔案管理工作中做出突出貢獻的單位或者個人，應當按照國家和省有關獎勵規定給予表彰獎勵。

　　第二章 報送、移交、接收

　　第七條 下列城建檔案應當向城建檔案管理機構報送或者移交：

　　（一）工業建筑、民用建筑、市政基礎設施、公用基礎設施、交通基礎設施、園林建設、風景名勝建設、市容環境衛生設施建設、城市防洪工程、抗震工程、人防工程（機密級以上的工程除外）等建設工程檔案；

　　（二）城市地下建（構）筑物以及供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、有線電視等各類管線工程檔案及地下管網普查、補測、補繪成果檔案。軍事工程檔案資料中，除軍事禁區和軍事管理區以外的穿越市區的地下管線走向和有關隱蔽工程的位置圖；

　　（三）建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案；

　　（四）有關城市規劃、建設及其管理的方針、政策、法規、計劃方面的文件、科學研究成果和城市歷史、自然、經濟等方面的基礎資料。

　　第八條 建設單位在辦理建設工程規劃許可證前，應當向城建檔案管理機構登記，并與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書。

　　相關部門在核發建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證時，應當查驗建設工程檔案報送責任書。

　　第九條 建設單位編制建設工程檔案應當與工程進度同步，保證建設工程檔案真實、準確、完整。因建設單位提供虛假檔案，給利用單位或者個人造成損失的，由檔案提供單位依法承擔賠償責任。

　　城建檔案管理機構應當向建設單位提出報送工程檔案的具體要求，并及時進行檢查、指導。

　　第十條 報送城建檔案應當符合下列要求：

　　（一）檔案資料應當是原件。依照有關規定可以報送副本或者復制件的，復制件上應當注明原件的保存處，并加蓋原件保存單位印章；

　　（二）建設工程文件、圖紙簽字不得使用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具；

　　（三）檔案資料應當真實、齊全、完整、字跡清楚、規格統一；

　　（四）建設工程竣工圖圖樣清晰，與工程實體相符，并加蓋竣工圖章；

　　（五）各種管線工程竣工圖應當以竣工測量成果為依據。

　　建設單位在報送建設工程項目紙質檔案的同時，應當將工程聲像、電子檔案一并報送城建檔案管理機構。

　　第十一條 建設單位在申請辦理建設工程規劃許可證前，應當到城建檔案管理機構查詢并取得施工地段的地下建（構）筑物、管線工程現狀資料；沒有現狀資料的，應當委托具有相應資質的測繪單位進行補測、補繪，并及時將測繪成果報送城建檔案管理機構。

　　第十二條 建設單位在組織工程竣工驗收前，應當向城建檔案管理機構申請建設工程檔案預驗收。

　　城建檔案管理機構應當自收到建設單位預驗收申請之日起十個工作日內預驗收完畢。建設工程檔案符合要求的，出具建設工程檔案認可文件；不符合要求的，建設單位應當按照城建檔案管理機構提出的要求補充、完善，并重新提請預驗收。

　　未進行建設工程檔案預驗收或者預驗收不合格的，建設單位不得組織竣工驗收。

　　建設主管部門在辦理工程竣工驗收備案時，應當查驗城建檔案管理機構核發的建設工程檔案認可文件。

　　政府投資主管部門組織或者委托組織進行竣工驗收的重大固定資產投資項目，由同級檔案管理部門組織工程檔案驗收。

　　第十三條 建設單位應當自建設工程竣工驗收合格之日起三個月內，向城建檔案管理機構報送建設工程檔案。

　　地下建（構）筑物、管線工程竣工驗收前，建設單位應當組織竣工測繪，形成竣工測繪成果，并在竣工驗收合格之日起十五日內，向城建檔案管理機構報送測繪成果。

　　第十四條 停建、緩建工程的檔案，暫由建設單位保管。建設單位被撤銷或者注銷的，建設工程檔案應當向上級主管機關或者城建檔案管理機構報送。

　　第十五條 改建、擴建的工程項目，建設單位應當組織勘察、設計、施工和監理單位據實修改、補充原建設工程檔案。凡結構和平面布置等改變的，應當重新編制建設工程檔案，并在工程竣工驗收后三個月內向城建檔案管理機構報送。

　　第十六條 地下管線普查、補測、補繪形成的檔案，應當在普查、測繪結束后三個月內報送或者移交城建檔案管理機構。

　　第十七條 城建檔案管理機構在收到符合規定要求的建設工程檔案后，應當在五個工作日內向建設單位核發建設工程檔案合格證。

　　第十八條 建設系統各專業管理部門形成的業務管理和業務技術檔案，以及其他單位形成的具有永久保存價值的城建檔案，應當在三年內全部向城建檔案管理機構移交。

　　第十九條 縣（市）城建檔案管理機構應當在每年第一季度，向市城建檔案管理機構報送上年度城建檔案目錄。

　　第二十條 開發區的建設工程檔案由所在地市、縣（市）城建檔案管理機構接收；跨市、縣（市）的建設工程檔案，由市城建檔案管理機構接收。

　　第二十一條 市、縣（市）人民政府應當組織相關單位，有計劃地收集、征集、恢復、完善缺失的以及具有保存價值的歷史城建檔案。

　　第三章 保護、利用

　　第二十二條 市、縣（市）人民政府應當加強城建檔案保護利用設施建設，建立城建檔案信息動態管理系統。

　　城建檔案信息動態管理系統的基礎地理信息數據由城市規劃主管部門負責提供并及時更新。

　　第二十三條 城建檔案管理機構應當將建設工程檔案信息及時導入城建檔案信息動態管理系統，實現城建檔案信息的動態管理。

　　第二十四條 城建檔案管理機構應當遵守下列規定：

　　（一）檔案館館庫選址、設計、建設符合國家規定的建設標準；

　　（二）配置適宜安全保存檔案的專門庫房，配備恒溫、恒濕、防盜、防火、防蟲、防磁、防塵、防有害生物和防污染等必要設施；

　　（三）需要永久保存的檔案，采取光盤、磁盤及其他現代技術手段備份保存和保護；

　　（四）電子檔案的存放，符合信息安全要求，具備載體存放環境。同時進行異地備份；

　　（五）建立檔案資料信息庫、目錄庫，匯編檔案綜合信息。

　　第二十五條 城建檔案形成單位，應當建立健全檔案管理制度，配備檔案管理人員，做好城建檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、報送、移交和利用工作。

　　第二十六條 城建檔案管理機構出具的載有本單位印章的檔案復制品，具有與檔案原件同等的效力。

　　第二十七條 城建檔案管理機構應當按照國家有關規定，向社會公開館藏檔案結構、案卷目錄信息，方便社會公眾利用。

　　第二十八條 向城建檔案管理機構移交、捐贈、寄存檔案的單位和個人，可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，城建檔案管理機構應當維護其合法權益。

　　第二十九條 公民、法人和其他組織持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用已開放的城建檔案。

　　利用城建檔案應當遵守有關規定，不得有損毀、涂改等行為。

　　第三十條 城建檔案管理機構依照有關規定。可以收取城建檔案服務費。其服務費標準由價格主管部門核定。

　　第四章 法律責任

　　第三十一條 違反本條例第十三條、第十五條、第十六條規定的，由建設主管部門責令改正，并按照下列規定予以處罰；

　　（一）逾期三個月以下的，處一萬元以上三萬元以下罰款；

　　（二）逾期三個月以上六個月以下的，處三萬元以上五萬元以下罰款；

　　（三）逾期六個月以上九個月以下的，處五萬元以上八萬元以下罰款；

　　（四）逾期九個月以上的，處八萬元以上十萬元以下罰款；

　　（五）給予單位罰款處罰的，對單位直接負責的主管人員處單位罰款額的百分之五以上百分之十以下罰款。

　　第三十二條 違反本條例第二十九條第二款規定的，由建設主管部門處一千元以下的罰款；造成損失的，應當依法賠償。

　　第三十三條 建設單位有下列情形之一的，由建設主管部門責令限期改正；逾期未改正的，由建設主管部門記入建設行為不良信用記錄：

　　（一）未與城建檔案管理機構簽訂建設工程檔案報送責任書的；

　　（二）未按照工程進度編制、收集建設工程檔案材料的；

　　（三）報送的建設工程檔案不符合本條例規定的；

　　（四）未在規定時間內報送建設工程檔案的。

　　第三十四條 城建檔案管理工作人員有下列行為之一的，按照有關規定給予處理；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任：

　　（一）損毀、丟失城建檔案的；

　　（二）擅自提供、抄錄、公布、銷?城建檔案的；

　　（三）涂改、偽造城建檔案的；

　　（四）明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施，造成城建檔案損失的；

　　（五）其他玩忽職守、濫用職權、徇私舞弊的。

　　第五章 附則

　　第三十五條 本條例施行前已驗收合格的建設工程，其建設工程檔案未向城建檔案管理機構報送的，建設單位應當按照本條例的有關規定報送。

　　第三十六條 房地產權屬檔案的管理，按照國家有關規定執行。

　　第三十七條 本條例自20**年1月1日起施行。