中醫藥大學會計檔案管理制度

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是記錄和反映學校經濟業務的重要史料和證據。為了加強會計檔案的科學管理，規范會計檔案管理辦法，保證會計檔案更好地為學校教學、科研和各項管理工作服務，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》的規定，結合目前本校實際，對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，制度如下。

　　一、本制度適用我校一級財務以及基建、校醫院、工會、后勤服務總公司、國際交流服務中心、科技成果轉化中心等所有二級財務。

　　二、我校會計檔案實行統一集中管理制度。各會計核算單位負責會計檔案的形成、積累、立卷、歸檔工作，檔案館負責會計檔案的保管、監督、指導、檢查和提供利用，財務處負責對會計檔案的形成及保管進行業務指導及使用監管。

　　三、會計檔案歸檔范圍

　　(一)各級各類經費計劃

　　(二)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。

　　(三)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，現金日記賬,銀行存款日記賬，國庫帳戶明細帳，國庫指標明細帳等。

　　(四)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表及文字說明，其它財務報告。

　　(五)其他類：國庫指標及計劃查詢表，國庫指標查詢表，國庫計劃查詢表，國庫預算及結余情況表，國庫計劃結余表，國庫支出明細表，國庫退款查詢表，國庫對帳單，銀行存款余額調節表，銀行對帳單，在職職工及退休職工工資冊，會計檔案移交清冊，其他應歸檔的會計核算專業資料。

　　四、會計檔案歸檔時間

　　當年形成的會計檔案,應在會計年度終了后一年內，由會計檔案形成部門造冊移交學校檔案館。因工作需要仍需暫存在本部門使用的，應在造冊后并征得檔案館同意，且明確暫存時間及保管責任人，方可留存。留存時間一般不超過兩年。留存時應先將留存會計檔案的清單交檔案館，以便正式交接時查驗。

　　五、會計檔案歸檔要求

　　歸檔的會計檔案必須反映學校或財務管理、會計活動的全過程，并保證完整、準確、系統。應歸檔的會計檔案由會計檔案形成部門負責整理立卷，裝訂成冊。裝訂時，會計憑證單獨成冊，報表和文字資料分類立卷，其他資料按時間順序匯編成冊。

　　六、會計檔案的移交

　　移交會計檔案時，移交人填寫移交清單，報部門財務主管審核簽字，與檔案館接收人逐份清點無誤后，履行簽字手續。移交的會計檔案應在每卷的封面及冊背上注明憑證名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號。會計檔案暫存在部門期間，由檔案館統一指導編號，以便與正式移交時銜接。

　　七、會計檔案的保管

　　(一)會計檔案形成及部門暫存期間，財務處及各二級財務部門應設會計檔案保管專柜，按編號順序入柜，在柜面標明會計檔案種類、編號，以便保管與調閱。

　　(二)校檔案館接收保管的校與二級財務會計檔案，應統一編號，且原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的應當會同經辦部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　(三)對歸檔保存的會計檔案，在整理立卷的基礎上，要分類編造清冊，在清冊中要做到能集中體現出會計檔案的類別、卷次、起止時間、卷內張數、全年共計冊數及保存年限等檔案管理內容。

　　(四)存放在檔案館或部門的會計檔案均要妥善保管，確保安全，嚴防損壞和丟失，并做好防火、防盜、防潮、防蟲、、防鼠、防光、防高溫工作。

　　七、保管期限

　　1、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年，共五類。具體和保管年限詳見附表。

　　2、會計檔案保管期限的計算從會計年度終了后第一天起計算。

　　八、檔案的借閱

　　檔案館應建立會計檔案借閱登記制度。本校財務部門人員因工作需要借閱本部門會計檔案時，檔案館應及時提供，并做好借閱登記。本校其他部門借閱會計檔案時，會計檔案在部門暫存的，需經財務負責人批準。會計檔案在檔案館的，需經檔案館館長和財務處處長共同批準方能查閱。學校財務及學校二級財務的會計檔案皆不得借出。如有特殊需要，一律須經檔案館館長和財務處處長共同批準，且借期一般不得超過半天。需復印的，經檔案館館長和財務處處長共同批準后，可以在財務處或檔案館復印，并辦理登記手續。嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

　　九、會計檔案的銷毀

　　會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由校檔案館提出銷毀意見，會同財務處共同審查、鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，報分管檔案及財務工作的校領導批準。銷毀會計檔案時，應由校檔案館、財務處和審計處共同派人參加監銷。監銷人在監銷會計檔案以前，應當認真進行清點核對，監銷后，在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊由檔案館保管。

　　對應銷毀的會計檔案中如有未結清的債權債務或未結案的原始憑證不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。

　　對應銷毀的會計檔案中，仍具有保存價值的重要檔案，應將其抽出，另行整理立卷，單獨長期保存。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

　　十、本制度自公布之日起執行，由檔案館及財務處共同解釋。

　　附件一：

　　會計檔案保管期限表

　　檔案名稱 保管期限

　　1.會計憑證類

　　(1)原始憑證、記賬憑證 15年

　　(2)銀行存款余額調節表 3年

　　2.會計帳簿類

　　(1)日記賬 15年

　　其中：現金和銀行存款日記賬 25年

　　(2)明細賬、總賬、輔助賬 15年

　　(3)涉及外來和對私改造的會計帳簿 永久

　　3.會計報告類：

　　(1)主要財務指標表 3年

　　(2)月、季度財務報表 3年

　　包括文字分

　　(3)年度會計報表(決算) 永久

　　包括文字分析

　　4.其他類：

　　(1)會計檔案保管清冊及銷毀清冊 永久

　　(2)銀行對帳單 5年

　　(3)工資冊 50年

　　附件二、

　　會計檔案分類方案

　　1、會計檔案采用年代____類別分類法，即本校每個會計立檔單位按年代_____類別分別編號。

　　2、用漢語拼音字母作為會計檔案類別代號。會計檔案分為四大類，其代號為：

　　憑證類____P 帳簿類____Z

　　報表類____B 其它類____Q

　　3、用漢語拼音字母作為立檔單位的代號，各立檔單位的代號為：

　　財務處____C 工 會____G

　　基建處____J 校醫院____Y

　　后勤服務總公司____H 國際交流服務中心____A

　　......

　　4、憑證類標簽分為三層：第一層為年代、類別、單位;第二層為記帳時間;第三層為案卷順序號及憑證順序號。帳簿類、報表類、其它類標簽為兩層，第一層為年代、類別、單位;第二層為順序號。

　　5、每個會計檔案立檔單位應按年度建立會計檔案案卷目錄，并按四大類分別填寫。

篇2：公司會計檔案管理制度

　　公司會計檔案管理制度

　　1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿（含備查帳簿）、財務報表、財務計劃、財務分析等會計核算專業的文字、圖表和電腦軟盤資料。它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據，必須切實加強對會計檔案的管理。

　　2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。

　　3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。

　　4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規定順序及時歸還原處。

　　6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。

　　8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續，外借期間不得轉借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。

　　9、會計檔案的保管期限，根據其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。

　　10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執行銷毀。銷毀時應派人監毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規定執行。

　　11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規定辦理交接手續。

　　13、公司分設新單位時，由老單位根據帳面數編制財務移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊的依據，原憑證、帳冊等會計資料必須留在老單位。

篇3：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無